自动分拣函件

3.3.3　自动分拣函件

当你每天接收的函件非常多的时候，手工分拣函件的工作就显得很麻烦。如果使用“函件规则”来处理接收到的函件，并分拣到相应文件夹的话，函件接收工作就变得轻松多了。但是，要使收件箱能很好地分拣函件，必须弄清一些基本的规则，并恰当地添加上这些规则。

1.添加收件箱的分拣函件规则

(1)操作步骤

单击主窗口“工具”菜单下的“函件规则”选项，屏幕上显示“函件规则”菜单(如图3-31所示)或“函件规则”窗口(如图3-32所示)。其中列出了需建立的三类规则选项，即函件规则、新闻规则、阻止发件人规则。选择其中之一，如“函件规则”并单击“新建”按钮，屏幕将弹出“新建函件规则”的选项窗口，如图3-33所示。

图3-31　“函件规则”下拉菜单

图3-32　“函件规则”窗口

图3-33　“新建函件规则”的选项窗口

仔细填写好“新建函件规则”窗口中的各项内容，就完成了添加规则的操作。

(2)“新建函件规则”窗口中选项的意义

要填写出恰当的函件分拣规则，清楚地了解图3-33中各个选项的含义是非常必要的。从图3-33可以看出，窗口被分成了选择规则条件、选择规则操作、规则说明和规则名称四部分。“条件”部分将选择被接收的分拣函件的特征，如某些用户、某些特定的词等；“操作”部分将描述函件分拣的具体操作过程。这两部分的选项选择主要通过复选框来确定，而具体的说明则通过“规则说明”部分带下划线的蓝色文字或数值超级链接进行编辑。

选择规则条件部分共有12个选项，即：

·“发件人”行中包含用户；

·“主题”行中包含特定的词；

·函件正文中包含特定的词；

·“收件人”行中包含用户；

·“抄送”行中包含用户；

·“收件人”或“抄送”行中包含用户；

·函件标记为优先级；

·函件来自指定的账户；

·函件大小；

·函件带有附件；

·函件安全性；

·针对所有函件。

选择规则操作部分共有12项，即：

·移动到指定的文件夹；

·复制到指定的文件夹；

·删除；

·转发到指定用户；

·指定颜色突出显示；

·做标记；

·标记为已读；

·将函件标记为被跟踪或忽略；

·使用函件回复；

·停止处理其他规则；

·不从服务器上下载；

·从服务器上删除。

我们可以根据不同的要求对所接收到的函件设定各种限制条件，并自动实现其操作。但如果选择了“不从服务器上下载”或“从服务器上删除”的操作规则，其他的操作规则都将失效。下面，将通过2个例子具体了解如何建立函件分拣规则的方法。

2.分拣函件之例1

(1)分拣函件目标：给“晓鸣工作账号”的函件送入“晓鸣工作函件”文件夹，给“晓鸣私人账号”的函件送入“晓鸣私人函件”文件夹。

(2)具体添加函件分拣规则的步骤：

·在分拣函件之前，新建相关的几个文件夹，如图3-34中的“晓鸣工作函件”和“晓鸣私人函件”文件夹。

图3-34　建立相关的文件夹

·添加函件分拣条件。在如图3-33所示的“新建函件规则”窗口中，根据分拣目标选中“收件人行中包含用户”与“抄送行中包含用户”选项的复选框，规则说明将显示出与此相关的超级链接标志，如图3-35所示。

·单击规则说明中的“收件人”行中“包含用户”蓝色字符，弹出“选择用户”窗口，填入“晓鸣工作账号”，再单击“添加”按钮，如图3-36所示。

图3-35　选择函件分拣条件

图3-36　填写“选择用户”窗口

·单击“确定”按钮，“晓鸣工作账号”就添加入“收件人”的规则说明了。同样的步骤，我们可以将“晓鸣工作账号”添加进“抄送”的规则说明中，如图3-37所示。

图3-37　已添加函件分拣条件的窗口

·选择分拣函件操作规则。选中“新建函件规则”窗口中的“移动到指定的文件夹”选项，单击规则说明中的“超级链接”，弹出“移动”窗口，如图3-38所示，选中“晓鸣工作函件”文件夹。

图3-38　选择函件分拣文件夹

·单击“确定”按钮，函件操作规则添加进规则说明中，如图3-39所示。可以给上述规则一个名称，也可以不给出名称。我们给出规则名称为“晓鸣工作函件规则”，然后单击“确定”按钮，弹出已添加好的将“晓鸣工作账号”的函件送入“晓鸣工作函件”文件夹的“函件规则”窗口，如图3-40所示。

图3-39　已选择函件分拣操作文件夹

·同样的方式，我们可以添加“晓鸣私人账号”的函件规则。

两条函件规则添加完成后，函件规则窗口如图3-41所示。以后发给你的函件就自动分发到“晓鸣工件函件”和“晓鸣私人函件”两个文件夹中了。

3.分拣函件之例2

(1)分拣函件目标：将例1中的“晓鸣工作函件”细分为“老板”和“其他”，将例1中“晓鸣私人函件”细分为“王函件”、“张”、“刘”、“其他人”进行分拣。

图3-40　已添加“晓鸣工作函件规则”的函件规则窗口

图　3-41

(2)分拣函件规则的建立：

·首先建立起同分拣目标相关的层次分明的文件夹系统，如图3-42所示。

图3-42　相关的层次分明的文件夹系统

·按例1中的步骤，将分拣目标中的规则逐条添加，完成后，添加出的规则如图3-43所示。

图3-43　完成后的分拣规则

通过以上两个例子简单扼要的介绍，你一定能建立起更加清晰和实用的函件分拣系统。