分类账的扩展

第3章　分类账的扩展

上一章介绍了复式记账的原理以及在资产和资金来源的运用。在这一章，我们将把这些原则应用到资产、库存方面。然后我们还将考虑如何处理交易中的支出和收入问题。

多数企业都会涉及到买和卖的问题。因此这些企业的库存账目就会频繁发生业务，有大量的交易需要记录。为了简化这些工作，通常要采用另外四种账户来记录库存数额变化的不同的事件，这就是：购货账，进货退回账，销售账和销货退回账。可以把它们看做是库存账的细分。

3.1　购货

购买货物增加了资产的价值。在库存账上要用哪种分录来表示呢？如果你已经完全掌握了上一章中的规则，你就会说是“借方” 。除了在库存账记入借方，我们现在还可以全都记入库存货物购买账的借方，方便起见我们称之为购货账。

那么它对应的贷方分录的账户呢？这要取决于支付的方式。如果当时就支付，贷方就要记到现金或者银行存款账户，表示这种资产减少了；如果货物（有时候我们这样来称呼库存）是靠信用赊购的，那么贷方就要记在供货商的账上，该供货商是购货方的债权人，这表示了负债的增加。

例如，在4月1日，一个蔬菜水果商从水果种植公司赊购了150英镑的水果。在这个蔬菜水果商的分类账上应该是这样记录的：

3.2　进货退回

有的时候，已经购买的货物后来会被购货人退回。这通常是由于货物有问题。这些进货退回也被称之为进货退出，因为这些货物是从购货人那里送出来的。所以有的时候这一账户也被称为进货退出账。

我们来看一看这些事情是怎样记录在购货人的账上的。假如前面提到的这位蔬菜水果商发现他已经购买的水果中有价值20英镑的已经腐烂了。在4月2日，他把货送回给供货商。这样他在4月1日购买的货的实际价值现在已经成了130英镑（ 150英镑减去20英镑退回的货）。他欠水果种植商的也成了130英镑。根据上一章提到的规则，我们可以将此在供货商账上记入借方，来表示负债的减少。贷方分录则要记入购货账，目的是要表示购货的数也减少了同样的数额。为了避免使购货账变得复杂，那么我们就把贷方记入进货退回账。分录的情况就像这样：

在水果种植商的账上，显示现在还有欠款130英镑。为了得到这次购货的实际价值，我们必须既要看购货账也要看进货退回账。合在一起，就可以表示这次购货的净价值是130英镑（ 150英镑减去20英镑）。

如果货物所有的购买和退回的分录都记在库存账上，分录的类型也应该是一样的，也就是说，当货物购进库存增加记入借方，当货物退回库存减少时记入贷方。购货和退货分别记在购货账和进货退回账上，有助于工作的简化。

3.3　销售

存货的销售减少了这项资产的价值。哪种分录可以在库存账上表示出来呢？知道了第二章里介绍的记账规则，你就可以说出是“贷方” ，这是正确答案。除了记入库存账上的贷方，不管怎么说，我们还可以把所有这些分录都记入库存的销售账。

那么对应的借方分录的账户是什么呢？这要取决于货物是怎么卖出的。如果买得了现钱，就可以记入现金或者银行存款账户，表示这些资产数额的增加；如果货物是靠信用赊销出去的，买到货的人就欠着卖货人的货款，该客户账的借方就代表了这些资产，因为我们假设债务人是会还清债务的。

例如，6月1日一个批发商把价值90英镑的豌豆罐头卖给了利斯·苏尔特，利斯是一个零售商，有一个月的赊欠信用期限。那么批发商的分录应该是这样的：

3.4　销售退回

对于售出的货物在以后由于正当的理由而被退回这样的事情必须加以记录。这些销货退回之所以称做退回入库是因为货物是被客户退回到库存中。因此有时也被称做退回账。

我们来看看这一类交易是如何记在卖家的账上的。假设苏尔特先生在检查他购买的豌豆罐头时发现其中有价值10英镑的是菜豆，由于他已经有足够多的菜豆了，于是在6月2日他把菜豆退回给了供货商。这家批发商就必须减少苏尔特10英镑的欠款数额。根据上一章中说明的规则，在苏尔特的账上必须记入贷方。记住，债务人的账代表的是一项资产，而资产的减少是要记入贷方的。对应的销售账上，这10英镑要记入借方，因为这样才能反映出销售减少后的真实数额。为了避免销售账变得过于复杂，我们可以在销货退回账而不是销售账上记入借方。于是分录就会是这个样子：

