危机管理组织概述

一、危机管理组织概述

面对各种潜在的和显在的危机,我们都必须迅速决策、快速行动,方可转危为安,化危为机,而一个系统化、专业化的危机管理组织机构则是成功地进行危机管理的组织保障。国内外危机管理的实践证明,无论是政府还是企业,或者其他的机构,当危机出现的时候,必须有一个行动迅速、配合默契、职责明确并且能够良好地协同作战的危机管理组织系统。它能够保障在危机发生时快速启动危机管理程序,全面而井然有序地开展工作,最大限度地挽回损失。一个良好的危机管理组织应该符合以下特征:^[1]

(一)危机管理组织的系统化

危机管理活动本身是一个系统的工程,一般而言,危机处理工作对内涉及到后勤、生产、财务、法律、人事等各个部门,对外不仅需要与政府、媒体打交道,还要与消费者、供应商、销售商、银行、税务等方方面面进行沟通。因此,任何一个危机管理组织都必须具有系统性,才能够确保内外信息畅通,各部门及人员责权清晰,从而使危机的预防、处理、恢复拥有强力的组织保证。这种系统化主要表现为以下几个方面:第一,在危机预防阶段,建立日常的危机管理组织机构,负责收集、整理各种与危机有关的信息,尽可能准确地进行危机预测和预控,负责建立危机管理的计划体系,根据计划及相关要求对相关人员进行危机管理的教育和训练,并以此为基础建立危机管理的预警系统。第二,在危机爆发阶段,根据危机管理预案或计划建立危机管理指挥系统、检测系统和执行系统,保证上下行动一致,以一个声音对外,并根据危机的变化及时作出分析判断,及时调整危机应对措施。第三,在危机恢复阶段,成立专门的危机评估组织系统和恢复系统,对危机进行分析评估,并将评估结果作为修改危机管理计划的重要参考,并且有效地进行善后工作,消除危机造成的损害。

(二)危机管理组织的专业化

危机管理学是多学科交叉的一门前沿科学,在危机管理的实践中,危机管理组织机构的专业化要求都很高。比如,当危机发生后,在资源和人员的配置上,良好的危机管理机构往往呈现出很强的专业化特色,除了内部配备高素质的危机管理专业人员外,还包括各个相关领域的专家,如公关顾问、管理顾问、财务顾问、政府官员以及和危机事件所涉及的技术领域方面的专家。

(三)企业危机管理组织机制的规范化和科学化

危机管理作为最基本的管理活动之一,它主要是通过制度化管理,将人、财、物有机结合起来,预防和消除各种危机。这就要求危机管理组织建立在规范和科学的基础上。危机管理组织机制的规范化主要体现在这样几个方面:一是,企业危机管理机构层次明了,各级、各类组织机构的责、权、利明确；二是,每一组织机构与其上下左右组织机构之间的关系必须清晰；三是,对各级、各类机构的基本管理方式和方法要有明确的原则规定,如集中管理、民主管理等。

在危机管理的实际工作中经常可以看到这样的现象,尽管有的组织制定了危机管理方案和计划,但在实施过程中,这些方案和计划却不能有效地贯彻执行。究其原因,一是,企业危机管理的组织机构设置不规范,责、权、利不分,各部门不能有效地协调工作,以致危机管理方案和计划不能落实到具体的部门和个人；二是,企业制定的危机管理方案和措施不符合危机管理的客观规律和现实情况,即没有现实基础；三是,计划不如变化,危机发生的时候各种情况瞬息万变,而不规范的危机管理组织缺乏相应的科学决策机制,不能及时、有效地应对各种变化的情况。

(四)企业危机管理组织结构的扁平化和弹性化

组织结构的扁平化就是要减少管理层次,加大管理力度,裁减冗余人员,促进信息的快速传递,从而使组织的结构更加紧凑,使组织的运行变得更加灵活、敏捷,提高组织的效率和效能。与之相应的是垂直型组织结构,这种组织结构由于等级森严、分工单一,靠着高层领导的权威和由上而下的垂直指挥链运作,对于组织的稳定运行有非常重要的意义,但是却具有对内外环境变化反应迟缓,不利于调动组织成员积极性的特征。对于具有突发性、变化性的危机而言,扁平化的危机管理组织结构无疑更能适应危机管理的特点:第一,由于管理层次减少,可以提高组织运行的效率,由于削减了中间层次,缩短了上下层的距离,既可以提高危机信息传递的速度,又可以促进上下级之间的沟通,有利于应对危机时的及时反应。第二,由于管理跨度加大,促使企业管理层不得不充分授权,可以充分调动组织成员的积极性,在各自擅长的领域内各施所长,避免了由于组织结构僵化而被动应对危机的弊端。在危机管理组织机制的扁平化设计上,微软公司总裁比尔·盖茨这样强调:“微软公司天生就是一个信息时代的公司,我们的目标就是在我和公司中的任何人之间不得超过6个以上的管理层次。”正是这种科学而合理的扁平化组织机制,使得微软公司在危机管理上如鱼得水,一次次化潜在危机为商机,企业也不断发展壮大。

与组织结构的扁平化息息相关的是组织的弹性化。弹性化是指企业为了实现某一目标而把在不同领域工作的具有不同知识和技能的成员集中于一个特定的动态团体之中,共同完成某个项目,这种动态团队组织结构灵活便捷,打破了原有的部门界限,绕过原来的中间管理层次,直达终端目标,以群体和协作的优势赢得组织的高效率。对于危机管理而言,实施组织机制的弹性化显然更能够提高企业抗御危机的能力和化解危机的效率。