公共关系专题活动的基本形式

时间：2022-03-11 理论教育版权反馈

【摘要】：例行工作会议是指社会组织召开的以讨论、决定、布置工作为主的会议。

公共关系专题活动的基本形式_新编公共关系简明教程

第三节　公共关系专题活动的基本形式

公共关系专题活动的基本形式有记者招待会、会议交流活动、纪念庆典活动、社会公益活动、联谊活动等等，以下介绍的几种形式是最为常见的专题活动。

一、记者招待会

公共关系人员用来广泛宣传某一信息、产品的最好工具莫过于举行记者招待会。记者招待会的最大优点是所公布的信息真实，可信度高，容易使组织和新闻界之间达到相互理解和沟通的良好效果。

记者招待会又称新闻发布会，是指以某一社会组织的名义邀请记者参加的会议。招待会上，不仅可以公布本组织的一些新闻，如方针、政策、措施、制度等方面的新举措，加强公众对组织的认可，也可以利用记者招待会的影响力，妥善处理一些棘手的问题，以达到澄清事实、说明原委、减少误会、求得谅解等效果。记者招待会是一种二级传播：首先通过记者招待会，以人际沟通和公众传播的方式，将信息告知记者；然后由记者以大众传播的方式进一步将消息告知社会公众。记者招待会是发布消息的，其形式比较正规、隆重，而且规格较高，容易引起社会的广泛关注。记者招待会往往要占用记者和组织者较多的时间，必要时可以组织记者实地采访、参观或安排一些沟通活动，如酒会、招待会等，因此会有更多的经费支出，成本较高。记者招待会对于组织的发言人和会议的主持人要求较高，要求他们十分机敏、善于应付、反应迅速、幽默从容等。

（一）记者招待会的策划与组织

要想使记者招待会组织成功，给“无冕之王”——记者们留下美好的印象，对组织产生好感甚至倾心，会议的策划和组织是非常重要的，这就需要公共关系人员在会前进行周密的策划，做好充分的准备。

1.主题策划。

记者招待会成本较高，较之日常的宣传工作，其最大的特点是信息发布的形式比较正规、隆重及规范。可作为记者招待会主题的有：（1）组织的经济政策、经营方针、技术、新产品面市、庆典等重大活动，知名人士来访；（2）组织面向社会的文化活动、经济交流、社会福利事业的投资、赞助活动；（3）市场行情、消费趋势、价格波动等社会公众广泛关注的问题等等。

2.选择媒介单位，落实邀请范围。

一个成功的社会组织应该有自己的个性，一个成功的记者会也应该有目的地选择媒介单位和与会记者。在选择媒介单位和与会记者时应考虑以下几个因素：（1）记者招待会的规模；（2）花费多少费用；（3）本次记者会将要影响的区域；（4）对信息传播内容和速度的具体要求。选择了媒介单位之后，再进一步落实参会记者名单，每一家媒介请几位，请谁，都要提前确定，请柬要在两周前发出。请柬内容应包括记者招待会的主题、主要发言人、举办时间、地点以及联系电话。在记者招待会正式举行的两三天，再给被邀请的记者打电话，确定一下他们能否来参加。

3.人员安排。

记者招待会对工作人员、主持人员、主要发言人的安排都有较高的要求。因为在记者招待会上，一般首先由会议主持人发布或介绍情况，然后由主要发言人作详细发言。记者招待会能否开得圆满成功，能否达到预期的效果，在很大程度上取决于会议主持人和主要发言人。记者招待会的主要发言人原则上应安排社会组织的主要负责人。因为只有他们才能准确全面地回答有关本组织的方针、政策、经营、生产等重大问题。而且领导人在记者招待会上的发言具有权威性和可信性。如果记者招待会的目的是为了公布某项新成果、新产品、新技术或是公布面临的重大突发事件，那么主要发言人除了领导之外，还可以选择分管这方面工作的部门负责人。

4.资料准备。

记者招待会时间短，要求在短暂的时间内发布基本信息，又要回答相关问题。因此事先必须把相关的材料准备好。记者招待会的资料主要包括：主要发言和报道提纲。主要发言是记者招待会的中心内容，应具备实事求是、资料全面、严谨深刻、生动具体等特点。主要发言不仅要有专人负责起草，而且还要通过本组织有关领导审阅，最后交给主要发言人熟悉。报道提纲指的是记者招待会宣传内容的要点和背景，有条件的话可以附加照片。要有专人事先把这些资料理顺并打印若干份，并且在记者入场时分发给他们，以便记者们在会上提问或会下写报道时作参考。报道提纲要简要、系统，要用事实说话。注意千万不要出现自相矛盾、漏洞或错别字。

除了准备好主要发言和报道提纲外，同时还要准备好回答记者提问题的策略，以供主要发言人做参考。

5.确定时间，选定地点，确定记者名单并发出请柬。

确定的时间应避开重大社会新闻发生的时间，以免冲淡记者招待会的影响力；选定的会场地点应符合交通便利、设施齐全、环境良好的原则；请柬应在开会前三四天送到，以便记者早做安排。