利斯·苏尔特账户上表示现在他欠批发商80英镑。为了得到销售的实际金额我们必须既要看销售账也要看销售退回账。合在一起，可以表示出现在的净销售数额是80英镑（ 90英镑减去10英镑）。

如果所有的销售和销货退回都记在库存账上，分录的类型也应该是一样的，也就是说当货物售出库存减少时记入贷方，货物退回库存增加时记入借方。用销售账来记录全部的销售，另外用销售退回账来记录所有的退货，有助于工作的简化。

正确地使用这四种账户，我们就可以把库存账仅仅用作反映库存货物价值的账户了。

练习3.1

1.说明发生相关业务时应该记入下列账户的借方还是贷方： （a）购买，（b）进货退回， （c）销售， （d）销货退回。

2.给出进货退回账户和销售退回账户的其他名称。

练习3.2

帕沃电气是一家批发商，它的一位客户，吉姆·霍格是一个自营零售商。在3月1日，吉姆前一月份的欠款是160英镑。接下来发生了以下的交易：3月2日，帕沃电气又赊给吉姆价值170英镑的原材料；3月3日，吉姆退回了40英镑的原材料，因为这不符合他预定的品种规格。

说明上述情况应该如何记录到（a）帕沃电气的分类账上以及（b）吉姆·霍格的分类账上。

注意：当你在做这类练习时，重要的是必须完全清楚是从谁的角度来看这一交易的。在一开始，要清楚地标出是（a）帕沃电气的账簿。然后就从该公司的角度来考虑这些交易。做完了以后，标出新的标题，再从吉姆·霍格的角度来考虑这些交易。

3.5　费用

所有的企业都需要为所获得的一些利益和服务支付报酬，这些利益和服务并不是直接为业主提供资产，这些支出被称为费用。例如，业主可能需要雇用员工为他工作，为了回报员工的服务，他要根据他们提供服务的不同而付给他们工资或者薪水。因此他需要建立账目来记录支付的数额，这就称为工资账或者薪金账，因为，有些员工可能得到的是工资，另一些员工可能得到的是薪金。在这种情况下企业通常需要分别建立账户。

行动

列出一些你所知道的任何企业都存在的所需要的服务和发生的费用。

不同的企业所需要的服务可能是多种多样，但其中许多可以是相同的。其中最常见的有：使用其他人的财产，为此需要支付租金；接受当地管理机构的服务，诸如垃圾收集工作，对此也需要缴费；使用皇家邮政而需要支付邮费；还有从其他人那里借款，对此需要支付利息。这些都需要一一建立单独的账户，名称要能够简明说明其用途。上述这些服务可以命名为“租金”“缴费” ，“邮费”和“贷款利息” 。你提到的费用可能还会包括：照明和取暖费，广告费，修理费，保险费，电话费，进货运费（货物运输进入企业，也就是买进货物的运费）和出货运费（货物运出企业，比如说销售货物的运费）。

实际的名称有时也各不相同，例如，用“电费”来表示“照明和取暖费”有些企业把比较小的费用合在一起，比如像租金和缴费，邮费和电话费等。小的项目还可能记在一起，放到“杂费”账户下，特别是那些不经常发生的费用。

你有可能知道应该怎样记费用账。假定一个经营者租用房屋，以现金来支付租金。他应该在他的现金账做何分录？贷方是正确的答案，因为这减少了资产的价值。每一次支付租金都减少了现金。

那么，在租金账上应该记入哪种分录呢？答案应该是借方，因为每一笔交易都需要记借方和贷方。这不能给出一个合理的解释，但我们可以参照以下说法。我们在前面把费用定义为对服务的支付，并不能直接为业主提供资产。但是，这些服务都是为企业带来好处的，在这方面很像是资产，因此记账的规则也和资产相同——在账户上用借方来记录增加而用贷方来记录减少。在前面这个例子里，每一次支付租金，支付的总数就增加了，在租金账上就要记入借方。

我们可以把费用的记账规则总结如下：

通常需要在对应的现金或者银行存款账上来完成复式记账。其中除三种情况例外。

练习3.3

完成下列表格：

交易　　　　　　　　　　　　记入借方的账户　　　　　　记入贷方的账户

（a）用现金支付工资

（b）用支票支付保险

（c）收到以前支付保险的回扣的支票

3.6　销货折扣

销货折扣是许多企业都会发生的一种费用，目的是鼓励他们的债务人尽快还款。例如，有一个叫做本·威尔逊的零售商在5月18日从批发商那里赊购了200英镑的货物。在批发商的账簿上，这笔欠款是这样表示的：

