应收应付核算

第四章　会计核算软件的操作要求

第一节　会计电算化核算基本流程

会计电算化核算在一定程度上是用计算机代替手工操作，因此其核算流程与手工会计核算流程基本相同，但各环节的具体工作内容和方式有很大差别。实际工作中，会计电算化核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。会计电算化核算基本流程为：编制记账凭证、凭证审核、记账、结账和编制会计报表。

一、编制记账凭证

在电算化环境下，编制记账凭证可以采用以下几种方式。

（1）手工编制完成记账凭证后录入计算机。

具体步骤如下：

①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；

②根据收款凭证、付款凭证录入微机生成现金日记账、银行存款日记账；

③根据原始凭证和记账凭证录入生成明细账；

④生成总账；

⑤在总账、明细账、日记账审核相符的基础上，根据总账、明细账和其他有关资料生成会计报表。

（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。

（3）由账务处理模块以外的其他核算模块自动生成会计凭证数据，例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。

二、凭证审核

在电算化环境下，凭证审核是由负责审核的会计人员在计算机中对生成的记账凭证进行审查，对审查通过的记账凭证作审核确认。会计核算软件可根据审核情况进行自动控制，已通过审核的凭证，不能再由凭证录入人员进行修改。未通过审核的凭证，不能进行记账。

负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证应注意以下几方面问题：

（1）凭证审核是会计工作中非常重要的工作环节。按照会计制度的规定，输入的凭证必须经过审核并确认无误签章后方可在计算机中生效，设置凭证审核功能的目的在于防止凭证输入人员有意或无意的错误，因此，只有认真审核凭证，才能保证会计信息的质量。

（2）在电算化日常账务系统中，编制并输入记账凭证几乎是唯一由人工进行的操作，所有账簿的数据都是由计算机自动计算汇总记账凭证产生的，用户无法在记账过程中再次确认和计量，所以对记账凭证的审核就更加重要了，只有做好记账凭证的审核工作，才能为以后获得正确的账簿数据、报表数据打好基础。

（3）根据会计电算化管理制度的规定，输入计算机内的记账凭证必须进行审核，这是会计电算化账务系统非常重要的工作环节。尽管账务处理系统在凭证录入的过程中设计了大量的正确性检验功能，但一些人为的错误，例如凭证的科目代码输入错误导致会计科目发生错误；凭证的借贷方金额同时发生错误，且错误金额相同等，这些错误都是计算机系统很难检测的。这就要求审核人员检验原始凭证的内容是否与记账凭证的内容完全一致。记账凭证的审核应由审核记账岗位的操作人员进行，任何人员都无权审核自己输入的记账凭证。

【例4－1】（单项选择题）关于审核凭证，下列说法错误的是（　）。

A．审核人必须具有审核权

B．作废凭证不能被审核，也不能被标错

C．审核人和制单人可以是同一人

D．凭证一经审核，不能被直接修改或删除

【答案】C

【例4－2】（多项选择题）在用友软件中，下列关于凭证审核和记账的操作，说法错误的是（　）。

A．凭证审核需要先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行

B．凭证只能逐张审核，不能成批审核

C．记账操作每月可以多次进行

D．上月未记账，本月同样可以记账

【答案】BD

三、记账

在电算化环境下，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。

会计电算化中的记账有以下特点：

（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记。

①根据收付记账凭证，登记现金日记账和银行存款日记账；

②根据记账凭证，登记明细分类账；

③根据记账凭证，汇总、编制科目汇总表；

④根据科目汇总表，登记总账。

（2）同时登记总账、明细账和日记账。

（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做记账标记，不产生新的会计核算数据。

【例4－3】（单项选择题）关于记账操作，下列说法错误的是（　）。

A．记账工作由计算机自动进行数据记录

B．记账一般采用向导方式，使记账过程更加准确

C．未经审核的凭据也可以记账

D．第一次记账时，若期初余额试算不平衡，则不能记账

【答案】C

四、结账和编制会计报表

手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂；会计电算化核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户与报表的数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在短时间内同时自动完成。

（一）结账要求

结账工作需要注意的事项：

（1）由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的错误操作。

（2）结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。

若结账条件不满足，则退出本模块，检查本月份输入的会计凭证是否全部登记入账，只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才允许结转本月份的账。与记账不同的是，一个月可以记账数次，而只能结账一次。

（3）结账必须逐月进行，上月未结账也不允许结本月的账。若结账成功，则做月结标识，之后不能再输入该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的查核调整。

（4）年底结账，则系统自动产生下年度的空白数据文件（即数据结构文件，包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额等文件），并结转年度余额。同时自动对固定资产等会计文件做跨年度连续使用的处理。

（5）跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度1月份的凭证。单位可以根据具体情况，将结账环境设置为：在上年未结账的情况下，不允许输入本月的凭证。

（6）结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。

【例4－4】（多项选择题）结账前要进行的检查包括（　）。

A．检查本月业务是否全部记账，有未记账凭据不能结账

B．月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账

C．检查本月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能结账

D．核对总账与明细账、主体账与辅助账。总账系统和其他子系统的数据是否达到一致，如果不一致，则不能结账

【答案】ABCD

（二）编制会计报表的要求

会计报表作为单位财务状况、经营成果中现金流量的综合反映，是在日常核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格、数字及附带的文字说明来提供会计资料。由于企业会计资料的使用者众多不一，企业外部有企业的上级主管部门和国家经济管理部门、企业的投资者和债权人等，企业内部有企业的管理层和企业内部的各个职能部门，不同的使用者对会计资料有不同的要求，因此财会部门提供的会计资料就要采取不同的格式反映不同的内容，从而形成相应的会计报表。

（1）会计报表按不同标准划分不同的种类。会计报表按报送对象分，可以分为外部报表和内部报表；按照编制日期分，可以分为月报表、季报表和年报表等定期编制的报表和企业为某种特殊需要编制的一次性报表；按报表的编制单位分，可以分为单位会计报表（独立核算单位编制的报表）和汇总会计报表（集团公司或上级主管部门编制的报表）；按报表的结构分，又可以分成简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。

（2）根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目，各项目的数据来源，表内和表间的数据运算和勾稽关系等等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。

第二节　账务处理模块基本操作

账务处理模块是会计软件的核心模块，通过此模块可进行系统初始化、日常业务处理、结账和编制会计报表等工作。

一、系统初始化

（一）系统管理

系统管理是会计信息系统运行的基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其他相关的基础数据，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配功能权限。具体包括以下几个方面：账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理等。

1．启动与注册系统管理

系统只允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员（admin）的身份；二是以账套主管的身份。

（1）以系统管理员的身份注册系统管理。

系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。

（2）以账套主管的身份注册系统管理。

账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。

【例4－1】以系统管理员的身份启动并注册系统管理。

操作步骤：

（1）执行“开始→程序→会计从业资格无纸化考试→系统管理”命令，进入“会计从业资格无纸化考试［系统管理］”窗口。

（2）执行“系统→注册”命令，打开“注册［控制台］”对话框。

（3）输入用户名：admin；密码：（空）。如图4－1所示。

图4－1　注册系统管理

（4）单击“确定”按钮，以系统管理员身份注册进入系统管理。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－1．htm”。

2．建立企业核算账套

建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：

（1）账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。

由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。

账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。

账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。

账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。

（2）核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通信方式等。

（3）账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。

行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。

编码方案，又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数。

【例4－2】建立账套。

（1）账套信息

账套号：800；账套名称：阳光有限责任公司；采用默认账套路径；启用会计期：2011年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。

（2）单位信息

单位名称：阳光有限责任公司；单位简称：阳光公司。

（3）核算类型

该企业的记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计准则；账套主管为demo；按行业性质预置科目。

（4）基础信息

该企业有外币核算，进行经济业务处理时，不需要对存货、客户、供应商进行分类。

（5）分类编码方案

科目编码级次：4222

其他：默认

（6）数据精度

该企业对存货数量、单价小数位定为2。

（7）系统启用

“总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。

操作步骤：

（1）执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。

（2）输入账套信息，如图4－2所示。

图4－2　创建账套——账套信息

（3）单击“下一步”按钮，输入单位信息，如图4－3所示。

（4）单击“下一步”按钮，输入核算类型，如图4－4所示。

图4－3　创建账套——单位信息

图4－4　创建账套——核算类型

（5）单击“下一步”按钮，确定基础信息，如图4－5所示。

图4－5　创建账套——基础信息

（6）单击“下一步”按钮，确定业务流程，全部采用默认的标准流程，单击“完成”按钮，弹出系统提示，“可以创建账套了吗？”

（7）单击“是”按钮，稍候，确定分类编码方案，如图4－6所示。

图4－6　创建账套——分类编码方案

（8）单击“确认”按钮，定义数据精度，如图4－7所示。

图4－7　创建账套——数据精度定义

（9）单击“确认”按钮，系统弹出“创建账套｛阳光有限责任公司：［333］｝成功”。信息提示框，单击“确定”按钮，系统提示“是否立即启账套？”，单击“是”按钮，打开“系统启用”对话框。

