展会后续服务

任务5　展会后续服务

活动1:后续服务流程

小组讨论

展会结束是不是意味着展会项目的结束?如果不是，还需要做哪些事情?

学习材料

展会后续服务是展会工作的重要组成部分，是实现展会目标和价值的主要工作阶段，决不可掉以轻心。后续服务包括的工作有:汇总整理展会的所有信息资料;在此基础上，对数据进行统计分析;对展会进行全面总结和评估;进行展后的宣传和重点客户跟踪。展会后续服务流程如图2－2－50所示。

图2－2－50　展会后续服务流程

活动2:展会数据整理分析

小组讨论

展会中的下列信息和数据应如何归类整理?

1.观众签到簿

2.媒体签到簿

3.参展商参展申请

4.参展商签到簿

5.嘉宾签到簿

6.观众基本信息登记表

7.观众调查表件或凭证)

8.参展商调查表

9.名片和电子名片

10.媒体报道资料

11.现场照片

12.现场录像

13.现场速录文稿

14.演讲ppt文稿

15.招商招展合同

16.与合作方协议合同

17.费用结算单(发票或收据原

18.展会网上观众留言

19.展会网上参展商留言

20.参展商宣传资料

学习材料

办展机构与参展商和观众的合作不是一次性的，而是长期的。本届展会的结束正是下一次新的合作的开始。因此，主办方通过及时分析和反馈展会信息，可以吸引和鼓励参展商与观众的再次积极参与，同时也为自身评估总结做好了准备。

由于现场收集到的文件和资料具有重复性、不完整性，甚至有虚假性、不系统性、非直观性，因此，不能直接把这些资料放到文件档案中，而需要归类整理和进一步处理，才能确保评估的真实性和材料的有效性。

1.对展览会现场和展期收集的观众信息进行深入的规范化处理

针对观众提供的名片、电子名片、签到簿和信息登记表的信息，应做的工作有:

(1)按地区规范。通过邮政编码、电话区号、地址和城市的相互校验，确定观众所在城市、省份和地区等。

(2)按部门和职位归类。根据相应行业的特点，对各种不同部门和职位进行归类处理，确定观众的部门属性、决策层面、职位属性等。

(3)删除无用信息。对残缺不全、明显无用的信息进行删除，提高信息的有效性。

(4)合并相同信息。对基本信息(姓名、单位、地址、部门、职位、手机、邮件等)相同的观众进行辨认、合并。

(5)专业观众的资料，还可以按行为信息归类，如按参观或购买商品的种类或是获得展览信息的渠道等。

2.对展览会收集到的参展商的信息进行深入的规范化处理

应做的工作有:对参展商参展确认书、参展商签到簿、名片和介绍资料等分类汇总。

(1)根据地区归类、或根据展品类型归类、或根据企业规模和行业地位分类、或根据企业本次展出展馆位置分类;

(2)参展商展台人员和负责人名单汇总;

3.对展览会收集到的媒体的信息进行深入的规范化处理

整理方法为:

(1)充分收集并整理媒体签到簿、名片、网站和杂志报纸的报道;

(2)大众媒体的媒体名单和报道汇总;

(3)专业媒体的媒体名单和报道汇总;

4.对反馈信息的规范化处理

整理方法为:

(1)针对参展商满意度调查、观众满意度调查、下届预订意向、网上观众留言、网上参展商留言等，分为参展商反馈和观众反馈;

(2)网上信息需要打印归类;

5.成本费用资料的处理

一般情况下，这类资料的原件都留存在财务处，存档只是复印件。

6.建立客户数据库

在整理好各类信息后，最好能建立客户数据库。由于各个展会的性质相差很大，所以数据库中所收集的信息可能相差较大，数据库的格式应当由软件专家根据需要专门设计。

其中，参展商的信息数据应当尽可能地详尽，下列基本内容是不应当缺少的:

(1)企业信息。包括企业名称(全名和简称，简称可能有多种，都应标明)和地址、邮编、电话、传真、EMAIL地址、企业性质和主管单位、主要产品、年产值、主要市场、企业信誉等级等;

(2)人员信息。包括该企业主要负责人和部门负责人的姓名、职务、职称、性别、年龄、联系方法等;

(3)展出信息。该企业参加展会的时间、规模、主要展品和展位、展会销售业绩、媒体和参观者对该企业展品展出的反映等;

7.建立观众数据库

对于观众，又可分为集体观众和个人观众两类，并分别建立他们的信息数据库。其中，集体观众的信息基本等同于参展客户，个人观众的信息应当包括以下:

(1)参观者的总数以及每天和不同时段的人数;

(2)参观者的职业、性别、文化程度、地区分布;

