安排工作要清晰明确

安排工作要清晰明确

我们都明白，团队的作用大于个人的作用。面对一项任务或目标，作为领导，主要的职责之一就是如何合理地安排工作，化整为散，充分地发挥团队的作用。而安排工作并不是“一刀切”，根据自己的喜好指派某某做这项工作，某某做那项工作。合理安排工作，把工作化整为散的前提是安排工作必须清晰明确，确保下属能各司其职，各尽其能，强化团队的整体作用。

是否善于合理安排工作是判断一个领导优秀与否的关键要素，这也是为下属创造发展机会的最好途径。为下属安排工作，或者说促进下属发展，也是领导者的一项责任。那怎么安排任务才是合理有效的呢？有效地安排任务意味着领导在安排任务时要交代清楚要完成的是什么任务、工作该达到什么结果、有哪些可利用的外在条件、授权谁人去做并促使承担者完成任务、如何督管工作的进度以及工作完成后对其进行验收的标准，然后鼓励下属对工作安排进行提问，并检查一下其对所授项目的认识程度。清晰安排工作和明确授权的意义、过程、会出现的问题和基本要求，这些都有利于下属出色地完成工作，从而达到领导预定的标准。

在实际生活中，常常可以看到这样的领导者，布置工作任务时三言两语地交代一下，然后就扔下不管了。从来不明确地告诉下属干什么、怎么干，他以为自己了解和掌握的东西，下属也理所当然地应该懂得；或是有意识地不向下属交底，放任不管，而当下属的工作没有达到他所要求的标准时，就对下属横加指责。

比如，某领导者对秘书说：“给我致电张先生，约他下星期五到我的办公室来。”秘书小姐如言电约，但对方称下星期五要开重要会议，而他过两天便要到外地出差一星期，建议不如将约会往后推推。秘书想将张先生的话向领导转述，但是一连两天，领导均在休假，根本没有机会提及。待领导上班时，秘书才将张先生的话复述，此时张先生已身在英国。该领导者责怪秘书为何不早说，因为他找张先生就是要商谈有关他到外地后所托办的事。

工作目标是否能让人一目了然，是提高办事效率和领导的关键。秘书在张先生提及去外地时未能做出及时反应，完全是因为领导者的指令不明确，欠缺了提及找张先生的大概目的，才导致了错误的发生。

领导者安排工作必须目标明确、内容具体，才能让下属在完成任务的过程中有更大的发挥余地。下属一般只会考虑达到他们个人的目标，让他打电话他就打电话，不会考虑其他，他认为自己负责的只是某个工程的一个环节，而这单一的环节往往又不是领导所期望的。领导不能把一个事情的整体分派给很多下属去做，而不告之事物之间的联系与合作。目标是一项工作的基础，当目标明确了，每位成员心中都有了明确的方向，他才能更好地发挥主观能动性，甚至当领导推荐的方法不可行时，他还能想出更有创造性的解决方式。与其花费更多时间、精力和财力，去改正正在进行的工作中出现的问题，不如通过使其明确工作的目标而规避问题的出现。

有的领导者为了刻意地表现“弱化自己”的意识，喜欢在安排工作的时候带有反问或者故意造成让他人做决定的感觉，比如，有些人喜欢在命令前加上“也许”的字眼，出发点是好的，却让下属感到无所适从。“也许明天该组织个民主生活会。”在下属听来，到底是安排，还是不安排？下属当然不敢反问：“‘也许’到底是应该去做，还是不去？”这么问，无疑是批评领导者的指令不明确，但是不问清楚，又怕事后被领导者指责为擅作主张。所以，领导者发出指令安排工作时要清晰明确，不能模棱两可。

那么，在日常管理中，领导者要怎样才能合理地进行工作安排，做到清晰明确呢？

一、命令要明确，包括要做事项的目的、内容及有关的时间、地点，以及建议的处理方法等。要想发布清楚、简洁、明确而又容易让人听明白的命令，应遵循下面几条原则：要使命令适合要做的工作；使用简单明了的词句和术语；要点要集中；如果是一个书面命令，要考虑使用个人的语言，发挥领导的风格，不要过多顾及语法；如果是一个口头命令，要多说几遍。

二、有明确的时限。要制定明确的时间表，写明何项目标何时完成。时间表既适用于一个以上的目标，也适用于不断提高的标准，比如何时报告、何时反馈等方面。

三、写在书面上。是将目标条分缕析地写出来，作为一个决心，有激励下属的作用；二是还能及时回看，避免没听明白导致执行的错误。降低模糊性，避免混乱局面。

四、及时沟通。安排工作是个长久的过程，在事态发展到一定程度时领导与下属要及时沟通，调整策略。许多领导认为公事时间以外，就不应该让下属骚扰；以致下属有要事找时，却束手无策，这样办起事来又怎能有效率呢？

五、及时在条件和环境发生重大变化时调整目标。为发挥下级的创造性和积极性创造良好的环境，对留住人才至关重要。有时可能会因为一些意外因素使组织及各部门实现目标的条件严重恶化，从而无法实现既定目标。这时，领导者应及时根据条件变化调整各级目标，重新安排部署，否则下属会因缺乏实现目标的信心而失去工作激情。

六、重视将组织目标和个人目标结合起来。组织目标的实现与成员个人的利益和自身价值的体现结合起来，可以增强他们在工作中的满足感和成就感。这对调动员工的积极性和增强组织的凝聚力会起到很好的作用。

最后，领导者在命令下属去做某事时一定要附有一个明确公正的标准，只有这样，下属才会办好事，并为之全力以赴。工作目标公之于众，能大大增强每一个下属的责任感，并转化为工作的动力。

同时，领导者必须对项目保持一定的控制权，设定项目进度及成绩汇报的时间表，对其进行定期检查以关注进度和及时发现问题。安排工作并不意味着领导放任不用管了。有效的工作安排在给下属自主权的同时，还必须建立一种检查进度及目标完成情况的制度，这可减少领导因工作安排不当而导致风险。同时，组织成员也会因清楚了时间安排和有不时的工作业绩检查机会而获益。

每天思考一分钟：

在安排工作时，什么任务，属什么性质，有什么意义，达到什么样的目标，什么时候完成，向谁请示汇报，遵循哪些原则，步骤、途径和方法是什么，可能出现哪些情况，需要注意什么问题，这些都是必须清晰明确的。