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建筑工程资料管理概述

时间:2022-02-28 理论教育 版权反馈
【摘要】:建筑工程资料是建筑工程进行竣工验收和竣工核定的必备条件,是城建档案的重要组成部分,也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建的重要依据。工程资料不符合要求的,将导致无法进行工程竣工验收。为了保证建筑工程的安全和使用功能,必须重视工程资料的真实性、可靠性。依据《建筑工程资料管理规程》,为便于学习,本书将各类建筑工程资料进行分类:A类——基建文件。

第一篇 建筑工程资料管理概述

项目一 建筑工程资料管理基本概念

一、建筑工程资料管理

建筑工程资料是建筑工程进行竣工验收和竣工核定的必备条件,是城建档案的重要组成部分,也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建的重要依据。在我国,国家立法和验收标准均对工程资料提出了明确要求,如《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规,《建筑工程施工质量验收统一标准》等规范,均把工程资料放在重要位置。

任何新建、改建、扩建的建筑工程,参与工程建设的建设、勘察、设计、监理和施工等单位均不能忽视对工程资料的管理。在工程实践中,工程资料的验收应与工程竣工验收同步进行,同时建设工程的归档及整理应遵循《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)的规定。工程资料不符合要求的,将导致无法进行工程竣工验收。在现实中,未曾验收的工程如果由于某种原因遗失、毁损了工程资料,则工程的验收便不能正常进行,必须通过有资格的检测单位进行质量检测,方可证明工程是否合格。已经投入使用的工程,如果没有妥善保存工程资料,则工程的维护、维修、改造都缺少依据,难以进行。

当前全面贯彻执行ISO9000质量管理体系系列标准,资料是其一项重要的内容,是证明管理有效性的重要依据;资料也是质量管理体系的重要组成部分,是评价管理水平的重要见证材料。由于产品结构和制造工艺复杂,必须在产品质量的形成过程中加强管理和实施监督,要求企业在生产过程建立相应的质量体系,提供能充分证明质量符合要求的客观证据,由此可以看出工程资料的重要性。为了保证建筑工程的安全和使用功能,必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此,我们应当规范工程资料的管理,将工程资料视为工程质量验收的重要依据,甚至是工程质量的组成部分。

二、建筑工程文件的概念

建筑工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。工程准备阶段文件是指在工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件;监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件;施工文件是指施工单位在工程施工过程中形成的文件;竣工图是指在工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样;竣工验收文件是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

三、建筑工程档案与资料的概念

建筑工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,也可简称为工程档案。

建筑工程资料是指工程建设过程及结果的书面或声像记载,如规划文件资料,建设文件资料,施工技术资料,竣工图、竣工测量资料和竣工验收资料,声像资料等。

资料与档案的区别在于:资料是一个相对性的概念,只要对人们研究、解决某一问题有信息支持价值,无论其具体内容是什么,均可视为资料;档案是保存备查的历史文件,在工作活动中,总要产生和使用许多文件,由于工作的持续进行和事业发展的客观需要,人们自然要把日后仍需考查的文件有意识地留存下来,就成为了档案;档案没有资料那样的相对性,档案可作为资料使用,资料却不能作为档案来看待并使用。

项目二 建筑工程资料分类

为便于对建筑工程资料进行管理,一般按照工程文件资料的来源、类别、形成的先后顺序以及收集和整理单位的不同进行分类。《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)中,将工程资料分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件;新颁布的《建筑工程资料管理规程》(JGJ/T185—2009),将其分为基建文件、监理资料、施工资料、竣工图和工程竣工文件5大类。尽管名称有别,但实质是一致的,新规程采用的术语更符合工程建设的实际情况。依据《建筑工程资料管理规程》,为便于学习,本书将各类建筑工程资料进行分类:

A类——基建文件。基建文件包括决策立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,勘察、测绘、设计文件,工程招投标及承包合同文件,工程开工文件,工程商务文件,工程竣工验收及备案文件,工程影音文件8类。

