档案管理信息系统的开发是在档案信息化规划和规范的指导下，按照特定的档案管理需求，应用先进、实用的计算机软硬件和网络技术，研制档案信息管理应用系统的过程，其主要任务是研制档案管理应用软件。
（一）档案管理应用软件的基本要求
根据国家档案局2001年发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》，档案管理应用软件要符合以下基本要求：
1.档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。
2.档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。
3.档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。
4.档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据完整、安全迁移及有效利用。
5.各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用的文件格式。
6.档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。
（二）档案管理应用软件的基本功能结构
功能设置是实现档案管理系统价值的关键。档案管理应用软件种类很多，如电子文件归档管理系统、数字档案室系统、数字档案馆系统等。依据档案工作的基本职能，任何档案管理应用软件都应具备以下基本功能。这些功能既包括档案实体管理，又包括档案信息管理；既包括管理档案目录信息，又包括管理档案全文（内容）信息，并基本上覆盖档案各项管理业务。
《档案管理软件功能要求暂行规定》规定：“档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。”其功能结构要求如图4-1所示。
图4-1 档案管理信息系统的功能模块图
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