文献信息资源的类型有哪些

第一节　信息资源管理

信息资源管理(Information Resource Management，IRM)是20世纪70年代末80年代初在美国首先发展起来，然后渐次在全球传播开来的一种应用理论，是现代信息技术特别是以计算机和现代通信技术为核心的信息技术的应用所催生的一种新型信息管理理论。

虽然对信息资源管理还存在不同看法，但人们一般都认为，信息资源管理一方面是人类在漫长的发展历程中，对文献、知识和信息管理的延伸和拓展，另一方面则是在社会经济高度发展，信息成为重要的经济资源的背景下发展起来的信息管理思想和管理模式。

信息资源管理有狭义和广义之分。狭义的信息资源管理是指对信息本身即信息内容实施管理的过程。广义的信息资源管理是指对信息内容及与信息内容相关的资源如设备、设施、技术、投资、信息人才等进行管理的过程。

一、信息资源管理的起源与发展

信息资源管理(IRM)的影响日益扩大，已经成为一个专门的发展领域，受到信息界、管理界、经济界和政府部门的关注，同时也被公众广泛接受。

在不同的社会经济发展阶段和技术条件下，人类对信息过程管理的侧重点是不同的。早期人们侧重于信息源的收集与管理，随着经济的发展和技术进步，人们希望提高信息处理和传递的效率、对信息流进行控制。当代，人们从信息利用的角度出发，通过多种方式，对人类信息过程实施综合性管理，对信息进行优化配置，以求达到最大效益。我们可以将人类对信息的管理过程划分为传统管理阶段、信息管理阶段和信息资源管理阶段。

1.传统管理阶段

这一阶段以图书馆为象征，着眼于文献信息源的收藏管理，同时也包含档案管理和其他文献资料管理。

虽然人类对知识信息的保存和管理早已有之，但作为一项专门的工作和事业却是在图书馆出现之后才兴起和发展起来的。

图书馆是人类社会生活发展到一定阶段的产物。首先是文字的产生，在此之前，人们只能用口头语言和身体动作来表达传递信息。文字的产生使得人们可以将知识和信息记录在一定的物质载体上，这就是最初的文献。人类社会正是由于文字的发明及其应用于文献记录而过渡到文明时代的。随着人类社会的发展，当这种记录人类经验、知识和信息的文献达到了较大的量，并且内容越来越复杂，给人们的利用和查询带来困难时，图书馆便应运而生了。收藏和整理文献记录便成为早期图书馆的存在方式和活动内容。

图书馆收藏文献的最终目的是为了利用，图书馆自诞生之日起就十分重视“藏”与“用”的统一，为用而藏。但是要有效解决藏和用之间的矛盾是相当困难的。图书馆在其漫长的发展历程中，一直致力于协调这对矛盾，尽量使二者和谐统一。于是，图书馆不仅创造了许多卓有成效的文献整理技术方法，还引入管理的概念，对机构、人、文献整理和提供过程进行综合性管理，这就产生了现代信息资源管理的萌芽。“图书馆学”在早期曾经使用的名称便是“图书馆管理学”1887年杜威在美国哥伦比亚大学创立的第一所图书馆学院用的名称也是“图书馆管理学院”。

20世纪40年代出现了大科学时代的“情报危机”，知识信息呈指数增长，威胁到人类的再创造活动，在科技领域出现了一类新兴的专职信息服务机构。这类机构的任务是对科技信息进行收集、加工、存储、检索和提供。由于科技信息主要以文献为载体，这类信息机构所从事的实质上仍是文献管理工作，重点是图书之外的文献，如期刊、专利、会议文献等。我国在50年代中期建立了这类专职信息服务机构，称为科技情报研究所，主要任务是为科研、生产和决策提供情报服务。日本则统称为“情报管理”，实质上包含情报工作的全过程。情报机构主要从事二次文献加工，旨在克服传统图书馆提供文献信息的滞后现象以及过分重“藏”的缺点，文献加工既重视外部特征，更重视内容特征，提供服务的方式主要是文献信息的多向主动传递。