(3)参观者来到和离开展会的交通方式;

(4)参观者在展会以及在展会各部分停留的时间;

(5)参观者购买的展销品以及其他消费形式和水平。

此外，还应当特别注意参观者中的各界名流(VIP)。他们具有重要的社会影响力，可以带来很好的宣传效果，应当尽可能地收集他们的相关资料，以便对他们进行采访、征求意见以及在下一次展会时再发出邀请。

8.建立国外客商的数据库

国外参展商和观众，可能分属不同的地区和国家，情况比较复杂。在数据库中，除了同国内客户相同的信息外，如果可能，还应当增加以下内容:

(1)客户的工作语言和母语。同国外客户的联系一般使用英语，但是也有客户不能或不愿意使用英语而习惯使用其他语种，对此在数据库中应当有所记录。

(2)客户的宗教信仰。不同宗教有不同的礼仪和禁忌，以及节日、风俗、饮食习惯等等，掌握这些信息有助于同客户的联系和接待。

(3)客户所在城市的时区和同北京的时差。这样在电话联系时就可以掌握适当的时间，不给对方带来不便或降低工作效率。

(4)客户的其他相关资料，也应当尽可能多的收集。有些看似没有用的材料，有时可能发挥很大的作用。比如客户的简历、文化程度、毕业的学校和亲友关系等。

作业

上网搜集至少一份展会总结报告

活动3:展会总结报告

小组讨论

如何根据整理和分析数据进行展会的总结?从哪几方面进行总结?

学习材料

展会总结是指根据展会的目的和标准，对展会活动中的各项要素及其社会效益进行的综合性总结工作，其中包括对参展商的总结、对观众的总结、对展会成交额或影响力的总结、对展会服务与管理工作的总结、对宣传推广的总结和对成本效益的总结等等。

1.总结前的准备工作

(1)随时收集、记录、统计有关资料和情况，因为展会一旦结束，再收集资料和信息就很困难。

(2)尽快动手写总结，一般是抓紧展会闭幕到展台人员返回原地之间的时间完成。

(3)总结材料在完成后，抓紧(最好在展会闭幕2周内)提供给有关部门和人员。

(4)编写总结报告时，要注意内用和外用之分。内用总结报告要全面、实事求是，以便发现问题、改进工作。外用总结报告则要注意内容和措辞，否则造成不好影响将很难转变。

(5)有些材料要保密，如对本部门工作人员的评价、财务开支收益情况等。

那么，展后总结报告的内容主要由哪些构成呢?下面以“2008年第十届青岛国际纺织面辅料纱线展览会总结报告”为例进行说明。

2008年第十届青岛国际纺织面辅料纱线展览会总结报告

主办单位:中国国际贸易促进委员会山东省分会

　　　　 山东省纺织工业协会

　　　　 中国国际商会山东分会

　　　　 山东省服装行业协会

　　　　 青岛市纺织服装行业协会

　　　　 亚洲经贸发展促进中心

承办单位:青岛海名国际会展有限公司

　　　　 青岛市纺织服装行业协会展览部

时间:2008年6月26－28日

地点:青岛国际会展中心(高新区世纪广场)

2008年6月26－28日，由中国国际贸易促进委员会山东省分会、山东省纺织工业协会、中国国际商会山东分会、山东省服装行业协会、青岛市纺织服装行业协会、亚洲经贸发展促进中心等单位共同主办，由青岛海名国际会展有限公司、青岛市纺织服装行业协会展览部承办的“2008年第十届中国(青岛)国际纺织面辅料纱线暨纺织品展览会”在青岛国际会展中心隆重举办并取得了圆满成功。

展会背景

中国是世界上重要的纺织品和服装生产和出口大国，山东是中国第五大纺织品和服装出口省份，是中国纺织品和服装重点生产基地。纺织行业门类齐全，已形成包括化学纤维、棉纺织、色织、印染、毛纺织、针织、麻纺织、纺织器材等链式结构工业体系，其中棉纺、气流纺、棉布织机生产能力居中国第一。生产总量纺织品位居全国第三、服装位居第四，针织服装位居第三，针织用纱位居全国之首。

山东半岛地理位置极佳，是中国大陆最接近日、韩的地区，具有得天独厚的对外开放条件，是中国继珠江三角洲和长江三角洲的外向型经济率先发展之后，环绕黄海、渤海又一外资投放的主要地区。近年来，国外已有不少客商来山东合作、投资建厂。山东的青岛、济南、烟台、威海、潍坊、淄博等地，均建有大型的纺织服装工业园，投资环境好、政策优惠，是国内外纺织和服装企业投资合作的好地方。

