现代化电子网络工具

五、现代化电子网络工具

在信息技术飞速发展的网络经济时代，利用以Internet为主的通信网络获取信息、发展经济已经成为势不可挡的时代潮流，使用网络工具开展工作是人类未来的必然选择。

（一）电子数据交换（EDI）

1．什么是EDI

EDI是英文Electronic　Date　Interchange的缩写，中文意思是“电子数据交换”，又称“电子资料联通”。

EDI的概念是：将商业或行政事务处理按照一个公认的标准，形成结构化的事务处理报文数据的格式，是从计算机到计算机的电子传输方式。它是在计算机信息处理及数据网络传输技术基础上发展起来的信息处理与传输技术。

根据上述定义，EDI的实质是：信息经过数据元素标准、数据文件构成标准等信息结构标准处理后，具有一定的结构特征。信息传递的路径是由计算机到电子数据通信网络再到商业贸易伙伴的计算机系统。只有经标准处理过的信息才能被不同的商业贸易伙伴的计算机系统识别并自动处理。

EDI包括三方面的内容：计算机应用、通信网络和数据标准化。三者相互联系，相互依存。

2．EDI的特点

EDI使贸易双方使用统一的国际标准编制文件资料，处理迅速、准确。目前，一些发达国家已经普遍采用了“无纸贸易”手段。EDI也是世贸组织成员国必须使用和推广的标准贸易方式。

使用EDI技术，不仅可以提高企业内部的管理水平，而且可以简化贸易双方的繁杂手续，减少差错，提高贸易活动的质量。

EDI与其他通信手段有显著的区别，主要表现在以下几个方面：

（1）EDI传输的是格式化的标准文件，并具有格式校验功能，主要用于各贸易伙伴之间传送结构化的商业信息。而传真、用户电报、电子信箱传送的是自由格式的文件，非结构化信息。

（2）EDI是实现计算机到计算机的自动传输和自动处理，信息的用户是计算机应用软件系统。而传真、用户电报和电子信箱的信息用户是个人，主要用于个人之间的报文通信，接收到的报文必须人为干预或人工处理。

（3）EDI对传送的文件具有跟踪、确认、防篡改、防冒领、电子签名等一系列安全保密功能。而传真、用户电报没有这些功能。电子信箱虽有一些安全保密功能，但比EDI的层次低。

（4）EDI文本具有法律效力。

（5）第三类传真是建立在电话网上，用户电报是建立在电报网上，而EDI和电子信箱都是建立在分组交换数据通信网上。

（6）传真目前大多为实时通信，电子信箱和EDI都是非实时的，具有存储转发功能。因此，不需要用户双方联机操作，解决了计算机网络同步处理的困难和低效率的弱点。

（7）EDI适宜成立专门的服务中心。在解决EDI中有关文件的标准规范和法律效力等问题时需要政府的参与。

EDI可以说是现代电子商务的雏形，随着计算机通信事业的发展和企业现代化管理水平的不断提高，电子商务在未来的世界贸易中将占据主导地位，因此，EDI必将在今后的应用中不断地变革、发展，成为人类进行经济贸易活动的有力工具。

3．EDI的硬件和软件技术

（1）EDI的硬件。硬件主要是计算机网络，20世纪90年代之前的大多数EDI都不通过Internet，而是通过租用线路在专用网络上实现，这类专用的网络被称为VAN（Value－Added　Network，增值网），VAN供应商提供的四种主要业务是，私人业务、综合业务、不拒绝业务和验证业务。私人业务指VAN保证信息只能由指定的接收者阅读，他人无法看到；综合业务指如果没有人看信息，则信息在从发送端到接收端的过程中不发生变化；不拒绝业务意味着发送端不能拒发，接收端不能拒收，这是靠旁听跟踪来实现的；VAN的验证业务保证信息从指定的发送端发送。过去，为了可靠性和安全性起见，EDI要求贸易伙伴使用同一个VAN。随着Internet的不断普及和网络安全性的日益提高，Internet作为一个费用更低廉、覆盖面更广、服务更好的系统，已经表现出替代VAN而成为EDI的硬件载体的趋势，因此有人把通过Internet实现的EDI叫做Internet　EDI。