（10）选中“GL—总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2011年1月1日”，如图4－8所示。

（11）单击“确定”按钮，单击“是”按钮，单击“退出”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－2．htm”。

图4－8　创建账套——系统启用

3．增加操作员

操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。

【例4－3】增加如下操作员。

操作步骤：

（1）执行“权限→操作员”命令，进入“操作员管理”窗口。窗口中显示系统预设的几位操作员：demo，SYSTEM和UFSOFT。

（2）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。

（3）输入数据。编号：201；姓名：陈力；口令：1；确认口令：1。如图4－9所示。

图4－9　增加操作员

（4）单击“增加”按钮，输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－3．htm”。

注意事项：

①只有系统管理员才有权限设置操作员；

②操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复；

③所设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。

4．分配权限

系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限。所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权；而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。

【例4－4】分配权限。

（1）陈力——账套主管，具有系统所有模块的全部权限。

（2）马方——会计，具有“总账”“财务报表”的全部权限。

操作步骤：

（1）执行“权限→权限”命令，进入“操作员权限”窗口。

（2）选择001账套；2011年度。

（3）从操作员列表中选择陈力，选中“账套主管”复选框，系统弹出“设置操作员：［201］账套主管权限吗？”，单击“是”按钮。

（4）选择“马方”，单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加权限”对话框，双击“总账、财务报表”权限，如图4－10所示。

图4－10　分配权限

（5）单击“确定”按钮。

操作演示：

参见光盘中，“操作演示＼4－4．htm”。

注意事项：

①一个账套可以设定多个账套主管；

②账套主管自动拥有该账套的所有权限。

（二）基础设置

基础档案是指系统运行必需的基础数据。基础档案的设置包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、外币及汇率、会计科目、凭证类别、期初余额等。

1．启动并注册企业门户

【例4－5】以账套主管的身份注册信息门户。

用户名“101”；密码为空；账套“［900］电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011－01－01”。

操作步骤：

（1）执行“开始→程序→会计从业资格无纸化考试→信息门户”命令，打开“注册［控制台］”对话框。

（2）输入或选择数据。用户名“101”；密码为空；账套“［900］电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011－01－01”，如图4－11所示。

图4－11　注册企业门户

（3）单击“确定”按钮。进入会计从业资格无纸化考试软件。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－5．htm”。

2．设置部门档案

部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位。设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入部门相关信息。部门档案中包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。

【例4－6】设置部门档案。

操作步骤：

（1）执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。

（2）在“部门档案”窗口中，单击“增加”按钮。

（3）输入数据。如图4－12所示。

（4）单击“保存”按钮。

图4－12　设置部门档案

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－6．htm”。

3．设置职员档案

职员档案主要用于记录本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。职员档案包括职员编号、姓名、所属部门及职员属性等。

【例4－7】设置职员档案。

操作步骤：

（1）执行“基础档案→机构设置→职员档案”命令，打开“职员档案”窗口。

（2）单击“增加”按钮。

（3）输入职员信息，如图4－13所示。

图4－13　设置职员档案

（4）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－7．htm”。

4．设置客户档案

企业如果需要进行往来管理，就必须建立客户档案。建立客户档案直接关系到企业对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。客户档案中包含了客户的基本信息、联系信息、信用信息和其他信息。如果用户设置了客户分类，客户档案必须在末级客户分类中设置，如果未进行客户分类，客户档案则应在客户分类的“无分类”项下设置客户档案。

客户档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

【例4－8】设置客户档案。

操作步骤：

（1）执行“基础档案→往来单位→客户档案”命令，打开“客户档案”窗口。

（2）在“客户档案”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加客户档案”对话框。

（3）输入客户档案信息，如图4－14所示。

图4－14　设置客户档案

（4）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－8．htm”。

5．设置供应商档案

企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。如果用户设置了供应商分类，供应商档案必须在末级供应商分类中设置，如果未进行供应商分类，供应商档案则应在供应商分类的“无分类”项下设置供应商档案。

供应商档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

【例4－9】设置供应商档案。

操作步骤：

（1）执行“基础档案→往来单位→供应商档案”命令，打开“供应商档案”窗口。

（2）在“供应商档案”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加供应商档案”对话框。

（3）输入供应商档案信息，如图4－15所示。

图4－15　设置供应商档案

（4）单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－9．htm。”

6．设置外币及汇率

如果企业业务结算涉及外币，那么在“填制凭证”中所用的外币及汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。

【例4－10】设置外币及汇率。

币符：EUR；币名：欧元；1月份记账汇率为9．6。

操作步骤：

（1）执行“基础档案→财务→外币设置”命令，打开“外币设置”窗口。

（2）在“外币设置”窗口中，输入数据。币符：EUR；币名：欧元。

（3）单击“确认”按钮。

（4）在“2011年1月的记账汇率”栏中输入9．6，按回车确认，如图4－16所示。

图4－16　设置外币种类及汇率

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－10．htm”。

7．设置会计科目

会计科目设置的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理。财会人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系。会计科目设置的内容如下。

（1）科目编码。科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。其中，各级科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。

（2）科目名称。科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。科目中文名称和英文名称不能同时为空。

（3）科目类型。科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为资产、负债、所有者权益、成本、损益。

（4）账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式4种账页格式供选择。

（5）助记码。用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记码不必唯一，可以重复。

（6）科目性质（余额方面）。增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。

（7）辅助核算。也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算5种专项核算功能供选择。

（8）银行账、日记账核算。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

（9）外币核算。用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。

（10）数量核算。用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。

【例4－11】设置会计科目。

操作步骤：

（1）执行“基础设置→财务→会计科目”命令，进入“会计科目”窗口，显示所有“按新会计制度”预置的科目。

（2）单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”窗口。

（3）输入明细科目相关内容。

（4）输入编码“100203”，科目名称“中行存款”；选择“日记账”“银行账”，选择“外币核算”选项，选择币种“美元”，如图4－17所示。

图4－17　设置会计科目

（5）单击“确定”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－11．htm”。

8．设置凭证类别

许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。通常，系统提供五种常用分类方式选择：

①记账凭证；

②收款、付款、转账凭证；

③现金、银行、转账凭证；

④现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；

⑤自定义凭证类别。

某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：

①借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；

②贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；

③凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；

④凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；

⑤无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

【例4－12】设置凭证类别。

操作步骤：

（1）执行“基础档案→财务→凭证类别”命令，打开“凭证类别预制”对话框。

（2）单击“收款凭证 付款凭证 转账凭证”单选按钮。如图4－18所示。

图4－18　设置凭证类别——选择凭证类别

（3）单击“确定”按钮，进入“凭证类别”窗口。

（4）单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”，在“限制科目”栏输入“1001，1002”。

（5）同理，设置付款凭证的限制类型“贷方必有”，限制科目“1001，1002”；转账凭证的限制类型“凭证必无”，限制科目“1001，1002”。如图4－19所示。

（6）设置完后，单击“退出”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－12．htm”。

图4－19　设置凭证类别——设置限制类型及科目

注意事项：

由于900账套中事先设置了凭证类别，因此，设置凭证类别操作在900账套中不能进行练习，相关操作可参见设置凭证类别的视频演示。

9．输入期初余额

在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，且不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数；若企业是年中建账，而又希望查询结果全面反映全年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

期初余额的录入分两部分：无辅助核算科目期初余额录入和有辅助核算科目期初余额录入。

（1）无辅助核算科目期初余额录入。

余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入外币余额。若期初余额有外币余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。

（2）有辅助核算科目期初余额录入。

在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。

期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

【例4－13】1221其他应收款　　借4000

2241其他应付款　　贷4000

操作步骤：

（1）执行“总账→设置→期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。

（2）双击“其他应收款”的期初余额栏，输入其他应收款的明细余额信息。如图4－20所示，单击保存按钮。

图4－20　输入期初余额

（3）双击“其他应付款”的期初余额栏，输入贷方期初余额4000。

（4）单击“试算”按钮，进行试算平衡。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－13．htm”。

二、日常账务处理操作

在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常及期末业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。

1．重新注册企业门户

【例4－14】以会计王娟的身份重新注册企业门户。

用户名：“102”；密码为空；账套：“900电算化考试练习账套”；会计年度：“2011”；日期：“2011－01－31”。

操作步骤：

（1）执行“文件→重新注册”命令。

（2）输入相关信息，如图4－21所示。用户名“102”；密码为空；账套“900电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011－01－31”。

图4－21　重新注册

（3）单击“确定”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－14．htm”。

2．填制凭证

在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段的用户，则比较适合采用后一种处理方式。

通常，一张凭证可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不能把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。

凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。

（1）凭证头：反映凭证编号和制单日期等内容。

凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。如果没有设置凭证类别，则此处为空。此后，系统将自动生成凭证编号。

凭证编号：在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。在凭证编号方式为“手工编号”模式下，则可以手工录入凭证编号。

制单日期：系统自动进入账务处理系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。

附单据数：本张记账凭证应附的原始凭证的张数。

（2）凭证体：输入本张凭证的分录信息，包括摘要、科目、借贷方向、发生金额等内容。

摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。

科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以参照输入。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。

辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。

如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”“单价”。系统根据“数量×单价”自动计算出金额。

若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”“票号”及“发生日期”。输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。

金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

【例4－15】填制如下凭证。

1月10日，管理部招待客户，消费3000元，以转账支票支付，票号ZP101。

摘要：招待客户

付款凭证：

操作步骤：

（1）执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

（2）单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

（3）选择凭证类型“转账凭证”；输入制单日期“2011/01/10”。

（4）输入摘要“招待客户”；输入借方科目“660203”，选择辅助核算部门“管理部”，输入借方金额“3000”，回车，摘要自动带到下一行。

（5）输入贷方科目“100201”，选择结算方式“转账支票”并输入票号“ZP101”，输入贷方金额“3 000”或按“＝”键。

（6）单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框，如图4－22所示。

图4－22　填制记账凭证

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－15．htm”。

注意事项：

①凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

②正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

③科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。

④金额不能为零；红字以“－”号表示。

⑤可按“＝”键，取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

3．修改凭证

虽然在凭证录入环节系统提供了多种确保凭证输入正确的控制措施，但仍然避免不了发生错误。为此，系统提供了凭证修改功能，但仅限于对已输入未审核状态的凭证。

修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向增删分录等，凭证类别不能修改。

未经审核的错误凭证可直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再修改。

【例4－16】修改记账凭证。

将上张凭证中“管理费用——招待费”科目的辅助核算部门改为“采购部”，借贷方金额修改为“4000”。

操作步骤：

（1）执行“总账→凭证→填制凭证”，进入“填制凭证”窗口。

（2）单击“首张、上张、下张、末张”按钮，找到要修改的凭证。

（3）修改凭证的基本信息（如金额等），将光标放在要修改的位置就可以直接修改，这里将借贷方金额修改为4000。

（4）修改凭证的辅助项信息，首先选中有辅助核算的“管理费用——招待费”科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，双击鼠标，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改部门为“采购部”，单击“确认”按钮。

（5）单击“保存”按钮，保存相关信息，如图4－23所示。

图4－23　修改凭证

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－16．htm”。

4．查询凭证

总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能，具体体现在：

（1）丰富灵活的查询条件。

既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目等辅助查询条件。各查询条件也可组合设置。

（2）联查明细账、辅助明细及原始单据。

当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。

【例4－17】查询记账凭证。

查询2011年1月“收0001号”记账凭证并显示。

操作步骤：

（1）执行“总账→凭证→查询凭证”，打开“凭证查询”对话框。

（2）选择“收款凭证”凭证类别，输入凭证号“0001”。

（3）单击“辅助条件”按钮，可输入更多辅助查询条件，如图4－24所示。

图4－24　查询凭证——输入查询条件

（4）单击“确认”按钮，进入“凭证查询”的凭证列表窗口。

（5）双击要查询的凭证或单击“确定”按钮，进入“查询凭证”的凭证窗口。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－17．htm”。

5．审核凭证

为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。

【例4－18】审核已填制的记账凭证。

操作步骤：

以账套主管赵伟的身份重新注册信息门户。用户名“101”；密码为空；账套“900”；会计年度“2011”；日期“2011－01－31”。

（1）执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。

（2）输入查询条件，可采用默认值。

（3）单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

（4）双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。

（5）检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名，如图4－25所示。

图4－25　审核凭证

（6）单击“下张”按钮，对其他凭证签字。或执行“审核→成批审核签字”命令，将其他凭证成批审核。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－18．htm”。

注意事项：

①所有填制的凭证必须经过审核；

②审核人必须具有审核权；

③审核人和制单人不能是同一个人；

④凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核；

⑤凭证可以单张审核也可以成批审核。

6．记账

计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。

系统记账过程：

（1）选择记账凭证。即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击“全选”按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1－9”表示对该类别第1～9号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。

（2）记账报告。系统自动记账前，需要相应的检查，检查完成后，系统显示记账报告，呈现检验的结果，如期初余额不平、凭证未审核或出纳未签字等。

（3）记账。记账之前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据，一旦记账过程异常中断，可以利用这个备份将系统恢复到记账前状态。

【例4－19】将已审核凭证全部记账。

操作步骤：

（1）执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。

（2）第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证，如图4－26所示。

（3）单击“下一步”按钮。

（4）第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。

（5）第三步记账，单击“记账”按钮，打开“初期试算平衡表”对话框，如图4－27所示。

（6）单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。

（7）单击“确定”，记账完毕。

图4－26　记账——选择凭证

图4－27　记账——期初试算平衡表

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－19．htm”。

注意事项：

①第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账；

②上月未记账，本月不能记账；

③未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围；

④每月可多次记账。

7．查询账簿

查询账簿包括基本账簿查询和辅助账簿查询。

（1）基本账簿查询。

基本账簿查询包括总账、余额表、明细账、日记账的账簿查询。

打开“总账→账簿查询”菜单，可查询总账、余额表、明细账等账簿。

打开“现金→现金管理→日记账”菜单，可查询现金日记账和银行存款日记账。

（2）辅助账簿查询。

辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、客户往来和供应商往来的总账、明细账查询输出。

打开“总账→辅助查询”菜单，可查询个人往来、部门核算辅助账。

打开“往来→辅助”菜单，可查询客户往来、供应商往来辅助账。

【例4－20】查询“1403原材料”总账，然后联查明细账。

操作步骤：

（1）执行“总账→账簿查询→总账”命令，打开“总账查询条件”对话框。

（2）输入查询科目“1403”。

（3）单击“确认”按钮，进入“总账”窗口，如图4－28所示。

图4－28　查询总账

（4）单击“本月合计”行，单击“明细”按钮，查看明细账信息。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－20．htm”。

三、结账

通用账务处理子系统都设有结账功能。根据有关会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。计算机的结账工作也应按此办理，稍有不同的是，计算机每次记账时均已结出各科目的发生额和余额，因此结账工作主要是计算机控制系统改变某些状态，确定本月的数据已处理完毕，不再增加新的凭证。

结账工作应由具有结账权的人员进行。由于结账工作比较重要，应该确定专人进行结账工作。

通用账务系统结账工作的一般处理步骤：

（1）停止本月的记账工作。

（2）进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。

（3）进行试算平衡。

（4）将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。

期末结账时应注意的问题：

（1）各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。

（2）当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证。

（3）上月未结账，本月无法结账。

（4）每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份。

【例4－21】对本账套进行结账。

操作步骤：

（1）执行“总账→期末→结账”命令，进入“结账”窗口。

（2）单击要结账月份“2011．01”。

（3）单击“下一步”按钮。单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。

（4）单击“下一步”按钮，系统显示“01月工作报告”，如图4－29所示。

图4－29　结账——显示工作报告

（5）查看工作报告后，单击“下一步”按钮。

（6）单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－21．htm”。

注意事项：

在启用多个系统的基础上，必须先对应收应付系统、工资系统、固定资产系统结账，总账系统最后结账。因此，总账结账操作在900账套中不能进行练习，相关操作可参见结账视频演示。

四、编制会计报表

会计报表是综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量信息的书面文件，是企业经营活动的总结。作为企业财务会计报告核心内容的会计报表，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供了最为重要的会计信息，有利于报表使用者进行管理和决策。

报表系统的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。

（一）财务报表编制概述

1．格式状态和数据状态

报表编制分为两大部分来处理，即报表定义及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。

（1）格式状态。在报表格式状态下进行有关格式和公式设计的操作，报表格式如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，也可进行报表公式的设计，如单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式等。

（2）数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

2．单元

单元是组成报表的最小单位。单元名称有所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。UFO的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。

（1）数值单元用于存放报表的数值型数据。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。

（2）字符单元用于存放报表的字符型数据。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。

（3）表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

3．表页

一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。

4．关键字

关键字是可以引起报表数据发生变化的项目。共有六种关键字，它们是“单位名称”“单位编号”“年”“季”“月”“日”，除此之外，还可自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。

关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每张报表可以定义多个关键字。

5．函数

企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是通过函数实现的。

（1）自账簿取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：

函数名（“科目编码”，会计期间，［方向］，［账套号］，［会计年度］，［编码1］，［编码2］）

①科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来；

②会计期间可以是“年”“季”“月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字；

③方向即“借”或“贷”，可以省略；

④账套号为数字；

⑤会计年度即数据取数的年度，可以省略；

⑥编码1和编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。

账务取数函数主要有：

（2）自本表页取数的函数，主要有以下几个：

数据合计：　　PTOTAL（　）

平均值：　　　PAVG（　）

最大值：　　　PMAX（　）

最小值：　　　PMIN（　）

（3）自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT（　）函数从本表其他表页取数。

（4）自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用“报表［．REP］→单元”的格式指定要取数的某张报表的单元。

