签约仪式礼仪

子模块三　签约仪式礼仪

签约仪式是组织与对方经过会谈、协商，形成了某项协议或协定，再互换正式文本的仪式。它是一种比较隆重的活动，礼仪规范也比较严格。

一、签约仪式的准备

签约仪式准备要求

充分准备　万无一失

（一）准备待签文本

在签约仪式之前，应由签约仪式主办方负责准备代签合同的正式文本。需要注意的是，如果签署涉外商务合同时，待签的合同文本应同时使用有关方法定的官方语言，或者使用国际上通行的英文、法文。为了使到场来宾了解签约情况，主办方还应准备一定数量的合同文本的副本。一般情况下，副本不用签字、盖章，只供浏览使用。

（二）布置签约场地

签约厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客厅来代替的。布置时要遵循庄重、整洁、清静的原则。一间标准的签约厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签约用桌以外，其他一切的陈设都不需要。正规的签约桌应当为长桌，其上最好铺设深绿色的台布。按照仪式礼仪的规范，签约桌应当横放于室内。在其后，可摆放适量的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。签署多边合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座；也可以为每位签字人都各自提供一把座椅。签字人在就座时，一般应当面对正门。如图8-4所示。

图8-4　签约场地布置方法

在签约桌上，应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。与外商签署涉外商务合同时，还需在签约桌上插放有关各方的国旗。插放国旗的位置与顺序，必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。

（三）安排签约人员

在举行签约仪式之前，有关各方应预先确定好参加签约仪式的人员，并向有关方面通报。客方尤其要将自己一方出席签约仪式的人数提前给主方，以便主方安排。签字人要视文件的性质来确定，可由最高负责人签，但双方签字人的身份应该对等。参加签字的有关各方事先还要安排一名熟悉签字仪式详细程序的助签人，并商定好签字的有关细节。其他出席签约仪式的陪同人员，基本上是双方参加谈判的全体人员，按一般礼貌做法，人数最好大体相等。为了表示重视，双方也可对等邀请更高一层的领导人出席签约仪式。

由于签约仪式的礼仪性极强，签字人员的穿着也有具体要求。按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签约仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。

在签约仪式上露面的礼仪、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。签字人员应注意仪态、举止要落落大方，得体自然，既不要严肃有余，也不要过分喜形于色。

长镜头

签约仪式

7月15日是国能电力公司与美国PALID公司在多次谈判后达成协议，准备正式签字的日期。国能电力公司负责签字仪式的现场准备工作，国能电力公司将公司总部十楼的大会议室作为签字现场，在会议室摆放了鲜花，长方形签字桌上临时铺设了深绿色的台呢布，摆放了中美两国的国旗，美国国旗放在签字桌左侧，中国国旗放在右侧，签字文本一式两份放在黑色塑料的文件夹内，签字笔、吸墨器分别置放在两边，会议室空调温度控制20℃，办公室陈主任检查了签字现场，觉得一切已安排妥当，他让办公室张小姐通知国能电力公司董事长、总经理等我方签字人员在会议室等待，自己到楼下准备迎接客商。

上午九点，美方总经理一行乘坐一辆高级轿车，准时驶入国能电力公司总部办公楼，司机熟练地将车平稳地停在楼前，陈主任在门口迎候，他见副驾驶座上是一位女宾，陈主任以娴熟优雅的姿态先为前排女宾打开车门，并做好护顶姿势，同时礼貌地问候对方。紧接着，陈主任迅速走到右后门，准备以同样动作迎接后排客人，不料，前排女宾已经先于他打开了后门，迎接后排男宾，陈主任急忙上前问候，但明显感觉女宾和后排男宾有不悦之色。陈主任一边引导客人进入大厅，走向电梯口，一边告知客人，董事长在会议室等待，电梯到达十楼后，陈主任按住电梯控制开关，请客商先出，自己后出，然后引导客人到会议室，在会议室等待的国能电力公司的签字人员在客人进入会议室时，马上起立鼓掌欢迎，董事长急忙从座位上站起，主动向对方客人握手，不料，美方客人在扫视了会议室后，似乎非常不满，不肯就座，好像是临时改变了主意，不想签约了，问题出在哪里呢？

想一想

国能电力公司安排的这次签约仪式有不妥之处吗？

二、签约仪式的程序

签约仪式是签署合同的高潮，它的时间不长，但程序规范、庄严、隆重而热烈。签约仪式的正式程序共分为四项：

（一）签约仪式正式开始

各国签约仪式的程序大同小异，以我国为例：双方参加签约仪式的人员步入签字厅。签字人入座。双方的助签人员分别站立于签字人员的外侧，协助翻揭文本及指明签字处。其他人员分主方、客方按身份顺序站立于后排，客方人员按身份由高到低从中向右边排，主方人员按身份高低由中向左边排。

（二）签字人正式签署合同文本

通常的做法，是先签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字（由助签人交换），其含义是在位次排列上，轮流使有关各方有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。

（三）签字人正式交换已签署的合同文本

此时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并可相互交换各自签字时使用过的签字笔，以示纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。

（四）饮香槟酒祝贺

交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人当场干一杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

（五）有秩序退场

最后，请双方最高领导者及客方先退场，然后东道主再退场。整个签约仪式以半小时为宜。