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对外开放参观的程序

时间:2022-03-27 百科知识 版权反馈
【摘要】:对外开放参观的程序主要围绕以下方面展开。一般组织的对外开放参观是为了强调组织所获得的成绩,对社会所作的贡献,以及消除公众对组织的误会。《中华人民共和国政府信息公开条例》已经2007年1月17日国务院第165次常务会议通过,自2008年5月1日起施行。《条例》从基本原则、公开的范围、公开的方式和程序、监督和保障等方面进行明确的规定。
对外开放参观的程序_公关专题活动与经典案例

社会组织的参观或对外开放的活动内容比较丰富,一般包括展览室展示,参观生产设备和工艺流程、厂区环境、员工的教育、培训设施以及社会组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。举办任何一种形式的参观或对外开放的活动都有一套完善的程序,如比较明确的主题,并围绕该主题安排有关活动内容,邀请特定的对象,制订公关宣传方案。通过时机的选择确定邀请参观对象,编制来宾名册,落实出席的重要宾客,并且说明日期、时间、地点。在实施参观过程时,一切程序包括参观路线应预先计划妥当,沿线作必要的标识,并进行一些装饰美化,以便到时能够顺利进行。其间安排足够的接待人员和相应的服务设施,包括交通、饮食、娱乐、医疗等项目,尤其是需要有人能答复一切查询及接受访问等。对外开放参观的程序主要围绕以下方面展开。

一、成立负责机构

开放参观活动是一个组织的行为,其全过程都应有组织的高层主管人员参与,体现对活动的高度重视。开展大型的参观活动,最先要做的就是成立一个专门的活动筹备委员会并进行具体的分工。组成人员包括企业领导、公关人员、策划人员、人事部成员、媒体部成员等,每一个参观环节都要有专门的负责人和工作人员的安排。还要根据参观的不同目的,选择不同的人参加,如果参观的目的是强调服务或产品,还要请销售部门人员参加。

二、确定目标与主题

对外开放参观必须有明确的主题,即通过参观活动组织要达到什么效果?给公众留下什么印象?有何目的?参观人数是多少?一般组织的对外开放参观是为了强调组织所获得的成绩,对社会所作的贡献,以及消除公众对组织的误会。

三、确定规模和邀请对象

参观活动开展之前要确定规模的大小,从而做出相应的安排。确认哪些公众参加此次活动、是否需要媒体报道、如何邀请等问题。比如可以通过媒体刊登广告宣传和相关信息,让公众通过拨打电话或电子邮件等方式主动报名参加,或者自主拟定参观人员,发邀请函邀请,并打电话确认是否参加。如果只是少数几个人参观,可以陪同他们到几个部门去,并介绍情况,赠送资料和纪念品等;如果是较大规模的团体参观,最好制订一个计划,安排好接待次数、每次参观人数和开放时间等。一次接待15个人比较恰当。每天接待2~3次,有专人伴随进行介绍,回答参观者所提出的问题。

四、选择开放时机,安排时间

开放时机最好与组织的目的联系在一起,比如是为了向公众展示成果的,那么就选择周年纪念日的时候,或者企业开业等比较喜庆热闹的日子;比如学校开放日以学校周年庆为主。上海电视台每逢元旦、中秋节、春节便邀请本台职工家属来电视台参观,让他们为自己亲属在这里工作而感到骄傲,使他们支持并协助本台职工的工作。

一般作为专题公关活动的对外开放参观需要有3~6个月的准备时间,如果还要准备大规模的展览会,编印纪念册或其他特别节目,则需时间更多,这时就需要注意时间安排的合理性。时间安排要避开假期,一般公众假期都有安排不会前来参观,也最好考虑气候因素,避开炎热的夏天和寒冷的冬天。