6.拟定新闻发布会细则和程序，布置会场。一般先由主持人发布重要信息，介绍发布会主题和组织基本情况，而后由发言人详细发言。

7.反馈信息。新闻发布会结束以后，要及时了解社会公众反响。

（二）记者招待会应注意的问题

记者招待会必须注意的问题包括：按时进行，没有极特殊的情况，不能随意提前或者拖延；记者招待会的开始时间不宜过早，最好是上午10点左右或者下午3点左右；小型记者招待会不宜时间过长，一般以20—30分钟为佳，不超过一个小时；在举办记者招待会的同时还可以联合新闻媒介举办一些活动。其中最重要的是以下四点：

1.时间要适中。

2.发言人的发言要简明扼要，真实准确。

3.对记者的提问要一视同仁。

4.激励大家发言的兴趣，活跃会场气氛。

二、会议交流活动

举行会议交流活动是公共关系常用的方式，人们常说：“会议是公共关系活动的窗口。”会议是指有组织有目的的言语沟通活动方式，是围绕一定目的进行的、有控制的集会，有关人士聚集在一起，围绕一个主题发言、讨论、提问和答疑，通过语言相互交流信息、表达意见、讨论问题、解决问题。

（一）会议的类型

会议的类型非常多，有例行工作会议、联席会议、报告会，还有各种座谈会。

1.例行工作会议。

例行工作会议是指社会组织召开的以讨论、决定、布置工作为主的会议。通常有两种：一种是组织、系统或地区召开的层次较高或涉及基层单位较多，以讨论、决定重要工作为主，如工作计划、人事调动等等，定期或不定期召开，会议间隔时间较长（一个月以上、半年不等），可进行常规性决策，有一定的权威性，另一种是社会组织单位召开的讨论日常工作的会议，以执行性为主。这类会议的特点是会议时间、地点、人员相对稳定，议题相对集中、具体。

2.联席会议。

由不同系统、不同地区、不相隶属的组织、单位为了同一目标而举行的会议。其目的或是为了谋求合作与支持，或是为了协调关系，解决矛盾。此类会议的特点是会议的目标、效果有很大的不确定性。会议的最低效果是各抒己见，互通信息，互相了解；最高效果是达成共识。

3.报告会。

报告会是为了宣传、教育目的而举办的，邀请劳模、英雄、先进人物或专家、学者所作的专题报告会。此类会议的特点是以单向宣传、教育为主，通常是一人讲，众人听。报告内容必须为听众所关心和感兴趣，切合实际；报告人应有一定的社会地位或知名度，有一定的表达能力，才有吸引力。

4.座谈会。

社会组织为了收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员召开的小型会议，包括各种“座谈会”、“恳谈会”、“见面会”等。这类会议的特点是以小型为主。座谈会既集中，又民主；既认真，又轻松。

（二）会议工作策划和组织

会议的时间根据内容有长有短，会议的组织工作也有简有繁。对于那些会期长、会议内容重要、会务工作繁杂的会议，公共关系人员要特别注意。

1.确定会议的主题和目标。

所谓会议主题就是会议公开提出的题目。虽然任何会议都是为实现某种目标或利益而进行的，但在很多情况下，它并不作为公开的题目，而是隐含在会议的主题之中。因此，主题是外在的形式。会议目标的确定非常重要，会议目标必须具体而且是可以衡量，同时具有实现的可能。

2.确定会议的时间和地点。

会议的时间包括两个方面，其一是会议何时开，其二是会议持续的时间。在选择会议时间时，应以适合自己的时间为优先考虑，这是一种实事求是的做法。其次也应考虑方便与会者出席的时间。在确定会议时间方面，应注意会议的结束时间。会议地点也是构成会议的重要因素，会议地点主要包括地理位置和具体的开会地址两个方面。在选择会议地点时要考虑到交通是否方便、视听器材、照明通风等设备是否齐全等等。

3.具体组织和策划。

（1）进行议程的拟定。议程所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案之外，还包括与会者的姓名、会议时间以及会议地点等项目。编排议程时，要遵循两项原则：①按照议案的轻重缓急编排处理先后顺序，越重要的事项越应安排在议程的前段处理，越不紧要的事项越应安排在议程的后段处理；②应预估每一个议案所需的处理时间，并明白地表示出来。

（2）会议通知的派发。一般的会议通知最好在开会前一个星期寄到与会者手中，因为现代人在安排各种活动时，多半提前一个星期作规划，而且一个星期的时间，大概可以做好开会前的各种准备活动工作。时间提前太多容易引起遗忘，太仓促的通知则不利于与会者和组织者的准备，也很容易使与会者感到得不到组织者的重视。