B类——监理资料。监理资料分为监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料、竣工验收资料6类。

C类——施工资料。施工资料分为施工管理资料、施工技术资料、施工测量资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录和建筑工程竣工验收文件8类。

D类——竣工图。竣工图主要包括建筑与结构竣工图,建筑装饰与装修竣工图,建筑给水、排水与采暖竣工图,建筑电气竣工图,智能建筑竣工图,通风与空调竣工图,室外给水、排水、供热、供电、照明管线,室外道路、园林绿化竣工图8类。

E类——工程竣工文件。工程竣工文件主要包括竣工验收文件、竣工决算文件、竣工交档文件、竣工总结文件4类。

项目三 建筑工程资料的编制与组卷

一、工程资料编号

①通常工程资料编号采用7位制,形式如图l.l所示。

②单独组卷的子分部工程资料编号采用9位制,形式如图1.2所示。

二、建筑工程资料组卷的原则和方法

立卷是指按照一定的原则和方法,将有保存价值的资料分门别类地整理成案卷。

图1.1  工程资料编号

图1.2 单独组卷的子分部工程资料编号

1)组卷的基本原则

①组卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;

②一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。

2)组卷的方法

①工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;

②监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

③施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

④竣工图可按单位工程、专业等组卷;

⑤竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

3)组卷过程中应遵循的要求

①案卷不宜过厚,一般不超过40mm;

②案卷内不应有重份文件;

③不同载体的文件一般应分别组卷。

4)组卷时卷内文件的排列

①文字材料按事项、专业顺序排列;

②同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列;

③图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列;

④既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

5)组卷时案卷的编目要求

(1)编制卷内文件页号应符合的规定

①卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从“1”开始;

②页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角;折叠后的图纸一律在右下角;

③成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码;

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(2)卷内目录的编制应符合的规定

①卷内目录式样宜符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)的要求;

②序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标注;

③责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替;

④文件编号:填写工程文件原有的文号或图号;

⑤文件题名:填写文件标题的全称;

⑥日期:填写文件形成的日期;

⑦页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号;

⑧卷内目录排列在卷内文件首页之前。

(3)卷内备考表的编制应符合的规定

①卷内备考表的式样宜符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)附录要求;

②卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明;

③卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

(4)案卷封面的编制应符合的规定

①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式。案卷封面的样式宜符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)附录D(略)的要求。

②案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷等。

③档号应由分类号、项目号和案卷号组成,档号由档案保管单位填写。

④档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

⑤案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

⑥编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

⑦起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

⑧保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存,长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命,短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。密级分为绝密、机密、秘密三种,同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

(5)案卷幅面、制作要求

卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作,幅面统一采用A4幅面。

(6)案卷装订的要求

案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订;既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。

(7)卷盒、卷夹、案卷脊背的要求

案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为220~310mm,厚度分别为20,30,40,50mm。卷夹的外表尺寸为220~310mm,厚度一般为20~30mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

案卷脊背的内容包括档号、案卷题名,式样宜符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328—2001)的要求。

项目四 建筑工程资料的归档管理

一、建筑工程资料的归档

(1)归档资料应符合的规定

归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。文件材料的质量符合建筑工程资料归档的质量要求。归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。

(2)归档时间应符合的规定

根据建筑程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

(3)归档顺序应符合的规定

勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。

(4)归档数量应符合的规定

工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定和《建设工程文件归档整理规范(GB/T50328—2001)的要求单独立卷归档。

二、工程档案的验收与移交

①列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。

②城建档案管理机构在进行工程档案预验收时,应重点验收以下内容:工程档案要齐全、系统、完整;工程档案的内容要真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;工程档案已整理立卷,立卷要符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)的规定;竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章;文件的形成和来源要符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;文件材质、幅面、书写、绘图、用墨和托棱等要符合要求。

③列入城建档案馆(室)接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

④停建、缓建建筑工程的档案,暂由建设单位保管。

⑤对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改,补充和完善原工程档案。对改变的部位,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆(室)移交。

⑥建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时,应办理移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接。

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