会计信息系统的结构

三、会计信息系统的结构

（一）会计电算化的物理结构

1.计算机硬件

会计电算化系统的硬件设备包括数据采集、处理、存储和输出等设备，以及必要的通信设备与机房设施等外围设备。

数据的采集设备主要包括电传打字机、光笔、键盘、光电字符阅读机、磁性墨水字符阅读机、卡片输入设备等。

数据处理设备通常是指计算机，计算机根据处理数据的能力分为大型机、中型机、小型机和微机。目前国内企业大都采用微机进行电算化会计数据处理。

存储设备是指计算机的外存储器，主要包括磁盘机和磁带机，后者通常用作数据备份。使用磁带机备份数据的优点是磁带保存数据可靠性较高；缺点是磁带机读取数据较麻烦，需要花费较长时间来倒带。

输出设备主要包括显示器、打印机、绘图仪等。其中，打印机可分为机械打印机、喷墨打印机、激光打印机等。机械打印机又包括字符打印机、行式打印机、页面打印机和针式打印机，在会计电算化系统中，使用最广泛的打印机仍是针式打印机。虽然它的印字质量差一些，但它可以连续走纸，打印幅面较宽，适合打印账簿与报表，且耗材成本也较低。

计算机硬件设备的不同组合方式构成了信息系统中计算机不同的硬件结构以及不同的处理方式。目前，常见的会计电算化系统硬件结构有以下几种：

（1）单机结构。整个系统只有一台计算机和相应的外部设备进行数据处理。在单机结构中，所有的数据输入、存储、处理和输出可以是单用户工作方式，也可以是多用户方式（可以在一台电脑上为不同的用户设置不同的用户名和口令）。单机结构中，由于用户独占整个系统的软件、硬件及数据资源，若软件设计得好，处理效率高，数据一致性好，但集中输入速度慢、存储空间小，输入/输出成为数据处理的“瓶颈”。适用于小型企业的单项会计业务或多项会计业务处理。

（2）多机松散结构。由于单机结构不能满足数据处理的要求，有的单位就配置了多台微机，每台微机都配有相应的输入/输出设备和硬盘，组成一个单机结构，分别处理不同的会计业务。由于各台微机之间不直接发生数据传递或共享，所以我们将其称为多机松散结构。在这种松散结构中，数据输入、处理和输出是分别在不同的计算机上完成的，因此缓解了输入/输出的“瓶颈”问题，但计算机之间没有直接的通信联系，需要时靠软盘传递数据，所以共享性差，且容易因数据传递时间上的差异而造成数据不一致，也使整个系统的整体效率降低。

（3）联机结构（多用户结构）。这种结构是整个系统配置一台计算机主机和多个终端，数据通过各个终端输入。在这种系统中，多个用户用不同的终端操作，由主机对数据进行集中处理。这种分散输入、集中处理的工作方式很好地实现了数据共享，提高了系统效率，其缺点是一旦主机发生故障，整个系统就不能工作。

（4）网络结构。为了解决上述问题，人们把多台不同地点的计算机，通过通信线路连接在一起，组成一个功能较强的计算机网络系统，这种结构在同一时刻可以允许多个用户同时进行不同的操作，可以充分做到硬件共享，系统数据共享，是建立会计电算化系统比较理想的硬件结构。但联网后要加强系统的安全管理，以免数据丢失、泄密或被人为地破坏。

2.计算机软件

电算化信息系统的运行不仅需要硬件设备，而且需要软件保证系统运转，以实现系统目标。计算机软件是程序及其使用维护程序等所有资料的总称，它分为系统软件和应用软件。

系统软件是指由计算机生产厂或专业软件公司研制的，管理和控制计算机本身各种设备的协调运行，方便用户使用计算机所必需的各种程序。它与计算机硬件直接联系，供用户使用。担负着扩充计算机功能、合理调用计算机资源的任务。选择合适的系统软件能够充分发挥计算机硬件设备的功能，对会计软件的安全件、可靠性也提供了一定保证。系统软件主要包括操作系统、计算机语言系统及数据库管理系统等。

应用软件是为解决某种实际应用问题而设计的程序。如专门用于会计核算与管理的财会软件就是应用软件的一种，企事业单位开展会计电算化工作就必须配备一种核算精确、功能完备、使用安全、操作简便的会计软件。一般来讲，配备会计软件的方式主要有购买商品化会计软件、定点开发、选择通用商品化会计软件与定点开发相结合等。

3.专业人员

电算化会计的专业人员是电算化会计工作开展的前提，只有配备高素质的专业人员，才能保证整个系统的顺利运行实施。一般来说，电算化会计信息系统的人员包括系统分析人员、系统设计人员、程序设计人员、系统管理人员、系统操作人员和系统维护人员。

4.规程

规程是指有关会计电算化的各种法令、条例、规章制度。主要包括两大类：一是政府的法令、条例；二是系统运转的各项规定，如数据准备说明书、电算化会计信息系统操作使用说明书、维护说明书、机房管理制度、会计内部控制制度等。

