内部公共关系的协调

第二节　内部公共关系的协调

组织的内部公共关系如何，直接关系到组织的生机和活力，并进而影响着外部公共关系的构建和组织目标的实现。所以，搞好内部公共关系是整个公共关系协调工作的基础和起点。组织要协调的内部公共关系比较复杂，包括组织或组织的公共关系部门与组织内部其他部门与员工、与非正式组织、与股东的关系等。本节主要介绍员工关系与股东关系的协调。

一、员工关系的协调

员工是组织的细胞和主人，良好的员工关系是组织成功的动力和源泉，更是构建组织良好的外部公共关系的条件和基础，所以员工关系的协调具有重要意义。要协调好员工关系，首先必须关注员工关系协调的焦点。

(一)员工关系协调的焦点

企业与员工关系的焦点是利益。利益关系是社会组织内部最基本的关系。一个组织的产生和发展，最基本的动因是利益。同样，组织成员进行工作和活动，最基本的动因也是利益。离开了利益，员工就失去了最根本的动力机制。由利益引起组织内部的种种关系就是利益关系。

(二)员工关系协调的内容

要搞好员工关系，可从以下几个方面入手:

1.了解员工，是搞好员工关系的基础

只有在准确了解员工的状况、想法、需要和存在的问题，了解员工的身体状况和思想状况的基础上，才能作出具体计划和部署。要懂得沟通和传播什么、怎样去促进沟通和传播、需要解决什么问题。

2.重视员工的物质利益，尽可能满足员工的物质利益需求

物质利益主要包括工资、奖金、福利、工作环境等。员工作为现实社会中的人，为了生存和发展参加组织的工作，其最直接的目的是以劳动换取一定的报酬，他们关心组织的利益分配、要求改善物质待遇的要求是正当和合理的。公共关系人员要敦促组织领导重视改善员工的物质待遇，在可能的情况下，尽量把员工的物质利益搞好;要及时向组织领导反映员工对工资和其他物质利益分配的意见和要求;敦促领导认真贯彻按劳分配原则，力求在现有条件下公正合理地解决工资调级和利益分配问题。另一方面，组织要提高员工的物质利益福利待遇，又要受到其经济效益和社会生产发展水平的限制，不可能完全满足员工的要求，这就需要公共关系人员通过沟通，如实地向员工们说明组织的经营状况、利润收入、分配政策和分配状况以及组织的困难，以求得员工的谅解和合作，使员工对工资和福利待遇的期望值保持在现实和合理的水平上，对组织用于扩大再生产、更新设备、开拓市场、技术培训的经费开支予以理解和支持。

3.尊重员工的精神需求，激发员工的工作潜力和工作积极性

精神需求主要包括赞扬、尊重、教育、参与管理等内容。公共关系学理论认为，把员工看作“给多少钱，干多少活”的“经济人”的观点是不对的，人还是追求精神需求的“社会人”。美国心理学家马斯洛认为，人的基本物质需求得到满足后，精神需求就会上升为主要需求。英国学者尼格尔·尼克尔逊对英国管理学会的2 300名会员进行的一次调查表明:被调查者平均每人每3年换1次工作，他们另谋职业的动机往往不是金钱和其他物质利益，而是谋求更有挑战性、更受重用和更能发挥创造性的机会。精神激励的主要特点是引导员工在工作中寻求生活的意义和乐趣，通过在工作中的创造性活动获得尊重，得到心理上的平衡和满足。

4.树立“以人为本”的观念，尊重员工的个人价值

如果个人价值得不到尊重，个人就会自轻自贱，或者强烈不满，产生不负责的行为。因此，应把个人价值和团体价值结合起来，相信和依靠员工，大胆放手让他们工作，及时肯定和赞赏他们的成绩和贡献，尊重其人格和自主权。日本松下公司的创始人松下幸之助经过常年观察研究后发现，按时计酬的员工仅能发挥工作效能的20%～30%，而如果受到充分激励则可发挥至80%～90%，松下先生探索出了用“拍肩膀”的方法来激励员工，取得了良好的效果。

5.让员工分享足够的组织信息，参与一定的组织管理决策，培养员工的主人翁意识

如能经常通过黑板报、内部刊物、闭路电视、组织内的有线广播、热线电话、会议、展览会、总经理致函等向员工介绍组织的运转情况、组织的决策目标、竞争对手的情况、领导工作的情况、模范业绩、组织的新产品、新技术新设备、安全生产常识、员工新闻、福利情况等有关信息和重大决策，满足员工的知情权，使员工感到自己是组织的一员，得到了应有的重视。让员工在一定程度上参与组织决策，不仅具有确保员工民主权利的意义，集思广益以求更正确和更科学的决策，而且可以使全体员工在精神上产生当家作主的满足感受，从而把他们引向同一目标。当员工参与一定程度的管理和决策时，他们对自己参与决策的管理制度和措施，总是会身体力行去做。反之，如果员工希望表现自我能力的心理需要被忽视和受到压抑，就可能转变为组织中的异己力量，就可能在“离心力”的影响下产生消极抵触和对抗行为。

6.建立健全合理化建议制度，培养员工的进取心和自豪感

员工最熟悉自己工作领域的情况，对自己所涉及工作最有发言权，员工中蕴涵着无穷的创造性，建立健全合理化建议制度，广泛征求搜集员工改进工作方式、工作程序、操作技术的意见，对组织发展具有重要意义。这一方面使员工的创造力和潜能得到开发和利用，给组织带来巨大的经济效益;另一方面又使员工的成就欲望得到满足，从而产生自豪感和强烈进取心。这样做还能形成一种良好的风气，使员工人人关心组织，创造性地做好本职工作。