（2）EDI的软件。EDI软件包括计算机软件和EDI标准。

EDI所需要的计算机软件主要是将用户数据库系统中的信息，翻译成EDI的标准格式以供传输交换。由于不同行业的企业是根据自己的业务特点来规定数据库的信息格式的，因此，当需要发送EDI文件时，必须把从企业专有数据库中提取的信息翻译成EDI的标准格式才能进行传输，这需要相关的EDI软件来解决。EDI软件主要有以下几种：

①转换软件。转换软件可以帮助用户将原有计算机系统的文件，转换成翻译软件能够理解的平面文件（Flatfile），或是将从翻译软件接收来的平面文件，转换成原计算机系统中的文件。

②翻译软件。翻译软件的功能是将平面文件翻译成EDI标准格式，或将接收到的EDI标准格式翻译成平面文件。

③通信软件。通信软件将EDI标准格式的文件外层加上通信信封（Envelope），再送到EDI系统交换中心的邮箱（Mailbox）或由EDI系统交换中心将接收到的文件取回。

EDI软件中除了计算机软件外还包括EDI标准。标准化的工作是实现EDI互通和互联的前提和基础。以下简要介绍几个EDI标准：

①EDI网络通信标准。主要解决EDI通信网络应该建立在哪种通信网络协议之上的问题，以保证各类EDI用户系统的互联。目前国际上主要采用MHS（X．400）作为EDI通信网络协议，以建立EDI支撑环境。

②EDI处理标准。研究那些不同地域不同行业的各种EDI报文，制定相互共有的“公共元素报文”的处理标准。它与数据库、信息管理系统等有关。

③EDI联系标准。解决EDI用户所属的其他一些消息管理系统或数据库与EDI＆127系统之间的接口问题。

④EDI语义语法标准（EDI报文标准）。解决各种报文类型格式、数据元素编码、字符集和语法规则以及报表生成使用程序设计语言等问题。EDI语义语法标准是EDI技术的核心。

（二）电子邮件（E－mail）

1．电子邮件及其特点

电子邮件（Electronic Mail，通常也称其为E－mail），是指利用计算机网络交换的电子媒体信件，即依靠网络的通信手段实现普通邮件信息的传输。

电子邮件通信作为计算机网络通信的一部分，与一般邮件相比，具有许多独特的优点：可以使用先进的计算机工具书写、编辑或处理电子邮件；提供一种简易、快速的方法，使每个用户都能通过Internet同任何人通信；邮件传递不仅准确、快捷，而且不受时间和用户计算机状态的限制；可以包含声音、图像等，比常规意义的信件具有更多的内容，携带更多的消息。基于以上原因，电子邮件服务通常是计算机网络中应用最广泛和使用最频繁的一项服务，由于它的使用，加速了世界范围内的数据交换和信息传播。

作为一种新型的通信工具和网络工具，电子邮件具有以下三个特点：

（1）应用范围广泛。E－mail的应用范围非常广泛。除了作为信件交换工具外，还可用于传递文件、图形、图像和语音等信息。E－mail也被用来进行商业活动，如产品推销、电子购物、图书杂志订阅。而且在Internet上进行的专题讨论、电子论坛以及各种信息资源的查询都是基于电子邮件的应用。

（2）通信性能优越。E－mail是高效率的通信工具，通过Internet及与之相连的其他计算机网络，不论信件内容的长短和形式的异同，也不论是发往哪一个地区，在片刻之间就可以传到收信者的手中，E－mail使远隔千里的人能够以其需要为转移，或者作为实时通信的工具，或者作为异地交换信息的工具，它既可以一次发给一个人，也能同时发给许多人，同时实现一对一和一对多的通信。这些都是普通信件无法比拟的。