（3）会场的布置。布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如人数众多，则以不设桌子的剧场式安排为好，即设一个主席台，少数人坐在主席台上，绝大多数人在台下，类似观众。假如人数不多，则理想的安排是让每一个与会者都环绕桌子而坐，这样可以方便每一个人跟其他人进行多向沟通。

三、纪念庆典活动

纪念庆典活动是指组织在内部发生值得庆祝的大事件时，或者是围绕重要节日、纪念日而进行的庆祝活动。纪念庆典活动可以被视为一种礼仪和制度。它可以是大型公关活动的一项程序，也可以是一项专题活动。庆典活动往往给公众留下“第一印象”，因此庆典活动已经成为了现代公共关系为组织扩大知名度、提高美誉度的重要渠道和手段。

（一）纪念庆典活动的类型

纪念庆典活动总体的要求是有喜庆的气氛、隆重的场面、高昂的情绪、灵活的形式，同时还应该有较高的规范性和礼仪要求。庆典活动在类型上，一般可以分为开幕庆典、闭幕庆典、周年庆典、节庆、签字仪式、命名活动等。其次，有“里程碑”意义的事项，也可以举行庆祝仪式。在这里介绍几种特别常见的纪念庆典活动。

1.开幕庆典。

开幕庆典，即开幕（开张、开业等）仪式，就是指第一次与公众见面、展现组织新气象的各种庆典活动，包括各种博览会、展览会、运动会和各种文化节日的开幕仪式；企业的开业典礼或者企业推出的重要服务项目第一次向公众开放的庆祝活动等等。组织一个热烈、隆重、独特的开幕典礼可以迅速提高组织的知名度，为组织自身塑造良好的形象。

2.周年纪念庆典。

周年庆典是指组织在发展过程中的各种内容的周年纪念活动，包括组织“生日”纪念，以及大众媒介机构的台庆或者刊庆等，还包括某项技术发明或者产品问世周年纪念活动。组织利用周年庆典举办庆祝活动，对振奋员工精神，扩大宣传效应，协调公众关系，塑造企业形象都有重要意义。

3.节庆活动。

节庆活动是指组织重要节日时举行或者参与的共庆活动，这里的重要节日可以是传统的节日，也可以是西方文化的节日，如圣诞节、情人节、母亲节等。节庆活动一般可分为两种：一种是组织利用节日为社会公众举办的各种娱乐、联谊活动，免费或优惠提供服务，目的在于联络感情、协调关系；另一种是组织积极参与当地主办的集体庆祝或联欢活动。

（二）纪念庆典活动的具体策划与组织

纪念庆典活动都要因天时、地利、人和等条件而开展，主题必须明确。同时庆典活动务必在准备充分的情况下举办，无准备或者准备不充分的庆典活动只会损害形象。在策划和组织的过程中，要注意以下几点。

1.有策划。

庆典活动应纳入组织的整体规划，应使其符合组织整体和阶段效益提高之目的。组织应对活动进行全盘考虑，切忌想起一事办一事，遇到一节办一节。

2.选择好时机。

调查分析是开展公关活动的基础，庆典活动也应建立在充分调查分析的基础上，抓住组织时机和市场时机，应尽可能使活动与组织和市场相吻合，例如生产儿童产品的企业应瞄准儿童节这样的时机。

3.制造新闻。

公共关系活动应能够为公众的代表——新闻媒介所接受，它的反应是衡量活动成功与否的标准，也是组织形象能否树立的重要环节。所以组织在努力使活动本身具有新闻价值的同时，还要尽量要求新闻记者参加。

4.庆典活动的具体组织工作。

（1）精心选择来宾对象，发出邀请。不可忽视的基本对象有政府要员、上级主管、社区代表、知名人士、业务往来友好单位以及员工代表等。在邀请这一环节中要注意，重要宾客要亲自上门邀请。为保证接待工作和议程的顺利进行，在庆典开始前应确切落实宾客到场的情况。

（2）科学安排庆典活动的程序，不可缺少的程序有主持人宣布活动开始，介绍重要来宾和其他来宾；领导或重要来宾讲话等。

（3）做好接待工作。庆典的接待工作是极为重要的一环，务必有专门的人员负责，认真热情。重要来宾的接待，必须由组织首脑亲自完成，要安排贵宾室。入场、签到、剪彩及留言等活动都要有专人指示和领位。

（4）做好文字材料、宣传品的组织和发放工作，做好摄影、摄像、采访、录音等技术性工作。

（5）做好安全保卫工作。

5.注意总结。

组织的公共关系活动应讲求整体性和连续性，庆典活动应该与其他公共关系活动协调一致。

四、联谊活动、交谊舞会

有策划地举办一些联谊活动，以与某些特殊、特定公众建立和加深感情，互通信息、加强合作是一项十分必要的公共关系活动。

（一）联谊活动、交谊舞会的类型

1.常见的联谊活动有三类：内部员工的联谊活动、与社区公众的联谊活动、同行间的联谊活动。

2.根据联谊形式分类，可以划分为联欢会、联谊会、电影招待会、舞会、宴请、文艺晚会、运动会及竞赛活动等。

（二）联谊活动、交谊舞会的组织

交际舞会有较强的社交联谊作用，富有群众性，是经常采用的一种公共关系联谊方式。舞会可作为一个单独项目，亦可作为庆贺、宴会后的余兴之用。大型舞会往往穿插一些文艺节目。一般舞会组织有如下程序：

