销货账和购货账的控制账户

第7章　浅谈控制

在这一章里，我们将要探讨两个非常重要的问题。第一个是关于银行里的钱，第二个是关于债务人和债权人这两个个人账户。控制实际上是管理会计的一个功能，并且也超出本书所讨论的范围。因此，我们在这里只是对控制的思想做一些简单的介绍。前提是你必须对第5章中谈到过的现金账簿和明细分类账已经有了全面的理解。

7.1　银行对账单

如果你在银行开了往来账户，你可能收到过这样的对账单，上面显示出的银行余额和你想象的完全不同。你可能会为显示出的数额感到高兴或者感到沮丧（取决于这种差额的性质），不过当你坐下来弄清楚个中缘由之后，可能就会平静了。如果你为了检查自己的花销而记了一本现金账（本书进展到这里，希望你能有一本！ ），计算出其中的不同并不困难。在大企业里，有大量收到和付出的钱需要记账，需要多费点时间。不过无论分录如何详细，原理都是一样的。一旦熟练了，你就能够解释你的记录和银行记录之间的不同，或者进行“对账” （这是个技术术语），完全没问题。

通过对现金账簿上的银行余额和银行对账单上的余额进行对账，你就会找出错误，可能是你自己的错，也可能是银行出错。这也正是银行对账单的本意。如果发现了重大的错误，可以及时加以改正。

有些读者可能没有往来账户，为此我们先来看一个比较典型的样本。

行动

确实完全弄清楚银行对账单中使用的术语。

如果你对这些术语有任何不清楚的地方，比如不知道银行直接转账和杂项债权之间的区别是什么，就应该去当地的银行咨询一下。

你应该能够根据这个账上所反映出的万卢马特的往来账户在这一周里的情况记出清楚的分录。例如，你可以说出在5月14日之前企业一开始的余额是146.12英镑，这一天打入了200.60英镑，结果余额就增加到了346.72英镑。随着5月17日付清两张支票，余额降低到了224.48英镑。它不可能给出任何更多的有关交易的细节。例如，你说不出编号为004520的支票到底是付给谁了。想要得到这样的信息，你就需要去查万卢马特公司的现金账簿或者有关的凭证，比如支票存根，在那里这些都是现成的。为了帮助你理解，下面再来看看现金账簿的有关部分。为简明起见，现金和折扣栏目都省略掉了。业主使用贷方的页码栏用来记录已经开出支票的编号。

花费一些时间来比较一下银行对账单和业主万卢马特的现金账簿两者的结构。不必拘泥于具体的分录，而是着重于两者之间的区别，取得一个总体印象。

你必须注意到以下几点：

●在银行对账单上，只使用一项日期和一项摘要栏目。

●在银行对账单上，反映银行存款数额的“收入”栏目是在反映用支票、委托书等形式付出的“支出”栏目的右边。在现金账簿上，收入表示为借方，支出是贷方，正好相反。这些已经在第2章和第5章中予以解释，你可以马上回去参考一下。

●在银行对账单上，连续显示每一次日常交易后的余额。用电脑记录很容易做到这一点。

●虽然两个账户的期初余额是一样的，5月21日的余额却不相同。

我们现在来对账，或者说是解释5月21日的余额为什么不同。如果双方的记录——银行的往来账户和业主万卢马特公司的账目——的结果出现了这样不同的余额，产生的原因可能有两个。

第一个原因，也是最常见的，一方不知道另一方做了什么，或者可能知道，后来又忘记了。最普通的例子就是在支票开出的前后。记账人员可能在他开出支票的当天就在现金账簿上记录了一笔支出。银行知道这件事只能是在支票实际支付的时候。即便是拿到支票的人马上就送到了他的银行，仍然可能需要过上几天。如果他暂时拿在手里，在这段时间里银行的步调就更跟不上客户的现金账簿了。还有一种可能就是记账人员不知道银行已经完成一笔交易。例如，收到发票的客户通常不会在支付货款时马上记账。因为只有当他收到下一张通知单时，才会知道要扣除多少折扣。另外，许多人忘记了他们已经填完了表格允许他们的银行按照委托书或者直接借记来进行支付。以后接到的通知书倒成了事情的提醒者。

余额出现不一致的第二个原因就是出现了错误，一方出错或者双方都错了。

错误发现的越及时，改正才有可能及时。所以和银行对账才显得如此重要。为了说明达到这一目的的最好方式，我们把万卢马特的现金账簿余额和5月21日的银行对账单进行对账，这里有三个主要步骤：

