公共关系常用文书的制作技巧

公共关系常用文书的制作技巧_公共关系

第四节　公共关系常用文书的制作技巧

在公共关系实务中，常用文书主要有：公关函牍类、标语口号类。

公共关系范围内的常用文书与秘书工作的一般文书有所区别。秘书工作是属于领导工作的辅助性工作，它涉及的一般文书是与组织日常运动有关的文字联络、通讯、指令等公文性质的文字材料；而公共关系常用文书的应用范围主要局限于礼仪应酬和宣传鼓动方面，所以相对而言，它的面较窄，专业要求则更高。公关常用文书的制作技巧介绍如下。

一、公关函牍类

公关函牍，是一种公关部门、公关人员在业务工作中就某类事务进行联系的书信。

当公关人员要与外部公众、内部公众取得联系、沟通思想、联络感情时，信函便成为一种简便、关切、自然的沟通方式。在公共关系实务中，常用的有慰问信、感谢信、表扬信、祝贺信等。

函牍和公文不同之处，就在于它是在情感沟通的基础上来传递信息的，所以在言辞中要以诚恳的态度说话，避免消极语汇的出现，文笔要轻松自如、谈吐活泼，并尽可能融进和蔼的微笑：如果能达到见函能如闻其声、如睹其容的效果，那就说明成功了。掌握大量的、丰富的词汇，是写好函牍的一个技术关键。

（一）熟悉公关函牍的格式，写出形式规范的公关函牍

函牍的写法不一，没有规定的格式，但通常都遵循一定的程式。

1．标题

标题。也就是函牍的性质名称，如“慰问信”、“感谢信”等。通常写在第一行正中，用醒目的大字书写。

标题有三种组成形式：一是针对发文对象拟标题，如“致北京广播学院广告系的函”；二是针对发文事由拟标题，如“关于确认新闻发布会协办单位的函”；三是标题中既有发文对象，又有发文事由，如“致北京广播学院广告系关于确认新闻发布会协办单位的函”。

2．正文

正文。这是函牍中的最主要内容，一般包括称谓、正文、结束语三部分。在正文中，由于它是函牍主体，所以一定要有事实、有分析地讲清事情。其要求有：一是层次清晰，逻辑关系严密；二是言简意赅，重点突出。

函牍写作的注意事项：

如果是主动发出信函，首先应礼貌地说明发函原因；如果是回复对方的来函，需要表示已收到对方来函正在研究处理，并表示感谢。

信函的正文部分要通畅、明白地写明自己欲交代的相关信息。对于与对方存在分歧的地方，要做好具体的解释工作。

3．结尾

对对方以前所做的工作表示赞赏和感谢。如要求对方答复，用“盼复”、“请复函”等措辞；如此信函为回函，用“此复”、“特函复”。一般的公关信函也可用“此致　敬礼”、“顺祝　商祺”等礼貌的措辞。

（二）了解公关函牍的写作原则，参考范例写出各自的特点

1．公关函牍的写作原则

（1）礼貌原则。公关信函的措辞要自始至终充满着友好、热情的气氛，用词要注意谦逊、平和、诚恳和礼貌。

（2）具体原则。公关信函提出的问题要力图具体，从而减少通信双方在解决具体事务上的周折，尽快促成双方达成共识。

（3）理由充分原则。公关信函应对所提出的问题、陈述的观点解释充分的理由，以免对方发生误解，在双方的合作过程中滋生不必要的枝节。

（4）及时回复原则。当接到对方信函后，无论同意与否，都要给对方一个明确的回复，这不仅是一种礼仪的表现，同时也会给双方的下一步交往与合作打下良好的基础。

2．常见的公关信函实例

（1）请柬。公关活动中，常常要对外发出邀请函，邀请对方来参加某项活动。请柬的形状和大小可按照请柬的内容自行设计，书写内容的一面须选用白色或象牙色，双折请柬的封面色彩不限，一般选用红、白、蓝等色。

写作请柬时，一定要仔细核对书写的地点、人名、内容是否清晰无误，书写时一定要注意字迹工整、大方。

宴请函的范例：

宴会请柬

6月10日为千岛湖酒店创立五周年纪念之期。兹定于同日下午六时举行庆祝晚宴，敬请届时光临

凭柬入座

公关部谨启

2005年6月8日

地址：西子酒店三楼宴会厅

（2）邀请函、应邀函：

1）邀请函，是向对方发出邀请性约会的一种礼节性信函。

邀请函的范例：

尊敬的王德胜先生：

贵公司的新潮服装问世以后，引起了人们的广泛兴趣，我们希望能有幸作进一步的了解，以便商谈有关订货事宜，盼能安排一个恰当的时间。如果你们认为方便，我们认为在明年6月中最为适宜。如蒙允应，殊为荣幸，切望函告。

您忠诚的朋友

哥特公司总经理

约翰

2005年12月8日

2）应邀函，是对对方发出的邀请作出回复的一种礼节性信函。

应邀函的范例：

尊敬的约翰先生：

您的来信收到了。我很荣幸地通知你：为洽谈商务，特邀约翰先生一行3人于明年6月16日至19日来我公司访问考察。本人将十分愉快地迎接先生的到来。往返旅费由贵公司自理，在我处的食宿由我公司负责。