1.确定舞会的规模、场地、主持人。

2.印发请柬，男女客人的比例要合理协调，对已婚夫妇要同时邀请，提前一周发请柬给被邀请者。

3.进行场地、灯饰、舞曲的设计选择，创造轻松、愉快、热烈的气氛。

4.联系伴奏乐队。

5.准备适当的茶水、水果、点心。

一次成功舞会组织的要点在于：（1）舞会的规模恰当，主持人素质水平较高。（2）衣冠整洁，仪表端庄，不得随意宽衣，衣服纽扣应扣好，面容整洁。舞会不吃带有强烈气味的物品，不饮酒，跳舞时不抽烟，不得戴口罩。（3）男方邀请女方跳舞时要彬彬有礼，点头致意邀请，待对方同意后，陪伴入舞池，女方无故拒绝邀请被视为不礼貌。若因太累可婉言辞谢。已辞谢后，一曲未终，不要再接受他人的邀请。（4）男方应避免全场只与一位女士跳舞。尽量避免同性者共舞，男主宾应主动邀请无舞伴的女士跳舞，或为她们介绍舞伴，并要照顾其他来宾。（5）男方邀请女方跳舞，若其父母或丈夫在旁，应先向他们致意，以示礼貌。一曲完毕，男方应向女方致谢，并陪送至原来位置。（6）注意舞姿，动作不宜太大，要举止适度，保持良好的风度，男方右手应在女方的腰部正方，不得超过女方腰部中部。（7）第一场舞，应为主人夫妇、主客夫妇共舞。若夫人不跳，可由已成年女儿或他人代跳。第二场舞，应为男主人与主宾夫人、女主人与男主宾共舞（这在西方已成习惯）。

晚会的组织与交谊舞会有所不同。晚会通过邀请来宾以参加文艺、体育、游戏、竞赛等多种活动为内容的聚会来开展公共关系活动。晚会可以使与会者相互交流、共同参与、活跃生活，又有一种自我参与感。因而受到各方面的欢迎，有日渐流行的趋势。晚会的组织应设一个团队负责，制订实施方案和工作日程、节目制作与演练、彩排。

同时，晚会程序的安排也非常重要。首先是择定节目。节目要服从活动的主题、目的，要考虑客人的习惯和民族风格的节目可适当介绍。然后是发出邀请。设计精美的请柬（可附带节目单），注意场地的容纳量以及座位安排。文艺节目，一般以第七、八排座位最佳；电影节目，十五排前后为好；专场演出的，贵宾席要留给主人或主要客人，其他客人可自由入座。要求对号入座的，应将座位号与请柬一并发出。安排入场和退场。专场演出时，普通观众先入座，主宾和客人在开幕时陪同入场。演出中，观众不得退场。一般观众待贵宾退场后再离去。

五、社会公益策划活动

现代社会强调商品意识、个人奋斗，但这并不意味着可以忘却自己的社会责任和义务。从长远来说，有利于社会公众、积德行善则一定能有利于组织的发展。社会公益活动就是为社会公众的公共利益而开展的活动。

（一）社会公益活动的类型

社会公益活动的类型有很多，其中最有特点的是赞助活动。赞助是一种对社会的贡献行为，是一种信誉和感情的投资，是社会组织改善社会环境和公众关系最有效的方式之一。赞助活动的主要作用是追求新闻效应，扩大社会影响。社会组织通过赞助活动，吸引新闻媒介宣传报道，扩大自己的社会影响，提高知名度。同时通过赞助活动可以树立良好形象，提高社会效益。社会组织通过赞助活动，关心和支持社会公益事业，履行社会组织所承担的社会责任和义务，能够树立组织的良好社会形象，为组织的发展创造良好的社会环境，从而提高组织的社会效益。

（二）社会公益活动的策划和组织

社会公益活动为组织发展奠定了一定的基础，同时可以提高员工的凝聚力，更重要的是有利于社会发展，所以开展公益活动常常符合新闻的特性，成为新闻追逐的目标，传名于公众。因此社会公益活动对组织的社会形象影响很大。在策划和组织社会公益活动中要注意以下几个步骤：

1.调查研究，弄清社会最需要解决的公益性问题。

研究社会公益活动的影响力和参与单位的公共关系状况、研究社会工作的意愿，同时还要研究本单位的经济状况、成本核算和效果分析。

2.认真策划、积极准备。

首先要有财务上的支持策划，每一具体活动的资金需要状况均应写入策划报告。其次活动的安排策划，包括活动时间、日常安排、参加人员的具体安排和动员、与新闻单位联系和报道的具体策划、对外联络的准备，还包括与有关政府部门、社区公众和媒体取得联系，博得其理解和支持。