1．把现金账簿和银行对账单加以比较，注意任何不同之处。这样的操作很有用处，就是对现金账簿上每一条在对账单上出现了的条目上划钩，同时在对账单上对出现在现金账簿上的条目也划上钩。没有划钩的条目可能会用来说明余额为何不同。

在现金账簿上的支付条目中，其中支票号为4523、4525和4531的条目没有划钩，而在银行对账单的支付中，以委托书支付的阿尔法保险费也没有划钩。最好是把这些不同的条目清楚地写下来：

在现金账簿上有而在对账单没有的是：

5月15日支票支付18.50英镑的广告费，支票号4523。

5月16日支票支付105.25英镑缴费，支票号4525。

5月20日支票支付10.80英镑给尤斯，支票号4531。

对账单上有而现金账簿上没有的是：

5月22日依据委托书支付46.80英镑的阿尔法保险费。

2.下一个步骤是更新现金账簿的内容。记入对账单上有而在现金账簿上没有的条目。

这笔根据委托书支付的阿尔法保险费必须记入现金账簿的贷方。记住，从万卢马特公司的观点来看，这是表示资产的减少。你现在可以在现金账簿和银行对账单上把这条记录划上钩了。现金账簿上的银行余额现在是433.34英镑，也就是480.14英镑减去46.80英镑。有的时候，这样和银行对账单进行对账的工作就算完成了。但我们知道在本例中这些还不够。

3．最后一个步骤是起草一份简短的报表协调仍然存在的不同。通常的方式是这样的。

之所以把这些支票的数额加回到现金账簿上，是因为银行对账单上这些数额还没有从万卢马特账户上减去。上面的报表完成了它的目的，成功地指出了两个余额之间的不同之处。如果两个余额没有经过对账，错误就继续存在因此必须改正。银行调节表通常和银行对账单一起存档，以备以后查询。

实例

一个商人检查他的现金账簿和7月31日的银行对账单。他列出了以下的不同之处：

●按照现金账簿，余额是456.71英镑；按照银行对账单，余额是182.78英镑。

●他已经签发出的还没有到账的支票有：2179号，20.50英镑；2181号， 5.32英镑；2184号，65.74英镑。

●他在7月31日收入的300英镑，当天晚些时候存入银行，没有在对账单上反映出来。

●直接借记方式支付格兰扁保险费48,25英镑。

●银行费用17.24英镑。

首先他更新了现金账簿的余额，记入了对账单有的而现金账簿上还没有的交易。然后，他制作了一份银行调节表，记入那些仍然存在的银行对账单余额和修订了的现金账簿余额之间的差异。

这个商人在收到对账单之前，不可能知道银行费用的数额。他应该知道他已经以直接借记形式来支付需要交纳的格兰扁保险费，但是这种类型的交易经常会被忽略掉。另外，支出的数额可能也有变化，只有在接到对账单后才能完全清楚。经过修订的现金账簿余额因此是391.22英镑。

银行调节表单1989年7月31日

这个例子中和其他我们前面看到过的例子中唯一的区别就是现金收入。由于该商人已经将它记入了他的现金账簿，但是银行还没有做，因此对账单的余额就会大大少于现金账簿的余额。减去商人这边多出来的数额，修订的现金账簿余额因此就可以给出和银行对账单相同的余额了。做完了这些，我们可以说没有什么错误了。

练习7.1

简·摩根收到了下面这张三月份的银行对账单：

3月1日，她的现金账簿中的银行栏目是这样的：

更新现金账簿的内容，准备银行对账单。

7.2　销货账和购货账的控制账户

在第4章中，我们看到了试算平衡表是如何用来检查分类账中交易记录的准确性。这一方法也可以进一步延伸，用来检查分类账中某一单独的部分的准确性，比如说销售账或是债务人账，购货账或是债权人账。这一点对于大的企业来讲更加有用，因为有大量的债务人和债权人，发生错误的可能性更大。在这样的企业里，销售和进货的分类账都会进一步细分。

为了具体说明，我们假定吉尔负责一家企业的销货分类账，范围包括打头字母名称从A到D的客户账户。她需要制作大量的借方分录用于销售业务，也需要贷方分录来用于收入、销货折扣、销货退回，也许还有坏账的注销。看看本书前面提到的一个借方账户，会让你想起其内容是什么。在4月末，她的所有客户的账上的借方余额合计是12,984英镑。如果所得到的她的客户信息是正确的，我们可以做出下面的账目。

