计算机档案信息检索系统的开发

第三节　计算机档案信息检索系统的开发

一、计算机档案信息检索系统开发的步骤

计算机档案信息检索系统开发的步骤包括:开发准备、系统分析、系统设计、系统实施、系统维护和评价。

1.准备阶段

进行初步调查，组成专门的系统开发领导小组，制订系统开发计划。在深入调研的基础上，提出系统初步目标，并进行新系统开发的可行性研究，确定系统开发的方式。系统开发的方式有委托代理式、合作开发式、独立开发式等。

2.系统分析阶段

在明确了系统的目标后进行工序分析，工作量分析，费用和时间分析，用一系列图表构造出系统的逻辑模型，并与文字说明一起组成系统说明书。

3.系统设计阶段

具体进行计算机和人工过程的详细设计，包括选择合适的硬件、软件设备，进行代码设计、输入输出设计、程序模块设计和处理过程设计等。

4.系统实验阶段

进行设备的选购、安装和调试、人员培训、程序设计和调试、数据库的建立、系统的调试和转换等工作。其中，数据收集、加工和录入等数据准备工作需要投入大量的人力，是建立计算机档案检索系统中最繁琐的工作，也是系统能否投入使用的关键。

5.系统维护和评价阶段

系统调试完毕之后，须通过检验和验收。系统运行一段时间后还要对系统的质量和效益进行评价。系统评价指标包括输出信息的质量、系统的可靠性、开发和维护费用及经济效益、系统工作效率、服务质量、用户的满意程度等。系统的维护和评价须反复进行多次，使系统不断趋于完善。

二、影响计算机档案信息检索系统开发的因素

1.档案材料的基本情况

档案的数量、类型、特点和状况决定了系统的规模、数据库的类型、系统开发的进程，也对计算机硬件和软件的选配提出了要求。

2.档案管理状况

现有的档案管理基础是计算机档案信息检索系统能否顺利开发的前提。例如，档案是否齐全、整理有序、鉴选得当，档案信息前处理工作的进展状况等都是直接的影响因素。

3.用户需求

用户需求是整个系统的出发点，也是决定系统是否适用、达到较高利用效率的关键。用户需求状况还直接影响到系统结构与功能设计，例如，要实现自动标引，就需要建立可用词词库，并辅以词表管理功能。

4.人员、设备、经费条件

系统开发过程中需要各方面的人才，包括系统分析人员、数据录入人员、计算机操作人员、程序设计人员、著录标引人员等。此外，经费充足、设备齐全等因素在系统开发中往往发挥决定性作用。

5.技术可行性

现有技术水平决定了系统能实现什么样的目标和功能，技术可行性反应在硬件、软件的性能，数据库管理系统、汉字输入技术等方面。

三、计算机档案信息检索系统开发的组织

计算机档案信息检索系统开发的组织主要有委托代理式、合作开发式和独立开发式等形式。

1.委托代理式

档案部门将系统开发委托给相关技术部门，档案部门只提供必要的资金和业务条件，双方签订委托代理合同。

2.合作开发式

即相关技术部门和档案部门分别负责与自己业务有关的工作内容，双方共同参加系统开发的全过程，并就系统开发中的关键问题进行协商，充分交流意见，直至取得协调一致。系统实际设计工作由计算机技术人员负责，档案管理人员则需向计算机技术人员介绍档案管理的原则、方法和各种具体要求，协助其做好调查分析等工作。

3.独立开发式

由档案部门独立进行系统的开发。条件是档案部门拥有技术实力，能够独立解决系统开发中出现的各种技术问题。如果系统规模不大，技术要求不高，可以采用独立开发方式。

在以上三种方式中，委托代理式的双方如果沟通和交流不畅通，则系统功能会受影响;合作开发式的双方都参与系统开发，既能够弥补档案部门自身技术力量的不足，又能保证档案部门及时提出关于系统功能的意见，提高系统的适用性和技术水平;独立开发式节省经费，组织管理方便，所开发的系统适应性强。

开发计算机档案信息检索系统时应注意如下几点:

1.随时考虑用户的实际需要

计算机档案信息检索系统开发的目的是为利用者提供高效、方便的检索服务。系统开发的成功与否取决于它能否适应用户的各种检索需要。因此，在系统的研制过程中应始终与实际应用部门保持联系，根据实际需要对研制过程中出现的偏差予以纠正，使系统具有较强的适用性。

2.有计划、有步骤地实施系统开发工作

系统开发的每个阶段都有明确的工作任务，各个阶段之间，各个工作环节之间有着内在的逻辑关系和先后次序，只有严格按各个阶段的划分有步骤地完成规定的任务，才能保证系统开发的顺利进行。

3.重视系统开发中形成的各种材料的收集和保管

在系统开发过程中，无论是调查研究材料，还是系统设计方案、文字和图表等技术材料，或是系统测试报告、评价材料，与用户交流情况的说明等材料，都应认真收集、整理、妥善保管，它们都是系统研制开发工作的成果反映，也是以后工作的依据，对于系统的进一步完善及推广使用具有重要作用。

本章思考题

1.简述计算机档案信息检索系统的特点与类型。

2.档案数据库的组织方式有几种?

3.简述计算机档案信息检索系统的开发步骤和方式。