（二）启动财务报表

【例4－22】启动财务报表，并新建一张空白表。

操作步骤：

（1）执行“财务报表”命令，单击“确定”按钮，再单击“关闭”按钮，进入财务报表系统。

（2）执行“文件→新建”命令，单击“确定”按钮，建立一张空白报表，报表名默认为“report1”，如图4－30所示。

图4－30　新建财务报表

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－22．htm”。

（三）新建财务报表

【例4－23】调用报表模板，行业“一般企业（2007年新会计准则）”，报表类型“利润表”，将报表以表名“利润表－2007新准则．rep”，保存在指定文件夹下。

操作步骤：

（1）执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。

（2）选择您所在的行业“一般企业（2007新会计准则）”，财务报表“资产负债表”。

（3）单击“确认”按钮，弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”提示框。

（4）单击“确定”按钮，即可打开“资产负债表”模板，如图4－31所示。

图4－31　调用模板新建报表

（5）单击“保存”按钮，在指定的文件夹输入报表文件名“资产负债表．rep”，再单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－23．htm”。

（四）定义报表格式

报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸；定义报表行高列宽；画表格线；定义组合单元；输入表头、表体、表尾内容；定义显示风格；定义单元属性；设置关键字等。

报表定义需要在“格式”状态下进行。

1．设置报表尺寸

设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。

2．定义组合单元

有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。

3．画表格线

报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要画上表格线。

4．输入报表项目

报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。

5．定义报表行高和列宽

如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。

提示：行高、列宽的单位为mm。

6．设置单元风格

单元风格主要是指单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。

7．设置关键字

关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。

8．调整关键字位置

如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。

关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为像素。

【例4－24】定义如下报表格式。

固定资产状况表

说明：年、月、日设置为关键字。

操作步骤：

（1）在“格式”状态下，执行“格式→表尺寸”命令，设报表为6行3列。

（2）执行“格式→组合单元”命令，单击“按行组合”，报表第一行单元格合并。

（3）执行“格式→区域画线”命令，将A3：C6区域画线。

（4）执行“格式→行高、列宽”命令，将第一行行高设置7mm，A～C列列宽为30mm。

（5）输入报表项目。

（6）执行“格式→单元属性”命令，将标题行文字居中并设置为黑体4号字。

（7）执行“数据→关键字→设置”命令，在B2单元格分别设置年、月、日关键字。

（8）执行“数据→关键字→偏移”命令，设置年、月关键字的偏移量分别为－60，－30。

（9）单击“保存”按钮，将报表保存到指定文件夹下，如图4－32所示。

图4－32　定义报表格式

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－24．htm”。

（五）定义报表公式

报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为“单元公式”。定义计算公式就是指明报表中的数据来源。因此定义报表的计算公式是自动生成报表数据的基础。计算公式输入即可直接输入，也可引导输入。

【例4－25】定义如下报表公式。

固定资产期初数＝QC（“1601”，月）

固定资产期末数＝QM（“1601”，月）

累计折旧期初数＝QC（“1602”，月）

累计折旧期末数＝QM（“1602”，月）

净值期初数＝固定资产期初数－累计折旧期初数

净值期末数＝固定资产期末数－累计折旧期末数

操作步骤：

（1）在“格式”状态下，选定被定义单元“B4”，即“固定资产”期初数。

（2）单击“fx”按钮，打开“定义公式”对话框。

（3）单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”对话框。

（4）在函数分类列表框中选择“用友账务函数”，在右边的函数名列表中选中“期初（QC）”，如图4－33所示。

图4－33　引导输入计算公式——选择函数

（5）单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框。

（6）单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框。

（7）修改科目编码“2001”，如图4－34所示，单击“确定”按钮，返回“用友账务函数”对话框。

（8）单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，单击“确认”按钮。

（9）根据资料，直接或引导输入其他单元公式，如图4－35所示。

图4－34　引导输入计算公式——确定科目

图4－35　定义计算公式

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－25．htm”。

注意事项：

①单元公式即计算公式，决定着报表中数据的来源。因此，单元公式必须设置，而后面提到的审核公式和舍位平衡公式不是必须设置的，用户可根据需要设置。

②单元公式中涉及的符号均为英文半角字符。

③单击“fx”按钮或双击某公式单元或按“＝”键，都可打开“定义公式”对话框。

④如果用户对公式使用不熟练，可以采用引导输入。

（六）编制报表

报表数据处理包括生成报表数据、报表审核、报表舍位平衡、表页管理等内容。报表数据处理需要在数据状态下进行。生成报表数据主要是通过报表系统的计算功能，利用前面设置的报表计算公式对报表数据进行自动的运算。生成报表数据分成两步：一是输入关键字；二是表页重算。

【例4－26】输入关键字“2011年1月31日”，生成固定资产状况表数据。

操作步骤：

（1）在“数据”状态下，单击第1张表页，执行“数据→关键字→录入”命令，打开“录入关键字”对话框。

（2）输入年“2011”，月“01”，日“31”，如图4－36所示。

图4－36　录入关键字

（3）单击“确认”按钮，弹出“是否重算第1页？”对话框。

（4）单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算01月份数据，如图4－37所示。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－26．htm”。

图4－37　生成报表数据

（七）调用报表模板生成报表

财务报表系统中一般都预置了分行业的常用会计报表格式，称为报表模板，企业可以以系统提供的报表模板为基础，实现财务报告的快速编制。

财务报表系统提供的报表模板包含了19个行业的70多张标准财务报表（包括“现金流量表”），还包含用户自定义模板。用户可以根据企业所在行业挑选相应的报表，套用其格式及计算公式。

【例4－27】调用资产负债表模板，输入关键字“2011年1月31日”，生成资产负债表数据。

操作步骤：

调用资产负债表模板。

（1）执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。

（2）选择您所在的行业“一般企业（2007新会计准则）”，财务报表“资产负债表”。

（3）单击“确认”按钮，弹出“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”提示框。

（4）单击“确定”按钮，即可打开“资产负债表”模板。

生成资产负债表数据。

（1）单击左下角“格式”按钮，在数据状态下，执行“数据→关键字→录入”命令。

（2）输入关键字：年“2011”，月“01”，日“31”。单击“确认”按钮，弹出“是否重算第1页？”提示框。

（3）单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算01月份数据，如图4－38所示。

图4－38　生成资产负债表

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－27．htm”。

第三节　应收应付核算

应收/应付账款核算模块主要实现对往来款项进行核算与管理，其日常业务的基本处理流程是：输入赊购、赊销业务的有关单据，记录收付的往来款项，核销往来款项，进行账龄分析，生成与往来账款核算和管理有关的账表。

一、初始设置操作

1．设置往来单位档案

应收/应付款核算模块主要用于核算客户/供应商往来款项，因此，首先必须把往来单位基本信息输入系统，主要是客户/供应商编码和名称，此外，银行账号、联系电话、地址等资料也可以根据需要输入。往来单位档案已经在基础档案中设置完毕。

2．设置付款条件

为处理有现金折扣条件的采购与销售业务，需要进行付款条件的定义。付款条件一般用“2/10，1/20，n/30”的形式表示，其含义是：10天内付款给予2％的折扣，20天内付款给予1％的折扣，30天内付款不给折扣。付款条件定义的内容有折扣有效期限、对应的折扣率、应收账款的到期天数。

【例4－28】设置付款条件。

编码：02

付款条件：4/5、2/15、n/30

操作步骤：

（1）执行“基础设置→收付结算→付款条件”命令，打开“付款条件”对话框。

（2）单击“增加”按钮，输入付款条件编码“02”，信用天数“30”，按资料输入优惠天数及优惠率，如图4－39所示。

图4－39　设置付款条件

（3）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－28．htm”。

3．输入应收应付期初数据

使用应收账款核算模块前，要将启用时未结算完的所有往来单位的应收/应付/预收/预付款等数据录入计算机，便于以后使用中进行核销处理。

【例4－29】输入期初采购专用发票。

2010年12月15日，采购部收到浩天公司开具的专用发票一张，发票号为1111，商品为甲材料，数量500kg，单价80元，增值税税率17％，货物在途，发票到期日为2011年1月31日。

操作步骤：

（1）执行“采购→采购发票”命令，打开“销售发票”对话框。

（2）单击“增加”按钮右侧的下箭头，选择“专用发票”，按资料输入发票信息，如图4－40所示。

图4－40　输入期初采购发票

（3）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－29．htm”。

注意事项：

由于应收应付系统已经进行日常业务处理，因此，输入期初采购发票操作在900账套中不能进行练习，相关操作可参见输入期初采购发票的视频演示。

二、日常使用操作

应付系统的日常业务主要包括输入采购发票、输入付款单、采购核销和应付账表查询；应收系统的日常业务主要包括输入销售发票、输入收款单、销售核销和应收账表查询。由于应收和应付系统日常业务非常相似，此处只介绍应收系统的日常业务处理。

1．输入销售发票

销售开票是销售业务的重要环节，它是销售收入的确认、销售成本计算、应交销售税金确认和应收账款确认的依据。销售发票是指给客户开具的增值税专用发票、普通发票及其所附清单等原始销售票据，一般包括产品或服务的说明、客户名称地址，以及货物的名称、单价、数量、总价、税额等资料。应付系统需填制采购发票。

