垂直的分类账

第2章　复式记账方法

在前一章中，我们说明了一次交易如何会反映在资产负债表中的两个地方。你现在应该能够确定各种不同的交易会影响哪些资产和哪些资金来源。在本章里，我们将介绍一种比改写资产负债表更加有效的方法来记录每一笔完成的交易。这就是采用分类账户的方式。在本章中你将学习复式记账的原理，你可以按这个方法来建立一套简单的分类账。

2.1　分类账

在会计工作中，记录各项交易的任务是由会计来完成的。记录这些交易的主要账簿通常就是分类账簿。早先，所有的分类账簿都是捆扎成卷的。如今是用活页账页，分类账卡，还有的使用电脑会计系统。无论用什么手段来记录交易，基本的原理和方法还是一样的。

分类账包括了企业的每一项资产和负债的账目以及业主资本的账目。它还包含了其他一些类型的账户，我们将在下一章里来进行介绍。“账户”一词通常可以缩写成“a/c” ，意思是“××的记录（a record of ）” 。每一个账户都包含着一种具体的资产、负债或者资本变动的记录。下表是一页传统的分类账样式。

注意：

●每一页的分类账都明显地分成左右两边。

●左手这边是借方（debit ），通常又用缩写词“Dr”来表示。这是“Debtor （借方）”一词的缩写。在一些文章中一直用这一单词描述页面左手边。

●右手这边是贷方（ credit ），通常缩写为“Cr” 。“credit”一词在其他场合还有其他不同的意思。用在分类账户时，它只是表示账户的右手一边。

●账户的名称是在页面的顶部，根据不同要求每页都编有页码。上面这个现金账已经是该账户第4页。有些账户可能比其他账户需要更多的页数。活页形式在这种时候就显示出了更多的灵活性。

●借方一边的栏目和贷方一边的栏目是完全一样的。留有空间来记录交易的日期、详情摘要和金额。页码栏主要是用来提供相关参照。这一点会在以后加以说明。

分类账页和账册都可以到文具店去购买。

我们现在来看看分类账的原理和记账的实际操作。假设我们在第一章中提到过的比尔·特纳决定在开办他的商店时就建立一套分类账户。一开始他应该怎么做呢？有一种途径就是在决定建立分类账的当天写下企业当时的状况。显然最容易的方法就是采用资产负债表。我们再来看一下1990年7月1日比尔的资产负债表。

万卢马特公司的资产负债表（ 1990年7月1日）

2.2　建立账户

第一步是要为资产负债表上的每一个项目建立一个账户。

每一项资产的金额都要体现在自己的账户的借方一边。同样，资本和负债的金额都要体现在它们账户的贷方一边。日期就是资产负债表的日期，金额数也是从那里来的，在详情摘要一栏里都可以用“余额”来说明。现在还没有必要给出每一个账户的页码，为相关参照用的页码栏也以后再说。把这些现在不必在页面上反映的东西都去掉之后，这些分类账户就是下面的样子。

银行存款账

在第一章里你已经知道资产负债表反映出的是簿记方程式：资产＝资本＋负债。如果现在所有的资产都记入其分类账户的借方一边，所有的资本和负债也记入了其账户的贷方一边，接下来所有借方余额的总金额一定会等于全部贷方余额的总金额。

不管怎么说，重要的是你不要把资产负债表和分类账搞混淆了。借方和贷方这两个术语指的是分类账的左边和右边。不要把它们用在资产负债表上。资产负债表是一种会计报表而不是分类账。

2.3　记录交易

接下来的一步就是要在各个分类账户上登录交易情况了。我们先来考虑资产，然后再来看资金来源。一项资产在其账户上是由借方余额来代表的。如果资产的金额增加，我们就在账户的借方记上一条。如果资产的金额减少了，就在在账户的贷方记上一条。

例如，5月1日时，汤姆·史密斯拥有两台运输车辆，分别价值4,000英镑和2,000英镑。在5月2日，他花了1,000英镑又购买了一辆，5月3日，他把一台最值钱的车卖了4,000英镑，刚刚够本。这些事情可以这样来记账：

资金来源，无论是业主资本还是对外的负债，在其账户上都表现为贷方余额。如果资金来源发生了金额增加的情况，我们就在贷方记上一条。如果资金来源的金额减少了，就在借方记上一条。

