档案管理信息系统开发的方法

档案管理信息系统的开发需要应用软件工程的原理和方法。软件工程是指导计算机软件开发和维护的工程学科，是采用工程的概念、原理、技术和方法来开发与维护软件的方法。该方法将任何软件产品从形成概念开始，经过开发、使用和不断增补修订，直到最后被淘汰的整个过程看作一个生命周期。该生命周期可以划分为若干相互区别又相互联系的四个阶段，即系统分析、系统设计、系统实现和系统运行维护。每个阶段都有相对独立、具体的任务，都要形成规范的文档，每阶段工作都要以上个阶段工作的成果作为依据，又为下阶段的工作创造条件。每阶段工作结束后都要从技术和管理两方面进行严格的审查，若发现前阶段有错，则需要返回前面的阶段进行整改，由此形成软件开发的规范化、高效化工作流程。软件开发流程详见图4-2 软件生存期阶段模型。

图4-2　软件生存期阶段模型

以下主要介绍应用软件工程原理开发档案管理软件的方法。

（一）系统分析

该阶段任务是确定系统的总目标，即解决系统应当“做什么”的问题。系统分析是系统开发的起点，决定系统设计的方向，此项工作由项目开发小组中的系统分析员实施。系统分析员是系统开发的高级人才，应当擅长档案管理业务和计算机技术，具有将两者有机结合、宏观策划、微观布局的能力。系统分析的主要任务是：

1.开展调研

由项目发起者或建设方开展初步的内部需求调研和外部市场调研，内部调研的对象主要是有关档案工作的领导、业务骨干和用户，调研他们对档案工作和档案信息的需求。外部调研主要了解信息技术发展的现状和趋势，及档案信息化的经验和规律。通过调研，提出系统设计的目标、任务、规模、实施路线，并分析项目风险、预测实施效果、安排工作进度、提出费用估算（包括财力、人力、设备等），最后形成《开题报告》或《计划任务书》，报决策者审批。

2.组织开发小组

依据项目目标组织研制小组，确定该小组的负责人和成员，其成员一般应当包括专职档案专业人员、计算机专业人员、档案用户代表等。如果该项目采用外包设计的话，开发小组中还应当包括外包服务商有关领导和技术人员。

3.可行性研究

（1）可行性研究的组织。需由有关领导、专家、业务骨干参加，对系统进行分析、评估、论证、成本效益分析。

（2）研究内容。一是必要性分析，确定系统开发是否必要，是否紧迫。分析系统应用的宏观效益、微观效益；社会效益、经济效益；直接效益、间接效益；短期效益、长期效益。二是可行性分析，包括经济可行性，即系统开发的资金投入、产出比；技术可行性，分析可利用的技术条件，包括硬件、软件、本单位、社会上可利用技术资源等；管理可行性，包括管理环境、管理标准化、规范化程度、已有档案数据资源等；操作可行性，分析操作中可能遇到的问题，是否具有解决能力。

（3）编制《可行性报告》。内容包括系统目标、可行性分析、工作进程、可利用资源、所需费用、结论意见等。

4.开展用户需求分析

系统分析后编制《用户需求说明书》，作为系统分析的结果和系统设计、验收的依据。《用户需求说明书》要从以下方面准确、具体地阐明用户对系统的需求：一是信息需求。系统需要处理的档案数据的门类、实体（如目录、表格、台账等）。二是功能需求。系统需要做哪些处理，如归档、编目、保管、统计、查询等。三是性能需求。系统需要达到哪些安全、保密、速度、效率、便捷、规范等性能要求。四是环境需求。系统实施需要哪些实施条件，如法规、制度、方法、技术、人才、资金等。五是近期和远期需求。区分需求的轻重缓急，提出分步实施的方案。

（二）系统设计

该阶段任务是对《用户需求说明书》中的各项内容提出具体设计方案，即解决系统应当“如何做”的问题。系统设计分概要设计和详细设计，其任务由系统分析员牵头的设计团队来承担。

1.概要设计

（1）采用结构化设计方法。将整个系统按照层次和功能的逻辑关系，自上而下逐步细化为功能单一、相对独立的计算机程序模块，以便于系统的编程、调用、调试、扩充、测试和维护。

（2）绘制功能模块图。绘制功能模块的层次结构，并以文字具体描述各模块的功能。功能模块图是描述软件功能层次结构的工具，用方框和连线表示软件功能模块之间的层次或网状关系，以及模块之间的调用关系。该图实例详见图4-1《档案管理信息系统的功能模块图》。

2.详细设计

详细设计是对概要设计的进一步细化，包括数据库结构设计、计算机输入输出设计、用户界面设计、用户代码设计、用户权限设计以及业务流程设计等。最后以模块为单位，编制《系统详细设计规格说明书》，详细说明各子系统和模块的输入设计、输出设计、界面设计、数据库设计、代码设计、程序设计语言等。为了说明这些细节，应采用数据流程图的描述方法。用户操作界面友好是系统性能的重要指标，要求做到操作方法简便，操作提示准确，用户一看就懂、一学就会。