【例4－30】输入销售专用发票。

2011年1月10日，销售部向元祥公司销售B产品，数量100件，无税单价300元，货物从成品库发出，企业开出专用发票一张，发票号为1234，增值税税率17％，销售类型为普通销售，发票到期日2011年1月31日。

操作步骤：

（1）执行“销售→销售发票”命令，打开“付款条件”对话框。

（2）单击“增加”按钮右侧的下箭头，选择“专用发票”，按资料输入发票信息，如图4－41所示。

图4－41　输入销售专用发票

（3）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－30．htm”。

2．输入收款单

应收系统的收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。其中应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、付款单进行核销勾对。应付系统需填制付款单。

【例4－31】输入收款单。

2011年1月11日，销售部收到元祥公司的转账支票一张，票号为ZP106，为支付购买B产品的款项，金额合计为35100元。

操作步骤：

（1）执行“销售→客户往来→收款结算”命令，进入“收款单”窗口。

（2）选择客户“元祥公司”。

（3）单击“增加”按钮。输入结算日期“2011－01－11”；结算方式“转支票”；金额“35100”。

（4）单击“保存”按钮，如图4－42所示。

图4－42　输入收款单

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－31．htm”。

3．往来核销

销售核销就是确定收款单与销售发票之间对应关系的操作，即指明每一次收款收的是哪几笔销售业务款项。核销时，一般可以一张发票对应一张收款单分次核销，也可以一张发票一次对应多张收款单核销，一张收款单一次对应多张发票核销，或多张发票对应多张收款单核销。核销分自动核销和手工核销两种方式。自动核销是用户指定核销条件后，系统根据核销条件（主要是往来单位、金额）自动选择匹配的单据进行核销。手工核销是指由用户确定收款单和应收单匹配关系进行核销。

采购核销就是确定付款单与采购发票之间对应关系的操作，即指明每一次付款付的是哪几笔采购业务款项。

【例4－32】将客户为“元祥公司”，金额为35100元的收款单与相同金额的销售发票进行核销。

操作步骤：

（1）执行“销售→客户往来→收款结算”命令，进入“收款单”窗口。

（2）选择客户“元祥公司”。单击“上张”或“下张”按钮找到要核销的收款单。

（3）单击“核销”按钮。

（4）在表体中找到与收款单对应的发票，在本次结算栏中输入“35100”，如图4－43所示。

图4－43　销售核销

（5）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－32．htm”。

4．应收应付账表查询

应收系统查询的账表主要包括客户往来余额表、客户往来明细账、客户对账单、应收账龄分析表、应收账款预警表等。

应付系统查询的账表主要包括供应商往来余额表、供应商往来明细账、供应商对账单、应付账龄分析表、应付账款预警表等。

【例4－33】查询全部客户的客户往来余额表。

操作步骤：

（1）执行“销售→客户往来账表→客户往来余额表”命令，打开“应收查询条件”对话框。

（2）单击“确认”按钮，显示客户往来余额表，如图4－44所示。

图4－44　查询客户往来余额表

（3）单击“退出”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－33．htm”。

第四节　工资核算

工资是企业职工薪酬的重要组成部分，也是产品成本的计算内容，是企业进行各种费用计提的基础。工资核算的任务是以职工个人的工资原始数据为基础，计算应发工资、扣款和实发工资等，编制工资结算单；按部门和人员类别进行汇总，进行个人所得税计算；提供对工资相关数据的多种方式的查询和分析；进行工资费用分配与计提，并实现自动转账处理。

一、初始设置操作

1．设置部门档案

部门资料是会计核算软件各核算模块都可能使用到的基础信息，并不仅用于工资核算模块。建立部门档案就是输入企业各部门的部门编码和部门名称等信息，以便分部门进行工资汇总计算，产生工资发放表和部门工资汇总表。部门档案的设置在基础设置中完成。

2．设置工资类别

在工资管理中，如果单位存在按周或每月多次发放工资，或者存在多种不同类别的人员，每一类人员的工资发放项目不同，计算公式亦不同，但又需要进行统一工资核算管理的情况，则可以通过建立不同的工资类别，实现多个类别的核算。例如，某企业正式职工和临时职工工资组成项目不同，需要进行不同的工资核算，则可以设置正式职工和临时职工两个工资类别。

设置工资类别、人员类别、部门档案、工资项目等内容时，需关闭工资类别。设置工资项目计算公式，设置人员档案、输入工资数据、定义工资转账关系、工资计算、设置所得税基数、工资费用分配等操作，需要在打开某一工资类别下进行。

【例4－34】设置工资类别。

类别名称：临时人员，部门只包括生产部。

操作步骤：

（1）执行“工资→工资类别→新建工资类别”命令，打开“新建工资类别”对话框。

图4－45　建立工资类别

（2）在文本框中输入工资类别“正式人员”，单击“下一步”按钮。

（3）单击“选择全部部门”按钮，如图4－45所示。

（4）单击“完成”按钮，弹出系统提示“是否以2010－01－31为当前工资类别的启用日期？”，单击“是”按钮返回。

（5）执行“工资→工资类别→关闭工资类别”命令，关闭“临时人员”工资类别。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－34．htm”。

3．设置工资项目

工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、长度、小数和增减项等。系统中有一些固定项目是工资账中必不可少的，包括“应发合计”“扣款合计”“实发合计”等，这些项目不能删除和重命名；其他项目可根据实际情况定义或参照增加，如基本工资、奖励工资、请假天数等。在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目。

【例4－35】设置工资项目。

操作步骤：

（1）执行“工资管理→设置→工资项目设置”命令，打开“工资项目设置”对话框。

（2）单击“增加”按钮，工资项目列表中增加一空行。

（3）单击“工资项目名称”下拉列表框，从下拉列表中选择“事假扣款”工资项目或直接输入“事假扣款”。

（4）双击“类型”栏，单击下拉列表框，从下拉列表中选择“数字”选项。

（5）“长度”采用系统默认值“8”。双击“小数”栏，单击增减器的上三角按钮，将小数设为“2”。

（6）双击“增减项”栏，单击下拉列表框，从下拉列表中选择“增项”选项。

（7）同理，单击“增加”按钮，增加“事假天数”项目，如图4－46所示。

图4－46　设置工资项目

（8）输入完毕，单击“确认”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－35．htm”。

4．设置工资项目的计算公式

设置计算公式就是定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如，缺勤扣款＝基本工资/月工作日×缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。

系统固定的工资项目，如“应发合计”“扣款合计”“实发合计”等的计算公式，系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出，用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。

定义工资项目计算公式要符合逻辑。系统将对公式进行合法性检查，对不符合逻辑的公式，系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序，先得到的数据应先设置公式。

【例4－36】打开“正式人员”工资类别，选择“事假扣款”“事假天数”工资项目，并设置“事假扣款”工资项目的计算公式。事假扣款＝事假天数×50。

操作步骤：

（1）执行“工资类别→打开工资类别”命令，打开“正式人员”工资类别。

（2）执行“工资管理→设置→工资项目设置”命令，打开“工资项目设置”对话框。

（3）单击“工资项目设置”选项卡，单击“增加”按钮，在工资项目列表中增加一空行。

（4）单击“名称参照”下拉列表框，从下拉列表中选择“事假扣款”工资项目，同理选择“事假天数”工资项目，单击“移动”按钮，将选择的工资项目调整到适当位置。

（5）单击“公式设置”选项卡，单击“增加”按钮，在工资项目列表中增加一空行。

（6）单击下拉列表框选择“事假扣款”选项。

（7）在“公式定义”文本框中直接输入公式“事假天数×50”。

（8）单击“公式确认”按钮，如图4－47所示。

图4－47　设置计算公式

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－36．htm”。

5．设置人员档案

人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息。此外，员工的增减变动也必须在本功能中处理。人员档案的操作是针对某个工资类别的，即应先打开相应的工资类别。人员档案管理包括增加/修改/删除人员档案、人员调离与停发处理、查找人员等。

【例4－37】在“正式人员”工资类别下，建立人员档案。

人员编码：102

人员姓名：辛宏

部门名称：管理部

人员类别：管理人员

银行名称：工行上地分理处

银行账号：11111111119

操作步骤：

（1）执行“工资→设置→人员档案”命令，进入“人员档案”窗口。

（2）单击“增加”按钮，打开“人员档案”对话框。

（3）在“基本信息”选项卡中，输入或选择如下人员档案数据，如图4－48所示。

图4－48　设置人员档案

（4）单击“确认”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－37．htm”。

6．输入工资原始数据

在工资系统日常业务处理开始前，将所有人员的每月相对不发生变化的工资项目数据或变化较小工资项目数据录入计算机，作为工资计算的基础数据。

【例4－38】输入员工“辛宏”的工资数据。

基本工资：4 500，岗位工资：4 500。

操作步骤：

（1）执行“工资→业务处理→工资变动”命令，进入“工资变动”窗口。

（2）根据资料输入基本原始数据，如图4－49所示。

图4－49　输入工资原始数据

（3）单击“退出”按钮。弹出信息提示框“是否进行工资计算和汇总”。

（4）单击“否”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－38．htm”。

7．定义工资转账关系

会计核算软件通过事先定义工资转账关系，就可以每月自动分配工资费用，生成转账凭证。定义工资转账关系就是定义工资费用分配的模板，即确定不同类别人员的工资记入不同的费用科目中去。