（3）通信手段简便。电子邮件系统为用户使用E－mail提供了许多简单而有效的手段。对与E－mail有关的各种操作如阅读邮件、发送邮件、邮件的保管与清理等只需要在窗口界面上移动光标，然后按鼠标键操作即可。这样，任何非专业计算机用户都可以轻松自如地应用E－mail。

2．电子邮件系统

电子邮件服务器就是电子邮件系统。一般由两个子系统组成：用户代理（users－gent），它允许人们读取和发送电子邮件；消息传输代理（message transfer agent），它将消息从出发地传到目的地。用户代理提供命令方式、菜单方式或图形方式的界面来与电子邮件系统交互。消息传输代理是在后台运行，在系统间传输电子邮件。

电子邮件系统支持五个基本功能：

（1）撰写（composition）。指创建消息和回答的过程。在书写消息时，系统本身可提供帮助，如从来信中抽取发信者的地址并自动将它插入到回信中的适当位置。

（2）传输（transferring）。指将消息从寄出者送达接收者。大多数情况下，需要在目的地和某些中间机器间建立连接，输出消息，然后释放连接。电子邮件系统在用户无须干预的情况下自动完成这些工作。

（3）报告（reporting）。告诉发信者消息的情况，是否被发送，是否被拒收，是否丢失。

（4）显示（displaying）。进行必要的转换或者激活一个特别的浏览器，使人们能够阅读电子邮件。

（5）处理（disposition）。指接收者收到消息后如何处理它。比如：阅读后将信件丢弃，或是保存、进行转发等。

以上五点只是电子邮件系统的基本功能，大多数电子邮件系统还提供多种高级特性，例如：

当人们搬家或暂时外出一段时间，他们希望电子邮件被转发时，系统能自动处理这种情况。

公司的管理员通常需要发送消息给每一个部门、客户或供应商。收件人列表功能可以实现这种想法。当一条消息寄往收件人列表时，即向列表中的每个对象都发送一个同样的拷贝。

如果第一收信人收不到，则能转寄给其他接收者，或者具备秘书处理自己领导的电子邮件的能力。

在所有现代电子邮件系统中，一个关键的问题是要区别电子邮件的信封和内容。信封与传统信封类似，包括传输消息所需的所有信息，如收件人地址、优先级和安全等级。消息传输代理就是使用信封来选择路由，这就像邮局进行邮件的分发一样。电子邮件的内容包括两部分：头部和主体。头部包括用户代理的控制信息，主体是写给收信者的内容。

总之，对于多数邮件通信协议下的电子邮件系统不是一种“点对点”的服务，E－mail的发送端与接收端的计算机在工作时不是直接进行通信。电子邮件系统采用存储转发的方式，从始发计算机取出邮件，在网络传输过程中经过多个计算机的中转，最后到达目标计算机，送进收信人的电子信箱。

3．如何使用电子邮件

要发送一条电子邮件消息，用户必须提供目的地址、消息，可能还需要其他一些参数（如优先级或密级）。

目的地址必须采用用户代理能够处理的形式。电子邮件地址的典型格式是abc＠xyz，这里＠之前是你自己选择代表你的字符组合或代码，＠之后是为你提供电子邮件服务的服务器名称。

在消息中心或其他电子邮件软件的按钮条上点按New　Message按钮，可调出邮件编辑窗口。邮件编辑窗口的上半部像一个信封，下半部像一个空白的信笺。地址栏中填上收件人的电子邮件地址。在邮件的编辑窗口可以像使用一般的文字处理软件一样编写邮件。邮件可以是不加任何格式的纯文本文件，利用工具条可以给文本设定格式，如定义字体大小、颜色等，甚至可以加入链接、图像、分隔线、表格等。需要注意的是，并不是所有的电子邮件软件都支持这种格式的邮件。

