【摘要】：在管理过程中，必须使具有保存价值的工程资料得到有效的管理，方便查找和使用，并使其内容具有可追溯性，能及时、有效地对工作起到指导作用。表1-3 物业工程资料的分类工程资料管理的方法分文件档案管理和电脑管理两大类。
在管理过程中，必须使具有保存价值的工程资料得到有效的管理，方便查找和使用，并使其内容具有可追溯性，能及时、有效地对工作起到指导作用。
物业工程资料的分类见表1-3。
表1-3 物业工程资料的分类
工程资料管理的方法分文件档案管理和电脑管理两大类。所有文件、资料均需按分类目录建档存放，同时在电脑或光盘上备份存储，以方便调阅。
工程资料归档时，归档的文件资料必须字迹工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档文件必须使用原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明；归档时必须进行认真验收，办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整、系统、准确、真实性；基建工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收等必须有档案部门参加，凡文件资料（含有关图纸等）不完整、不准确、不系统的不能进行验收；归档文件必须进行科学分类、立卷和编号，档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。
工程资料归档时间：基建项目、改造工程的资料在竣工后一个月内归档；新购设备（包括引进设备或技术）在开箱时必须会同档案管理员进行技术资料核对登记，于竣工后连同调试记录等文件材料整理立卷、归档；工程、设备的运行、保养、维护资料必须按月或按季度整理，并在次年一季度前将上年全年资料归档。
工程资料在保管时，存放档案必须使用专用柜架，档案室内应严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使用明火；每年年底对库存档案进行一次特别清理、核对和保管质量检查工作，做到账物相符，对破损或变质档案要及时进行修补和复制。
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