会展项目通报

任务概述

在本任务中我们将学习什么是会展项目，会展项目具有怎样的特征;什么是会展项目通报，会展项目通报具有怎样的特点;会展项目通报的要求与格式。

任务目标

●能够理解会展项目内涵及特征

●能够理解会展项目通报内涵与特征

●能够使用会展项目通报

学习内容

一、会展项目

1.会展项目概念

会展项目是以各种会展活动为管理对象的有计划的活动。是为达成特定目标，在规定的时间内，在预算范围内，有组织地完成的一个任务。

2.会展项目特征

（1）明确的服务目标

任何一个会展项目都设有要完成的任务。例如某展览会项目的基本任务就是将参展商与专业观众组织起来，产生交易量。

（2）过程具有阶段性

所有的会展项目都有一定时间段的，不可能无限期地开展下去。例如某展览会从最初策划到正式运营大概两年的时间，不能无限制的持续下去。若是一直持续下去就不能形成项目，也就是说这个项目是不存在的。

（3）项目具有约束性

会展项目的实施要考虑各种限制性因素，例如资金预算、时间安排、政策、法律法规等。例如北京张家口将在2022年主办第24届冬奥会，2022年就是一个时间限制条件，所有的筹备工作必须在此之前完成。

案例分析

2009年10月15日～11月4日，第106届中国进出口商品交易会(又称“广交会)在广州琶洲展馆举行。广交会新闻发言人陈朝仁14日介绍，本届广交会共有22320家境内外企业参展，比上一届增加216家。预计到会人数多于上届，无论企业还是投资界，都希望看到订单增加，短单变长单。

1.广交会开幕举行招待会5.5万个展位供不应求;

2.广东交易团企业超2400家愿做内销企业增加五成;

3.广交会每年为广州增收326亿元。一年两届广交会带给广州的直接经济效益，即国内外访客和相关机构的直接消费为110.5亿元，间接经济效益为215.94亿元。直接效应与间接效应合计为326.44亿元。2008年广州市国内生产总值(GDP)为8215.82亿元，一年两届广交会带来的经济收益则占广州市全年GDP的3.96%。

用自己的话简要介绍案例中的展会项目。

3.会展项目的分类

（1）会议的分类

按照不同的分类标准，会议可分为不同的类型，主要有以下几种:

●按会议的组织形式可分为年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、座谈会。

●按会议的内容可分为商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议。

●按会议的主办主体可分为协会会议、公司会议和政府会议。

（2）展览的分类

按照不同的角度，展览可以有以下几种分类:

●按展览的内容可分为综合展（博览会）和专业展。

●按展览的性质可分为宣传类展览会、贸易类展览会和虚拟展览会。

●按展览的行业可分为轻工行业展、石化行业展、纺织行业展、建材行业展、房地产行业展等各行各业的专业展览会。

●按展览的规模可分为单独展、多国展和国际博览会。

●按展览的地域可分为国内展、国际展和出国展。

●从是否盈利划分，展览可以分为盈利性展览和非盈利性展览。

二、会展项目通报

1.会展项目通报的含义

通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。会展项目通报是通报文体中的情况通报。展项目通报是为了让主办方领导或会展活动委托者或会展项目客户了解项目目标、项目主要事件和进度安排。这是向会展客户通报传达会展项目重要情况和事项，能及时交流信息的一种形式。会展项目通报最主要的功能是交流，及时交流传递信息，促进会展企业与各类公众之间相互了解、相互沟通。

2.会展项目通报的特点

（1）及时性

会展项目通报要抓住时机，对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流信息、指导工作的作用。错过时机的通报，就失去了它的时效性，没有行文的意义了。

（2）沟通性

会展项目通报的主要功能就是传递信息，与客户进行信息沟通。因此沟通性是会展项目通报的重要特征之一。

（3）告知性

通报的目的，就是让人们了解通报的事项，做好自己的工作，所以，告知性是通报的一个明显特点。交流情况的通报，让人们知道相关的信息，进行参考和借鉴。

三、会展项目通报内容与格式

1.会展项目通报内容

（1）会展项目基本概况

简要介绍会展项目基本情况，包括举办背景、时间、地点、主题、意义等相关信息。

（2）会展项目目标

小到一个小型展会和会议，大到奥运会这样的大型活动，在会展项目不同阶段要实现的各种目标必须要明确清晰。

（3）具体任务

在本次会展项目中需要完成哪些具体任务，要将这些具体任务明确。例如2015年第十八届亚洲宠物展，除了组织不同类型的参展商与专业观众，还有很多配套活动，如各种高峰论坛，各种宠物运动会等，这些都是会展项目中的具体任务。

（4）人员配备

无论是展览会还是会议，涉及主体众多，组织工作复杂，需要合理的人员进行配置。在通报中要有相关人员配置，例如负责展商酒店预定联系人员是谁，如何联系;负责现场运营管理的人员有哪些，如何联系等。

（5）时间进度安排

在会展项目中，各项工作的开展顺序、开始及结束的时间是如何安排的。具有里程碑事件的执行时间是什么。在展览中，具有里程碑意义的事件可能包括场馆的租用、招展招商时间结束时间、营销方案的启动、与服务商签订合同、展台搭建、展品运输等。