谨祝您一切如意。

您诚实的

新潮服装公司总经理

王德胜

2005年12月8日

（3）账务商函。

账务商函的范例：

（2005年）第16号

李宏先生台鉴：

一月前致信给阁下，内附贵公司账单两张，谅邀台览。但时至今日，也未蒙答复，甚为挂念。兹以年关在即，敢再次致函相告，望阁下早日设法清储。

专此，即请

财安

宏达公司财务部经理

公关部经理

2005年11月22日

（4）抱怨函。

抱怨函的范例：

尊敬的王民先生：

请查阅我们第2091号订单，订购童装200套。我们曾约定于5月18日前交货。然而，时间已过月余，目前我们仍然没有收到货物。货物是否发出，何时抵达，至今也杳无音讯。

由于我们库存已告罄，万望尽快发货，不胜感谢。

同时，请把装运和抵达的确切日期通知我们。

星火百货公司

公关部经理

2005年8月12日

（5）贺年卡。贺年卡过去通常用于私人友谊，目前也成为在公关活动中简便表示祝贺情感的一种方式。在印有贺词的贺年卡上，最好写上使人感动、亲切的亲笔字。

贺年卡的范例：

上海×××公司新年贺卡

感谢您在过去的一年中对我公司的关心和支持，并祝愿您在新的一年中事业发达，再展宏图。

公关部经理

2005．12．25

二、公关标语口号类

标语、口号，是醒目地张贴或布置在公共场所，以向公众表示一种观点或一种强烈的感情意向的文字传播形式。

标语、口号是所有的文字形式中最简要的一种，它通常只有一句话，但这短短的几个字里浓缩着极其明确的意思。因此，它往往能在公众心目中留下难以遗忘的印象。

（一）了解标语口号的共同之处，分清标语口号的使用场合

1．标语口号的共同之处

它们的共同之处在其功能方面有比较充分的体现：公关标语、口号，对于传播信息、树立组织形象、宣传教育公众都具有重要作用。

（1）宣告、宣传作用，是指标语、口号对于社会组织自身的昭示作用。任何一个社会组织都应当迅速而准确地将自己的性质、宗旨、方针、产品、服务特色等公之于众，让公众正确认知、深入了解，从而取得公众的理解、支持和拥护。

（2）引导、激励作用，是指标语、口号对于社会组织自身的指导和推动作用。很多社会组织都把自己的奋斗目标和理想口号化，以时时激励自己，为之奋斗拼搏。

（3）规范、教育作用，是指标语、口号对内部员工在思想认识上的教育作用和行为方面的约束作用。有些标语、口号，从思想、精神方面对员工提出要求或奋斗目标。

2．标语口号的不同之点

公关标语，是书写于板牌而具有宣传、鼓动作用的简短语句。例如，“扩大开放，深化改革，抓住机遇，促进发展，保持稳定”（中央电视台标语）；“和平、友谊、繁荣、发展”（第43届世乒赛宗旨）；“宁停三分，不抢一秒”（交通标语）；等等。

公关口号，是供口头表达的具有纲领性、主题性的简短语句。例如，“全世界无产者联合起来”（共产党宣言）；“一切为了人民，一切依靠人民”（人民政府工作方针）；“更高、更快、更好”，“参加比赛比胜利更重要”（奥林匹克运动口号）；等等。

运作标语口号的注意事项：

标语、口号都是具有宣传、鼓动作用的语言成品，两者在本质上没有什么不同。但使用场合有别：标语用于书写，口号用于呼喊或口述，因而在语句的风格色彩方面略有不同。标语不一定适合于呼喊或口述，如“人民代表人民选，人民代表为人民”；而口号一般都可以用来书写，如“学雷锋，树新风。”

标语、口号的格式十分简单，一是意思的文字表达，二是落款。一般不标注日期。

（二）熟悉公关标语口号的制作原则，确定公关标语口号的制作依据

可以写入标语、口号内的意思有许多，但只有能引起公众注意的意思才能用上，这就要经严格筛选、仔细斟酌。从某种意义上说，标语、口号上所写出的意思必须带有迫使公众读后思考的韵味。只有这样，才符合标语、口号的每个字必须最经济、最有效地发挥其效力的原则。

1．顺应时代精神，注重社会效益

制定公关标语、口号，首先要考虑历史的潮流，顺应时代精神，把世界人民利益放在第一位，注重社会效益。

2．符合组织实际，体现组织特点

公关标语、口号的制定要从实际出发，根据本组织的行业特点和目标要求，一方面求得自身的生存和发展；另一方面，也给社会和公众带来好处。

3．不违路线、方针，维护国家利益

制定公关标语、口号，还要遵循党和国家的路线、方针和政策。因为党和国家的路线、方针、政策是从党、国家和人民的整体利益、长远利益考虑的，各社会组织都是在党和国家的路线、方针指引下求得生存和发展的，不得有任何违背之处。