文书工作组织与管理

第三节　文书工作组织与管理

一、文书工作的组织

文书工作的组织形式主要有集中处理形式和分散处理形式两种类型。

(一)集中处理形式

集中处理形式是指在一个机关内，除了公文的承办即具体办理外，文书处理的其他程序都集中在机关的中枢机构即办公厅(室)来进行，由办公厅(室)直接同机关领导和各业务部门联系，对机关的文书工作进行统一组织，各业务部门不再设立文书机构或专职、兼职的文书人员。

(二)分散处理形式

分散处理形式是指一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅(室)和各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员分工承担。机关办公厅(室)与各业务机构的文书部门如何分工，具体做法如下:

1.按公文的性质和内容分工

属于方针政策性的、全局性的、综合性的公文及以机关名义发出的公文，由总的文书部门即办公厅(室)处理;属于具体业务性的公文，由有关业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员处理。

2.按文书处理的不同程序分工

一部分处理程序，如公文的收发、登记、缮印等由办公厅(室)去处理。另一部分处理程序，如催办、立卷等分别由各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员承担。

一个机关要提高文书工作效率，在加强领导、健全制度的同时，还要根据文书工作的原则和各级党政机关、企事业单位自身的特点组织工作。采取集中形式还是采取分散形式，总的要求是合理方便、适应工作需要。一般来说，集中形式宜于职权范围不大、内部组织机构简单、驻地集中、公文往来不多的基层、小型机关和企事业单位采用，如区、乡、厂矿、商店、中小学校等。这些机关、单位只设有办公室、秘书科或一两个文书或秘书工作人员，统一负责文书工作。有些机关虽然职权范围不小，如中央、省及大型企事业的驻外机关，多属县团级，但是它们的组织机构简单、驻地集中、公文往来不多，同样宜于采用集中形式，只要有相应的文书工作机构和文书工作人员负责公文就行了。分散形式宜于职权范围大，内部组织机构多，层次在两级或两级以上或驻地分散、公文往来数量多的机关，如县级以下的党政机关及其直属机关，大中型企事业单位的公司、厂矿、科研院所、大专院校等。这类机关、单位应当采用分散形式，即机关、单位本身设有办公厅(室)秘书处统一管理机关单位的文书工作。下属机构、单位也设有办公室或秘书科，或者文书、秘书人员管理各自的文书工作，组成由机关、单位办公部门统一指导、协调运转的文书工作系统。

采取分散形式组织文书工作的机关、单位，设有总收发室，负责外收发，各个组织机构的文书工作人员负责内收发。公文的收发、登记、缮印集中进行，公文的催办、承办、立卷根据公文的业务内容分散进行。

二、文书工作机构设置

文书工作机构是各级党政机关和企事业单位内部的机构，是为完成组织内的特定任务而设定的，不具备一般组织的独立处置和活动能力，因而不能称作一级组织。

各级党政机关和企事业单位内部的机构，按照它们所担负任务的性质不同，可以分作三类。一类是业务部门或称作职能机构，它们领导管理机关的某项业务工作，担负机关的一部分职能。如某工业厅的科学技术处、机械设备处等，某机械厂的技术科、工艺科等，某大学的教学工作处、科研工作处等。一类是机关的人员、财务、物资等的管理部门或称作管理机构，它们领导管理机关的组织、后勤、保障等工作，如人事处(科)、保卫处(科)等。一类是机关办公部门或称作中心机构、综合职能部门，它们主要负责协助领导进行工作，如各级机关、企事业单位的办公厅(室)、秘书厅(局、处、科、室)等。机关办公部门起着机关的中枢作用，它们的日常工作任务主要是通过管理、协调机关的文书工作，协助机关领导处理、协调整个机关的日常事务。因此，通常把各级机关的办公部门，即办公厅(室)或秘书厅(局、处、科、室)，包括它们所辖的收发、信访、打印或印刷、机要等单位，统称文书工作机构，其所属的工作人员称作文书工作人员。此外，机关业务部门一般还设有秘书或管理文书工作的干部，他们也属文书工作人员之列。机关的领导人、业务部门的负责人及工作人员，在不同程度上也参与某些方面的文书工作，如签发、批办、承办、拟制等，他们虽不是文书工作人员，但与文书工作的关系十分密切。

机关内部组织机构的层次和数目，根据工作需要而定。一般说来，大的机关设有两三层机构，如中央各部设的司(局)、处、科(室)，中等机关设有两层机构，如省档案局内设处、室，小的机关和基层单位只设一层机构，如区、县级机关只设局(科)，或只有简单分工不设内部机构，如小学、小商店等。

三、文书工作领导体制

文书工作不像其他工作，有一个全国性的领导机构来领导。例如，档案工作有一个全国性的领导机构国家档案局领导全国的档案工作。那么，对全国各类各级机关的文书工作怎样实施领导呢?

(1)中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和办法，作出有关的指示，对全国的文书工作进行领导。

(2)一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导。秘书长或办公厅(室)主任根据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作计划和实施方案;总结本机关及其所属机关、单位的文书工作经验;组织印制机关文书规范化、标准化所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备;指导机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务;制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。

(3)上级领导机关的办公厅(室)负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业务指导。

(4)机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。

(5)机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。