3.实施策划，灵活应变。

在对社会公益活动项目进行审核的基础上，公关人员按照活动计划具体实施活动。在实施过程中，公关人员应充分选用各种传播媒介做好宣传，从而使企业通过社会公益活动尽可能扩大社会影响。

4.效果评估，总结经验。

一项社会公益活动完成之后，社会组织应对赞助效果进行调查与评估，了解企业的知名度、美誉度是否提高了，社会组织的公众关系是否改善了，是否产生了良好的社会效益和经济效益。并且根据所得结果写出报告，以备以后参考。

5.其他需要注意的问题。

在社会公益活动中还需要注意的问题有：（1）优先考虑社会福利事业、教育事业作为社会公益活动的受众；（2）要注意保留一部分机动款项，以备遇到临时赞助机会时使用；（3）面对当前社会盛行的摊派之风，社会组织应保持清醒的头脑，对各种明显不符合赞助政策的征募者应拒之门外。

六、商品展览活动策划

展览会是指组织通过集中的实物展示和示范表演，配合以多种传播媒介的复合传播形式，来宣传产品和组织形象的专门性公共关系活动。展览会是重要的公共关系专题活动类型之一，它以很强的直观性和真实感，给参观者以心理刺激，这种方式不仅会加深参观者的印象，而且会使组织和产品在参观者心目中的可信度提高。

（一）商品展览活动的类型

1.根据商品展览会的性质划分，有贸易展览会和宣传展览会。

贸易展览会是为了促进商品交易，展出的是一些实物商品和新技术等。其最大的特点是将商品展览与订货融为一体。宣传展览会主要通过展出有关商品的资料、图表和实物来宣传商品的特性和质量。其特点是重在宣传，没有太多的商业色彩。

2.根据举办的地点划分，有室内商品展览会和露天商品展览会。

大多数的商品展览会都在室内举行，显得较为隆重，而其不受天气和时间影响，可以展出较为精致、价值很高的商品。不过室内商品展览会布置较为复杂，费用也较大。商品展览会在室外进行的最大特点是规模可以很大，布置工作也可以简单些，所花费用较少，但易受天气影响，时间也不宜过长，同时需要准备预案，通常农产品、花卉等宜在露天展览。

3.按商品展览的项目划分，有综合性的商品展览会和专项商品展览会。

综合性商品展览会旨在展示一个国家、一个地区、一个行业、一个组织的全面成就，既有整体概括，又有具体形象。例如，中国国际工业博览会展示了整个工业的成果，目前已成为展示国内外现代装备和先进工程技术的平台。专项商品展览会是为了一个专业或专题举办的，虽不要求全面系统，但也要内容集中，主题鲜明，有一定深度，如汽车展览会等。

4.按展览的规模划分，有大型展览会和小型展览会。

大型展览会一般由专门的单位举办，需要将产品送展的组织通过报名参加。这种商品展览会规模较大，参展项目多，涉及面广，展览技术要求也高，需要有较高的专业技术水平才能办好，如中国出口商品交易会就属于这种类型。小型展览会，一般由组织自己展出自己的产品，展出的商品比较单一，展览地点大多选在超级市场进出口处、机场进出口处等地方，其规模较小，如“某公司清洁用品展”、“某某电器展”等。

此外，商品展览会还有国内展览会和国际展览会、固定地点展览会和流动展览会、长期展览会和短期展览会等。组织要根据自己的情况和目标，恰当地选择商品展览会的类型是收到良好效果的第一步。

（二）展览会的策划和组织工作

展览会为组织开展公共关系活动提供了一个良好的机会，组织应该充分利用这个机会展示自己的商品，传递必要相关的信息，加强和公众的沟通。在举办的过程中，应认真做好如下工作：

1.分析参展的必要性和可行性。

在举办商品展览会之前，首先要分析展览会的必要性和可行性。展览会需要投入较多的人力、物力和财力，如果不进行调研和科学的分析论证，就可能造成两个不良后果：其一是费用开支过大而得不偿失；其二是盲目举办而起不到预期的作用。

2.明确主题。

每个展览会都应有一个明确的主题，并将主题以各种形式反映出来，如主题性口号、主题歌、标识、纪念品等等。在开展展览会之前，必须确定是要宣传商品的质量、品种，还是要宣传组织形象；是要提高组织的知名度，还是要消除公众的误解。只有主题明确，才能使商品展览会的实物、图片及文字说明等有机地结合起来，收到较好的效果。如果主题不确定，就会造成商品、实物及文字资料的结构混乱。

3.构思参展结构。

组织经营生产的产品，其组合的深度、广度各不相同，项目和品牌的差别也很大。哪些产品参展，其深度、广度、密度如何确定，参展商品项目和品牌如何组合，都需要认真构思和捉摸。同时要尽量选择质量较好、具有独特风格和在市场上具有竞争能力的产品参展，且商品的品种和层次应力求齐全，并有针对性。