（三）系统实现

该阶段任务是将设计结果转换成具体的系统。主要指软件的编制和测试，硬件设备的购置与安装、软件的实现、人员配备和培训等。

1.编写程序

为了设计应用系统，首先要购置或配置计算机软硬件及网络系统，安装数据库系统和软件编制工具，然后用工具软件写出正确的程序模块，即应用软件，这步工作也称为编码。程序模块设计要做到结构良好、清晰易读、容易维护。

编程工作一般由计算机专业人员来完成。编程要尽量选用第四、第五代语言和自动化程序设计工具，以降低程序开发成本，提高程序质量，缩短开发周期。

2.软件测试

程序设计后须进行必要的测试。测试是为了发现程序中的错误并进行改正，以保证程序的正确性和可靠性。测试分为：

（1）模块测试，即逐个模块的测试，改正程序的局部错误；

（2）联合测试，即按功能结构设计的要求，测试功能调试模块之间的接口；

（3）验收测试，即按《系统详细设计规格说明书》进行整体联合测试，对系统进行正确性、可靠性、稳定性、响应时间、输入输出界面等综合测试，测试后形成《测试报告》。

3.鉴定验收

（1）鉴定验收的内容

主要从系统运行的结果来考察系统是否达到预期的设计目标。具体要对以下内容做出评价：一是是否全面达到预定的系统目标；二是是否符合系统的各种效益指标；三是系统开发文档材料是否完整齐全；四是系统存在哪些问题，需要采取什么改进或补救措施。

（2）鉴定验收的条件

鉴定验收前系统需试运行半年以上，然后请系统的用户对系统的功能、性能、稳定性和实用性作出评价，并写出《用户使用报告》。

（3）技术测试

一是组织技术测试小组。鉴定前的测试不同于以往测试的是，需由上级档案行政管理部门委托或组织技术测试小组。

二是编写测试大纲。测试组根据系统设计目标和有关介绍，编写测试大纲。测试内容包括软硬件环境、存储数据量、功能的完整适用性、查询响应时间、输出速度等技术指标、系统设计的技术特点和水平等。

三是进行现场测试。在真实的应用环境下，运用真实的数据，对系统进行测试，测试结果应记入测试大纲。

四是审查软件开发文档。开发文档包括开题报告（或计划任务书）、可行性研究报告、用户需求说明书、功能模块结构图、详细设计规格说明书、研制报告、技术报告、测试报告、用户使用报告、使用说明书等。

五是撰写《测试报告》。测试专家根据测试大纲反映的测试结果，撰写《测试报告》，作为专家鉴定的依据。

（4）组织鉴定会议

成立鉴定委员会，鉴定委员会主要由用户代表、计算机专家、档案管理专家以及测试小组组长等共同组成。鉴定会议议程主要有：一是与会各方作《系统研制报告》《系统技术报告》《用户使用报告》《测试报告》；二是进行现场操作演示，并接受鉴定委员会提问和质询；三是鉴定委员会讨论，拟写《鉴定意见》，并向全体与会者宣读并通过《鉴定意见》。

（四）系统运行、维护与评价

1.系统运行

档案管理信息系统建设要改变重系统开发，轻系统运行和维护工作的片面认识。因为系统运行是实现档案信息化实用价值的关键环节，是测试系统质量的实战环境，是培养用户档案信息意识和实际操作技能的最佳平台。

新系统的运行取代原有的手工管理或旧的应用系统，会给操作流程和操作人员工作职责带来新的变化，也会遇到许多新的问题。为此，操作人员需要通过精心组织实施，化解问题，确保系统正常运行。运行组织工作包括：

（1）制定档案管理信息系统操作制度，明确档案管理信息系统运行的分管领导、主管部门；明确系统操作人员的职责和操作要求。

（2）数据库建设。对以前没有建立过档案管理信息系统的单位，需要对现有传统档案进行目录数据录入或纸质档案数字化工作；对以前建立过档案管理系统的单位，则需要将原有的档案数据迁移到新的数据库中。

（3）用户操作培训，提高用户操作技能。

（4）对系统运行中出现的问题，及时做好记录，以便为系统维护提供第一手材料。

2.系统维护

系统维护是对运行中的系统进行不断地修正和改进，以适合用户实际需要的工作。系统维护包括：

（1）改正性维护，即为改正程序设计中的错误而进行的维护。

（2）适应性维护，即为适应程序运行环境的变化而进行的维护。

（3）扩展性维护，即为满足用户在使用中提出的意见和更高的要求而对系统进行的改进或功能、性能上的扩展。

3.系统评价

系统评价是为了了解系统当前的功能、性能的适用性、可靠性，为系统验收和下一步改进提供依据。评价的指标主要包括：

（1）从档案工作角度评价管理指标，即系统对档案工作业务需求的满足程度，对档案工作现在和将来的影响程度，如在提高工作效率、业务能力、服务质量、科学化和规范化管理水平等方面取得的效果。

（2）从计算机系统角度评价经济性和技术性。经济性即投入、产出分析，包括取得的经济效益、社会效益，直接效益、间接效益等；技术性即操作界面、响应速度、系统的可靠性、处理的灵活性等方面的技术性能。