处理办公信函的方法

12.处理办公信函的方法

任何企业单位的职工，都会遇到处理信函的事情发生，所以有必要了解一些信函方面的礼仪。

信函也就是平时所说的公函，是为开展各项办公而用的，因此又称之为办公信函。它在现代社会的运用极为广泛，尤其是随着社交生活、经济生活的长足发展，各类办公用函已经成为邮政信函的一个重要的部分。

办公信函因办公的不同而有许多种，一般来说，各种信函都有自己的独特之处。但是，这些信函也有许多共同之处，其中最大的特色是“公”，无论是抬头、结尾，还是正文的用词，都显示着与私人信函的不同。

办公信函的内容完全取决于办公的性质，比起私人信函来，它们内容上的共同要求是清楚明白、简明扼要。提笔写信以前，最好能认真仔细地考虑一下，想清楚要说什么和怎么说，然后礼貌而又开门见山地写出来，当谈完自己要谈的事情时即刻收笔。结尾也不宜闲言碎语拖拖沓沓。为把握起见，这种信函最好先拟一草稿，反复修改再誊清或打印。在这样的信函中出现错字病句，都有损于自身形象。

办公信函的抬头应郑重，私人信函中过分亲热的称呼在这里是不适用的。对于相对熟识的人，你可以称“×××先生”或“×××女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅只通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，而我国习惯加“尊敬的”一类。如果想建立持续的办公联系，甚而发展到私人关系，可以改变称呼而试探对方的意向。比如，我国中式的，可以直接改称“××兄”，或省去姓写“×××先生”。如果对方的回信也如此称呼你，说明他认可了这种关系，如若不然最好还是沿用原来的称呼。

办公信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或小姐），且在前边加上“尊敬的”一类字眼；以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“服务员小姐”一类。结尾的落款要求和抬头相对应，抬头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度，比如称呼是连姓带名的“×××先生”，落款就是连姓带名的“××”；称呼是不带姓的“××先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的办公用函往往是打印的，但落款处还要有亲笔的签名。

一般的企事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的办公活动来说，对此二项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽志以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。