【例4－39】定义工资转账关系。

计提类型名称：应付工资2

计提比例：100％

操作步骤：

（1）执行“工资→业务处理→工资分摊”命令，打开“工资分摊”对话框。

（2）单击“工资分摊设置”按钮，打开“分摊类型设置”对话框。

（3）单击“增加”按钮，打开“分摊计提比例设置”对话框。

（4）输入计提类型名称“应付工资2”，分摊计提比例“100％”，如图4－50所示。

图4－50　设置工资分摊类型

（5）单击“下一步”按钮，打开“分摊构成设置”对话框。

（6）根据资料，输入“部门名称”“人员类别”“项目”“借贷方科目”等数据，如图4－51所示。

图4－51　设置工资分摊构成

（7）输完后单击“完成”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－39．htm”。

二、日常使用操作

1．输入变动工资数据并进行工资计算

变动工资数据是指考勤数据、产量工时、水电费、房租、病事假扣款等每月发生变化的工资数据。工资计算是根据用户输入的职工工资数据和定义的计算公式。使用工资计算功能，会计核算软件能自动完成工资计算，包括应发工资、扣款合计、实发工资等数据。

【例4－40】员工辛宏请假3天，输入辛宏的考勤数据并进行工资计算与汇总。

操作步骤：

（1）执行“工资→业务处理→工资变动”命令，进入“工资变动”窗口。

（2）输入考勤情况“辛宏请假3天”，如图4－52所示。

图4－52　输入变动工资数据

（3）单击“重新计算”按钮，计算工资数据。

（4）单击“汇总”按钮，汇总工资数据。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－40．htm”。

2．计算个人所得税

鉴于许多企事业单位计算职工工资薪金所得税时的工作量较大，本系统特提供个人所得税的自动计算功能。用户只需自定义所得税率，系统就能自动计算个人所得税。

（1）设置个人所得税税率表。系统内置的计算所得税的算法是以2000元为起征点，按照国家规定的九级超额累进税率计算表经行计算。如果国家的税收政策发生变化，可以修改“基数”“附加费用”和税率计算公式。

（2）计算与申报个人所得税。“个人所得税扣缴申报表”是个人纳税情况的记录，企业每月需要向税务机关上报。工资系统预置了该表中的栏目，并且提供了一些可选栏目供企业选择。系统默认以“实发工资”作为扣税基数，但企业可以自行选择其他工资项目作为扣税标准。

【例4－41】设置个人所得税的计税基数为3000元并重算个人所得税。

操作步骤：

（1）执行“工资→业务处理→扣缴所得税”命令，进入“所得税申报”窗口。

（2）单击“确定”按钮，单击“税率”按钮，输入基数“3000”，如图4－53所示。

（3）单击“确认”按钮，弹出“是否重算个人所得税”提示框。

（4）单击“是”按钮，单击“退出”按钮。

图4－53　设置个人所得税基数

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－41．htm”。

3．工资费用分配

工资费用是生产成本中人工费最主要的部分。工资费用分配是对工资费用进行工资总额的计提计算、分配及各种经费的计提，并编制转账会计凭证，传递到总账系统中。

【例4－42】工资费用分配，并生成记账凭证。

计提类型：应付工资2；核算部门：管理部。

操作步骤：

（1）在“工资分摊”对话框中，选择计提费用类型“应付工资2”。

（2）单击选择“管理部”。

（3）单击选择“明细到工资项目”，如图4－54所示。

图4－54　工资分摊

（4）单击“确定”按钮。

（5）在“应付工资→览表”中，单击选择“合并科目相同、辅助项相同的分录”。

（6）单击“制单”按钮，进入“填制凭证”窗口。

（7）选择凭证类型“转账凭证”。单击“保存”按钮，如图4－55所示。

图4－55　生成凭证

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－42．htm”。

4．工资账表查询

工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资系统提供了各种工资报表。

（1）工资表。工资表包括工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、条件汇总表、条件统计表、条件明细表、工资变动明细表、工资变动汇总表等由系统提供的原始表，主要用于本月工资发放和统计，工资表可以进行修改和重建。

（2）工资分析表。工资分析表是以工资数据为基础，对不同部门、人员类别的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表供决策人员使用。

【例4－43】查询部门工资汇总表。

操作步骤：

（1）执行“工资→统计分析→账表→工资表”命令，打开“工资分摊”对话框。

（2）选择“部分工资汇总表”，单击“查看”按钮。

（3）选择全部部门，单击“确定”按钮，如图4－56所示。

（4）单击“退出”按钮。

图4－56　查询部门工资汇总表

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－43．htm”。

第五节　固定资产核算

固定资产是企业正常生产经营的必要条件，正确管理和核算企业的固定资产，对于保护企业资产完整、保证企业再生产资金来源具有重要意义。固定资产核算模块可以帮助企业进行固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动并输出相应的增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时输出相关的报表和账簿。

一、初始设置操作

1．设置固定资产类别

固定资产的种类繁多，规格不一。要强化固定资产管理、及时准确做好固定资产核算，必须科学地建立固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的固定资产分类方法。

【例4－44】设置固定资产类别。

编码：04；名称：房屋类；净残值率：5％；折旧方法：平均年限法（二）。

操作步骤：

（1）执行“固定资产→设置→资产类别”，进入“类别编码表”窗口。

（2）单击“单张视图”选项卡，单击“增加”按钮。

（3）输入类别名称“房屋类”，净残值率“5％”；选择计提属性“正常计提”，折旧方法“平均年限法（二）”，卡片样式“通用样式”，如图4－57所示。

图4－57　设置固定资产类别

（4）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－44．htm”。

2．设置部门档案

建立部门档案就是输入企业各部门的部门编码和部门名称等信息，以便可以按部门进行折旧费用分配。部门档案的设置在基础设置中完成。

3．输入固定资产原始卡片

固定资产卡片是固定资产核算和管理的基础依据。为保持历史资料的连续性，必须将建账日期以前的数据录入到系统中。原始卡片的录入不要求必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。原始卡片上所记录的资产的开始使用日期一定小于固定资产系统的启用日期。

【例4－45】输入固定资产原始卡片。

操作步骤：

（1）执行“固定资产→卡片→录入原始卡片”命令，进入“资产类别参照”窗口。

（2）选择固定资产类别“03机械类”。如图4－58所示。

图4－58　选择资产类别

（3）单击“确认”按钮，进入“固定资产卡片录入”窗口。

（4）输入固定资产名称“机械类”；双击部门名称选择“生产部”；双击增加方式选择“直接购入”；双击使用状况选择“在用”；输入开始使用日期“2000－12－01”；输入原值“1200000”，累计折旧“600000”；输入可使用年限“20年”。如图4－59所示。

（5）单击“保存”按钮，弹出“数据成功保存”信息提示框。

（6）单击“确定”按钮。

图4－59　输入固定资产原始卡片

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－45．htm”。

二、日常使用操作

1．资产增减

资产增加是指以购进或通过其他方式增加企业资产。资产增加需要输入一张新的固定资产卡片，与固定资产期初输入相对应。资产减少是指资产在使用过程中，由于各种原因（如毁损、出售、盘亏等）退出企业，此时要做资产减少处理，资产减少需输入资产减少卡片并说明减少原因。

【例4－46】2011年1月5日，企业购买了一台打印机。

操作步骤：

（1）执行“固定资产→卡片→资产增加”命令，进入“资产类别参照”窗口。

（2）选择资产类别“02电子设备”。

（3）单击“确认”按钮，进入“固定资产卡片新增”窗口。

（4）输入固定资产名称“打印机”；双击使用部门选择“财务部”；双击增加方式选择“直接购入”；双击使用状况选择“在用”；输入原值“5000”，可使用年限“5年”，开始使用日期“2011－01－05”，如图4－60所示。

图4－60　新增固定资产

（5）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－46．htm”。

2．计提折旧

自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。用户可以根据录入系统的资料，利用系统提供的“折旧计提”功能对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

当开始计提折旧时，系统将自动计提所有资产当期折旧额，并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后，需要进行折旧分配，形成折旧费用。系统除了自动生成折旧清单外，同时还生成折旧分配表，从而完成本期折旧费用登账工作。系统提供的折旧清单显示了所有应计提折旧资产所计提的折旧数据额。折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表。生成折旧分配表由“折旧汇总分配周期”决定，因此，制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。

计提折旧遵循以下原则：

（1）在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计。

（2）若上次计提折旧已制单并传递到总账系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

（3）计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算功能分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。

（4）若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，系统自动中止计提。

（5）资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同。为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定分配到明细部门。不同的单位处理可能不同，因此要在计提折旧后，分配折旧费用时做出选择。