4.选择地点和时机。

选择商品展览会的地点要考虑三个要素：（1）交通便利性；（2）周围环境是否有利；（3）辅助系统如灯光系统、安全系统、卫生系统等是否健全。如果是自己组织的展览会，宜选在交通方便、环境适宜、设施齐全的地方。如果是参展，尽量争取到展览会入口处附近的位置。

5.准备资料、制定预算。

准备资料是指准备宣传资料，如设计与制作展览会的会徽、会标及纪念品、说明书、宣传小册子、幻灯片、录像片，撰写展览会的背景资料、前言及结束语，制作参展品名目录、参展单位目录以及展览会平面图等。举办展览会要花费一定的资金，如场地和设备租金、运输费、设计布置费、传播媒介费、劳务费、宣传资料制作费、通信费等。在做这些经费预算时，一般应留出5%—10%作为准备金，以作调剂之用。

6.确定工作人员及其责任。

商品展览会工作人员素质的好坏，是否掌握参展的技能，对整个展览效果起着关键作用。因此，必须对展览会的工作人员，如讲解员、接待员、服务员，洽谈人员进行合理安排。

（1）安排好产品介绍人员，产品介绍人员应对展览会中产品的性能、构造、使用方法、同类产品的市场价格情况、组织经济实力和产品信誉、组织发展远景等有较全面的了解，还要有一定的语言表达能力，在服务中应着装整齐、仪容端庄、面带微笑、尊重每一位顾客，也可以着绶带或者佩戴标签。

（2）安排团体订货室及工作人员。承担该任务的工作人员应懂得订货知识，并按组织订货的有关规定进行工作，工作中应热情接待客户，主动介绍订货规定及优惠政策。

（3）安排迎宾礼仪小姐。礼仪小姐一方面要热情迎客，另一方面要做好引导工作。同时，还要做好新闻报道工作，确定新闻和广告发布的内容、时机、范围和形式。

此外，为使商品展览会办得生动活泼、别具一格，可以举办商品展览会的开幕式，邀请有关知名人士出席，并为消费者签名。

7.做好商品展览会的效果评估。

为了组织更好的商品展览会，每举办一次活动都应做事后评估工作，可以采取问卷、访谈或者观察等方式进行。

七、宴请

宴请是公共关系中最常见的交际活动形式之一，各个国家、民族、组织往往根据自己的地点与习惯，根据活动的目的、对象以及经费开支等因素举办不同形式的宴请活动。

（一）宴请的类型

宴请根据内容可以分宴会、冷餐会、招待会、酒会、茶会等；根据礼宾规格通常可以分为国宴、正式宴会、便宴和工作餐、家宴等；根据时间可以分为早宴、午宴和晚宴。采用不同的宴请类型时，公共关系人员应熟悉其各自的特点。

1.根据内容，宴请分为宴会、冷餐会、酒会等。

宴会为正餐，坐下进食，由服务员顺次上菜。

冷餐会（自助餐）的规格可高可低，常用于官方正式活动，以宴请众多的宾客。一般在中午12时至下午2时、下午5时至7时左右举办。菜肴以冷为主，也可用热菜，连同餐具陈设在桌上。客人不排座位，可多次取食物。酒水可放在桌上，也可由招待员端送。冷餐会可以不设桌椅，站立就餐，也可设桌椅自由入座；可设在室内，也可设在室外、花园里。

酒会规格也可高可低，适用于各种节日庆典、欢迎及招待演出前后。其形式活泼，便于广泛交流。酒会不设桌椅，仅设小桌，以便客人随意走动。酒会以酒水为主，但不一定都是鸡尾酒，佐以各种小吃、果汁，不用或少用烈酒。酒会中午、下午、晚上均可举行，请柬上往往注明整个活动延续时间，客人可在期间任何时候到达和退席，来去自由。

2.根据宴请的规格，宴请可分为国宴、正式宴会和便宴。

国宴是规格最高的宴会，是国家首脑或元首为国家庆典或为外国元首来访而举行的正式宴会。正式宴会规格仅次于国宴，除了不挂国旗、不奏国歌以及出席人员规格不同外，大体与国宴相同，需排座次。便宴即非正式宴会，较随便、亲切，宜用于日常友好交往。

（二）宴请活动策划和组织

由于宴请工作的种类不同，宴请组织工作的难易也有较大差别。工作餐较简单，而正式宴会，尤其是国宴，策划和组织工作则相当复杂，有很多惯例、礼仪要求以及环节都需要进行认真的筹划和组织。