科技信息机构与图书馆之间并无实质性差别，它们都是(或主要是)社会公益性事业机构，由国家财政拨款或通过公民税收支持，从事以文献为载体的信息的收集、加工、存储、检索和提供工作，着眼“文献信息源”的管理。尤其是在大量采用信息技术使得图书馆从书籍世界进入信息世界的背景之下，图书、情报服务更趋于一体化。

除图书馆和情报机构对书籍和各专业领域中的文献进行管理外，政府部门和其他机构的各类行政文件记录也是管理的重要对象。据美国文书协会统计，仅文书类生产所用的纸板总量一项，1960年是43千吨，1980年增长为114千吨，1990年达到240千吨，这一巨大数量的文件档案成为机构的沉重负担，急需进行管理。有人甚至认为，当代IRM实际上是美国文书工作委员会的结果，与1980年简化文书工作有关的准备性工作直接相联系，该委员会提出了20篇文献和简化文书工作法案，并正式提出了IRM实施的内容。

2.信息管理阶段

这一阶段以计算机为工具，以自动化信息处理和信息系统建设为主要内容，着眼于信息流的控制。显然，这是在计算机及其相关信息技术高度发展和广泛应用的背景之下发展起来的信息管理模式。

计算机研制出来不到10年就被应用于图书馆的文献加工和管理。1954年美国海军兵器中心把文献号和少量索引词输入计算机，这可以说是世界上第一个计算机信息检索系统，但它仅仅是试验性质的。计算机大批量处理和管理文献信息是由美国化学文摘社开创的。1961年，化学文摘社(CAS)用计算机成功编制了《化学题录》(Chemical Titles)。该题录包括600多种重要的化学化工期刊的主题索引，由此萌发了上下文关键词索引(KWIC)。由于KWIC可以迅速、廉价生产，很快被其他二次文献的加工所采用，成为相当长时期内通过对二次文献信息的管理来达到对相应的原始文献进行管理的有效途径。

这实际上是文献信息管理的一场革命。在这种计算机系统中，只要对原始文献进行一次分析，输入计算机系统，就能从中采选和编制出二次文献索引的信息。这种文献信息加工和管理的计算机化，不仅大大缩短了二次文献出版分发的时差，而且文献收录的范围更加广泛，能满足多样化的需求，给用户带来了方便，推动了数据库的发展。随着计算机技术的发展，其信息处理功能越来越强，使人们对文献的加工有可能从宏观层次向微观层次深入，从文献的外部走向内部，从局部信息扩展为全文信息，极大地提高了人类对文献信息的管理能力，提高了图书馆和情报中心对文献信息流的自动化控制程度。

在计算机被用于图书馆和情报中心文献信息加工与管理的同时，其也被广泛用于公司、企业和其他各类机构的行政记录处理、财务数据处理和经营活动数据处理。最初这种数据处理仅仅是在局部环节和操作层次上，主要目的是用机器代替手工劳动，提高数据处理速度和效率。随着数据量不断增大，内容日益复杂，不仅需要对大量数据进行处理和组织，还需要对数据进行存储、保护并在需要时取出，这就促使人们以系统思想为指导，全面考虑组织机构各类数据的采集、加工、存储、检索、传输和利用，以此为契机，管理信息系统(MIS)及其他各类自动化信息系统便应运而生了。

信息管理阶段着眼于用计算机处理信息，并以计算机信息系统存储和控制信息，技术因素占主导地位，技术专家作用突出。这一阶段围绕计算机应用创造了许多信息加工处理方法和系统设计开发理论。人们希望在高度发展的信息技术支持下实现信息的有效管理和开发利用。当技术手段达不到预期目标时，人们误以为是技术还不够先进，于是拼命追求最先进的技术的应用，完全忽略了信息过程中其他因素的作用。这种思路在部分人中一直持续到网络时代。

3.信息资源管理阶段

信息资源管理着眼于对人类信息过程的综合性、全方位控制和协调。这一新概念的提出基于以下两种背景：一方面是在纯粹的技术手段不能实现对信息的有效控制和利用的背景下提出的一种新兴管理模式；另一方面则是在当代社会经济发展使信息成为一种重要的经济资源的背景下，需要从经济角度思考问题，对这种资源进行优化配置和管理。

