展会期间举办会议和活动的原则

10.4.3　展会期间举办会议和活动的原则

在展会期间举办各种会议和活动与展会之间应存在某种内在的联系，不能脱离展会而存在，更不能为举办活动而举办活动。如果策划不当，或者与展会毫不相干，那么，在展会期间举办各种会议和活动不仅不能促进展会顺利成功，它反而会对展会产生这样或那样的不良干扰，这时，举办展会相关活动不但浪费人力财力，还成了“画蛇添足”而多此一举了。

【经典案例】

ISPO与行业会议相得益彰

在每年在德国慕尼黑举办的冬季和夏季体育用品博览会（ISPO）期间，世界体育用品联合会（SGI）都会聚集全世界的会员，在该博览会的举办期间召开年会，这使得该博览会成为世界体育用品行业巨头聚会的大舞台，展览现场展品琳琅满目，引导世界潮流；与展会同期举办的有关会议现场智慧荡漾，在世界上的影响十分深远。ISPO也成为世界上规模最大和最具影响力的体育用品博览会之一。

可见，对于那些以展会为依托的会议和活动的举办一定要符合展会的需要。一般的，在展会期间举办各种会议和活动要遵循以下基本原则：

1.主题与形式要符合展会的需要

会议和活动的策划不能天马行空，漫无边际，主题不能与展会毫不相干，形式不能脱离展会的实际，否则，会议和活动不但会与展会脱节，还会扰乱展会现场秩序，甚至还会给展会带来安全隐患。

2.能进一步丰富和完善展会的基本功能

即使是在同一个展会里，不同的参展企业和观众对展会的功能的需求程度也会各不相同，有的可能对贸易功能的需求要强一些，有的可能不需要贸易功能而注重信息功能，一个展会有时难以同时兼顾贸易、展示、信息和发布这四项基本功能，这时，会议和活动就要能丰富和完善展会的一项或者几项基本功能；另外，即使展会能同时提供这些功能，但往往有强有弱，这时，会议和活动就要能针对弱项而策划，要进一步丰富和完善该功能。

3.有助于展会吸引更多的潜在企业参展和观众参观

展会不能没有一定数量的参展企业和观众，有一定数量和质量的企业参展是一个展会存在的基础，而有一定数量和质量的观众参观则是一个展会进一步发展的根本，展会期间举办会议和活动对一些企业参展或观众参观形成一定的吸引力，能促进他们来参展和参观。

4.有助于活跃展会现场气氛但不影响企业展出和观众参观

表演、比赛等活动往往能产生十分热闹的气氛，能吸引大量的人群围观和参与，这对活跃展会现场气氛有一定的帮助，但是，如果展会现场气氛过分热烈，到会的无效观众太多，就会对企业的展出效果产生不利影响，对观众参观产生干扰。例如，活动现场噪音过大影响到企业谈生意，围观的人群太多使观众进出展位发生困难等等。

5.会议和活动本身要能产生较好的效果

会议和活动本身要策划得当，组织有力，秩序井然，是人们所喜闻乐见的，并能产生良好的效果。例如，专业研讨会要能紧紧抓住行业的热点和难点问题，群英聚集，智慧激荡，要有助于拓宽视野，更新知识，开拓思路；表演要富有观赏性等。如果会议和活动本身都不能产生较好的效果，则它们本身的存在就是一个问题，更不用说借助于它们来促进展会的进一步发展了。

【复习思考题】

1.简述策划举办一个会议的一般流程。

2.简述策划技术交流会与专业研讨会的异同。

3.展会期间常见的会议和活动主要有哪些？

4.展会期间举办会议和活动的目的是什么？

5.展会期间举办会议和活动的原则是什么？