1.确定宴请目的、名义、对象、范围和形式。

宴请的目的多种多样，可用于欢迎代表团，也可为庆祝某纪念日搞某项活动和工作交流等。宴请名义和对象的确定主要依据主客身份对等原则。通常如果请主宾偕夫人赴宴，主人一般以夫妇名义发出邀请。我国大型正式活动多以单位名义发出邀请。日常交往小型宴会情况以个人名义或以夫妇名义出面邀请。宴请的范围指请什么人、请多少、请到哪一级别、谁来作陪。宴请类型的选择主要视具体情况和当地的习惯而定。一般正式的、规格高的、人数少的进餐以办宴会为宜，而人数较多的以冷餐会或酒会更为合适。与此同时，还应考虑宴请的目的与经费情况。

2.确定宴请时机和地点。

宴请的时间应于主、客双方都合适。在确定宴请之前，应事先与客方商定。注意不要选在对方的重大节假日、重要活动和禁忌内。如宴请信奉基督教的国家的人士不要选13日、星期五；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。

地点要按宴请活动性质、规模、宴请形式、主人意愿及实际可能而选定。官方正式隆重活动一般安排在政府、会议大厦或宾馆内。举行小型正式宴会在可能条件下，通常另设休息厅供宴会前简短交谈用。

3.发送邀请。

各种宴请活动一般均应提前发请帖，这既是礼貌，也是起提醒、备忘的作用。便宴如果是口头约妥，亦可不发邀请。工作餐一般不发请帖。

4.订菜。

宴请的酒菜根据活动形式和规格，在预算标准内安排。选菜主要考虑主宾的喜好与禁忌，如个别人有特殊需要，也可单独为其上菜。菜肴道数与分量要适当，以有地方特色的食品为主，事前应开列菜单征得主管负责人同意。

5.席位安排。

正式宴请一般均排桌次和席位。也可只排部分主要宾客的席位，其他人只排桌次或自由入座。排席位的主要依据是礼宾次序，除此以外还应考虑客人间的语言沟通和专业志趣等因素。桌次高低以离主桌远近而定，右高左低。同一桌上，席位高低以离主人座位远近而定。国外习惯男女穿插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按职务排列，如夫人出席，通常把女方排在一起。译员一般安排在主宾右侧。如遇特殊情况还可灵活处理。

无论采取哪种办法，都要事前通知出席人，使之心中有数。现场要有人引导。排座次的宴请应放置桌次牌、座位卡。我国举办宴会时牌卡的中文在上，外文在下。

6.现场布置。

现场布置取决于活动的性质和形式。宴请的布置应该庄重、大方，可以少量点缀鲜花、刻花等，不要用多彩的霓虹灯装饰。宴请可以用圆桌也可用长桌或方桌，各桌之间距离要适当。如有席间音乐，乐声宜轻。休息厅内通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置类同。桌几上可以放上些花瓶、烟缸、干果、小吃等。

7.宴请程序和现场工作人员安排。

宴请时，主人一般在门口迎接客人，如规格较高，可由少数主要官员陪同主人排列成迎宾线。其位置宜在客人进门存衣以后，入休息厅之前。相互握手后，由工作人员引进休息厅。如无休息厅，则直接进宴会厅，但不入座。休息厅内有相应身份的人员照料客人。

主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴请即开始。如休息厅较小，宴请规模较大，也可请主桌以外的客人先入座，主桌人员最后入座。

如有正式讲话，各国安排的时间不一，一般正式宴请场合排在热菜之后、甜食之前，主人先讲，宾客后讲，也有一入席即讲话的。吃完水果，主人与主宾起立。宴会即告结束。外国日常宴请以女主人为第一主人时，以她的行动为准。入席时她先坐下，然后招呼大家开始。餐毕，女主人起立，邀请全体女宾与之共同退出宴会，男宾尾随在后。主宾告辞，主人送至门口，主宾离去后，原迎宾人员顺序排列，与其他客人握别。

八、系列公关专题活动

系列公关专题活动对于大型社会组织来说，具有深远意义。以下将重点讲解系列公关专题活动的策划内容以及如何撰写系列公关专题活动策划书、如何对系列专题活动方案进行优化与论证。

（一）系列公关专题活动概述

系列公关专题活动，指的是以组织机构总体形象建设为目标，由若干具有内在联系的公关专题活动结合起来的一系列的对内对外的传播沟通活动。

由以上定义可以看出，系列公关专题活动的特点是：

1.目的鲜明。

系列公关专题活动应紧密配合社会组织总体形象建设。例如，上海国际电视节的活动都以“电视”为核心。

2.内在联系密切。

一般情况下，系列公关专题活动规模大，持续时间长，活动内容丰富，所以，特别强调各个专题活动的内在联系和前后呼应，各个专题活动虽然内容不同，但是目标是一致的。

3.操作的严密性。

系列公关专题活动内容丰富，牵涉的工作人员多，参与的公众多，涉及的社会因素也多。所以，系列公关专题活动实施操作比较复杂，一定要有严密的操作管理，不能出现丝毫的差错。稍有疏忽，都会导致难以预料的后果。