五、做好宣传工作

要使对外开放参观成功,要事先准备好宣传材料。包括组织的情况介绍,简易的参观说明,要搞好环境卫生和参观地点的装饰、场景的布置、实物的陈列等。参观之前可先放电影、录像或幻灯进行介绍,帮助参观者了解主要概况,然后再由向导陪同参观者沿参观线路作进一步解释和答疑。同时还可以准备,送给参观者,让公众不忍心扔弃,作为纪念物品保存,也可以赠送参观者纪念礼品。

六、安排参观路线

提前安排参观线路的目的是防止参观者越过参观所限范围,出现不必要的麻烦和事故。有些组织的主管人员往往顾虑开放参观活动会使某些秘密技术或某些制造过程的细节泄露,其实,只要安排得当、向导熟练,就可以防止泄露事件。因此,不必在这方面有过多的顾虑。

参观路线必须提前准备好,包括向导图及标志,表明办公室、餐厅、休息室、医务室、厕所等相关地方和具体位置,有专人做向导,必要时讲解。

七、做好接待工作

对参观者应热情周到地做好接待工作,如安排合适的休息场所和备好茶水饮料;需要招待用餐的,也要事先做好安排;如果邀请的对象有儿童,更要特别小心,要准备点心、休息场所、必要的盥洗设备等,也可送一些印有介绍组织材料的玩具。

做好接待工作总的安排主要是准备好专门的接待人员负责签到、登记、路途上的讲解、领路等,热情友好,服务周到,安排合适的休息场所和茶水饮食,做参观者贴心的服务人员,塑造员工的良好形象。

八、做好后勤服务保障

后勤服务包括参观者的交通工具、餐饮、住宿、路上的安全保健工作等,有完善的后勤服务,参观活动可以高枕无忧。

九、费用预算

要做好费用预算,包括参观者的交通费、住宿费、餐饮费,分发给参观者礼品的材料费,前期的宣传费用,等等,要量力而为。

十、征求意见和反馈信息

参观结束后要做好欢送工作,可以由组织领导亲自欢送以表尊重,最重要的是征求公众的意见,对此次参观活动的评价和看法,可以通过电话、电子邮件、座谈会等形式征集,将意见和反馈信息进行整理分析,上交相关部门。

知识链接

政府信息公开[1]

信息公开是指政府和各种组织机构向公众公开或开放自己所拥有的信息,使其他组织机构和公众个人可以基于任何正当的理由和采用尽可能简便的方法获得上述信息。国家按照“公开为原则,不公开为例外”的基本要求,大力推行政务公开工作。电子政务是信息公开的重要载体。按照“统筹规划、资源共享、面向公众、保障安全”的要求,在加强电子政务建设的同时,构建网上信息公开平台。《中华人民共和国政府信息公开条例》已经2007年1月17日国务院第165次常务会议通过,自2008年5月1日起施行。《条例》从基本原则、公开的范围、公开的方式和程序、监督和保障等方面进行明确的规定。是我国政府信息公开的基本法规,是一部政府加强自身建设的重要法律制度,推进社会主义民主法制建设,加强对行政权力的监督,更加有效地防治腐败。

一、公开的内容

行政机关对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开:

(一)涉及公民、法人或者其他组织切身利益的;

(二)需要社会公众广泛知晓或者参与的;

(三)反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的;

(四)其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的。

县级以上各级人民政府及其部门应当在各自职责范围内确定主动公开的政府信息的具体内容,并重点公开下列政府信息:

(一)行政法规、规章和规范性文件;

(二)国民经济和社会发展规划、专项规划、区域规划及相关政策;

(三)国民经济和社会发展统计信息;

(四)财政预算、决算报告;

(五)行政事业性收费的项目、依据、标准;

(六)政府集中采购项目的目录、标准及实施情况;

(七)行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限以及申请行政许可需要提交的全部材料目录及办理情况;

(八)重大建设项目的批准和实施情况;

(九)扶贫、教育、医疗、社会保障、促进就业等方面的政策、措施及其实施情况;

(十)突发公共事件的应急预案、预警信息及应对情况;

