第十一节 编写会议记录
会议记录是一种实用文体，是由负责记录的人员对会议进行情况及会上发言和决定事项所作的记载，是会议情况的真实反映。
在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”与“录”略有区别。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之保证记录内容最大限度地再现会议情境。
一、会场记录的格式
一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等;另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量原话实录，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。
图5－13 会议记录格式一
图5－14 会议记录格式二
二、会议记录的基本要求
会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。基本要求如下：
(1)准确写明会议名称(要写全称)，开会时间、地点，会议性质。
(2)详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。
(3)忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
记录发言可分简易记录、摘要记录与详细记录三种。简易记录即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过，仅限于事务性会议;多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”;某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文;没有录音条件，应由速记人员担任记录;没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。
(4)记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表;如需发表，应征得发言者的审阅同意。
此外，会议记录前，要做好相关准备工作，如熟悉会议情况和文件、熟悉与会人员、熟悉会议环境、做好物质上的准备等。
三、会议记录的重点
会议记录应该突出的重点有：
(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。
(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。
(3)权威人士或代表人物的言论。
(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。
(5)会议已议决的或议而未决的事项。
(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
四、会议记录的整理
1.会议记录的整理原则
(1)忠实于讲话人、发言人的原意。
(2)保持讲话人、发言人的风格。
(3)要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。
(4)整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。
(5)会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。
(6)录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。
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