职位说明书与工作规范

3.2.4　职位说明书与工作规范

工作分析的结果主要产生两份文件：职位说明书与工作规范。因此先了解职位说明书与工作规范的内容，有助于思考如何收集这些相关信息来作分析。

职位说明书详细记载了这个职位的工作内容、工作方法、所负担的责任、所需的知识与技能等方面的资料，工作规范则记载了担任这个职位的工作所需具备的资格与条件。大多数时候工作规范被当做职位说明书的一个部分，也有人将其独立成一份个别的文件，有时也会将组织的机构图附在职位说明书的后面，作为一个附件。

职位说明书并没有标准的格式，但多数的职位说明书包含以下几个主要部分：①工作识别(job identification)；②工作概述(job summary)；③工作关系(job relationships)；④职责(job responsibility，duty)；⑤职权(authority)；⑥绩效标准(standard of performance)；⑦工作条件(working conditions)；⑧工作规范(job specifications)。

现以表3-2　职务说明书为范例，来加以说明。

表3-2职位说明书

续表

1.工作识别

如表3-2所示，工作识别包含该职位相关的基本资料，包括工作名称及代码、所属部门及代码、直接主管与部门主管、职位等级、津贴与薪资范围、职位说明书的填写人、审核者、填写时间等。工作名称指该职位拥有者的职务头衔(title)，如办公室主任、资料员或调研员；所属部门指该职位在组织结构中的位置，代码通常会按性质与属性来编制，以方便查询与管理。直属主管指该职位的直接领导，部门主管则通常以所属组织中的一级单位来填写。津贴及薪酬范围指出了该职位设定待遇水准的上限、下限，然后是职位说明书的填写人，最后是审核人员及实际填写时间。

2.工作概述

工作概述应描述工作的一般性质，只需列出其主要的功能与活动即可。如秘书主要是履行某些书记类职能，提供某些咨询资料，起草各种文稿，管理文印室，督查有关决议、决定、重要工作部署和领导重要批示的贯彻执行情况。对于工作摘要的描述应简单、明确，尽量避免一般性描述。主要描述工作的总体性质，只需要列出主要功能或活动即可。但应力图避免在工作综述中出现笼统的描述，这会使对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现漏洞，可能成为逃避责任的一种托词。

3.工作关系

工作关系是指担任该职位的人与内外其他人接触的关系，包括受到谁的督导、指挥什么人工作、需与什么人协调等。主要说明职位工作和任职者与组织内外相关部门、机构及他人之间的关系，包括与组织内上下级、同事的关系，与组织外人员的关系，与组织内部其他部门的关系，与外部机构的合作关系等。

4.工作职责

主要描述该职位工作的任务与责任，一般应分条记载，对每一种工作的主要职责都应当列举，并用一到两句话对每一项任务分别加以简要描述，它是职位说明书中最重要的部分。美国劳工部编辑的职业头衔字典中，列举了近3000多个在职场上常用的职称及其相关的工作内容(职务责任)，可供在编制工作说明书时参考。

5.职权

主要界定该职位承担者的权限范围，包括决策的权限、对他人实施监督的权限以及经费预算的权限等。

6.绩效标准

有些职位说明书还包括一部分有关工作绩效标准的内容，这部分内容说明组织期望任职者在执行该项职位说明书的每一项任务时所需要达到的绩效标准。以公务员的职位职责和所承担的工作任务为基本依据，全面考核德、能、勤、绩、廉，重点考核工作实绩。

7.工作条件

描述与该职位工作有关的特殊环境条件，如噪音、危害程度、气温等。

8.工作规范

工作规范可以作为职位说明书的一个部分，通常是职位说明书的最后一个部分，当然它也可以是一份独立的文件，或作为职位说明书的附件。工作规范指出了担任这个职位的人所需具备的条件与资格，一般包括所需要的学历、经历、证照等，此外一些其他不能用证照来代表的基本能力，例如计算能力、语言表达能力等，则应列出具体的需求，以作为招聘甄选时测试的依据。

在撰写职位说明书时，必须对所属工作职责有清楚与完整的描述，不需再参考其他职位的职位说明书即可使用，同时要简明扼要，使阅读者一目了然。填写完成后须再次检查职位说明书的内容是否能达成所期望的需求，填写者可以自问“新进人员阅读此职位说明书时是否能充分理解”?

因此，编写职位说明书应该遵循如下几条原则：第一，清晰。工作描述应当清楚地说明职位的工作情况，不能含糊不清。第二，说明范围。在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质，要把所有重要的工作关系包括进来。第三，专门化。要选用最专门化的词汇来表示工作的种类、复杂程度、技能要求程度、可能出现的标准化程度问题、任职者对工作所负的责任大小、责任的程度与类型等。第四，简单化。内容简单明了，通俗易懂。