（二）会计电算化系统的功能结构

会计电算化系统的功能结构就是从系统的功能角度来分析会计电算化信息系统的构成及其内部的相互联系。

一个电算化会计信息系统通常由多个子系统组成，每个子系统各自处理特定部分的会计信息，同时各子系统之间又通过信息传递和核对相互作用、相互依赖，形成一个完整的会计信息系统。

电算化会计信息系统包括会计核算、会计管理、会计决策三大功能，分别由会计电算化核算子系统、电算化会计管理子系统、电算化会计决策支持子系统来实现。这三个子系统分别用于会计工作中的事后核算、事中控制和事前决策，用于反映企业的经营活动情况、监督企业的经营活动、参与企业管理。

1.会计核算功能是会计电算化的最重要的组成部分。它面向事后核算，采用一系列专门的会计核算方法，实现会计数据处理电子化，提供会计核算信息，完成会计电算化基础工作。

2.会计管理电算化是会计核算电算化内涵和外延的扩展。它面向管理工作，广泛采用会计学、统计学、运筹学和数量经济学等方法，提供管理上所需要的各种财务信息。

3.会计决策功能是借助于计算机和会计决策支持软件，完成会计辅助决策工作。主要是通过建立数据库、方法库和模型库，采用人机交互方式，帮助决策者解决决策问题。

需要强调指出的是，会计核算子系统、会计管理子系统、会计决策子系统不是截然分开的，三者之间有密切的信息联系。核算型子系统为管理子系统提供各种核算数据，管理子系统又向决策子系统提供各种财务信息，决策子系统帮助决策者作出各项决策信息，会计子系统这种层次关系如图1-1所示。

图1-1　会计子系统层次关系

目前，会计信息系统已从核算型发展成管理型和决策支持型，它涵盖了供、产、销、人、财、物以及决策分析等企业经济活动的各个领域，其功能不断得到完善，子功能系统不断得到扩展，基本上能满足各行各业会计核算的要求，但由于其本身的性质、行业特点以及会计核算和管理及决策需求的不同，各企业会计信息系统所包括的内容不尽相同，其子功能的划分也各不相同。

典型的会计电算化系统按其业务功能可以划分为财务系统、供销存系统、管理决策系统三大系统。

财务系统主要包括总账子系统、工资子系统、固定资产子系统、成本核算子系统、应收账款子系统、应付账款子系统和报表子系统等；供销存系统主要包括采购计划子系统、采购子系统、库存管理子系统、销售子系统等；管理决策系统主要包括领导信息系统（EIS）、决策支持系统（DDS）和财务评价系统等。

下面具体说明各子系统的功能：

（1）账务处理子系统

账务处理子系统是会计电算化系统中的一个主要子系统，它以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、数据和账簿查询及打印输出、系统服务和数据管理等工作。有的账务处理系统还包括系统服务和数据管理等功能。

账务处理子系统为其他功能子系统（如成本该算、报表生成与汇总等）提供数据。

（2）工资核算子系统

工资核算子系统以职工个人的工资原始数据为基础，完成职工工资的计算、工资费用的汇总和分配工作，并根据工资费用分配表，编制转账凭证传递给账务处理子系统、成本核算子系统等。

（3）固定资产核算子系统

固定资产核算子系统主要是根据手工操作下的固定资产卡片输入，建立以每个登记对象作为一个记录的固定资产文件。平时发生固定资产增减变动或项目内容的变化，根据有关部门提供的原始凭证，进行固定资产文件记录的增加、减少或更新。月末编制固定资产增减汇总表，转入账务处理子系统。每月计算每项固定资产的折旧额，并根据使用部门的不同编制折旧费用分配表，转入成本核算子系统。

（4）材料核算子系统

材料核算子系统是根据有关凭证完成材料采购的核算、库存材料收发结存的核算，生成材料费用分配表格，编制转账凭证，分别转入账务处理子系统和成本核算子系统。

（5）成本核算子系统

成本核算子系统是根据生产统计方面的数据及完工产品数据，按照一定对象分配和归集各项费用；准确及时地计算产品总成本和单位成本；编制转账凭证传递到账务处理子系统及产品销售子系统。

（6）产品销售子系统

产品销售子系统根据有关销售凭证及销售费用等数据完成产成品收发结存及销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算，生成产成品收发结存汇总表等表格，生成产品销售明细账簿，编制转账凭证传递到账务处理子系统。

（7）往来账款核算子系统

往来账款核算主要根据往来业务的有关凭证，完成应收账款，应付账款等往来业务的登记、核销等工作，动态反映各往来客户信息，进行账龄分析和坏账估计，生成应收、应付账款明细账、账龄分析表等，编制转账凭证传递到账务处理子系统。

（8）报表生成与汇总子系统

报表生成与汇总子系统主要根据账务处理子系统产生的汇总数据及明细数据，完成各种会计报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表等。

通过上述分析可知，会计核算软件各功能子系统之间形成相互作用、相互依赖的关系，这种关系主要表现为数据传递关系，如图1-2所示。

图1-2　会计核算软件中各功能子系统之间的关系