1.项目计划的含义
计划是管理的一种手段，计划在实际执行中是可以不断修改的。通过对项目的范围、任务、资源进行分析，从而制订一个科学的计划，能使项目团队的工作有序地开展。无论大型的世博会还是小型的庆典项目，涉及的细节问题非常繁琐，需要在活动举办之前就制订详细的计划，以指导项目团队的工作，在实施过程中以计划作为参照，并通过对计划的不断修订与完善，使后面的计划更符合实际，能更准确地指导项目工作，保证项目顺利完成。
项目计划工作是项目团队成员在预算范围内为了完成项目的预定目标而进行系统安排任务的一系列过程。项目计划主要回答以下问题。
（1）什么（What）
确定项目目的、需要和范围。其结果要素具体说明了项目成品、期望的时间、成本和质量目标（回答是什么、做多少和什么时候）。要素范围包括用户决定的成果以及产品可以接受的程度，包括指定的一些可以接受的条件。
（2）怎样（How）
如何完成这些工作和任务？指定的任务或达到目标的工作被分解、下定义并列出清单（回答怎样做这些工作）。
（3）谁（Who）
创建一个项目组织以指定部门、分包商和经理对工作任务负责（回答由谁来做）。
（4）何时（When）
准备进度计划以表明工作任务的时间安排、截止日期和里程碑（回答何时，以什么顺序）。
（5）多少（How much）
准备预算和资源计划。表明资源的消耗量和使用时间，以及工作任务和相关事宜的开支（回答做多少）。
（6）哪里（Where）
确定各项工作在什么地方进行（回答在哪里）。
2.项目计划原则
制订项目计划是项目管理的重要阶段，在项目中起承上启下的作用，因此在制订过程中要按照项目总目标、总计划进行详细计划。计划文件一旦批准，将作为项目的工作指南。因此，在项目计划制订过程中一般应遵循以下六个原则。
（1）目的性
任何项目都有一个或几个确定的目标，以实现特定的功能、作用和任务，而任何项目计划的制订正是围绕项目目标的实现展开的。在制订计划时，首先必须分析目标，弄清任务。
（2）系统性
项目计划本身是一个系统，由一系列子计划组成，各个子计划不是孤立存在的，彼此之间相对独立，又紧密相关，从而使制订出的项目计划也具有系统的目的性、相关性、层次性、适应性、整体性等基本特征，使项目计划形成有机协调的整体。
（3）经济性
项目计划的目标不仅要求项目有较高的效率，而且要有较高的效益。所以在计划中必须提出多种方案进行优化分析。
（4）动态性
这是由项目的寿命周期所决定的。一个项目的寿命周期短则数月，长则数年，在这期间，项目环境常处于变化之中，使计划的实施偏离项目基准计划，因此项目计划要随着环境和条件的变化而不断调整和修改，以保证完成项目目标，这就要求项目计划要有动态性，以适应不断变化的环境。
（5）相关性
项目计划是一个系统的整体，构成项目计划的任何子计划的变化都会影响到其他子计划的制订和执行，进而最终影响到项目计划的正常实施。制订项目计划要充分考虑各子计划间的相关性。
（6）职能性
项目计划的制订和实施不是以某个组织或部门内的机构设置为依据，也不是以自身的利益及要求为出发点，而是以项目和项目管理的总体目标及职能为出发点，涉及项目管理的各个部门和机构。
3.项目计划的编制程序
（1）项目目标定位
如某大学筹备建校100周年庆典活动，最终定位是通过该活动的成功举办，实现答谢宾朋、缅怀先辈、凝聚校友、弘扬学术、广大传统、规划未来等目标。
（2）项目任务分解
如某校建校100周年庆典活动中，校庆宣传活动板块包括编印校史、筹办百年校史展、领导和知名人士题词、发布校庆公告、利用媒体宣传报道、开通校庆网站、制作一部百年办学成就宣传片、联络校友等具体任务；校庆教研活动板块包括百年校庆教学经验研讨会和交流会、聘请专家学者（包括校友）举办学术讲座；庆典活动板块包括百年校庆庆典大会、校庆文艺演出、校庆讲演、摄影、集邮、书画、体育竞技等系列活动。
（3）项目时间估算