依托山东、青岛良好的经济发展环境，该展已经成为中国江北地区纺织服装行业采购、寻求合作的最佳选择;欧美、韩国、日本等国家外贸交易的理想平台。经过数年的发展历练，中国(青岛)国际面料、辅料及纱线展览会已成为中国最具影响力的大型专业展览会之一，得到了参展商的广泛认可和高度赞扬。2003年，被中国权威杂志认定为“国内纺织服装行业三大展会之一”;2005年，被评为“山东省优秀品牌展会”和“最具展览效益的展会”。

展出概况

第十届中国(青岛)国际纺织面辅料纱线暨纺织品展览会气势磅礴，启用青岛国际会展中心1、3、4号馆，近30000平方米。展会现场共有来自韩国、美国、中国香港、台湾等十几个国家和地区的近五百家知名企业携高新产品前来参展，包括:香港巴黎线业、华美线业、高士线业、上海新富士克、福建浔兴拉链、浙江伟海拉链、浙江献忠拉链、浙江澳升拉链、青岛高达花边、青岛海丽花边、青岛艺华织带、小林商标、上海惠之隆扣件等辅料企业;中国台湾侑宏、绍兴永盛工贸、浙江宇展印染、浙江雅昌染织、绍兴绿叶针纺、绍兴鹏越纺织、吴江敏发纺织、山东诸城裕民、山东同大集团、山东大海集团、山东如意集团、南山集团、青岛致远、青岛茂源祥、青岛怀特瑞、青岛嘉司、青岛三秀等面料企业。

配套活动

第十届中国(青岛)国际纺织面辅料纱线暨纺织品展览会除了现场展出以外，还精心组织形式多样的配套活动，为展商和观众带来更多的裨益，如2008年周边省市秘书长联谊会及现场研讨会等。

1.周边省市秘书长联谊会

2008年6月26日，纺织服装行业协会秘书长联谊会在青岛蓝海大酒店会议室举行，山东省服装行业协会秘书长万进、山东省皮革行业协会秘书长高鲁光、陕西省服装行业协会副会长陈会安、江苏省服装协会副秘书长顾晓文、河南省服装行业协会、河南省国际商会服装商会会长李刚、河南省皮革行业协会秘书长高建义、威海市纺织服装行业协会会长黄福海、烟台市服装行业协会秘书长刘恩厚等30余人出席了此次会议。

2008年6月26日，周边省市秘书长联谊会及当地知名服装企业观众团一行莅临青岛缝制展参观，受到了参展企业的热烈欢迎。

2.现场研讨会

在发挥展览会贸易交易功能的同时，会期举行多场高质量的研讨会，积极进行行业政策、技术以及市场信息的发布，深入体现其交互性信息平台的作用，包括《2008年中国拉链流行趋势》、《通过与面料供应商的全方位合作，提升服装企业竞争力》等。

展会亮点

1.国际化视野成全品牌化铸造

本届展会启用青岛国际会展中心共3个展馆，展出面积达30000多平方米，来自海内外的近五百家企业参展，包括:青岛高达、海丽花边、中国香港巴黎线业、华美线业、日本小林商标、浔兴拉链、吴江敏发纺织、浙江宇展印染、浙江雅昌、绍兴永盛工贸、绍兴绿叶、鹏越纺织、中国台湾侑宏等(详见上文)。

2.服务为王的专业化理念践诺

组委会在展会服务方面以“客户至上”为准则，打造规范化、系统化的“细节服务”流程。组委会将在展馆现场设立“贵宾休闲区”、“主办单位办公室”、“新闻中心”、“运输办公室”、“问讯台”等，为客户服务。“贵宾休闲区”是在每一个场馆辟出一个60平方米的“专区”，为展商和专业观众提供免费饮料、咖啡，并设置电脑，让展商方便上网办公。“主办方办公室”给展商与组委会之间营造一个沟通平台，使组委会能够随时了解情况，为展商快速解决难题。“新闻中心”则为媒体传送稿件图片、收发邮件提供便捷服务。同时，展会组织多场高水平的专业论坛及技术交流会，发挥展览会信息平台的作用。

3.整合铺就立体式宣传通道

展会的立体式、全方面宣传策略，卓有成效。除网站、杂志、报刊、户外广告等重点宣传外，组委会通过电话、短信、传真、邮寄等多种平台进行宣传;户外投放有跨桥、高炮、墙体及市内繁华路段广告牌等。此外，组委会还在国内外大、中型行业展会上进行了强有力的广告宣传，发放宣传资料，面对面邀请展商观众等。

