典型公关活动组织

时间：2022-06-14 百科知识版权反馈

【摘要】：任务三　典型公关活动组织一、社会赞助活动的组织1.研究与确定赞助项目无论是进行哪一种社会赞助，事前都要进行调查研究，了解赞助对象的基本情况，确定单位社会赞助的方向和政策，分析赞助的成本以及可能获得的效果等。此外在举行庆典活动时，要善于制造新闻，造成轰动效应。

任务三　典型公关活动组织

一、社会赞助活动的组织

1.研究与确定赞助项目

无论是进行哪一种社会赞助，事前都要进行调查研究，了解赞助对象的基本情况，确定单位社会赞助的方向和政策，分析赞助的成本以及可能获得的效果等。

2.制订赞助计划

在调研的基础上，根据单位的总体赞助方向，制定赞助计划。赞助计划内容包括赞助目标、赞助主题、赞助对象、赞助形式、经费预算、传播方式、实施时机与措施等。

3.赞助计划审核

对赞助活动进行可行性论证，主要审核赞助项目是否符合本单位的经营策略与公共关系目标；接受赞助者的口碑、赞助的具体方式、赞助款项、赞助时机、赞助可能产生的社会作用；社会舆论与社会公众对此类赞助的评价、赞助之后对本单位会有多大的积极作用等。

4.实施赞助

安排公关人员实施赞助活动，实施时应充分运用各种有效的公关技巧，扩大单位的社会影响。具体实施过程一般为：（1）签订赞助合同或协议；（2）邀请人员，布置场地；（3）举行赞助仪式。

赞助仪式大致有如下环节：（1）宣布赞助会正式开始。（2）奏国歌。（3）赞助单位正式实施赞助。赞助单位的代表首先出场，口头上宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后，受赞助单位的代表上场。双方热情握手。接下来，由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。必要时，礼仪小姐应为双方提供帮助。（4）赞助单位代表发言。（5）受赞助单位代表发言。（6）来宾代表发言。

5.赞助评估

赞助完成后要对赞助活动进行综合分析和系统总结。

组织赞助活动时，应注意下列几方面：

第一，审慎行事，不要以救世主的心态行事。

第二，要信守承诺。

第三，要量力而行。

第四，要尽可能扩大影响。

二、庆典活动的组织

1.庆典策划

庆典策划要求主题明确，题目新颖、别致，不落俗套。如深圳某酒店10周年庆典的主题为“情满××，舒适家园”。

2.确定来宾并发放请柬

为扩大单位影响，庆典活动的来宾要有广泛的代表性，一般由政府官员、地方知名人士、业界实力人物、新闻记者、社区公众代表、客户代表等，当来宾确定之后就可以发放请柬，发放请柬应提前7～8天时间。在庆典活动前一天再电话确认。

3.设计庆典场地

庆典活动场地设计要体现庆典的吉祥、和美以及欢乐之意，因此可以在庆典场地挂上标语、彩灯、彩旗、热气球、红灯笼、鲜花、霓虹灯等来增加庆典的活动隆重与喜庆。庆典场地的设计应提前一天完成。

4.制定庆典活动程序

一般庆典活动程序为：（1）主持人宣布开典；（2）介绍来宾；（3）单位领导讲话；（4）重要来宾讲话；（5）剪彩；（6）座谈与宴会。

5.庆典前的准备工作

庆典活动前，活动组织人要完成以下几项工作：（1）落实发言人和剪彩人；（2）编写好宣传材料和新闻通讯材料；（3）完成接待前各项准备工作；（4）安排好座谈会和宴会。

6.举行庆典

庆典活动往往参加人多，场面热烈，要求组织者之间做好相互协调，注意控制场面。此外在举行庆典活动时，要善于制造新闻，造成轰动效应。

7.庆典活动总结

庆典完成之后，应做好庆典活动的总结工作，分析整个活动的得失。

三、联谊活动的组织

1.确定主题

确定主题是组织联谊活动的前提。联谊活动的主题要根据联谊活动的目的来确定，主题词要求明确、简洁、有新意。如某企业团委的联谊活动确定主题为“携手青春、共享友谊”。

2.征询联谊对象

举办联谊活动要征询联谊对象的意愿，询问他们是否参加以及他们对联谊活动有什么要求。

3.联谊活动策划

联谊活动策划主要是联谊方式的策划，联谊方式要根据联谊的内容和目标来选择。联谊活动策划书主要包括活动目的、活动主题、活动时间、活动内容、活动人员职责分配、活动经费预算等。

4.联谊活动实施

联谊活动前要做好场地的安排、做好活动现场的录音、录像、摄影工作，客人到来时要做好接待工作。

四、参观活动的组织

对外开放参观活动，可以加强与目标公众的相互沟通，增加公众对单位的兴趣和好感。参观活动组织过程如下。

1.确定主题

任何一次参观，要有鲜明的主题，一般情况下，主题应为展示单位的总体形象、优质的工作环境、先进的工艺流程和职工认真负责的工作状态。

2.选定参观项目

让公众参观的项目，要选择既让参观人感兴趣、又能展示单位特点和优势的项目，常见的有：成果展览室、环境设施、典型车间、员工娱乐、福利、卫生实施，员工教育与培训实施、新产品体验室等。参观项目要注意做好保密工作。