【例4－47】计提本月固定资产折旧，生成记账凭证。

操作步骤：

（1）执行“固定资产→处理→计提本月折旧”命令，弹出“本操作将计提本月折旧，并花费一定时间，是否要继续”提示框。

（2）单击“是”按钮，弹出“是否要查看折旧清单”提示框。

（3）单击“是”按钮，进入“折旧清单窗口”，如图4－61所示。

（4）单击“退出”按钮，进入“折旧分配表”窗口。

（5）单击“凭证”按钮，进入“凭证填制”窗口。

（6）选择凭证类型“转账凭证”。

（7）单击“保存”按钮，如图4－62所示。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－47．htm”。

图4－61　折旧清单

图4－62　生成折旧费用分配凭证

3．资产变动

资产变动包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整和变动单管理等。资产变动要求输入相应的“变动单”来记录资产调整结果。

【例4－48】2011年1月31日，管理部的轿车A转入财务部使用，变动原因是调拨。

操作步骤：

（1）执行“固定资产→卡片→变动单→部门转移”命令，进入“固定资产变动单”窗口。

（2）选择卡片编号“00001”；双击变动后部门选择“财务部”；输入变动原因“调拨”。如图4－63所示。

图4－63　固定资产部门变动

（3）单击“保存”按钮。

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－48．htm”。

4．固定资产账表查询

用户可以通过系统提供的账表管理功能，及时掌握资产的统计，汇总和其他各方面的信息。账表包括账簿、折旧表、统计表、分析表4类。

（1）账簿。系统自动生成的账簿包括（单个）固定资产明细账、（部门、类别）明细账、固定资产登记簿和固定资产总账。这些账簿以不同方式反映了资产变化情况。

（2）折旧表。系统提供了三种折旧表，即（部门）折旧计提汇总表、固定资产表累计折旧表和固定资产折旧计算明细表。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。

（3）统计表。统计表是由于管理资产的需要，按管理目的统计的数据。系统提供了7种统计表，即固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表和役龄资产统计表。

（4）分析表。分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了4种分析表，即价值结构分析表、固定资产使用状况分析表、部门构成分析表和类别构成分析表。