在第一种背景下，信息资源管理是信息管理从古代到当代的必然延伸，是对信息管理单纯依赖技术手段的否定。如前所述，自20世纪60年代以后，信息技术被迅速运用于信息管理，建立了各类现代化的信息系统和网络，人们以为如此便可以一劳永逸地解决信息的有效管理问题。但是，信息技术的高度发展和广泛应用带来了许多新的、复杂的难题，在使用新的信息媒介，追求信息的高效处理、传播、利用和共享的同时，信息安全、信息利益和信息产权等问题变得非常棘手，传统的管理方式和单纯的技术手段都无法应付。而且各类自动化信息系统仅仅是在微观层次上，面向个别的机构和组织，导致信息系统分散化和小型化，使得信息管理和控制反而变得更加困难，宏观层次的信息共享和信息效益无法实现。这种纯技术的信息管理逐渐暴露出许多问题和缺陷，使人们不得不思考信息管理的方向，特别是“信息过程”中与人相关的问题，这可以说是最复杂、最难处理的。于是在进入70年代以后，人们着手利用行政的、法律的和经济的手段，从微观与宏观结合上协调各种矛盾、冲突和利益关系，妥善处理信息管理中人与物的复合关系，逐步形成了信息资源管理的思想和观念。

进入90年代以后，以因特网为基础的全球信息高速公路建设正在改变人类的信息活动方式。高速信息网将成为信息资源存储和传播的主要场所。高速信息网上信息资源种类繁多、分布面广，而且都是数字化和以其他信息媒介为基础的电子信息资源，可以利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发。

高速信息网把方便的信息服务带进了家庭和办公室，使人们可以像使用自来水和煤气一样方便地使用全球信息资源。但是，高速信息网并没有带来一个真正高效有序的信息空间。相反，网络的迅速扩张带来的信息污染、信息混乱、信息犯罪、信息侵权远远超出了传统意义上的情报危机，也远比信息技术局部利用带来的问题复杂得多。首先是信息量急剧增长，网络无序扩大，网上信息严重混乱，人们难以通过网络获取所需要的信息；其次是信息污染，由于各种进入因特网的网络和信息资源没有质量控制标准，致使一些质量低劣、粗制滥造的网络联入，使因特网通信混乱，网上信息污染日趋严重；再次是信息侵权和安全问题，由于因特网的巨大开放性，进出方便、存取自由，任何个人和团体均可以把自己的计算机和局域网联入，同时可以通过网络的任一节点终端获取网上信息，使得网络信息的安全性大大下降，信息产权保护十分困难；最后，根据网上需求和效率配置网上信息资源的难度更大。

因特网在给人类带来巨大的“利”的同时，也带来严重的“弊”。如果弊不除，因特网非但不会成为真正畅通的信息高速公路，反而会演变为充满混乱和病毒的荒蔓丛林。这再次说明，对信息资源的管理仅有技术是行不通的，必须把技术、经济、人文手段有机结合起来，对网络信息资源进行管理，才能带来真正有序的信息空间，实现信息资源的效用最大化。

二、企业信息资源管理

企业信息资源管理属于微观层次的信息资源管理的范畴，指企业为达到预定的目标运用现代的管理方法和手段对与企业相关的信息资源和信息活动进行组织、规划、协调和控制，以实现对企业信息资源的合理开发和有效利用。

企业信息资源是企业在信息活动中积累起来的以信息为核心的各类信息活动要素(信息技术、设备、信息生产者等)的集合。企业信息资源管理的任务是有效地搜集、获取和处理企业内外信息，最大限度地提高企业信息资源的质量、可用性和价值，并使企业各部分能够共享这些信息资源。由于企业是以利润最大化为目标的经济组织，其信息资源管理的主要目的在于发挥信息的社会效益和潜在的增值功能，为完成企业的生产、经营、销售工作，提高企业的经济效益，同时也为提高社会效益服务。一般而言，企业信息资源管理工作的内容主要包括：①对信息资源的管理；②对人的管理；③对相关信息工作的管理。

1.企业信息资源管理的作用

企业信息资源管理是企业整个管理工作的重要组成部分，也是实现企业信息化的关键，在全球经济信息化和我国已加入WTO的今天，加强企业信息资源管理对企业发展具有非常重要的作用。