(十一)环境保护、公共卫生、安全生产、食品药品、产品质量的监督检查情况。

二、主要特征

(一)行政性

政府信息具有行政性,政府信息公开同样具有行政性。一方面,政府信息是与行政行为有关的信息,或者是政府机关以职权获取的信息,这些信息都是与政府公共行政权力的运行有关,是行政权力运行过程或其结果的表现形式,没有行政权力,就没有我们所说的公共信息,也就没有政府信息公开。另一方面,政府信息公开也需要行政权力的运行,信息的产生离不开行政权力,信息的公开同样离不开行政权力,有时信息公开的过程也就是信息产生的过程,行政性贯穿始终。

(二)权利性

信息公开是以公民获得政府信息的权利为基础的,而不是以行政权力为基础。现代宪政观念告诉我们,政府是否应当公开信息,是否向民众提供信息,这并不是政府的权力决定的,而是由民众的权利决定的,这种权利是民众所享有的宪法权利。所以说,民众需要什么信息,政府就要提供什么信息,只有这样,相应的宪法上的权利才能够实现。公民个人根据宪法权利和具体的法律规定,自由地获取政府信息,是公民和公共权力机关之间关系的一项基本原则。

(三)例外性

并不是所有的政府信息都是可以公开的,实际上,相当一部分政府信息是不可予以公开的。政府所掌握的很多信息是具有“秘密”等级的,这是基于国家安全的需要,也是世界各国普遍的做法。当政府信息的内容涉及国家的安全,公开会影响国家的利益时,其公开就会受到严格禁止,并通过《保密法》予以严格规制。所以,政府信息公开具有例外规定,并且,由于对可以公开的信息难以一一列举,因而,在立法技术上,一般把例外信息作为研究的重点,除去例外信息以外,其余政府信息均应当公开。

(四)以载体为依托

政府信息是无形的,它必须通过一定的方式体现出来,一定的方式实质就是一定的载体的表现形式。比如,通过政府公开刊物刊载出来,通过设立阅览室展现出来等等,这些表现形式均离不开一定的载体,所以说,政府信息公开要以载体为依托,离开载体,政府信息无法传递。载体的范围是多种多样的,既可以是纸张书面形式,也可以是电子形式,并且,随着科技的发展,通过计算机网络形式获得信息的方式更为普及,但是,不同的载体的成本是不一样的,这就需要法律的规定与选择。因而,政府信息公开要以载体为依托的特性,尽管不显得那么重要,但是,它却影响着信息的传递,甚至也直接影响政府信息公开收费标准的确定。

三、政府信息公开流程

行政机关应当将主动公开的政府信息,通过政府公报、政府网站、新闻发布会以及报刊、广播、电视等便于公众知晓的方式公开。各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关制作的政府信息,由制作该政府信息的行政机关负责公开;行政机关从公民、法人或者其他组织获取的政府信息,由保存该政府信息的行政机关负责公开。法律、法规对政府信息公开的权限另有规定的,从其规定。主动公开范围的政府信息,应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。法律、法规对政府信息公开的期限另有规定的,从其规定。属于主动公开范围的政府信息,应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。法律、法规对政府信息公开的期限另有规定的,从其规定。

行政机关应当编制公布政府信息公开指南和政府信息公开目录,并及时更新。行政机关认为申请公开的政府信息涉及商业秘密、个人隐私,公开后可能损害第三方合法权益的,应当书面征求第三方的意见;第三方不同意公开的,不得公开。但是,行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的,应当予以公开,并将决定公开的政府信息内容和理由书面通知第三方。行政机关依申请公开政府信息,应当按照申请人要求的形式予以提供;无法按照申请人要求的形式提供的,可以通过安排申请人查阅相关资料、提供复制件或者其他适当形式提供。行政机关依申请提供政府信息,除可以收取检索、复制、邮寄等成本费用外,不得收取其他费用。行政机关不得通过其他组织、个人以有偿服务方式提供政府信息。

[1] 信息公开,百科名片,http://baike.baidu.com/view/4714531.htm

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