不要让他人占用你的零碎时间

不要让他人占用你的零碎时间

电话、来访、邮件、应酬等，他人的打扰无可避免，已有不少人对打扰提出了抱怨，的确，这让你有了许许多多的无奈。

对待打扰的方法有很多，有全面出击来对付，也有消极地应付。全面出击的人终会变得疲劳不堪，消极应付的人终究会错失良机或是贻误大事。究竟怎样做才是你的可取之道呢？总而言之，那就是：将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最小。

1.事先的约定与准备。打电话约定时间和约定谈话内容并不是什么新奇的概念，通过预约可以避免你在需要安静工作的时候被打扰，因电话占线而不能及时得到工作需要的某些资料，从而造成时间浪费。

2.开场白要简短而明确。生活中，我们打电话往往是为了联络感情，开场白中总会有一些寒暄，除了拜访客户、问候长辈等情况，比如“你最近很忙啊？在哪里发财啊？”、“你身体还好吧？吃饭还行吧？”等，然而在办公室场合就应该少有寒暄，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。假如你正在将电话打给某人，不妨开门见山：“你好，我是某某，我给你打电话是因为……”或“你好，我是某某，有这样一件事需要……”等；如果是某人打电话给你，你可以说“接到你的电话真高兴，有什么事需要帮忙吗？”或“你打电话来我真高兴，能为你做点什么吗？”或“好久没有收到你的消息了，请问有什么事需要帮忙吗？”等。

3.控制通话时间、保持通话主题。在打电话的时候，要注意做好适当的记录，以免挂上电话后忘记某些信息，又不得不重新联系一次。另一个需要注意的就是：控制好打电话的时间并保持通话的主题。许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休，而且经常是缺乏主题。在这种情况下，你不妨直言：“你现在需要我们解决的问题是什么呢？“你的重点是什么？”、“你看我们今天的沟通、讨论是不是这到这里呢？”

虽然一次电话省下的时间可能只有三两分钟，但按照你每天接10个电话来算，每个月你就可以省下7～10个小时，一年就是84～120个小时，这可是一段不少的时间呢！

4.“过滤”电话。你一定经常遇到一些不想接的电话，这个时候你就需要“过滤”电话了。首先解释你现在不能接电话的原因，如马上要出门了、要去开会了、正在与同事商谈工作等，但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌，并约定回电或是对方再次来电的时间，在保证自己时间的前提下，不要给对方留下不良印象。

当你在工作中被各种情况所中断时，应该如何处理呢？

1.来自上司的打断。来自上司的打扰最难控制，尤其是当你正在全心尽力地处理一项紧急而重要的事情时。在上司打扰的时候，你只能无奈地加以接受。请看下面这个处理类似问题的一个实际例子和妙招：有一位职员，每当他应召去见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等，既可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，又可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。

2.来自下属的打断。你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题：

（1）是否曾将他人可能的打扰集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？

（2）是否尽可能地把集体例会列为每日或每周工作的一部分？

（3）是否每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会及时告诉对方何时见面较合适？

（4）是否曾经鼓励下属以便条或邮件方式提出问题，而不是亲自提问打扰你的工作？

（5）是否立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能获得回应？

总而言之，下属在打扰你的时候，你可以将他的打扰方式定型化。

3.来自同事的打扰。要处理同事或同级人员的打扰，恐怕得多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点：

（1）双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心并表现出随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。

（2）不要随意打扰对方。你可以预先告知同事你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的对待。

（3）想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢和他人交谈？

如果你让这些现象一直持续下去，你终究会因“中断”而一事无成。