(1)企业信息资源管理是增强企业竞争力的基础和手段

美国著名学者奥汀格曾给出了著名的资源三角形。这说明，当今社会信息资源已成为企业的重要战略资源，它同物质、能源一起成为推动企业发展的支柱。加强企业信息资源的管理，可以使企业及时、准确地搜集、掌握信息，开发、利用信息，为企业发展注入新鲜血液。这一方面为企业作出迅速灵敏的决策提供了依据；另一方面使企业在激烈的市场竞争中找准了自己的发展方向，抢先开拓市场、占有市场，及时有效地制定竞争措施，从而增强企业竞争力。特别是我国已加入WTO，加强企业信息资源管理更显重要。

(2)企业信息资源管理是实现企业信息化的关键

随着全球经济一体化和市场经济体制的建立以及现代信息技术的突飞猛进，企业生存和竞争的内外环境发生了根本的变化，企业信息化和企业信息管理也要和国际接轨。企业信息化是全方位的，不只是信息技术的延伸，更重要的是企业管理和组织的延伸。企业信息化的实质就是在信息技术的支持下，管理者及时利用信息资源，把握市场机会，及时进行决策。因而，企业信息化不但要重视技术研究，更要重视信息资源的集成管理，避免信息资源的重复、分散、浪费和综合效率低下，从而实现资源的共享。因而，企业信息资源的开发和利用是企业信息化建设的核心，也是企业信息化的出发点和归宿。

(3)企业信息资源管理是提高企业经济效益的根本措施和保障

提高经济效益是企业生产经营的目的。企业之间除了生产资料、生产技术、产品价格的竞争外，更重要的是信息的竞争。谁抢先占有信息，谁就能把握市场动向，优先占有市场，提高企业经济效益。因而，占有和利用信息的能力已成为衡量一个企业是否具有市场能力的关键指标。美国苹果公司就有一个把市场销售、产品研究开发、生产联结在一起的信息网络。该公司根据当天遍及全球各地千万个销售商的销售情况进行汇总、分析，修订第二天的生产销售计划，然后把计划传送给全球150多个生产厂家。生产厂家按计划生产，各地的销售商就按时、按量收到所订购的货物，这种管理模式给公司带来了丰厚的利润。由此可见，信息资源管理对企业管理的作用。

2.实现企业信息资源管理的途径

实现企业信息资源管理可以从以下五个方面着手：

(1)提高企业各级管理人员对信息资源的认识

企业经营的基础在管理，重心在经营，经营的核心在决策。决策的正确与否是关系到企业生存和发展的大事，而决策的正确性是建立在准确预测的基础之上的，准确的预测又是建立在及时把握信息的基础之上。所以说“控制信息就是控制企业的命运，失去信息就失去一切”。我国企业各级人员，特别是管理人员要充分认识到信息资源在企业发展中的重要地位和作用，高层领导要从战略高度来重视信息资源的开发与运用，加大对信息资源管理的力度，提高企业的竞争力。

(2)提高企业信息资源管理人员的素质

管理水平的高低取决于管理人员的能力和素质。企业要加强对信息资源管理的力度，首先要注重信息资源管理人才的培养、引进和任用。培养、任用具有经营头脑、良好的信息素养、较强的专业技术能力、创新能力、市场运作及应变能力的复合型高级管理人才。

(3)加强企业信息资源管理的基础工作

首先，企业应用先进的管理理论和方法加强企业生产经营管理，规范管理手段和方法，建立完善的规章制度，构建高效益的业务流程和信息流程。

其次，要建立一套标准、规范的企业信息资源库，使企业信息资源的获取、传递、处理、储存、控制建立在全面、系统、科学的基础之上，保证信息的完整、准确和及时。

(4)改革企业现有管理体制，建立健全企业信息资源管理机构

为了加强对企业信息资源的管理，必须调整旧的不适应信息资源管理的体制和组织机构。

首先，企业应按照信息化和现代化企业管理的要求设置信息管理机构，建立信息中心，确定信息主管，统一管理和协调企业信息资源的开发、搜集和使用。信息中心是企业的独立机构，直接由最高层领导并为企业最高管理者提供服务。其主要职能是处理信息，确定信息处理的方向，用先进的信息技术提高业务管理水平，建立业务部门期望的信息系统和网络并预测未来的信息系统和网络，培养信息资源的管理人员等。