4.登高而招的愿景铺陈

展会自创办以来，历经多年的培育，已经成长为具有国际化、专业化、市场化特色的品牌展会。随着全球产业转移与结构调整的推进，结合中国经济持续快速增长的背景，展会未来将实现从区域性展会向全国性展会的跨越发展，同时也必将进一步彰显其在中国市场以及全球市场的主导作用和发展性，并构建起展会的核心竞争力。

5.引入专业的招商团队

组委会花费大量人力物力，精心组织观众，为这次展会专门设置了8人的招商部，紧锣密鼓的作了大量的工作:他们将参展商及产品情况印制成展前预览，根据数据库资料和行业协会提供的信息，直接邮寄或发送到客户手中，共发送三万余份，对有些客户则登门进行一对一的邀请。

组委会进一步提供人性化的周到服务，为专业买家提供了1000份价值50元的代金券(作为买家参展的交通补贴);为缝制设备展的VIP客户准备了三星级标准间的住房卡;为各省市行业协会组团参展的单位提供免食宿的优惠政策，以及针对产业集聚地发专车组织参观，这些细致而周到的服务，博得了参展商家的一致好评。

观众概况

第十届中国(青岛)国际纺织面辅料纱线暨纺织品展览会吸引了来自海内外众多专业观众，参观人数也达到4.98万人次以上，95%以上是专业观众。这些专业观众都是来自国内外纺织服装行业的生产商、经销商、代理商、进出口商以及贸易商;新闻媒体;国际采购团;驻华使节;驻华贸易机构;行业协会、科研院所、行业媒体等领域的专业人士。主要来自上海、浙江、江苏、陕西、山西、辽宁、东北、山东省内及周边地区河北、河南、安徽、北京、天津等地区。据现场数据分析统计:首日到达的观众约2.2万人次，以山东省及天津、江苏、安徽、河北、辽宁以及韩国、日本等地区的为主。66%的观众有全部或部分采购决策权，79.5%的海外观众有全部或部分采购决策权。

宣传推广

本次展会的宣传工作做的非常到位，组委会分别在进展初期、中期、开幕三个阶段对展会进行了重点宣传，并不断在权威报纸、杂志、网站上刊登新闻和广告。为了确保展览会的展出效果，寻求更加有利的宣传方式，本届展览会组委会尝试了许多新的宣传途径，并且在宣传工作方式上做了较多的创新:首先，通过对专业、高层、大众等三种受众人群进行密集式宣传，提高展览会知名度。针对专业观众方面，本届展览会在烟台海阳毛衫城等产业聚集地区和青岛市重要交通路段设置多处长达几十米的户外广告牌，将展览会宣传覆盖面再次扩大;其次通过原有的客商数据库与客商进行直接的联系，采用发短信邀请、电话邀请、传真邀请、email邀请、平面广告等多种形式将展览会专业宣传做到位。同时在产业集群地，如烟台海阳、威海文登、潍坊等市场进行专业的市场调研和专人拜访邀请。针对海外市场，组委会派高层领导前往印度、韩国、香港等地进行专门的邀请。

另外，本届展览会针对大众群体方面也做了重要的宣传。除了在本地主流媒体半岛都市报、青岛日报、齐鲁晚报、青岛财经日报等报刊做定期宣传外，在全球纺织网、中国纺织服装网、365纺织网、青岛纺织服装网、国际服装网、山东省纺织服装网、浙江服装网、中华纺织网、全国服装网、服装网、中国纺织经济信息网、《服饰商情》、中国服装鞋帽网、中国服装招商网、中国制衣网、中国纺织网、服装面辅料世界、服饰资源、锦桥纺织网、中国服装网、中国品牌服装网、《青岛市纺织服装报》、《烟台晚报》、《民营经济报》、《纺织服装市场资讯》、《纺织制衣市场快讯》、《缝制专业综合杂志》、《中国服饰报》、《中国纺织报》、《中外缝制设备》、《中国缝制指南》、《制衣业世界》、《发现资源－缝制》、《国际缝制设备》、中国缝纫机网、亚洲缝纫机网、中国缝制设备网、中国缝制指南、缝机世界、中国鞋网、中俄鞋网、环球鞋网、《制鞋工业》、慧聪制鞋频道、328鞋讯网、美中鞋业网、《footwear》、中国鞋业人才网、《中鞋讯》、鞋业在线、169杂志/169鞋网、《亚洲鞋业》、《中外鞋讯》等上百家重要的媒体做了密度非常强大的宣传推广。

展览会网站也逐渐完善，专业观众和厂家可以通过登陆展览会网站(http:// www.tex532.com或http://www.qdhaiming.com)来获取展会信息以及获得展位，极大方便了客户，提高了客户获取展会信息的效率。