（6）资源配置

在会展项目不同阶段物力、财力是如何配置的，在不同阶段需要的物力和财力是怎样的。

案例分析

缺乏项目通报 展会效果大打折扣

今年1月在上海举办的某展会上，在展会开幕前两天，即1月18日中午，预登记工作就已全部结束，但由于网站上没有明确注明预登记截止时间，导致很多专业观众在所谓的“截止日期”后仍然注册，奇怪的是仍然显示注册成功，并都收到了注册号，来展会现场办理胸卡时才发现是无效注册，引起了很多本可以避免的争执。这样的事件在开幕第一天就出现了，可主办方仍然没有采取任何补救措施，导致第二天还不断有观众拿着刚刚注册成功的注册号申请胸卡。展会的网站居然遗漏如此重要的提示信息，在线服务严重缺位。笔者观察，展会结束三天后，该展会网站仍然没有任何更新，没有提交任何展会报告，而同样是1月23号闭幕的德国杜塞尔多夫国际水上运动及船艇展，23日下午18点闭展，晚上20点，该展会的展会报告及时刊出，并且对2006年的展会进行预告。

案例中，展会组织方哪些地方做得不好? 为什么?

2.会展项目通报格式

目前会展项目通报没有特别严格的格式要求。总体概括而言，一般包括以下几个方面。

（1）标题

会展项目通报的标题一般要包括会展项目名称、发文部门或企业。标题有两种写法:一是公文式标题;二是新闻式双标题，多为正题加副题。例如第×届×××展览会项目。

（2）正文

会展项目通报正文包括对会展项目情况介绍及会展项目通报中主要内容。

（3）落款

落款包括发文单位名称及日期。

拓展提高

会展新闻稿基本要求

在国外，向新闻机构发送新闻稿是政府部门和大公司为争得新闻界的支持、利用新闻界宣传自己的常见形式。一般做法是，把具有新闻性的信息，由专门人员写成新闻稿，以传真、电子邮件等方式，传送给新闻界，请新闻界发表或在撰写新闻时参考。撰写新闻稿需注意几个基本要求:

1.内容要有新闻价值，而不是泛泛的宣传资料。发放新闻稿的目的虽然是宣传自己，但稿件宜尽量减少或避免宣传味。

2.要交代清楚时间、地点、人物、事件、原因、后果等一些基本要素，并在最显著的段落中写入最需要让记者了解的内容。

3.要力求简洁明了，直切主题，减少套话和空话。发布一条新闻，一般写一两页纸就够了。

4.新闻稿的事实要求准确，经得住记者的挑剔，内容不浮夸。

5.遣词用句要有吸引力。关于这个问题，清华大学新闻与传播学院副教授史安斌曾在讲课中举过一个例子:美国宾州政府要出台一个《网络隐私保护法案》，事先弄了一份新闻宣传提纲。提纲开头是这样写的:“今天我们来介绍一下《网络安全保护法案》的一些情况”。史安斌教授认为这样说太直白，引起不了听众的注意力。他认为应改为:大家在上网购物时一定担心过自己的信用卡会不会被盗用，这才有了现在这个《网络隐私保护方案》。这样能从听众亲身体验入手，唤起注意。

上述几点，主要是着眼于新闻稿能引起记者注意，取得效果。如果一条新闻稿到达编辑和记者的手里，一下吸引了记者，他一定要看并可能采用;如果稿件没有开门见山，尽管稿件里面有新闻内容，记者也不会耐下心来去研究，那么稿件将面临被扔进纸篓的危险;如果稿件内容有误或有水分，记者便可能去炒作与稿件有关的负面新闻。新闻稿的发送，可以给每一家新闻机构，争取广种薄收;也可选择信息要传达到的特定国家和地区的新闻机构;有时只送给精心挑选的个别新闻机构。因为是新闻稿，比较简明扼要，因此记者可能回过头来咨询更详细的情况，作深入报道，这样就可以进一步向记者提供有关的背景资料和观点，甚至可以接受记者的单独采访。思考练习

一、填空题

1.__________是以各种会展活动为管理对象的有计划的活动。

2.会展项目通报是通报文体中的__________。

3.__________是展览会客户群体中处于核心地位，是办展单位的主要经济来源。

4.会展项目的实施要考虑各种限制性因素，例如资金预算、时间安排，政策、法律法规等。这体现了会展项目的__________特征。

5.会展项目通报要抓住时机，对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。错过时机的通报，就失去了它的时效性，没有行文的意义了。这体现了会展项目通报的__________特点。

二、判断题

1.按展览的内容，展览会可分为综合展（博览会）和专业展。（ ）

2.通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。会展项目通报是通报文体中的情况通报。（ ）

3.会展项目通报的主要功能就是传递信息，与客户进行信息沟通。因此沟通性会展项目通报的重要特征之一。（ ）

4.目前会展项目通报没有特别严格的格式要求。（ ）

5.按会议的内容，会议可分为商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业

学术会议、政治性会议、培训会议。（ ）

三、简答题

会展项目通报内容有哪些?