这一账户也可以被称为债务人（ A－D ）总计控制账。这是因为它包括了债务人（A－D ）的所有分录的合计。它本身并不是复式记账系统的一个部分，而是系统之外的一个备忘性质的账户。

你可以看到如果把从吉尔的销货分类账得出的余额插入到贷方一边（应该是借方发生额），两边的合计29,821英镑是一致的。这样可以看做是一个充分的证明，证明属于吉尔的销货分类账那部分是没有错误的。可以假设一下，如果4月30日她的这部分的余额合计是12,274英镑，在控制账上插入的情况就是下面这样的。

显然这部分的销货分类账中出现了错误。这样的错误会被及时跟踪和及时改正。如果没有采用控制账，错误就一直得不到改正，只能等到制作试算平衡表的时候才会发现，也就不能及时地指导查出错误所在。

销货分类账的控制账的数字必须来自原始的账目。为了方便起见，销售账簿和销货退回账簿都要有分析栏目，配合单独的记账人员所负责的分类账的部分。如果现金账簿也是采用这种分析方式，收到现金和支票以及销货折扣的分录都可以得到同样的帮助。坏账的分录可以从日记账中得来，而且没有分析。不过这种分录相对比较少，不需要花费太多的时间来查找和从销售分类账的相关部分摘取分录。

练习7.2

以下是根据来自销货分类账（E-H ）部分的信息制作的一份4月30日的销售控制账，说出是否揭示出了某些错误。

购货分类账也可以用同样方式来进行控制。当然也会有所不同，因为它包括的是供货商的账目。这些账目是贷方余额，之所以是贷方分录是因为货物购进时采用信贷方式。这些账户的借方分录一般是支付的现金或者支票的数额、购货折扣和进货退回的数额。

建立购货分类账的控制账的原理和销货分类账的控制账相同。同样也可以被称为债权人总计控制账。

下面的这张购货分类账（ A－M ）控制账是根据购货分类账（ A－M ）的信息建立的。

为了便于取得信息，原始账簿需要按照同样的方式进行分析，进货分类账需要进一步细分。同样，购货账簿、进货退出账簿和现金账簿的贷方都需要细分。

由于购货分类账的控制账中包括进货分类账中所有账目的合计数字，可能会有些借方余额含在其中。既然是欠着人家供货商的钱，那又如何会在供货商的分录中包括借方余额呢？答案就是在已经支付了货款之后，可能又要退货。因此在一个较短的时期内，供货商就会欠购买方这样一个退货的数额。这种账目相对来说比较小，我们可以从这个例子来看一看。

在这个月的开始和结尾，贷方余额都是远远大于借方余额，合乎你对分类账中包含的供货商账目的预想。

同样很常见的是，在销售分类账中也有不少贷方余额的账目。这些是由于有些客户在付了货款之后又退货而造成的。最后他们可能再购买更多的货物，这些贷方余额可以在这些购买中抵消。销货分类账中绝大多数的账目，当然是借方余额。

练习7.3

根据下面的信息，写出销售分类账的控制账。

在这一章里，我们已经事先假定销货分类账和购货分类账的控制账是保持在复式记账之外的。但是也有可能成为这个系统整体中的一个部分。无论如何，如果这样操作的话，个人账户就必须放在系统之外，否则有些分录就会出现重复。

练习7.4

（a）说明为什么现金账簿中的银行存款余额可能会和同一日期的银行对账单出现不同。

（b）给出关于按照现金账簿的银行存款余额和银行对账单进行对账的三个步骤。

（c）说出（i）销货分类账的控制账； （ii）购货分类账的控制账是来自哪些账目。

练习7.5

有一个商人检查他的现金账簿，和6月30日的银行对账单进行对照，发现了以下这些不同：

（i）按照现金账簿，余额是156.37英镑，对账单是167.91英镑。

（ii）已经开出而尚未出具的支票有：1545号，15.21英镑；1546号，14.28英镑；1547号，7.30英镑。

（iii）他在6月30日的收入在当天晚些时候存入银行，没有在对账单上显示出来。

（iv）根据委托书缴费支付的45.00英镑。.

（v）银行费用，15.50英镑。

更新现金账簿的内容，准备银行对账单。

练习7.6

根据以下来自销货分类账（K－R ）部分的信息制作一份5月31日的销货控制账，说出是否揭示出了某些错误。

练习7.7

根据以下来自购货分类账的信息制作一份5月31日的购货控制账，说出是否揭示出了某些错误。