除网站、杂志、报刊、户外广告等重点宣传外，组委会通过电话、短信、传真、邮寄等多种平台进行全面覆盖式宣传，其宣传力度在业界引起了强烈反响。

展商观众数据

(一)参展商数据

(1)展商满意度

(2)展商对明年预测:

(3)展商地区分布

(二)观众满意度

2009年展望

2009第十一届中国(青岛)国际纺织面辅料纱线暨纺织品展览会将定于2009年6月28－30日在青岛国际会展中心举办，组委会将采取一系列的方式进行创新，促进展会发展:第一，继续塑造展览会的国际化形象，确定展览会主题招展的内容，在原有的基础上继续创新，推出一系列新的宣传手段，使展览会保持旺盛的生命力。第二，提前了解市场的发展动向，按照需求来组织展览会的参展商，展商的利益就是组委会的努力方向，提示参展商进行针对性的展览活动，以确保参展商参加展览会的有效性。第三，继续加强专业观众组织力度，充实观众队伍，全面搭建展商、观众交流互动的平台。第四，组织高水平的专业论坛及技术交流会，或者通过主办单位联合行业协会召开行业内高峰论坛，促进行业的发展。

2.展后总结报告的主要内容

(1)对展会策划进行总结。对展会策划方案进行分析评估，包括展会的举办时间、地点、展品范围、展会规模、办展机构构成、展会定位、展会价格、人员分工、展会品牌形象策划等。

(2)对展会筹备工作进行总结。包括协调、筹备工作的安排和调整等。

(3)对展会招展工作进行总结，包括目标参展商数据库的建立和改进、展区展位的划分、展会主题的增减、招展价格的合理性、招展函的编印、招展分工、招展代理的工作、招展进度的安排、招展宣传推广和招展策略等。

(4)对展会招商和宣传推广活动进行总结。包括目标观众数据库的建立和改进、招商分工、招商宣传推广、招商进度的安排、观众邀请函的编印、招商渠道的建立等。

(5)对展会服务进行总结。包括展会的展前、展中、展后各服务环节的服务，以及对这些服务的质量和提供方式等进行总结。

(6)对展会现场管理工作进行总结。包括对布展、开展和撤展等的现场管理进行总结。

(7)对展会指定服务商工作进行总结。包括对展会指定搭建商、物流服务商、旅游代理商、清洁和保安公司等的工作进行总结。

(8)对展会的时间管理办法进行总结。包括对展会的招展、招商、宣传推广、展会服务、筹展撤展以及展会整体时间管理等进行总结。

(9)对展会的参展商和观众情况进行总结。包括参展商和观众的数量、地区分布、行业分布、对展会的满意度、意见建议。

作业

拟写一份班级手工艺术品展总结报告。

活动4:后续宣传

小组讨论

展会的宣传是否只限于展前和展中?展后还可以怎样宣传展会?

学习材料

现代展会营销的理念是，展会营销应分为展前营销阶段、展中营销阶段和展后营销阶段。因此，展会后的宣传同样重要，绝不可掉以轻心。在这一阶段，宣传的中心任务是为展会本身的品牌宣传、为展会的可持续发展服务。

展会闭幕后的宣传工作主要包括:

1.召开展会后的记者招待会或新闻发布会，对展会进行总结，并回答记者相关问题。

2.如果之前对记者做过承诺(比如提供信息、案例、安排采访等)，一定要尽快办理，或告知何时将办理。

3.向未能参观展台的记者寄发资料袋，装有展出资料、发言稿、新闻通稿、相关活动记录、礼品等。

4.向出席开幕式、参观展台的记者寄发感谢信。

5.向所有记者寄新闻综合总结，并与媒体保持联系。

6.迅速、充分地回答有关新闻报道引起的读者来信。

例如，2000年杭州西湖博览会的展后信息通报就相当及时，在每个分类展结束以后都有及时通报，如:《逛音博会饱福眼和耳》、《锁具展:“锁”定古老和现代》、《邮品展:方寸天地市场大》、《人居展:楼市“胃口”吓人》、《工艺美术博览会:观众十万成交额一亿四》、《西博会一景:到处都是志愿者的身影》、《万朵缤纷秋雨中》、《狂欢的烟花》、《西博会签约外资4.66亿》。又如2001西博会展后发稿近300篇，超过18万字，取得很好的宣传效果。

以下是2009中国(武汉)国际教育展后续报道。

从2009武汉国际教育展看武汉留学市场热

——09中国(武汉)国际教育展后续报道

近几年来，随着就业压力与汇率减低等因素的影响，武汉地区的留学人数逐年攀升，2005年出国留学的人数达到了4000多人，2007年则一路攀升到5000人左右，2008年金融危机的爆发不仅没有削弱留学意向者的决心，反而使得更多的学生加入留学大军的行列。