原则上你可以利用电子邮件发送任何类型的文件，只要对方能支持你的电子邮件软件所用的编码方式即可。使用电子邮件程序的附件功能，能方便地传送图像、声音、视频动画等多媒体文件，非常简捷、有效地解决这一问题。附件（Attachment）的英文原意是“附加物”，在邮件程序中指随电子邮件正文一起传送的一个或一组文件。通常，为了节省传输时间，在加入附件之前可利用压缩或打包程序进行处理，对于很大的图像文件，可以将其存储为JPEG格式，这样可以减少文件的大小。需要使用电子邮件中的附件功能时，只需点按“附件”按钮，就会出现相应的对话框，按照提示加入文件或是网页地址后，地址条之下的附件标志会变成红色，右边则列出你所附加的文件路径及名称。

编写好邮件后，按“发送”按钮，就会将邮件发出。邮件发出后，电子邮件管理系统会准确地将邮件传到目的地，并放进收信者的邮箱。

接收电子邮件时，选择“查看邮件”按钮，程序就自动与你的邮件服务器连接，此时也许会出现一个对话框，需要输入口令，输入口令正确而且信箱中有新的邮件，就会出现接收邮件的进度条。邮件接收后会显示在“收件箱”窗口。如无新的邮件，也会有相应的提示。

在工具栏中选“回复”按钮，即可回复当前信件。启动邮件编写窗口后，在收信人一栏中已自动填写了要回复的人的地址，你可引用信件的原文，或撰写新的邮件。如果你需要把收到的信件转发给其他人，选择“转发”，填入收件人地址即可。

4．电子邮件的安全问题

在电子邮件的传输中，电子邮件所经过的网络上的任一系统管理员或黑客都有可能截取和修改该邮件，甚至伪造某人的电子邮件。随着电子邮件用户的增加和使用范围的扩大，电子邮件的安全问题变得日益突出。

目前，有两种广泛使用的保密电子邮件系统，PGP和PEM。

PGP是英文Pretty Good Privacy的缩写，译为相当好的保密性。它是一个完整的电子邮件安全包，支持文本压缩、保密和数字签名，还提供扩展密钥管理功能，而且使用方便。PGP使用现有的加密算法而不是重新设计一种新算法。它主要基于RSA，I－DEA和MDS，所有这些算法都能提供很好的安全性，并且不受政府机构的影响。PGP最初是个人定义的，而PEM（Privacy Enhanced Mail译为加强隐私邮件），则是一个正式的互联网标准。从内容上看PEM与PGP一样，都是关于电子邮件系统的隐私和鉴别，它与PGP的不同主要在于方法与技术上。比如：PEM的密钥管理比PGP更为结构化。密钥认证机构以证书形式来保证，证书中说明用户的名字、公开密钥以及密钥的到期时间等，PEM还通过使用策略认证机构PCA来解决用户是否应该相信保证机构的问题。在这两种保密系统中都用到了密钥管理，这主要是从邮件本身的安全性考虑的。

除了电子邮件本身的安全性以外，电子邮件也带来了其他方面的安全问题。比如垃圾邮件和邮件炸弹对电子邮件系统的影响。广告公司发送的无聊广告或是心怀恶意的人不断发送的攻击邮件都是烦人的垃圾邮件。过多的垃圾邮件会超过有限的邮箱容量。造成邮箱爆炸，致使用户或系统不能正常地工作。对付垃圾邮件的基本方法是过滤。过滤器根据已制定好的规则来区分不同的邮件，判断是接收还是拒收。用户也可以在电子邮件客户程序中设定过滤条件，防止垃圾邮件的入侵。同时，还可以采取邮箱保密、保持沉默、限制下载容量、忽略自己身份等手段来避免垃圾邮件的危害。

由于电子邮件可用于附带传送二进制数据，数据中可能包含病毒，所以电子邮件对计算机的安全也有一定的影响。电子邮件已经成为病毒传播的一个主要途径。在这种情况下，系统管理后可在邮件系统中安装一些软件来预防病毒，用户本身在处理电子邮件附件时也要格外小心。

任何事物都具有二重性，电子邮件也不例外。这一现代化的通信工具在给我们带来快捷方便服务的同时，也为我们带来了新的问题。如何充分利用电子邮件在通信上的优势，减少甚至是消除它的不良影响，将是我们一个长期探索的课题。