这个批发商有一个政策，如果债务人能够在七天之内结清送去的账单，就可以得到3%的折扣。这一次批发商在5月31日向威尔逊出具账单，到了6月4日就用支票付清了。那么他需要支付多少呢？

威尔逊只要支付194英镑就可以了，因为他有资格获得这200英镑的债务中的6%的折扣。能够计算百分比也是一项基本要求，为了使你不会忘记，我们要说明一下其基本方法。

“百分之几”意思是每一百份中的几份。百分比总是会写作100的分数形式，百分之三可以写作“3/100” 。下一步就是把你要计算的数乘以百分比，在上面的例子中是这样计算的：

我们再回来看看这个问题，威尔逊得到的销货折扣在批发商的分类账簿上怎么记。6月4日，在威尔逊账户上需要分别记两笔贷方账目来表示200英镑的应付款是如何结清的。首先，194英镑的支票，在对应账户“银行存款”记入借方；其次，6英镑，在对应账户“销货折扣”上记入借方。分录的情况是这样的：

3.7　坏账

坏账是由于债务人无力偿还债务而发生的费用。在资产负债表上，债务人的应收账款是作为一项资产出现的，因为那是假定任何被允许欠账的人都要偿还他们自己的债务。一旦知道一笔钱将永远收不回来的时候，这一事实就必须反映在账上。如果不这样做，账目就不能正确反映企业的资产情况。例如，瑞恩·埃文斯，是一个在短时间内就失败了的零售商，他欠了批发商180英镑的债。该批发商一直没有收回他的欠款，又听说他不可能还上钱了。该批发商因此只能抹去这笔资产，在应收账款上记入贷方。在名为“坏账”的对应账户上记入借方。分录的记录应该是这样的：

结果就是一项资产转变成了费用。当然任何企业在提供给其他人信用时都会采取合理的预防措施，以保证这类事情不会经常发生。无论如何，“勾销”一笔坏账这种处理方法也是可以接受的，这是给其他人提供信用中的偶然和和必然的一部分。

行动

把你自己置于一个批发商的位置，现在刚刚得到一个零售商的请求，希望像其他零售商那样，可以得到一个月的信用期限。你将采取哪些步骤来将坏账的可能性降到最低？

可以采取的方式有许多。可以征求其他与该零售商发生业务的企业的意见；你可以先给他一周的信用期限，在证明了他是一个能够按时还款的人之后，再给他一个月的信用期限；也许还可以设定一个最大额度的信用标准试验一个阶段，降低大额欠款不还的可能性。

无论你做什么，债务人不还钱的风险总是存在着。因此，重要的是行动要快，对于晚还或不还钱的人，一旦意识到就要试图防止出现更大损失的事情发生。你可以自己处理也可以通过律师。对于较大的欠款你不得不决定是否采取法律措施，因为那样有时可能会代价太高。如果所有这些都失败了，这笔资产，也就是这笔债权，必须照前面说过的方式来减去了。

3.8　折旧

当企业的某项固定资产的价值降低时，就会导致这种费用的出现。就像任何已经不可能收回的债权不能再作为债权一样，也不能允许任何资产，像汽车、设备、机器或者家具和装备，在账面上反映高于其实际价值的数字。到现在你应该知道需要在资产账上记入什么分录来减少资产的价值了：贷方。如果你想的不是这样，请再回头参考一下23页的内容。对应的借方分录应该记入一个名叫“××折旧” （ ××处是该项固定资产的名称）的账户。

例如，威尔逊在4月27日以1,500英镑的价格购买了一辆货车。到了这一年的12月31日，这辆车只值1,100英镑了。它的价值降低了或者说折旧了400英镑。在账面上应该这样反映：

销货折扣、坏账和折旧都是企业在运营中常见的三种费用。这些费用和其他费用，像租金、缴费和保险等之间的不同在于没有直接的金钱支付，而是减少了除银行存款和现金之外的其他资产。

练习3.4

在下面这些情况里，哪些资产减少了价值？

（a）用支票支付租金。

（b）一个客户因为及时付款而获得了3%的折扣。

（c）用现金支付工资。

（d）一个客户无力支付欠款。

（e）已经发现花1,000英镑购买的机器现在只值800英镑。

3.9　收入

所有的企业都需要支付各种各样的费用来维持运转，有些企业可以通过给其他人提供服务来获取收入。对于大多数企业来说，获得金钱的主要方式还是通过库存商品的销售，这是在本章开始时就提到的一项资产。在这里我们所关注的是区别于库存销售，来自其他方面的收入。例如，一家企业可能拥有一些房产，自己不需要使用，但是又不愿意卖出，把这些房产租给其他公司，可以获得可观的收入。同样，一家公司可能会通过提供服务来获取佣金。需要小心地在账目上将这些收入区别开来。通常对于通过出租房屋而获取的收入在账上要标明“租金收益账” ，避免发生混淆，避免和企业自己租用其他人的房屋而发生的费用的租金账混淆起来。同样，佣金账是用来记费用的，佣金收益账是记收入的。

