外事活动安排

任务一　外事活动安排

一、涉外会见的安排

1.会见的安排

会见是涉外交往中一种常见且重要的活动，目的在于双方通过直接面对面的交谈增进感情、加深了解、交流看法。会见根据双方身份地位和主客关系的不同，分为接见和拜见。

安排会见时秘书要做好下列工作：

（1）了解会见事项及对方背景资料。与外宾会见，应了解双方会见的事项、会见时间、地点、规格、目的。此外，还应掌握对方的背景资料，包括对方公司的情况、习俗禁忌、礼仪特征等。这些资料应整理成文字材料呈送给参与会见的人员。

（2）会见环境的安排。接待外宾应安排在会客室进行，因此对会客室环境的布置特别重要。会客室的布置要做到光线充足、色彩柔和、温度舒适、卫生清洁、物品摆放合理，设备使用方便。有时会见在背景墙上需要摆放两国国旗。

（3）座次的安排。正式会见的座次安排可是宾、主各坐一边，也可以穿插坐在一起。但在我国习惯上客人坐在主人右边，译员、记录员分别坐主人和主宾的后边或右边，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主人陪见人在主人一侧就座。

图4-1　会见座次安排

企业外事中很多时候是非正式会见，非正式会见座次安排不拘形式，以方便和有利于工作为原则。

（4）人员的安排。会见一般要求单位领导出面，领导人即为主谈人，参加人员不宜过多，只要求有关人员参加，如何双方不能使用对方的语言，还需要安排一名译员。

2.会见程序

（1）提出会见要求。涉外会见一般要经双方事先约定，会见要求双方均可以提出。不过提出前，应将会见人的姓名、会见目的告诉对方，被接见一方应尽早给予回复。如果不能会见应婉言解释。如果谈妥会见，负责会见工作的人应将外宾情况、对方关心的问题向主谈人汇报。

（2）通知会见事项。作为接见一方的安排者，应主动将会见的时间、地点、主方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方，一般被接见一方可向对方了解上述情况，并通知有关的出席人员。

（3）做好准备工作。做好会见场所、人员安排。

（4）迎接客人。主人应提前到达，秘书应在大门口迎接，然后引领客人抵达会见地点。主人在会客室迎接客人。双方见面后，主方领导应把自己这方人员介绍给客人，然后由客方介绍自己的成员。

（5）合影。宾主握手、介绍完后，可以合影。合影位次由主人居中，主人右侧为第一主宾，左侧为第二主宾，双方其他人员相间排列。

（6）会见。合影完毕，双方就座会谈开始，除主谈人、参与会谈人、翻译、记录员外，其他人员退出会客室。会见环节一般安排如下：主宾双方作简短致辞、互赠礼物、交谈。

（7）送别客人。会见结束后主人应送客人至车前或门口握手告别，目送客人离去后再回到室内。

二、外事洽谈

洽谈，又称谈判，在企业中，一般是指中外双方就合作中具体问题作商洽性的谈判。它又可以分为意向性洽谈与签约性洽谈。

1.意向性洽谈

意向性洽谈是外事洽谈的第一阶段，多是因为洽谈的一方有与对方合作的意愿，而通过谈判的形式，商洽合作的可能性。如果谈判成功可以进入签约性洽谈。

（1）意向性洽谈的准备

①调查、收集和提供准确、详细的信息和文献。进行意向性洽谈之前，应进行洽谈前调查，调查的内容包括谈判对手的法人身份、资本、信用、经营能力、方式、意图、可能做出的让步等。在掌握这些资料后，通过分析总结出双方的优势和劣势。此外还要向本方谈判人员提供国际市场的有关信息与文献资料。

②拟定计划。洽谈前要拟定一个计划，使谈判人员在谈判中不偏离方向，循序渐进，最终达到目标。洽谈计划包括谈判主题、谈判日期、人员安排、谈判地点、谈判过程安排。

③预备方案。预备方案一般有两套，一个对我方最为有利的方案，另一个是能够接受和利益最低的方案。谈判人员都应熟悉两套方案。

④准备洽谈的会场。

⑤安排好迎接、安顿人员。

（2）意向性洽谈的组织

①地点选择。以选择能满足对方要求，又能方便自己，且不会受外界干扰的地方为宜，比如客人下榻的宾馆。洽谈的环境应安静、整洁、生活设施齐全。

②人员安排。参加洽谈的人员应是懂行人士，有专业知识，富有谈判经验并能言善辩。如果能够直接用外语与对方交谈更好。洽谈小组组员包括：领导或项目负责人、专业人员、翻译或记录员，人数最多不超过4人，小组内要有所分工，避免自相矛盾。