例如，在5月1日，汤姆·史密斯欠彼兹弗南斯公司4,000英镑，这是他借来用于开办企业的。在5月4日，他通过谈判又向该公司借到了3,000英镑，不过到了5月8日，一开张就做成了一笔成功的生意，使他能够偿还2,000英镑。这些事情在负债账上是这样记的：

任何资产的价值余额都是可以随时计算的。如果原来的资产价值有了任何增加，都会记在借方，减少了都会记在贷方，借贷双方之间在一个确定日期的差额就是资产当时的价值。同样，负债或者业主资本的数额也是可以计算的。如果原来的资金来源的数额有了任何增加，都会记在贷方，减少都会记在借方，双方之间在一个特定时间的差额就会告诉我们当时负债或者资本的数额是多少。

在一个账户中借贷双方之间金额的差额就叫做账户的余额。

2.4　复式记账

在第一章第四节谈及交易对资产负债表的影响时，我们看到了每一笔交易是如何给企业的资产和（或）资金来源上带来的对应变化。反映在分类账上就是要登记两条分录，分别记在相关对应的账上。在分类账上记录交易的这种簿记方式就叫做复式记账。学会如何进行操作对你来说是很重要的。

作为例子，我们再来看一看本书23页上汤姆·史密斯的运输车辆账目。无论是5月2日还是5月3日的交易都没有在“详情摘要”一栏里有任何描述。这是因为我们没有给出足够的信息来做完这笔账。就拿5月2日的交易来说，汤姆花了1,000英镑购买了一辆车。他是怎么购买的？这里有两种可能。首先，他能够在购买的同时就付清货款。如果是这样，除了在运输车辆账上借记以外，我们也要在他有关资金的账目上减少同样的数额。到底是记在现金账上还是记在银行账上则要看他是用现金支付还是用支票支付。我们假定他支付这么大的数额是采用支票。那么你该怎样记银行账呢？

如果你说记在贷方，这就对了。如果没说对就再看看23页的总结吧。一种资产的减少是要记在账户的贷方。显然汤姆银行账上的钱会减少，这是因为它支付了1,000英镑的支票来买车。因此在银行账上应该记在贷方。（那些有银行往来账户的读者在接到银行对账单时可能会感到困惑：当你支付1,000英镑买了台车，银行就会记在你的账的借方。这是因为他们对这种交易是以他们自己的观点，而不是你的观点来看待的。如果你在银行往来账户上有钱，那就是银行欠着你的钱，从他们的观点来看就是一种负债。当你把账上的1,000英镑支付给别人，银行欠你的钱就减少了，他们会把这种负债的减少记在借方。我们将在第七章里对这些进行更详细的讨论。 ）

在复式记账中，登记每一笔分录都要说明其对应账户的名称。在汤姆的运输车辆账上的摘要栏目中填写的是“银行存款” ，在他的银行账上要填写的对方科目是“运输车辆” 。

第二种可能就是汤姆在购买这辆车的时候没有支付货款，但是答应以后支付。这就是以信用方式购买，或者叫做赊购。在这种情况下，购买的另一个结果就是他欠了卖方1,000英镑。这是汤姆的一笔负债。这次的卖方是特德车库，如果以前没有这这家公司的账，就需要建立一个账户。那么账应该记在哪一方呢？如果你说贷方，很好；如果不是，就再看一看23页上的总结。负债的增加或者开始在该账户上都要显示为贷方。这次交易的结果显然是汤姆欠了特德车库1,000英镑，因此特德车库的账户上应该记在贷方。

在运输车辆账上，应该说明“特德车库” ，而在为特德车库建立的账户上应该说明“运输车辆” 。记住，在复式记账中，在每一条分录中都要说明相关账户的名称。

当然，汤姆也有可能在购买时把这两种方式结合起来。他可以用存款支付，比如说，开具400英镑的支票，并且答应以后支付其余的600英镑。如果是这种情况，银行账的贷方就只记400英镑，表示这一资产值减少了这些数目。而另外的600英镑就要记到特德车库账的贷方，表示一笔这样数额的负债。那么在运输车辆账户上应该如何表示呢？最简单的方式就是以同一个日期在借方记两笔账——400英镑说明是“银行存款” ，其余的600英镑说明是“特德车库” 。