【例4－49】查询固定资产使用状况分析表。

操作步骤：

（1）执行“固定资产→报表→账表管理”命令，进入“固定资产报表”窗口。

（2）单击“分析表”，选择“固定资产使用状况分析表”。

（3）单击“打开”按钮，打开“条件”对话框。

（4）选择期间“2011．01”，单击“确定”按钮，如图4－64所示。

图4－64　查询固定资产使用状况分析表

操作演示：

参见光盘中“操作演示＼4－49．htm”。

章节习题

一、单项选择题

1．在固定资产核算系统中，能够确定固定资产是否计提折旧的数据项是（　）。

A．资产名称

B．资产原值

C．折旧方法

D．使用状态

2．与其他设计模式相比较，独立设计的应收/应付核算最大的特点是（　）。

A．独立设计的应收/应付核算系统侧重于往来业务的总括核算

B．模式设计简单易行

C．独立设计的应收/应付核算系统侧重于往来业务的明细核算

D．主要用来满足中小企业的应收/应付核算

3．在编制记账凭证的过程中，如果一张凭证不满足（　）的原则，计算机会立即给出错误提示。

A．有借必有贷，借贷必相等

B．凭证日期不等于系统当前日期

C．制单未签字

D．附件数必不为零

4．会计核算软件发现已经登账的记账凭证有错误，更正方法正确的是（　）。

A．直接更改错误的记账凭证

B．删除该错误的记账凭证，重新输入一张记账凭证更正

C．采用红字冲销法或者补充凭证法进行更正

D．将错误的记账凭证打印出来，用红笔修改

5．下列不属于会计核算软件功能模块的有（　）。

A．财务分析系统

B．电子商务系统

C．存货核算系统

D．成本核算系统

6．在UFO报表中用于选取其他表页单元数据的函数为（　）。

A．SUM（　）

B．SELE（　）

C．TOTAL（　）

D．RELATION（　）

7．成本核算子系统中，可直接收集的有关业务管理子系统的生产费用数据不包括（　）。

A．工资费用

B．折旧费用

C．原材料费用

D．库存产成品成本

8．下列功能模块中不需要为账务处理系统生成记账凭证的有（　）。

A．应收款核算系统

B．存货核算系统

C．应付款核算系统

D．会计报表系统

9．报表系统中，QM（　）函数的含义是，取（　）数据。

A．期初余额

B．期末余额

C．借方发生额

D．贷方发生额

10．下列报表中不在账务处理系统中编制和输出的是（　）。

A．资金日报表

B．科目汇总表

C．试算平衡表

D．资产负债表

11．简单表格式的四个基本要素中用来描述报表的编制单位名称、编制日期、编制计量单位、报表栏目名称等内容的称为（　）。

A．标题

B．表尾

C．表头

D．表体

12．外币辅助项输入时，汇率可采用（　）。

A．固定汇率

B．浮动汇率

C．变动汇率

D．以上均正确

13．月末结转时将要生成新月份的工资数据表，在该表中需要清零的是（　）。

A．变动数据项

B．固定数据项

C．字符数据项

D．数值数据项

14．下列关于会计核算软件记账功能的说法中不正确的是（　）。

A．总分类账和明细分类账可以在同一功能模块中登记或者在不同功能模块中登记

B．会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能

C．机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额

D．机内总分类账和明细分类账登记时，应当打印出各会计科目的发生额和余额

15．关于记账操作，下列说法中错误的是（　）。

A．计算机自动进行凭证借贷金额校验

B．记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确

C．未经审核的凭证也可记账

D．第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账

16．在通用账务系统中，（　）不仅是计算机进行会计数据处理的依据，而且是通用系统与具体单位的具体业务相关联的纽带。

A．会计科目

B．原始凭证

C．记账凭证

D．转账凭证

17．科目期初余额的录入方法是（　）。

A．一级科目上录入

B．二级科目上录入

C．三级科目上录入

D．末级科目上录入

18．进行月末结账处理，下列描述（　）不正确。

A．结账前应将所有凭证登记入账

B．某月结账后，将不能再输入该月凭证

C．某月结账后，该月不能再记账

D．每月可多次结账

19．报表处理系统的函数QC表示（　）。

A．获取科目发生额

B．获取科目净额

C．获取科目期末余额

D．获取科目期初余额

20．凭证在填制时，设置了诸多自动控制程序，而需要设置才能起到控制作用的是（　）。

A．借贷平衡控制

B．凭证要素完整性控制

C．凭证填制与审核权限控制

D．凭证序时控制

21．在下列工资数据项中不属于独立项的有（　）。

A．交通补贴

B．职务工资

C．奖励工资

D．加班补贴

22．当某一科目设置为个人核算往来核算时，可以再设置（　）。

A．客户往来

B．供应商往来

C．部门核算

D．项目核算

23．一个完整的会计软件系统必定包括（　）功能模块，其他功能模块直接或间接地与它进行联系。

A．报表

B．固定资产

C．账务处理

D．销售处理

24．财务系统的通用性主要取决于是否可以灵活地（　）。

A．设置账套名称

B．设置单位性质

C．设置会计科目

D．设置操作员权限

25．数据备份应该在每个会计期间完成（　）后进行。

A．出纳签字

B．记账

C．审核

D．结账

26．下面是会计数据处理的一般流程，正确的是（　）。

A．会计数据的输入、存储、输出

B．会计数据的输入、存储、处理

C．会计数据的存储、处理、输出

D．会计数据的输入、存储、处理、输出

27．进行数据恢复后，须重新建立的文件是（　）。

A．索引文件

B．随机文件

C．顺序文件

D．磁盘文件

28．已登帐的记帐凭证，若发现错误，（　）直接对该凭证进行修改。

A．审核人员可以

B．不可以

C．可以

D．经批准可以

29．会计报表上的数据如出现错误，应（　）报表数据。

A．直接修改

B．间接修改

C．随意修改

D．禁止修改

30．凭证正文部分必须具有摘要、方向、金额和（　）。

A．数量和单价

B．会计科目

C．单位代码

D．结算方式和票号

31．系统管理员可以（　）。

A．修改会计软件程序

B．使用操作员口令

C．代替操作员进行相应操作

D．更改操作员权限

32．在账务处理系统中，系统管理员有权进行的工作是（　）。

A．分配每个人的工作权限

B．修改每个人的密码

C．增减操作人员

D．代替其他人进行工作

33．在账务处理系统中，只要有凭证审核权，就可以审核（　）。

A．自己输入的凭证

B．任何人输入的凭证

C．自己以外其他人输入的凭证

D．以上全部

34．使用账务处理软件时，正确的工作顺序是（　）。

A．日常处理、月末处理、系统设置

B．系统设置、日常处理、月末处理

C．日常处理、系统设置、月末处理

D．系统设置、月末处理、日常处理

35．表表之间的相互取数是通过（　）实现的。

A．报表汇总

B．表间取数公式

C．块写文件

D．数据修改

36．账务处理系统中，执行了（　）功能后，不能再输入当月凭证。

A．审核

B．记账

C．对账

D．结账

37．使用银行自动对账功能之前，应该进行（　）。

A．录入银行对账单

B．录入企业银行存款日记账

C．进行自动对账

D．已达账项删除

38．正在输入的收款凭证借方科目不是（　）科目，应提示并拒绝执行。

A．往来

B．现金或银行存款

C．营业收入

D．所有者权益

39．会计电算化对账簿记录错误的更正，其不正确的更正方法为（　）。

A．输入“更正凭证”法

B．补充凭证法

C．红字冲销法

D．划线更正法

40．在电算化账务处理中，发现已经输入并审核通过或者登记的记账凭证有错误的，可以采用（　）。

A．红字冲销法

B．补充凭证法

C．划线更正法

D．A和B

41．设置会计科目编码要求（　）。

A．可以任意设置

B．一级科目编码应按财政部统一规定

C．必须按财政部统一规定

D．各级科目编码长度要相同

42．初始化前科目余额的准备工作是指（　）。

A．准备年初余额

B．准备启用月份前一个月的期末余额

C．准备年初余额和启用月份以前的借贷累计发生额

D．准备启用月份期初余额和以前各月期末余额

43．会计科目建立的顺序是（　）。

A．先建立下级科目，再建立上级科目

B．先建立明细科目，再建立一级科目

C．先建立上级科目，再建立下级科目

D．不分先后

44．“红字”金额的输入方法是（　）。

A．用红字输入

B．加方框进行输入

C．用负数形式输入

D．加下划线进行输入

45．填制凭证后，计算机自动检查借贷双方是否平衡，不平衡的凭证（　）。

A．不能保存

B．可强行保存

C．不能退出

D．不能放弃

46．需要重新建立索引的情况是（　）。

A．进行记账前

B．进行数据备份前

C．恢复备份数据后或系统运行异常时

D．进行结账前

47．正在输入的记账凭证，对于（　），可不予提示并执行。

A．借贷金额不平衡

B．没有余额

C．没有数量

D．没有会计科目

48．账务处理系统中，数据备份是将计算机内的（　）复制到存储介质上予以保存。

A．程序

B．系统

C．命令

D．凭证、账簿数据库

49．企业在使用工资核算系统之前应对企业的（　）进行整理分类和编码。

A．固定资产

B．部门和人员

C．材料

D．产品

50．报表定义包括定义（　）。

A．报表格式

B．计算公式

C．审核公式

D．以上都是

二、多项选择题

1．在电算化账务处理系统中，（　）状态下的错误凭证可以实现无痕迹修改。

A．已记账

B．已审核未记账

C．未审核

D．审核未通过

2．报表维护的基本功能有（　）。

A．报表审核

B．报表备份

C．报表删除

D．报表恢复

3．保存常用凭证的操作是（　）。

A．单击保存图标

B．［F6］键

C．单击增加图标

D．［ESC］键

4．账务处理系统进行期末结账处理时，要注意的是（　）。

A．各科目的摊、提、结转必须在结账以前完成

B．当月输入的记账凭证必须全部记账

C．上月未结账的本月无法记账

D．每月只能结账一次

5．对会计科目辅助核算属性，某一科目能够同时设置辅助核算的有（　）。

A．个人往来核算与部门核算

B．客户往来核算与部门核算

C．供应商往来核算与部门核算

D．项目核算与部门核算

6．会计核算软件一般都包含有多个功能模块，而一个功能模块都具备相对独立的会计数据的（　）功能。

A．输入

B．输出

C．处理

D．查询

7．在初始化建账套时，核算类型信息的输入中必须输入或选择的项目是（　）。

A．本币代号

B．本币名称

C．企业类型

D．行业性质

8．结账前要进行的检查包括（　）。

A．检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账

B．月末结账必须全部生成并已记账，否则本月不能结账

C．检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能结

D．核对总账与明细账、主体账与辅助账、账务处理系统与其他子系统的数据是否已经一致，如果不一致，则不能结账

9．系统一般提供自动与手工勾对两种方式清理客户欠款，如果选择自动勾对方式核销往来账，则系统按以下种方式进行自动核销（　）。

A．业务号勾对

B．客户编号勾对

C．逐笔勾对

D．总额勾对

10．成本核算系统下成本对象的设置主要是要定义（　）。

A．人工折旧

B．制造费用表

C．折旧费用表

D．辅助费用表

11．输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细会计科目的（　）。

A．年初数

B．累计发生额

C．属性

D．编号

12．固定资产系统预置的折旧方法有（　）。

A．平均年限法

B．工作量法

C．年数总和法

D．双倍余额递减法

13．会计报表子系统与其他子系统相比，具有（　）特点。

A．手工输入数据较少

B．不设置报表数据的直接修改功能

C．输出信息规范性强

D．通过性较强

14．下列关于会计科目描述中，错误的有（　）。

A．要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目

B．科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目

C．有余额的会计科目可直接修改

D．删除会计科目应从一级科目开始

15．用友报表系统中，下列（　）操作是在数据状态下进行的。

A．舍位平衡

B．插入表页

C．输入关键字

D．整表重算

16．下列关于报表的有关说法正确的是（　）。

A．只有在格式状态下才可以定义公式

B．在数据状态下也可以编辑公式

C．关键字要在格式状态下输入

D．关键字要在数据状态下输入

17．凭证一旦保存，（　）不得再做修改。

A．凭证科目

B．凭证类别

C．凭证金额

D．凭证编号

18．在填制记账凭证输入会计科目时可以（　）。

A．输入科目名称

B．输入科目代码

C．使用快捷键参照输入

D．输入科目助记码

19．用友软件中，填制凭证时输入会计科目的方法有（　）。

A．输入科目编码

B．输入科目名称

C．输入助记码

D．选择输入

20．下列关于期初余额的描述中，正确的有（　）。

A．所有科目都必须输入期初余额

B．红字余额应输入负号

C．期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证

D．如果已经记过账，则还可以修改期初余额

三、判断题

1．凭证一经审核就不能再修改或删除，若要修改或删除必须先取消审核签名才能进行，但取消审核签名只能由审核人自己进行。　　（　）

2．凭证一经审核，就不能直接修改和删除了。　　（　）

3．在编制报表时可以选择整表计算或表页重算，整表计算时是将该表的所有表页全部进行计算，而表页重算仅是将该表页的数据进行计算。　　（　）

4．科目余额表用于查询某往来科目下所有客户的发生额和余额情况。　　（　）

5．在多栏账格式定义过程中，如果选择“自动编制栏目”，则系统自动将所选科目下的所有下级科目设置为明细栏目。　　（　）

6．如果已录入计算机的客户分类被引用，则只能对其进行修改，不能进行删除。　　（　）

7．系统记账时需要的基本信息和辅助信息都是在填制凭证时录入。　　（　）

8．在银行辅助核算录入窗口，要求输入的票号应与出纳支票登记簿中记录的票号一致，以便系统自动勾销借出支票。　　（　）

9．账务处理系统中的记账处理只能对本月的记账凭证进行处理。　　（　）

10．在填制应收/应付记账凭证时，除录入应收或应付科目外，还强制性地要求选择往来客户名称或供应商名称。　　（　）

11．账套就是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资料。　　（　）

12．会计电算化岗位及其权限在系统初始化时就要设置好，如果人员有相应调整，权限不可修改。　　（　）

13．如果设置了转账凭证类别，可以通过设置使得在录入转账凭证时无法使用货币资金类科目。　　（　）

14．电算化操作人员离职后，必须删除其用户账号。　　（　）

15．在会计核算软件中编制报表，首先需要对报表进行定义，也就是要定义报表的格式。　　（　）

16．凭证可以按照是否已审核、已记账来查询，也可以按照凭证号范围查询，甚至可以按照金额大小来查询。　　（　）

17．明细账的查询有两种方式，一种是直接查询，另一种是通过总账联查到明细账。　　（　）

18．完成建账后可以新增凭证类型。　　（　）

19．在录入凭证时，会计核算软件可以根据输入的常用摘要编码自动填写摘要内容。　　（　）

20．会计核算软件并未保存有完整的账册数据，用户看到的账册数据是根抿查询输出的需要即时计算出来的。　　（　）

参考答案

一、单项选择题

1．D　2．C　3．A　4．C　5．B　6．B　7．D　8．D　9．B　10．D

11．C　12．B　13．A　14．D　15．C　16．A　17．D　18．D　19．D　20．D

21．D　22．D　23．C　24．C　25．D　26．D　27．A　28．B　29．B　30．B

31．D　32．C　33．C　34．B　35．B　36．D　37．A　38．B　39．D　40．D

41．B　42．C　43．C　44．C　45．A　46．C　47．C　48．D　49．B　50．D

二、多项选择题

1．BCD　2．BCD　3．ABC　4．ABCD　5．BCD　6．ABC　7．ABCD　8．ABCD　9．ACD

10．BC　11．ABD　12．ABCD　13．ABCD　14．CD　15．ABCD　16．AD　17．BD

18．ABCD　19．ABCD　20．BC

三、判断题

1．√　2．√　3．√　4．√　5．√　6．×　7．√　8．√　9．√　10．√

11．√　12．×　13．√　14．×　15．×　16．√　17．√　18．√　19．√　20．√