档案馆（室）及其利用的分析介绍

7.3　档案馆（室）及其利用

7.3.1　档案馆及档案信息

档案馆是党和国家集中管理档案的文化事业机构，是集中统一保存、管理重要档案并提供利用的机构，是科学研究和各方面工作利用档案的资料中心，是长期永久保管档案的基础。

档案，是机关、个人在工作活动中形成的，具有查考、利用价值，是信息社会获取文献信息、文件材料的重要渠道之一。它在社会中的地位是无可代替的。档案信息作为信息家族中的一员，在信息家族中占据着其他信息无可比拟和替代的位置，并显示出其特有的功能。

（1）凭证功能。档案信息的凭证功能是由档案的凭证性特点所决定的。如科技成果档案信息内容决定科技发明人及发明时间等重要事项。

（2）存储、传递知识功能。档案是人类活动的产物，档案信息内容更是人类智慧、经验和知识表现。档案信息可以被储存（通过各种方式），从而起到储备知识的作用，这种储备为软件储备，较之硬件储备（如具体物质）更有意义。档案信息可以通过各种形式进行纵向、横向传播，使得人类文明得以继承和发展。

（3）决策功能。档案信息不断储存和传递着各种方针政策和知识，任何单位和个人在进行决策是必须根据已知的事实进行。决策的过程实际上是一个处理信息的过程。依据档案信息作出正确的决策可以产生巨大的经济效益和社会效益。

（4）协调、控制功能。人们对生产、建设工作全过程指挥、控制都必须通过信息进行。如各种规定、指令、符号、图表、数据、计算、规章制度等都是档案信息的表现形式。离开这些，要么渠道不畅通，工作、生产就会失控；要么工作、生产建设中出现问题难以反馈到指挥中心，无法即时纠正而造成损失。

（5）辐射、增值功能。通过档案信息的再生、传递以及立体传播，可以使信息得到更加广泛的利用，使其信息量和价值量增加。

（6）预测功能。通过分析不同行业、不同时间档案信息的特点和规律，可以预测事物发展的未来状况。如气象档案信息对未来天气的预测功能是显而易见的。

（7）回溯功能。档案信息是人类活动的历史的再现，是研究社会发展、编史修志的重要依据。

7.3.2　档案馆（室）的功能及服务类型

1.档案馆（室）的功能

（1）提供档案阅览、外借，直接传递信息；

（2）编发目录、资料，全面传递信息；

（3）给用户选送各种资料，主动传递信息；

（4）出具档案证明，发挥档案的凭证作用；

（5）提供档案复印件，方便档案的利用；

（6）突出馆藏重点，提供辅助决策信息保障；

（7）公布出版档案史料，扩大档案的利用范围；

（8）举办档案展览，提高档案的影响力；

（9）建立档案信息市场经济实体，推销档案产品；

（10）利用现代化手段，快速广泛传播档案电子信息。

2.档案馆（室）的服务类型

（1）档案文献服务。以提供各种形式的档案文献为利用者服务称为档案文献服务。在文献服务的内容中，又可以按照文献的原始程度划分不同的层次，即按照文献的原始程度分为一次文献、二次文献和三次文献。一次文献指的是档案文件原件；二次文献是从原件中抽取的有用信息；三次文献是根据大量原件材料综合编写的参考资料。对照档案文献服务的层次，档案文献服务的类型则表现为：一次文献服务、二次文献服务和三次文献服务。

（2）档案信息咨询服务。档案信息咨询服务就是指档案信息服务人员根据利用者提出的具体要求，通过自己的知识、经验或有关参考文献或通过分析研究，以个别解答的方式，有针对性地为利用者提供有关问题答案的一种服务方式。

咨询服务可以分为以下几种类型：

①辅导性信息咨询服务。就是应利用者的要求，辅导利用者查找和利用档案，解答利用者查找和利用档案信息过程中遇到的疑难问题的服务。

②指引性信息咨询服务。又叫联络性信息咨询，就是将档案信息利用者引向信息源，或者说，是在利用者与信息源之间架起桥梁，让利用者自己从信息源中获取信息的咨询服务方式。

③检索性信息咨询服务。就是指档案信息服务人员应利用者的要求，借助有关检索工具查找档案线索、事实、数据等的信息咨询服务。

④研究性信息咨询服务。就是利用信息调研与预测的原理和方法，对利用者提出的咨询问题进行分析、研究与预测，得到答案后再提供给利用者的一种信息咨询服务。

对于档案信息咨询，档案馆（室）大致采用以下几种方法：

①介绍法　利用者进馆后，首先向他们介绍馆藏档案内容、档案分类、检索工具体系及其具体使用方法，使利用者对馆藏情况有大致了解，以选择查询方向和检索途径。

②答疑法　随时随地回答利用者的提问，解决他们在利用档案信息中的疑难。

③参与法　参与利用者的利用活动，做他们的顾问，随时为他们提供参考意见。

④代理法　接受利用者的委托，直接向利用者提供成果服务。

档案信息咨询服务的步骤：

①接受咨询。

②分析咨询问题。

③查找档案文件。

④答复咨询。

⑤建立咨询档案。

（3）档案信息定向服务。档案信息服务从其实现方式上可分为主动服务与被动服务。而档案信息定向服务就是一种主动服务，它分为定题信息服务和定点信息服务。

①定题信息服务。又称“跟踪服务”或“对口服务”，简单地说，就是围绕某一专题所开展的档案信息服务。一般而言，定题信息服务是指档案信息机构根据利用者的需要，选择经济建设、科学研究、文化教育等方面的重要课题，深入其中，开展调查研究，使用多种信息服务方式，进行跟踪服务，直到课题完成为止的一种档案信息服务。

②定点信息服务。就是档案信息机构在一段时间内，为某些单位或个人提供全方位的信息服务。

（4）制发档案证明服务。档案的客观真实性决定了档案信息具有良好的凭证功能。利用档案的凭证功能而开展制发档案证明服务是档案信息机构将档案信息提供给利用者利用的一种重要而特有的服务方式。所制发档案证明成为证明和证实一定事实的一种重要手段。

制发档案证明的程序是：首先，利用者填写制发档案证明申请书；其次，档案服务人员查阅有关档案材料；再次，档案服务人员编写档案证明；最后，档案证明的校对、审批和提供。

档案信息服务整个过程如图7－6所示。

图7－6　档案信息服务过程