其次，加快推行体制建设。由于信息资源是企业生存和发展的战略资源，信息资源管理必然要贯彻“一把手”原则。为此，我国政府应在体制和激励机制上，企业应在管理制度上，个人应在能力和素质养成上下工夫。

(5)企业信息资源的集成管理

集成管理是一种全新的管理理念和方法。集成管理作为高科技时代的管理创新，正在逐渐渗透和应用到社会经济的各个领域。集成管理是企业信息资源管理的主要内容之一。实行企业信息资源集成的前提是对企业历史上形成的信息功能的集成，其核心是对企业内外信息流的集成，其实施的基础是各种信息手段的集成。通过集成管理实现企业信息系统各要素的优化组合，使信息系统各要素之间形成强大的协同作用，从而最大限度地放大企业信息的功能，实现企业可持续发展的目的。

三、信息资源管理与信息不对称

信息资源之所以在当今社会受到人们的青睐，得到普遍的重视和广泛利用，其根本原因在于它对人类社会的生存和发展具有十分重要的作用。信息作为构成客观世界的三大要素之一，其基本作用就是消除人的认识的不确定性，增强世界的有序性。对于现代企业来说，信息资源也是一个企业赖以生存的重要因素之一。而信息资源管理的核心内容就是信息资源的合理配置。信息资源的充分开发和有效利用则是信息资源管理的基本目标。在社会的多元开发与多层次组织中，信息资源的形态呈多样化趋势，各种形态的资源在形态转化中相互作用，成为一体，由此形成社会的信息资源结构，在企业中也是如此。

信息产生于人类的活动，就信息的状态而言，大致有三种：接受状态，即存在于人的头脑中，被人理解或吸收的状态；记录状态，即信息存在于各类载体中的状态；传递状态，即各种方式的信息传播。而从信息资源的存在方式来分的话，大致可以分为口头信息、文献信息和实物信息。而这些信息的掌握有两种状态，那就是个人的和公共的，其中公共信息掌握在公司、大学、科研机构等地方。由于信息在不同的机构和个人的掌握中，所以信息的交流和整合对于信息资源开发来说非常的重要。信息的交流过程有直接和间接之分。对于信息资源管理来讲，对于间接交流的部分，由于已经形成了较为固定和规范的信息文件，信息资源的开发和管理都是比较容易的，但是对于直接交流的部分，由于它的个性特征，很难进行规范化的管理，同时，这部分信息可能对于企业的决策来说非常重要，所以也是信息资源管理的一个重要部分。

对于信息资源管理来说，实现信息资源的有效配置，就要从开发信息资源着手，而开发信息资源就要从信息资源的交流过程入手。我们从上面的论述中知道，信息资源的交流大致分为两个层次，即直接交流和间接交流，而信息资源管理的难点就在于直接交流这一部分。根据信息不对称理论，在现实生活中，获得信息往往是非对称的，对于个人来说，所掌握的信息有两个部分：公共信息和私人信息；对于机构来说所掌握的信息就有公开信息、内部信息、专指性信息与浏览性信息。

如果将一个企业的决策过程或者行为方式用信息环境来衡量，所掌握的信息不完全、不充分或者只占有部分信息，就形成了信息不对称环境。信息不对称，会使行为过程发生扭曲，产生很多缺陷障碍，影响制度的正确执行，甚至降低企业的经济效益。对于决策者来讲，信息不对称对于企业的重要决策有着重要的影响。信息资源管理本来就是辅助企业决策的，必须尽可能地消除信息不对称的现象，因此研究信息不对称理论对于信息资源管理的工作有着重要的意义。

信息不对称环境会对于信息资源管理产生以下一些障碍。

首先是时滞现象。信息在活动过程中因为受各种因素的不良干扰与影响，有时就会出现信息过剩、信息阻塞或者信息过时。增加了获取信息的难度，表现出一种难以克服和无法避免的状态。

其次是限制现象。信息受到成本的制约，大量的搜寻、过度的检索会使信息本身的成本加大，从而在接受信息的时候受到约束。

最后是激励制度。直接交流的影响和信息制度的不健全，使得个人的信息不能够得到共享，浪费了大量的信息资源。