组织内公关机构的人员配置和预算

三、组织内公关机构的人员配置和预算

公共关系机构的人员配置应根据其机构的工作量而定，如果规模很小，工作量很少，有一个公共关系经理和一位秘书就可以了。但一般说来，既然设立了公共关系机构，其工作量就不是两三个人所能完成的。美国的一些公共关系协会，曾对美国的一些组织内的公共关系机构的平均人数做过调查，调查结果表明，公共关系机构的人数随企业的定期销售额的变化而变化。英国公共关系专家弗兰克·詹夫金斯曾在他的《实用公共关系学》一书中附了一张有关企业销售额与公共关系人员配备的表格(见表16-1)⁽⁵⁾。

表16-1

表16-1所列的人员配置，基本符合现今公共关系机构的一般情况。从中也不难看出，公共关系机构人员的配置大致有两个层次:公共关系机构主管人员和一般工作人员。

公共关系机构的主管人员一般设正副经理各一名，他们的责任是:(1)制定公共关系目标和实施计划;(2)提出机构的费用预算;(3)指导机构工作人员的工作;(4)协调各部门之间的关系;(5)定期向组织领导层汇报工作;(6)具体负责同社会各界和有关部门的联系。

公共关系机构的一般工作人员是各种具有专项技术的人，他们一般要完成这样一些工作:(1)写作，编写新闻报道稿、演讲稿以及有关的各种经济合同等;(2)联络，与报刊、电台等新闻媒介保持密切的联系和与各界公众建立广泛的联系;(3)制作，制作广告和新闻图片等并选择传播媒介;(4)情报收集，进行民意测验、市场调研、建立报刊资料档案等;(5)组织活动、接待来访、组织专题活动和出访等。一般中小型企业的公共关系机构工作人员都需要一人兼数职，所以他们需要多项技能。

公共关系机构根据组织规模的大小，除了配置人员外，还需要确定各种费用支出，预算大体上包括以下一些项目。(1)人头费，包括工资、福利费和奖金等;(2)办公费，如文具;(3)设备维修和折旧费、新建机构还包括设备购置费;(4)业务开支，包括刊物出版、新闻图片和广告制作、调研、各种专题活动、邮费、印刷品制作等等;(5)杂务开支，如房租、水电费、保险费、冷暖气费、清洁费、电话费等等。

以上各种费用根据需要做好预算，预算不必满打满算，最好加1%～5%，以便应付临时需要的支出，因为有些公共关系实务活动在造预算时是不可能预见的。