像保护生命一样保护商业秘密

许多人已经意识到了商业秘密对于一个企业、一个地方甚至整个国家的重要性,但却不知如何保护。这是当前中国企业界一个非常普遍的现象。

商业秘密之所以成为秘密,关键在于严格的保密。用一位外国人士的话说,就是要像保护自己的生命一样保护企业的商业秘密!

在商业秘密的保护上,国外的一些名牌企业有许多值得我们学习与借鉴的经验。

美国的IBM公司是世界上最大的电子计算机公司,在生产电子计算机和半导体的电子工业领域中,处于世界领先地位。它的产品在世界市场上拥有相当大的占有率。面对境内外间谍的窃密活动,IBM公司采取了一系列反谍保密措旋。走进公司,迎面是全体职工视为座右铭的醒目标语:“谨言慎行”、“口不慎而船沉”。宣誓书上写着:不在任何场所谈论技术秘密;不论由于什么原因,离开公司的人都不得带走任何文件、资料。《员工守则》规定:在职人员参加一切活动,均不准触及秘密情况;对方如果问及,要明确拒绝;无法回避时,宁可退席。在其公司内部,一切秘密设施都由专人管理,另外还设有专职安全保密管理人员,日夜监督保密情况。IBM还成立了一个检查团,定期对各分公司的日常保密工作进行检查。检查内容包括:公司机密房间及办公室公文柜是否上锁,纸篓里能否找出含有机密内容的纸张,被丢弃的文件是否用碎纸机处理过等等。IBM还经常对将来发展的新产品,故意泄露假情报,让经济间谍误入歧途。近期,IBM就从公司内部挖出了三名“鼹鼠”。

保密工作贵在防范,贵在坚持。IBM台湾分公司的保密措施, 是IBM也是国外许多名牌公司保密工作的一个缩影。

走进冷气扑面的IBM大楼,接待人员虽然礼貌周全,却立即给人一种戒备森严的感觉,即使有充分理由要求入内,也须先与值班室总台联系,提供身份证件、登记、询问、换证,在警卫人员的监视下,以特种通行证——磁卡,刷过门上的识别标志系统后,才能登上电梯。电梯内、楼层间、走廊里的“电眼”始终将来访者置于监视之下。在要去的部门房间门口,有人出来迎接,因为门总是关闭着的,只有使用迎接者持有的磁卡,门才能为你打开。“门禁管制”是IBM公司的第一道防线,把好第一道防线的重要性人尽皆知,任何一位通情达理的客人都不至于因此而被得罪;相反,还受到许多来访者的赞赏。严肃而又礼貌的接待,也是对客人的一种尊重。

员工每天都要做“清桌运动”,即离开时要保证桌面地面不遗留任何文件、资料或纸屑。文件、资料按密级分别入柜锁好;废弃的文件、资料、纸屑须经碎纸机粉碎处理。垃圾桶要被经常检查、抽查,以免保密资料误入垃圾桶后被敌方间谍所得手,这些项目全部列入考核指标,并对员工的荣辱褒贬产生影响。

个人电脑的开机密码由个人独立设定、运用,不得被第二个人知道。密码设计是用乱数组合英文字母,不易破译。密码必须每月更新一次,以防万一泄密,电脑中储存的资料被人偷窃。电脑开机时操作员不许离开现场。每盘软件都必须明确标明密级,分级保存。公司裁员事前绝对保密。员工进入工作间后由主管官员当面通知,在严格而礼貌的监督下办交接手续,护送出门,用早已等候的出租汽车“送客”。所以如此戒备,是因为员工只须用一张薄薄的磁卡便可将所知的秘密席卷而去。为防止员工平时窃密,许多关键部门和岗位都用闭路电视进行24小时监视,有些员工的电话也被监听。

IBM的重要部门如磁带档案室、计算机中心、密码设计室、研究发展部等,出入者须持有特殊磁卡并进行严格登记。取得一份高密级的文件资料,通常经过三道关:在限区内,以密码锁锁门;被保存在有特别防盗报警装置和不易破坏的保险柜中;经安全部门主管官员批准,方才被允许打开取出。重要保密资料常常被拆成几个部分,由几个人分别保管,使知密人员只知秘密的部分内容而不是其全部。使用时再由专门人员进行“拼接”,以窥其全貌。

不仅高科技公司的高科技产品在保密防范上如此,国外许多一般公司的一般产品保密措施也是这样。从汉堡包的促销计划,到玻璃丝袜的一种新款式,到圣诞节上市的一种新式圣诞玩具等,在产品上市前都视为秘密,重重把关,以防被人窃密后捷足先登,仿冒或采取其他对抗性竞争措施,于已方不利。

一项产品从市场调查到设想构思、设计开发、研究试制、批量试产,到赢得用户认可、喜爱,历时多年,耗资万千,可谓呕心沥血,如果诸多环节中有一个环节泄密、疏漏,都可能导致前功尽弃。因此,外国企业无一不把商业秘密当作企业的生命来加以保护,不敢有任何的疏忽,任何的麻痹大意。

日本的许多公司设有“法务部”,可以理解为保密机构或反情报机构。企业中的一切涉外活动:贸易谈判、科技交流、合作开发、形象塑造、专利申请、广告宣传、招聘解聘职工、接待参观来访等项活动,都将受到该部门的保密忠告和监督。日本许多企业还规定,在接待外宾参观时,必须按规定的路线和项目进行,不得擅自变更;必须由两名以上人员陪同,以便互相监督,以防泄密。美、英、法、德等国许多企业规定,在接待外宾参观时,必须使用本国语言,参观内容和谈话内容绝不允许涉及企业秘密。如果参观者追问,便以“属于企业秘密,不能回答”为由,婉言拒绝。

瑞士银行采取了非常严格的保护银行秘密的措施。银行中的秘密存款业务一般由两三名高级职员直接处理。为了不让记帐的人知道储户的姓名,外国要人的巨额存款只有一个号码或暗记。而知道这个号码或暗记的,全世界只有三五个人。这种近乎苛刻的保密措施吸收了全世界各地的储户,使瑞士银行业务长时期兴旺发达,也被西方金融界奉为保密工作的杰出典范。尤其当今时代,金融部门广泛使用计算机进行业务处理,计算机的安全保卫也提上了议事日程。为防止“黑客”对银行系统的侵袭,许多国家采取了防止电脑泄密的安全措施。如有的国家采用“黑匣子”技术,建立电脑网络安全“防火墙”,以防止未经授权的信息进出银行网络传输系统;有的制定出防止电脑电磁辐射的规定,以防泄密;有的安装各种通信保密装置;有的在电子货币交易中建立严格的使用密码制度,并自动记录每笔资金转移的时间和流向,使未经授权者明白整个系统已受到全面监控,从而吓阻工商间谍的入侵图谋。

商业秘密是企业的生命,而许多外国企业对商业秘密也确实采取了甚至比保护自己的生命更加严密的保护措施!