记录收入的分录和记录费用的完全相反。在收到金钱时，像银行存款这样的资产的增加要计入借方。同时，对应的贷方分录要记入收入账。

例如，一个零售商把他商店上面的公寓以每月80英镑的价格出租出去。每个月的月初要收取现金。那么三月份这个零售商的相关分录应该是：

3.10　购货折扣

许多企业都愿意接受的一项收入是他们的供货商因及时结账而让出的份额，这被称做为购货折扣。它的形式是减少了原来需要支付的数额，而不是实际得到了钱。因此，购货折扣账的贷方所对应的借方分录就应该记在债权人的账上，表示这项负债的减少。例如，一个零售商在7月3日从西部供货商购买了价值400英镑的货物。由于在7月31日以前结清货款可以得到2%的折扣，这个零售商就在7月30日支付了支票。在零售商的账上，相关的分录是这样的：

这里很重要的是在西部供货账户上同时记录两条借方分录。否则可能会看到直至月底这8英镑还显示是欠账，可能就会再次支付。

3.11　小结

现在，尽可能总结一下在一个分类账中登记一条借方或者贷方分录的所有前提。

你可以把这当做一个快捷的工具，当你不能肯定需要记入借方还是贷方的时候做个参考。要记住资金来源中包括资本和负债。如果需要的话就试试吧。

练习3.5

完成下面的表格来说明记录这些交易需要做的分录。

练习3.6

4月1日，约翰·迪安在他的企业银行账上有1,560英镑。根据这一余额建立一个分类账，然后记录一下这些交易，在需要时建立其他账户，完成所有的分录。

4月2日　用支票缴费250英镑

4月3日　用支票支付员工工资620英镑

4月4日　从房客那里获得60英镑用支票支付的租金

4月5日　支付保险费120英镑

4月6日　付给房客租金折扣10英镑

4月7日　获得保险折扣12英镑

4月8日　从银行提取100英镑私人使用

练习3.7

食品供应商是一家批发商，零售商吉姆·特纳是它的客户之一。在6月1日，吉姆前一个月的欠款还有250英镑，以后又发生了以下的交易：

6月3日　吉姆以赊欠的形式从食品供应商那里购买了458英镑的原材料。

6月6日　吉姆退回了75英镑不合适的原材料。

6月9日　吉姆结清了6月1日以前的欠款，获得4%的折扣。

上述交易应该如何记录， （a）在食品供应商的分类账上， （b）在吉姆·特纳的分类账上。

练习3.8

建立账户来记录以下的信息， （a）佐伊·克拉夫的分类账， （b）彼得·布雷克的分类账。

4月1日　佐伊·克拉夫欠彼得·布雷克450英镑。

4月3日　佐伊从布雷克那里以赊欠方式购买356英镑的货物。

4月5日　佐伊用支票支付了截至4月1日的货款，因此可以得到2%的折扣。

4月6日　佐伊向布雷克退回了价值20英镑的货物，因为尺码不对。

练习3.9

海伦·白瑞1989年3月1日开办了一家零售商店，当时在银行有3,000英镑存款，家具和设备价值3,000英镑，房产价值15,000英镑。她还向商业资金公司借款2,000英镑，期限是六个月。

起草资产负债表，建立能够包括所有项目的分类账户。在分类账上登记以下所有的交易，在需要时建立新的账户。

3月2日　以赊欠方式从北方食品公司购买了1,000英镑的商品，从AKJ公司购买了500英镑的商品，作为库存商品。

3月3日　销售获得现金50英镑。

3月4日　销售获得现金100英镑。

3月5日　存入银行80英镑的现金。

3月6日　退回100英镑的货物给AKJ公司。

3月7日　用支票支付北方食品公司的货款，获得2%的折扣。

3月8日　赊销给N.铁木斯100英镑的货物。

3月9日　使用支票支付保险费25英镑。

3月10日　获得20英镑的现金，这是楼上的公寓出租的租金。

注意，你需要自己计算3月1日时业主的资本。