为了满足人民多样化教育需求，促进我省国际教育的合作与交流，以教育的发展促进中部地区经济的可持续发展，从而积极推进武汉市及“8+1”城市圈的建设和发展，由武汉市出入境中介行业协会主办、武汉传承文化展览有限公司和金茂出国中心联合承办的2009中国(武汉)国际教育展于2009年6月26日－27日、28日分别在武汉国际会展中心一楼东厅和武汉科技会展中心举行。本届国际教育展分汉口站和武昌站，三天展会时间共吸引了6000左右的人次参观咨询，参展单位有来自英国、法国、澳大利亚、美国、韩国、日本、加拿大、新加坡、马来西亚、新西兰、瑞士、中国、中国香港地区等国家和地区的众多大(专)院校和中外合作办学的学校。国外院校和中介机构共计82个参展单位，与2008年相比增长了40%，本届展会与往年不同的是，没有与高招会同期同地举行，而是单一的专业的国际教育展，参观人数同2008年相比，人数数量有所下降，但参观的人员很专业，意向性、针对性很强，国外院校的招生代表和留学服务专家与学生面对面进行沟通，解答学生和家长关心的问题，提供了权威信息和及时的服务。同时也为中外教育合作者提供了交流合作信息，为广大学生及家长提供了院校招生资讯、专业课程等最新的留学信息。多所国外院校的招生代表与学生进行面对面的沟通，并解答有关留学择校以及专业课程等热点留学问题，权威发布2009最新的留学资讯。展会现场还举行多场留学资讯说明会活动，例如:“100万雅思培训代金券大派送”及“200万出国留学‘奖’学金代金券大派送”活动，展会活动丰富、形式多样，已满足各种不同学生和家长的咨询需求。本届2009年国际教育展参展的机构类型包括国外公、私立大学、社区学院、成人教育、语言培训机构、留学服务机构、中外合作办学项目等。参展院校有来自英国、澳大利亚、美国、马来西亚、新加坡、加拿大、爱尔兰、日本、韩国、新西兰、瑞士、中国香港地区以及国内知名中外合作办学项目等，参展院校较多的四个国家分别为英国、美国、新加坡、加拿大。

展会首次邀请到法国武汉签证中心、法国教育服务中心、英国大使馆文化教育处三家官方单位参展。其中，英国大使馆文化教育处首次组织近十所英国知名院校参加本届国际教育展，并由教育处官员举办留学英国的政策说明会。

多所学校与武汉留学中介签定了代理合作协议。法国教育服务中心、法国武汉签证中心、英国大使馆文化教育处、北京清华大学对外学术文化交流中心、清华大学继续教育学院、新加坡旅游管理学院、瑞士BHMS国际酒店商业管理学院、新东方、环球雅思武汉分校、新航道学校以及武汉的留学中介等60多家单位也对本届教育展做出了肯定的评价，部份院校还提出了一些改善之处，也对2010年的国际教育提出了建议，同时也表示2010年继续参展。

组委会在展会的前期分别在楚天都市报、武汉晚报、楚天金报、长江日报、长江商报、武汉晨报、新生活周刊上发布了新闻通稿和二次以上的硬性广告宣传。展会当天，组委会邀请武汉电视台新闻联播频道、武汉电视台百姓连线频道、湖北电视台新闻联播频道、湖北电视台经视直播频道、武汉电视台海外中心频道、武汉教育电视台的记者到现场作了采访，并当日播放。

中国(武汉)国际教育展从2005年起，至今已成功举办了五届，共吸引了来自世界二十多个国家和地区的上百所院校参加，国际教育展的举办为海内外院校与教育机构进行同台展示、增强国际间的教育合作和交流提供了难得的机会。

作业

1.收集至少2份展会后续报道，分析其内容和角度。

2.仿写一篇班级手工艺展的后续报道。

活动5:客户跟踪服务

小组讨论

展会结束后，是否还需要与参展商和专业观众联系?为什么?

学习材料

展会客户跟踪服务是展会工作的延续和重要组成部分，只有建立了良好的跟进系统，才能在客户心目中建立良好的形象，更好地实现展会的目标和价值。展后客户跟踪服务可以通过向参展商和专业观众寄发感谢信和信件资料、长期联系维持感情等手段来完成。

首先，在展会结束后不久，应当向参展客户、重要的专业观众以及赞助单位发送感谢信(特别重要的客户还应当登门致谢)。如果在展会闭幕后不迅速联系，客户就会失去在展览会上产生的热情。美国有机构专门研究了参展商和观众记忆率的变化，有以下的发现:参展商和观众在展览会闭幕后5周对展览情况的记忆从100%迅速下降到约60%，此后记忆有所反弹，反弹的原因可能就是主办单位的跟踪服务开始发挥了作用。