预先估算各项任务开始、进行、结束的具体时间。如某校建校100周年庆典活动筹备工作的时间期限？开幕式、闭幕式、主题活动、相关活动、配套活动什么时间开始？什么时间结束？这里的时间是指一切与时间有关的时间点、时间段、开始时间、延续时间、结束时间等。时间管理最常用的工具是利用甘特图和里程碑式计划管理。
①甘特图
甘特（Gantt）图又称横道图，是应用广泛的进度表达方式。甘特图通常在左侧垂直向下依次排列工作任务的各项工作名称，而在右边与之紧邻的时间进度表中则对应各项工作逐项绘制横道线，从而使每项工作的起止时间均可由横道线的两端表示。甘特图简单明了、直观、易于编制，成为项目进度计划和控制的主要工具及高层管理者了解全局、基层安排进度或工作时间的有用工具。例如某校建校100周年庆典活动会刊设计可以分为编辑加工、设计模板、图文制作、打印校样、印刷清样、设计封面等几个步骤，每个步骤都需要时间管理（如图3.5）。
利用甘特图进行时间管理要点：
a.为了达到既定目标，将整个项目分解成数个子项目，按时间顺序排于甘特图表格中；
b.先确定开始时间，估算完成每个子项目所需要的时间，在图中标以矩形。该矩形以开始日期为起点向右延伸，其长度由完成该活动的时间和标于表格下方的时间刻度决定，形成项目计划示意图；
c.为便于随时了解项目整体进展情况，在项目计划示意图的基础上编制项目实际完成示意图，在图中标记每个活动项实际完成所花费的时间，用来和计划安排做比较。
图3.5 某校建校100周年庆典活动会刊编制时间管理工具——甘特图
②里程碑计划
里程碑（Milestone）是项目中的重大事件，通常是指一个主要可交付成果的完成。它是项目进程中的一些重要标记，是在计划阶段应该重点考虑的关键点，里程碑既不占用时间也不占用资源（如表3.1）。可交付成果是指为了完成项目或其中一部分，而必须完成的、可度量的、有形的及可以核实的任何工作成果或事项。一般来说，项目有中期可交付成果和最终可交付成果。如启动阶段结束时，批准可行性研究报告是一个里程碑，其可交付成果是可行性研究报告；计划结束时，批准项目计划是一个里程碑，其可交付成果是项目计划文件；执行结束时，项目成功举办是一个里程碑，其可交付成果是项目成功举办的事实；收尾阶段结束时，项目总结是最后一个里程碑，其可交付成果是项目总结报告。
表3.1 某校建校100周年庆典项目里程碑计划
无论是总体目标还是子项目开展，都可以引入里程碑计划管理工具，在里程碑计划管理中主要是要突出阶段性成果完成情况，该阶段性成果对全局工作完成具有标志性意义。
（4）项目次序关系
一般可以用网络图的形式来描绘活动之间的先后次序和相互依赖关系。网络图就是以时间为基础，用网络形式来描述一个系统，对系统进行统筹安排，寻求资源分配的协调方案。利用网络图能反映系统之间内在的联系，分清问题的轻重缓急，使管理人员能抓住工作重点，科学地组织和指挥生产。网络计划能实现电脑模拟、“纸上谈兵”，合理协调人力、物力、财力，预见项目中可能产生的麻烦及工期拖延的原因，从而合理安排有限的人力、物力、财力资源，尽快完成项目（如图3.6）。
图3.6 项目重要节点示意图
（5）项目成本计划
按照以收定支、量入为出原则编列项目成本。项目收入来源主要包括专项拨款，参展参会人员缴费收入，企业广告收入和赞助，礼品纪念品销售收入以及活动完毕后录像（光盘）、出版物等在市场公开发售所获得的后续收入。项目成本包括开（闭）幕式、文艺演出、招待酒会、会议论坛、广告宣传所需要投入的费用。成本计划体现“花多少钱办多少事”。
（6）项目计划编制
运用相关技术和方法，主要编制项目时间进度计划（如甘特图）和项目财务预算计划。
（7）项目人员分工
确定完成各项工作所需要的人员、资金、设备、技术、原材料等资源计划。
（8）项目成果汇编
编制相关计划文档，汇总项目计划成果，最终形成项目计划目标任务书和计划完成情况考核奖励方法。
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