③洽谈进度。洽谈进度要掌握松紧有度，紧中有松的原则。

（3）洽谈过程中与洽谈结束后的服务

秘书人员在洽谈过程中应做好如下服务：

①口语翻译。秘书人员如果外语水平较高，应承担洽谈的翻译工作，翻译要求准确、迅速，不增删内容。

②记录。洽谈记录用于汇报，征求上级意见，或供会后研究，为协议起草提供基础，秘书记录时应全面、准确。必要时可与洽谈班子核对，有时还需要双方签字。

③协助起草协议书。起草时要注意条款应具有法律依据，词语明确、肯定，不允许产生歧义。

洽谈结束后的服务主要工作有：整理会场、文件和上报材料，协助做好执行协议的准备工作。同时与谈判小组送别客人。

2.签约性洽谈

签约性洽谈是一种特殊而常见的洽谈方式，是外事洽谈的第二阶段，它指经过前期的意向性谈判后，双方最终达成一致意向，并将此化为书面文件，以各自的法人代表签署姓名和盖印的方式确立双方的权利与义务关系。

签约性洽谈重点在于合同文本的洽谈，应用双方国家的语言文字表述，做到准确、无误、无歧义。

当文本经过洽谈确定之后，接下来主要完成签字工作。

（1）签约前的准备工作

正式签约前，应做好以下几方面的工作：

①确定时间。应选择一个对参加签字仪式的双方领导都合适的日子，由洽谈双方商定，一般选择有意义的日期。

②确定地点。可以根据合作项目来确定。如大型工程项目可以在工程现场举行签约仪式。

③会场布置。签字会场设置一长方桌，桌子应盖有桌布。桌上摆放将要签字的文本，上端放置文具，中间旗架悬挂双方小国旗。

④必备物品。准备好签字文本，签字文具、椅、签字后祝酒用的酒与酒具、摄影器材等。

⑤确定人员。基本上为双方参加洽谈的全体人员，双方人数要大致相当。

（2）签约程序

签约大致程序如下：

①双方按规定的时间进入签字会场，签字人员入座，助签人员待立两旁，其他人员按主宾位置并依身份顺序由中向两边站列。

②助签人员协助翻揭签字文本并加以指点，第一文本签完后，由助签人将文本互相交换，签字人在对方的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手，众人鼓掌表示庆贺。

③由服务人员送上香槟，宾主举杯共贺，摄影留念。

三、外事出访安排

这里外事出访是指受企业派遣，到国外从事各种活动。比如参加海外会展、海外市场考察、海外项目洽谈等。

1.出国派遣程序

（1）提出派遣计划。提出派遣计划是指各企业单位根据本单位的需要，拟派遣有关人员出国时，事先制订的出国计划。出国计划应写明出国目的、前往国家、出国人数、旅行路线、往返时间及所需要经费等。有些人员出国需要得到政府批准，取得出国批文。

（2）确定出国人选。派遣计划经过批准后，派遣部门要根据派遣计划确定出国人选。人选的标准应政治可靠、热爱祖国，熟悉本职业务，能够完成出访任务，身体健康。

（3）申领出国护照。出国人员依照《中华人民共和国护照签证条例》规定到外事部门申领护照。

在社会经济生活中，绝大部分是通过一般途径办理出国手续。它的程序如下：

（1）体检。凡出国人员都要在国内进行体格检查，体检合格后方可办理出国手续。

（2）领取护照。护照是一个主权国家发给其公民出入国境和在国外旅行、居留的身份证明。护照有外交护照、公务护照和普通护照。企业人员出国多是办理普通护照。

（3）办理签证手续。取得护照后，还须取得前往国的入境签证。签证一般直接签在护照上。办理签证主要到前往国在本国的大使馆或领事馆办理。有些国家为了防止有移民倾向的人得到签证，会要求申请人提供收入证明、职务证明、邀请函、返程机票等材料。

（4）办理“黄皮书”。黄皮书又称“预防接种证书”。这是各国为防止国际间的某些传染病的流行而对入境者做出需要进行某种预防接种的规定。出国人员应到各省市指定的卫生防疫站办理接种手续，并领取“黄皮书”。

（5）置装。出国前应了解前往国的气候，准备好衣物。衣物应大方、整洁、得体，不失国家尊严。

（6）购买机（车、船）票。

2.出入境手续

出入境手续主要包括：

（1）安全检查。主要检查有无武器、易燃易爆物品、剧毒品等。

（2）卫生检查。主要是交验“黄皮书”。

（3）海关检查。一般询问是否有申报的物品或填写旅客携带物品入境申报单。海关有权开箱检查所带物品。

（4）边防检查。很多国家由移民局负责边防检查，主要是要求填写出入境登记卡，交验护照、检查签证等。