信息技术保密沟通函

四、有效沟通的原则

1．进行有针对性的沟通

人们对接收到的信息的处理具有个人喜好性，对不熟悉或具有威胁性的信息他们往往会进行排斥。有针对性的沟通指在传递信息时要具有目的性及保密性，同一信息对不同的人具有不同的价值。因此，要注意信息传递的目标，确保信息的效用。要研究不同对象的不同需要，追踪信息接收者的视线所向，保证信息传递的质量，减少无效劳动。

2．对信息量要有所控制

在组织管理中，由于分级主管部门的角色不同，每个成员所考虑的问题不同，因此，在信息传递时，要适当注意量的控制。这就是说，应该让成员知道的信息必须尽快传递，需要保密的信息则力求保密。这里要注意两种倾向：一是信息过分保密的倾向。同行各企业、各部门或同班组的员工之间相互保密，妨碍了彼此了解和相互协调。有些本应共有的信息材料，由于某人的保密，结果没有向下级部门及时传达，从而使信息阻塞。二是随意扩散信息的倾向。在传递信息时，不考虑信息的保密程度，不选择信息传递的对象，将所收集的信息随意扩散，导致信息混乱。

3．要保证所提供的信息必须是有价值的

沟通和信息是两个不同的概念，由于信息量非常大，受众没有必要获取所有的信息，因此，沟通时所提供的信息应该是有价值的、重要的信息。

4．保证沟通信息的质量

沟通的信息要多，即在单位时间内传递的信息数量要多；信息要快，即信息传递要迅速、及时，一条很有价值的信息，如果传递速度过慢，就可能变得毫无价值；信息质量要高，即要消除信息传递中的种种干扰，保持信息的真实性；信息要有效益，即在较短的时间内，花费较少的费用，传递尽可能多的信息。在信息传递过程中，这几方面互相联系，互相制约，要加以协调。

5．及时反馈

在沟通中，及时反馈是双向的，即组织成员要经常给组织领导者提供信息，同时接受领导者的信息查询；领导者也要经常向成员提供信息，同时对成员提供的信息进行反馈，从而形成一种信息环流。一般来说，没有实际价值或暂时用不上的信息也必须及时答复，加以反馈。

6．限制越级沟通

所谓越级沟通就是指抛开管理信息系统，使沟通双方直接对话。在管理中，不能过多采用这种方式，但在某些特殊情况下可以限制使用。

7．控制非正式沟通

对于非正式沟通，要实施有效的控制。因为虽然在一些情况下，非正式沟通往往能够达到正式沟通难以达到的效果，但是，它也可能成为散布谣言和小道消息的渠道，产生不好的作用，所以，要控制非正式沟通。