7.协调好正式组织与非正式组织的关系

每个组织都有一套按一定编制而形成的正式组织系统，如科室、班组等;同时，每个组织内又有一种自然的、以感情为纽带而形成的非正式组织。非正式组织以某种共同利益、观点和爱好为基础，其联络沟通活动往往比正式组织更紧密，有更强的内聚力和感召力。它一般由足智多谋或才干出众的人当首领，对其他成员具有心理上的指挥权，一般称之为“意见领袖”。非正式组织有不成文的奖惩方式，有比较灵敏的信息传递渠道，其成员往往更重视非正式组织的行为规则，当这些行为规则与正式组织的行为规则相抵触时，他们多半宁可违背正式组织的行为规则，这就使非正式组织中的工作情绪和工作气氛对正式组织的群体风气影响很大。因此，公共关系人员应注意发挥非正式组织的积极作用，避免非正式组织的消极影响，学会与非正式组织的“意见领袖”交朋友，引导非正式组织活动向健康方向发展。

(三)创建有特色的企业文化

任何组织要有良好的员工关系都必须创建有特色的企业文化。企业文化是指在一定的社会大文化环境影响下，经过企业领导者的倡导和全体员工的认同与实践所形成的整体价值观念、信仰追求、道德规范、行为准则、经营特色、管理风格以及传统习惯的总称。一家优秀的企业能将经营管理中习以为常的东西升华到富有文化内涵的一种价值观和使命感，引导员工奋发向上、团结一致，达到在思想上同心、目标上同向、行动上同步、效益上同创最佳的企业文化境界。

1.企业文化的功能

企业文化的建设在当今企业中已成为一种趋势，成功地营造企业文化以后，员工就会全身心地投入到企业的各项工作之中，以主人翁的积极姿态完成生产、经营任务，推动企业的持续发展，为企业创造出更大的市场利润。企业文化的功能具体表现在以下几个方面:

(1)导向功能。企业文化是一种无形的准则，起到把员工个体行动引导成群体行动的作用。

(2)内控功能。企业文化通过一种观念上的力量，约束、规范、控制员工行为。

(3)凝聚功能。企业文化能使员工产生归属感、认同感和使命感，进而形成集体荣誉感，产生强大的企业凝聚力。

(4)激励功能。企业文化能激励员工形成一种群体意识，自觉为争取企业集体荣誉而努力工作。

2.企业文化八大原则

企业文化是一种价值观，更是一种重要的管理手段。美国企业文化专家劳伦斯·米勒在《美国企业精神——未来企业经营的八大原则》一书中指出:美国的企业具有强烈的竞争意识，这种精神可以包括在八大基本价值之中:

(1)目标原则，成功的企业必须具备有价值的目标。

(2)共识原则，企业成功与否，要看它有否聚集众人的能力。

(3)卓越原则，卓越不是指成就，而是一种精神，一种动力，一种工作伦理，培养追求卓越的精神。

(4)一体原则，全员参与，强化组织的一体感。

(5)成效原则，成效是激励的基础。

(6)实证原则，即强调科学的态度，善于运用事实、数据说话。

(7)亲密原则，即相互信任互相尊重，团队精神。

(8)正直原则，正直就是诚实，以负责认真的态度进行工作。

许多美国跨国企业都能坚持各自独特的企业文化，都能充分体现美国企业精神中的八大基本价值原则。这些公司都有一个构思良好的远景规划和员工一起分享。由此可见，企业文化就好比一个企业的灵魂，优秀的企业文化可以大大增强企业的凝聚力，员工的创造力。

二、股东关系的协调

股东关系是指各类企业与其投资者之间结成的公共关系，其实质是企业经营者与所有者之间的关系。股东是企业的财力支持者，与企业的利益密切相关。随着我国市场经济的发展，越来越多的企业完成股份制构建和改造，协调企业与股东之间的关系，吸引更多的投资者，稳定已有的股东队伍是企业内部公关的新课题。

(一)股东关系的重要性

1.具有“造血功能”，为企业提供财力支持。

2.与企业构成共同体，其意见、主张、态度决定着企业的命运、走向。赢得股东合作，他们就会积极参与企业的决策和管理，为企业增加活力。

3.股东是企业的重要宣传员，它们的言行直接影响到潜在投资者。协调好股东关系可吸引更多潜在投资者。

(二)构建良好的股东关系的基本途径

加强信息沟通是构建良好的股东关系的基本途径。这里主要应当做好了解股东情况、向股东报告组织信息和与股东中介机构的沟通三个方面的工作。

1.了解股东情况

为此要做深入的调查研究，包括了解股东的特点，以采用更适当的媒介和沟通方式;研究股东的意见，如各类股东的需求、对组织政策的看法、对组织经营管理的建议，以作为组织决策和改进工作的依据。

2.及时向股东报告组织信息

股东是组织的所有者，组织有义务及时向股东报告组织的信息。例如组织的政策、经营和工作状况及预测以及组织的各种宏观环境信息。沟通的媒介和方式一般有工作简报、年度报告、会议通告、宣传手册、股东杂志、股东函件、股东会议、股东参观、有关负责人员与股东的个人交往等。

3.重视与股东中介机构的沟通

股东中介机构，如金融组织、证券公司、投资分析家和经纪人等，对股东的投资判断和信心、交易意向和行为等有重要影响，因此，让这些中介机构及人士对组织有全面、正确的了解，可以得到有益的忠告。