其次，可以向客户寄送展会的各种信息和材料，这也是一种保持感情联系的方法。但这是不够的，同客户联系还应当尽可能采用一些个性化的方法，比如:对客户所提供的信息由展会高层人士亲笔签署回信表示感谢，对他们提出的意见和建议除表示感谢外，还告诉他们整改的方法;

另外，在客户的各种庆典活动时，发出贺函或派员参加，并赠送花篮或礼品。在新年前，向客户以及其负责人和联系人寄送贺卡(对国外客户则是圣诞节)，因为贺卡可以广泛寄发，成本低却往往可以取得较好的效果。

以下是“PEEC2009上海国际天然提取物展览会暨研讨会”致参展商、研讨会代表、广大观众和媒体的感谢信。

致PEEC2009参展商、研讨会代表、广大观众和媒体的感谢信

尊敬的各位参展商、研讨会代表、广大观众和媒体朋友们:

您好!由好博塔苏斯展览公司和KingLeap巨光公司联合举办的“PEEC2009上海国际天然提取物展览会暨研讨会(简称:PEEC2009)”，于2009年9月18日在上海东亚展览馆落下帷幕!无论您是我们长期合作的老客户，还是刚刚结识的新朋友，展会让我们相聚在一起，我们深切感受到了您的热情和支持。在此，我们真诚地说一声:“谢谢!”

2008年突然而来的全球金融风暴，引发了不少人对展会成效的怀疑，好博塔苏斯展览公司和巨光团队顶住压力，逆风而上，脚踏实地做好宣传推广，做好展会服务每一项细节，使得本次展会如期顺利举办。

本届展会各项工作能够顺利开展与各位的大力支持和配合是分不开的。在此，我们对在逆境中仍一如既往信任和支持我们工作的各参展商、研讨会代表、广大观众和媒体朋友们再次表示衷心的感谢!同时希望大家能继续多提宝贵意见和建议。未来一年，我们将致力于稳健发展，继续巩固和扩大宣传，加深与行业企业沟通，提升展会专业程度和影响力，吸引更多有实力的企业与“PEEC”强强联合。

我们将总结经验，弥补不足，站在服务企业的基础上，更加细致周密地策划下届展会。在此，我们感谢贵公司继续关注“PEEC”，为中国天然提取物事业发展再筑辉煌!

最后，再次感谢各参展商、研讨会会代表、广大观众和媒体朋友们的大力支持!期待在下一届展会上与您再会!

PEEC2009组委会　　　

2009年10月于上海　　

在与客户维系关系的过程中，要注意以下几点:

1.真诚。对客户处于顺境时表示祝贺，处于逆境时也不忘记对其鼓励和支持。

2.连贯性。要与展会期间的要求一致，不能出现前后矛盾的现象。

3.统一性。对所有涉展人员要一视同仁，不能因为展商和观众企业规模等原因厚此薄彼，尤其是对观众和虽然没有参加展会但仍希望了解信息的参展商要做好服务。

4.主动性。展后客户联系要主动及时，主动告知所掌握的新情况和新信息，并对询问者耐心作答。

5.人性化与个性化。追求人性化使得服务亲切、自然、有人情味，从而避免公式化、僵硬、刻板，让客户乐于接受;追求个性化使得服务独树一帜，能够在激烈的竞争中脱颖而出，让客户印象深刻，从而能够拥有稳定的客户群并且不断赢得更多的新客户，为成功举办展会奠定良好基础。

作业

模拟进行展后电话联络客户。

综合案例

上海推出会展业统计报表制度

虽然目前会展业已被列入《国民经济行业分类》中，但是却没有具体的统计细则，内容是空白的。上海市会展行业协会成立后，第一项最系统的工作就是着手起草会展统计体系构想，近一年的调研，几易其稿，在上海市统计局主管部门的支持下最终通过审定批准，一部较完整的《会议和展览服务业统计报表制度》出台了。

在整个调研和制定进程中，把会展行业划分为三大板块:

主(承)办企业定义:主办企业指具有国家主管部门批准的有报批会展项目资质的单位;承办单位指虽没有报批会展项目资质，但同主办单位一样具有招商招展能力和举办会展的民事责任承担能力，设有专门从事办展的部门并有相应的展览专业人员，并具有完善的办展规章制度的单位。