汤姆5月2日的交易，不管是以怎样的方式来购买的，说明了复式记账中的最重要的原则：

●每一笔交易都要记入一个账户的借方和对应账户的贷方。

如果交易比较复杂，可能需要在一个账户的借方记两条分录，分别在两个不同的账户记入贷方。每次交易的一条或者几条借方分录的金额，不管怎么说，都必须和一条或几条贷方分录的金额相等，这也就是我们在前面学习分类账时观察到的交易对资产负债表的影响时所说明过的。每一项交易都会对资产和资金来源带来两方面的影响。在分类账上，每一项交易都包括在一个账户上的一条借方分录和其对应账户上的一条贷方分录。

练习2.1

再看一下23页上的汤姆的“运输车辆”账户。

参照5月3日汤姆的交易，对以下这些不同情况分别完成其分类账的记账工作：

（a）汤姆卖车，得到4,000英镑的现金。

（b）汤姆以赊欠方式把车卖给帕克黑尔汽车公司。

（c）帕克黑尔汽车公司支付1,000英镑的支票，同意以后支付其余的3,000英镑。

注意，不管上述哪种情况，都要求借贷双方一一对应。同时也要在每一个账上说明和交易相关的其他对应账户的名称。

理解复式记账是很重要的。如果你完全能跟上我们本章的内容，很好；如果不能，你需要重新来一次，然后再来做下面的练习。实际的练习是掌握复式记账簿记工作的最好途径。

练习2.2

在这一章的21页上我们为比尔·特纳的万卢马特公司建立了一套分类账，该公司在1990年7月开业。抄下这些账户，并留出空间来记录这些交易：

7月2日　比尔用支票购买了一台新的冰箱，价值300英镑。

7月3日　他以信用方式从一家叫做JLK食品公司的供货商那里赊购了价值500英镑的库存商品。

7月4日　他把一台旧冰箱以100英镑卖给了一个叫萨利·摩尔的朋友，当时她付了50英镑的现金，答应其余的以后再付。

7月5日　他又向银行借了500英镑，用来购买了一个电子钱柜。

7月6日　他卖出价值300英镑的库存商品，得到了400英镑的现金。

这些交易我们在第一章第四节中采用过，方便的话就再做一遍。完成每一笔交易的记账，如果需要的话就建立新的账户。确定每一笔交易都有借方分录和对应的贷方分录。

2.5　垂直的分类账

在本章和本书下面的部分中，分类账的布局风格是传统的水平形式。借方摘要是在贷方摘要的左面。在为机器或者电脑记账时通常采用的是垂直风格，所有的摘要都在一个栏目里。家具和设备账采用垂直风格就会是这个样子：

家具和设备账

练习2.3

完成下面的句子：

（a）____________是反映某一特定日期企业的资产和资金来源情况的一种报表。

（b）影响企业经营状况的交易的某一方面的记录应该记录在一个__________上。

（c）一项资产在其账户上由____________来表示。

（d）一项资产金额增加，在其账户上要记在____________上，金额减少时要记在____________上。

（e）在____________这样的簿记系统中，每次交易两方面的影响都要记录在分类账上。

（f）一项资金来源在其账户上由____________余额来表示。

（g）一项资金来源金额的增加，在其账户上要记在__________上，金额减少时要记在____________上。

练习2.4

分别说出以下交易的借方和贷方记在哪个账户上：

（a）用600英镑的支票来购买设备。

（b）卖出汽车，收到300英镑的支票。

（c）用150英镑的现金购买库存商品。

（d）把400英镑的现金存入银行。

（e）从银行提取300英镑的现金。

（f）用现金支付应付账款50英镑。

（g）用支票支付应付账款450英镑。

（h）把2500英镑的现金存到银行。

（i）从债务人那里收回250英镑的现金。

练习2.5

根据下面的信息建立分类账户，然后记录这些交易，需要的话再建立新的账户：

杰尔·埃文斯公司的资产负债表（ 1990年5月1日）

5月2日　用现金购买500英镑的设备。

5月3日　从AJK公司赊购950英镑的库存商品。

5月4日　以账面价值卖出了2,000英镑的旧设备，得到的是现金。

5月5日　用500英镑的现金去银行开账户。

5月6日　用300英镑的支票支付了应付账款。

5月7日　卖出了价值300英镑的库存商品，得到500英镑的现金。