3.选择开放的时机

组织开放的时机最好选择在一些特殊的日子，如单位的周年或重大节日。

4.确定邀请对象

根据参观目标的不同，选择的参观对象也不同，一般说来主要有两类：一类是家属与一般市民；一类是政府官员、记者、行业主管部门人员和专家。

5.策划宣传工作

参观前，准备好宣传资料，可以是参观说明书、录像等，同时做好对外宣传工作。

6.参观活动的实施

参观活动要做好接待工作，参观活动一般有下列程序：（1）介绍单位基本情况；（2）介绍参观的路线及注意事项；（3）陪同参观，并作解释；（4）参观招待。

五、新闻发布会的组织

1.筹备发布会

新闻发布会的筹备工作主要包括：（1）根据发布会主题准备好各种材料（发言稿、宣传资料、新闻稿和答记者备忘录）；（2）确定主持人和发言人；（3）确定邀请记者范围；（4）选择交通便利、设备齐全的场地。

2.选择发布时机

一般说来新闻发布要避开周末和重要政治事件和社会事件，要避开其他重要部门召开记者会的时间。从具体时间来看，新闻发布会应安排在下午。

3.新闻发布会的程序：（1）迎宾、签到；（2）分发资料；（3）主持人宣布会议开始，介绍发言人、来宾和新闻机构；（4）发言人发布新闻，介绍情况；（5）记者提问，发言人回答；（6）主持人宣布结束。

4.安排其他活动

新闻发布会结束后可以安排参观、茶话会或自助餐等活动，以便记者可以采访。

六、危机公关的处理

企业危机管理重点在预防，但不可能百分之百地杜绝危机，当危机一旦发生时，应如何处理呢？

1.采取紧急措施，防止事态发展

当组织遭受公关危机时，此时作为公关人员应保持冷静的思维，并根据危机处理预案防止事态进一步发展。

2.坦诚相告，表明诚意

单位一旦发生公关危机，很容易引起公众的关注，尤其是知名度高的企业，更是会成为关注的焦点。公众很希望得到危机发生的真相。这时，单位采取什么态度很重要。正确的态度是坦诚告知事实真相，表明诚意。很多事例证明，隐瞒事实只会让危机不断扩大。

3.了解情况，收集信息

单位要扼制危机的进一步蔓延，在危机发生时应立即了解危机造成的损失，发生危机的原因是什么，为处理危机决策提供依据。

4.针对对象，确定处理对策

在对危机调查的基础上，根据不同的对象采用不同的对策。处理对策可以分为：组织内部对策，受害者对策，上级主管部门对策、业务往来对策、其他公众对策。

5.危机处理总结

危机处理完后，要做好善后工作，对危机处理过程进行总结与评估，对导致危机的机制进行整改。

◎技能训练

训练一　拟定公关活动策划方案

一、训练目标

通过实训，掌握公关活动组织的基本要求和一般程序，能编制一份具有可操作性、富有创新特点的活动方案。

二、训练方案与要求

（一）案例描述

全成公司虽然刚成立不久，但经过全体员工的努力，全成公司生产的炉灶出口到欧美市场，公司在2007年利润超过2000万元，他们想在2008年再接再厉，更上一层楼。想不到一场金融危机，使全成公司遭受了灭顶之灾。大量商品积压，经费周转困难。好在全成公司形成了良好的企业文化，在公司拖欠员工工资的情况下，全体公司员工能理解公司的难处，没有追讨工资。公司老总非常感谢员工的支持，在很多公司大量裁员的时候，公司没有裁减一名员工，而是安排员工进行培训并赶快调整公司经营战略，由原来专做海外市场转向国内市场。经过全体员工的共同拼搏，公司渡过了艰难时候，到2008年，虽然利润没有达到2007年业绩，但总算维持了公司正常运转。随着海外市场的复苏，加上内需增加，2009年12月公司利润达到4000万元。公司领导层认为，当年之所以能取得这么好的成绩，离不开公司全体员工的不懈努力，也离不开员工家属的理解与支持。因此公司领导层决定举行一次答谢联谊活动，来表达公司对员工及家属的感激之情。

12月26日下午，全体公司员工及家属全部来到海涛假日酒店三楼会议室。一走进会场，舞台背景上悬挂着“感恩的心，新年答谢联谊活动”，周围装点着彩灯与彩球，屏幕上播放看公司制作的优秀员工的宣传片。17点正，两位主持人古强和李娟走进会场，宣布联谊会开始，然后介绍了出席联谊活动的嘉宾。接下来关总代表公司致了答谢词。之后，各种联谊活动就开始了，活动形式丰富、也很有创意，比如爱火传递，12个爱心天使，手捧蜡烛，唱着优美的歌，点燃每一桌上蜡烛，原先黑乎乎的会场慢慢摇曳烛中。联会中有很多参与性项目，既有适合大人玩的项目，也有适合儿童与老年人的项目。19点联谊活动结束，之后公司安排了宴会。在席间大家都感觉到这次联谊活动温馨、快乐、祥和。

（二）训练要求

1.假定你是联谊活动筹备处的秘书，请你为答谢联谊活动会拟定一份方案。

2.要求学生在电脑上完成上述两份文案，排版后发邮件到教师指定邮箱，并交打印稿一份。文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表达精确，编辑打印精美。

（三）训练步骤

1.指导学生认真阅读案例及实训内容和要求。

2.分析案例主要内容以及本次实训目的。

3.指导学生了解联谊活动的组织过程及策划要点。

4.布置实训任务。

（四）训练提示

此案例设置的主要目的是让学生策划一次公关活动。通过实训掌握公关活动策划目的是提高组织的形象，增强组织内部凝聚力，形式要求创新。

1.联谊会的策划方案，一般要包括活动的目的、活动的主题、活动时间、活动内容、活动进程表、活动材料准备、人员安排等。

2.联谊活动的策划时，要求根据联谊活动的基调进行整体设计。设计的项目要求具有适应性、想象性和趣味性。