展馆企业定义:指以一定规模的展览场地(包括室内、室外展览区)为依托，具有为国际会展提供配套服务的功能，并配置规范服务和管理的专业人员的单位。

展览服务企业定义:会展服务企业指协助主办单位实施会展项目，为参展商提供各类服务(如设计、制作、搭建、租赁家具、展运等)的企业。

整个统计调查细则分为三个方面制成调查表。

第一部分是企业的基本要素如企业的代码，详细名称，详细地址。

第二部分是企业的人、财、物的各方面的统计数据，这是国家、财务、税务主管部门规定的统计项目，不可缺少。

第三部分则是我们行业所特有的数据统计，以下为在这方面的统计项目及界定说明。

一、境外举办的经贸类展览会统计

1.在境外举办经贸类展览会:指由有在境外组展资质的单位经国家主管部门批准组织国内企业在境外举办经贸类展览会的全年总个数。

2.在境外举办经贸类展览会参展商:指参加在境外举办的经贸类展览会的国内企业总数量。

3.在境外举办经贸类展览会参展总人数:指参加在境外举办的经贸类展览会的组织单位、实施单位及参展单位等总人数。

4.在境外举办经贸类展览会租用面积:指在境外举办经贸类展览会所租用展览场地面积的总和。

5.在境外举办经贸类展览会签定的经贸合同金额:指在境外举办经贸类展览会期间签定经贸合同的总金额。

6.组织企业参加境外经贸类展览会:指由有在境外组展资质的单位经国家主管部门批准组织国内企业参加境外的经贸类展览会的全年总个数。

7.组织企业参加境外经贸类展览会参展商:指组织企业参加境外经贸类展览会的国内企业总数量。

8.组织企业参加境外经贸类展览会参展总人数:指组织企业参加境外经贸类展览会的组织单位、实施单位及参展单位等总人数。

9.组织企业参加境外经贸类展览会租用面积:指组织企业参加境外经贸类展览会所租用展览场地面积的总和

10.组织企业参加境外经贸类展览会经贸合同:指组织企业参加境外经贸类展览会期间签定经贸合同的总金额。

二、在外省市主办或联合主办国际展览会统计

指全年在本单位举办的由外省市主办或联合主办的国际性展览会的总数。

三、在本市主办各种展览会

指本单位在上海组织主办的各种展览会总个数。凡在相同日期、地点(展馆)，同一组织机构在一个主题下举办的若干相关题材的展览会应视作一个展览项目计算。

1.主办国际展览会:本企业组织主办的展览地在上海经申报批准并有境外参展企业参展的专业性展览会的全年总个数。

2.在本市主办展览会参展商:本企业组织主办的展览地在上海的各种展览会的必须与主办单位签约付款，从而获得展台或规定场地的参展单位(商)的总数。

3.境外参展单位(商):指本企业组织主办在上海的各种展览会的境外参展单位(商)总数量。

4.参观展览会累计人数:指参观本企业主办的展览会的持有付费门票进入展会的参观者或经过观众登记(展前或现场)进入展会的参观者的人次之和。

5.境外观众数:指参观本企业主办的展览会的境外观众的全年累计人次之和，以其在注册登记表上登记的国外地址或其身份证明为依据。

6.主办展览会租用面积:指主办单位与展馆方签租场馆合同，并以实际租用面积付费的全年展览会累计面积之和。

7.其中展览面积(净):指本企业组织主办在上海的各种展览会的参展单位(商)实际展出面积之和，包括标准展台和特装展台的占地面积，以参展商付费，参展商使用为原则并以展台合同为依据。

8.其中境外参展商展览面积:基本内容与19相同，另列出境外参展商使用面积。

9.其中特装面积:指除标准摊位展台或改良型标准展台之外经过专门创意、设计，并用各种新型器材布置的展台，计算以租地面积为统计标准。

四、主办单位的相关数据统计

1.主办展览会标准展位数:指本单位组织主办的展览会折成标准展位的总个数。标准展位以占地面积3m×3m为计算单位。

2.其中境外展商标准展位数:指本单位组织主办的展览会中境外参展商购买的标准展位的总个数。标准展位以占地面积3m×3m为计算单位。

3.举办各种会议:指由本单位举办的各种会议全年总场数，

4.国际会议:指由本单位举办的国际性会议全年总场数。

5.参加会议累计人数:指参加本单位组织的会议的全年累计人次之和。

6.境外参加者人数:指参加本单位组织的会议的境外参加者全年累计人次之和。

分析:

会展业的迅速发展使政府部门和个人都看到了其中的巨大商机，但是，会展业的快速发展也伴随着许多问题，如相关数据统计和分析。正如一个会展企业需要统计分析展会项目数据一样，整个会展行业也要在数据统计和分析的基础上，不断研究探讨才能有更进一步的发展。虽然上海已基本完成了会展行业统计指标体系和报表设计，但还要经过不断地实施，才能与时俱进，使之更全面、系统和完整。