分析的程序与方法

三、工作（岗位）分析的程序与方法

根据美国劳动部的界定，工作分析就是“通过观察和研究，确定关于某种特定职务的性质的确切情报和（向上级）报告的一种程序”。换句话说，工作分析就是把职工担任的特定职务的内容加以分析，清晰界定该职务的固有性质和组织内职务之间的相互关系和特点，并且明确界定操作人员在履行该职责时应当具备的技术、知识、能力与责任，也就是对某一职位工作的内容以及有关因素做全面的有系统、有组织的描写或者记载。因此，从这个角度上来讲，工作分析也可以叫做职位说明（Position Description）。

工作分析的结果提供了与工作本身要求有关的信息，主要就是提供了关于工作描述和工作规范两方面的信息。工作描述说明了工作的内容是什么，工作规范则说明了应当雇用什么样的人来从事这一工作。

一个典型的工作分析的程序包括了以下五个基本步骤：①收集背景资料。例如公司的组织结构图或者旧有的工作分析成果。②选择分析的样本。通常是从从事同一工作或者职位的人员中挑选。③收集工作分析的资料。④制定工作说明书。⑤制定工作规范。

一般而言，工作分析的负责人通常是人事主管，但有时需要借助外界的专业人士来主持或者协助。参与工作分析的人员应当具有一定的知识与实践经验，而且应该具备一定的工业与人事心理学的知识，拥有良好的记忆力，并且能够获得员工的信任与合作。工作分析的方法主要可以分为传统的工作分析与结构化的工作分析两种。

（一）传统的工作分析方法

1.工作日志法

工作日志法指的是由从事某一工作的员工按照时间顺序详细记下在一定期间内所从事的各项工作活动或者任务以及消耗的时间，有时还包括自己的工作感受，然后在此基础上进行综合分析，以实现工作分析的一种方法。

在通常情况下，日志的形式并不是固定的，而是由工作人员自己填写，但有时也会采用固定的格式，以节省填写者的时间。工作日志法的优点在于逐日记录或者在任务完成以后实时记录下来，可以避免疏漏。缺点则在于由于是由员工自行记录，客观性无法保证，往往会出现一些工作活动被过分强调而另外一些被轻描淡写的情况，结果会影响工作分析结果的准确性。同时，记录者自身的文字表达能力也会对工作日记法的应用产生影响。

鉴于以上特点，工作日志法主要应用在工作内容比较多样化或者工作时空比较多变化的工作当中，并且在工作分析时常常辅以他法，较少单一使用。

2.观察法

观察法是通过观察工作人员在某一段时期内的工作内容、形式和方法，并且记录下有关项目、时间（有时还包括表现）等资料来进行工作分析的方法。

观察法常常与面谈法结合使用，即在观察完全部工作过程之后，再与工作人员面谈，以澄清疑点或者补遗。但是在应用观察法的过程中，最需要注意的就是不要干扰工作者的活动，并且要尽量不使其分心或者产生疑念，以免影响工作的正常进行和各种有意或者无意的偏差，从而导致不正确的观察结果。一般而言，观察法适用于短时期内的外显行为特征的分析，而不适用于长时期的心理活动特征的分析。因而，观察法在动作分析中应用得最广，在工作分析中较常用在工作内容包括了很多可以具体观察的实际活动场合。

3.问卷调查法

问卷调查法是工作分析中最通用的一种方法。其基本过程就是首先设计并分发问卷给事先选定的员工，要求在一定的时间内填写，以获取有关工作分析的相关信息。在实施问卷调查法的时候，首先必须明确要获取什么信息；其次要将收集的信息用问题的形式加以具体化：问题的表达方式要简练、准确，问卷提问的方式要符合员工的思维习惯。

在工作分析中应用的调查问卷可以分为很多种。首先，问卷可以分为普遍性问卷与

特定性问卷。前者所涉及的内容具有普遍性，适合于各种职务内容；后者则是针对特定工作职务而设计的。其次，问卷还可以区分为职务定向和人员定向两种。职务定向问卷主要强调的是工作本身的条件和结果，人员定向问卷则侧重于了解员工的工作行为。

另外，问卷调查法还可以区分为：通信问卷与非通信的集体问卷、检核表问卷与非检核表问卷、标准化问卷与非标准化问卷、封闭性问卷与开放性问卷。问卷调查法的优点在于它可以相对节省工作分析人员的时间和经费，而且更适用于从数目较大的被调查者中获取信息。问卷调查法的不足之处在于问卷的回答质量在很大程度上取决于被调查人员的文化水平、理解与表达能力。此外，问卷调查所获得的信息的收集、整理和分析工作也是比较繁重的。

表3-1　工作分析问卷调查表范本

续表

（二）结构化的工作分析方法

结构化的工作分析方法一般采用问卷的形式，通过对某一特定职务特征的单元或者项目的描述来进行工作分析，之后，根据工作分析人员提供的情况来确定这个项目是否适用于研究的工作职位。换句话说，就是用一个等级评定量表来指出这个项目与该工作职位之间的关系。

结构化工作分析方法最大的特点就是可以利用计算机来对工作职位的信息进行定量分析。

1.任务调查表

任务调查表是用于收集工作信息的调查表。工作分析人员根据每一项检查条目或评定项目列出任务或者工作活动一览表，其主要内容包括：所要完成的任务、判断的难易程度、学习时间、与整体绩效之间的关系等。所得到的数据可以运用计算机进行分析整理。

2.职位分析问卷（Position Analysis Questionnaire，PAQ）

职业分析问卷是由麦·考密克（MC Cormik）、珍纳尔（Jeannaire）与米查姆（Mecham）所设计的。它是一种人员定向的工作分析方法，以对人员定向的工作分析的统计分析信息为基础。该表由194个项目或职位要素构成，这些项目可以分为以下几个方面：①信息输入：员工在何处以及怎样得到某一特定职务所需要的信息。②心理过程：完成职务所需要的推理、计划、策划等。③工作输出：员工操作所需要付出的体力劳动以及他们所使用的工具和设备。④人际活动：人际信息交流、人际关系、个人联系、管理和相互协调等。⑤工作情景与职务关系：工作条件、物资和社会环境。⑥其他方面：工作时间安排、报酬方法、职务要求、具体职责。