（二）系列公关专题活动的策划

系列公关专题活动策划主要涉及系列公关的主题、时机、时间的策划。

1.系列公关活动的主题策划。

系列公关活动的主题是对系列公关活动内容的高度概括，它是提纲挈领，对整个系列公关活动起着指导作用。系列公关活动的主题有多种多样的表现形式，它可以是一个口号，也可以是一句陈述。同时，系列公关活动的主题必须与系列公关活动所要达到的目标保持一致，并能充分表现目标。主题还要适应公众心理，要中肯、诚实，使公众感到可信可亲，能激起公众的情绪。

2.系列公关活动的时机策划。

所谓系列公关活动的时机策划就是公关人员运用各种信息，结合本组织的情况，谋划开展系列公关活动的时间和空间。明智的公关策划者总是能够审时度势。

系列公关时机策划的具体方法是：（1）利用常见时机，例如重大节日、纪念日、假日；（2）寻找可乘之机。可乘之机指的是将来可能出现的有利于社会组织开展公关活动的机会；（3）专注偶然时机，所谓偶然时机就是不经常遇到的偶尔出现的时机，因为这种时机太稀少，而且稍纵即逝，所以更懂得珍惜；（4）创造有利时机，通过精心策划为社会组织创造开展公关活动的时机。

3.系列公关活动时间策划。

系列公关活动时间策划包括确定公关活动的最佳时间和安排公关活动的进度，预算出工作日历，主动掌握工作进度。在预算时间时要注意：（1）留有余地，要充分估计各种因素的干扰，留出20%的时间作机动使用；（2）合理分配时间；（3）列出时间节点表，其中包括工作项目、工作时间、目标要求、负责人和验收人。

4.系列公关效果的评估。

系列公关专题活动都需要进行评估。评估不仅仅是对公关活动的效果进行评估，更主要的是对系列公关活动实施过程进行监控，发挥反馈作用。以便发现哪些决策是正确的，哪些是有问题的。另外，还要及时发现决策在实施过程中出现的偏差。公关方案实施过程中的评估内容是：

（1）检查发送信息的数量；

（2）查对信息被传播媒介所采用的数量；

（3）了解接收到信息的目标公众有多少；

（4）调查公众对信息的关注程度。

系列活动评估方法的策划。常用的方法主要有问卷法、观察记录法、文献分析法、专家和领导评估法等。

案例分析

“40年真情不变”庆典交响乐

——北京王府井百货大楼企业形象策划专题活动

北京王府井百货大楼是新中国成立以后我国自行投资建造的第一家大型国营零售百货商店，有“新中国第一店”的美称，40年来创造了令同行称颂的经营业绩。

1995年，大楼迎来了她的40华诞。大楼于1993年完成股份制的改组，1994年成为上市公司，现在她正调整建立起一个以产权为纽带的母子公司体制。同行的竞争，市场的挑战，大楼人选择了保持优势、再造辉煌的二次创业之路，并在40华诞之际由公关部策划，推出了“40年真情不变”系列公关活动，把企业的庆典活动与塑造企业跨世纪形象结合起来，借势造势。

一、方案策划

（一）围绕组织形象，研究策划方案。涉及内部活动，以培养内部家庭式氛围为线索，增加内聚力。设计外部活动，加强与媒介的合作，制造人和的舆论环境，强化消费者参与意识，培养稳定的消费队伍，争取消费者，赢得市场。

（二）精心策划系列主题活动。确立“40年真情不变”主题。

（三）统一领导、系统运作。公关部负责总体策划和企业形象宣传，党委系统部门负责落实内部庆典工作，外部活动以总经办、公关部、业务部为主。

4月中旬，总体策划方案通过，确定“40年真情不变庆典交响乐”活动从4月开始到十月结束，共分“回顾篇”、“展望篇”、“庆典篇”三个篇章完成。

二、方案实施

（一）为强化主题活动，公关部把“40年真情不变”作为活动口号和广告语。为强调庆典交响乐的效果，策划者们绞尽脑汁，几易其稿，把促销活动与40年庆典树形象内容结合，做宣传广告。如“40年不同味，今朝更香甜，千种美食大荟萃”；“看得见的爱，听得见的情，各种彩电音响展销”；“相知深情厚谊，相予火树银花，千种灯具展”等。

（二）情聚一家。公关部制作了“家”字照，组织了“我爱我家”摄影专版活动。

（三）强化责任。“六一”儿童节来临，大楼以少年儿童为目标受众，以“健康的六一算40”数学竞答和向山区孩子捐书活动影响成年顾客，旨在唤起全社会的责任感。最后共捐书5万册，分赠给10所山区学校建立希望图书馆。

（四）服务监督。“3·15”时，大楼向顾客发放了10万张“消费者权益卡”，把保护权益和监督的武器交给了消费者。4月，在报纸上公开招聘公众质量监督员。5月正式成立了百货大楼公众质量监督委员会。迄今，共收到委员对企业的质询调查15件，已经解决10件。8月，大楼在《北京日报》刊登通知，开展为期54天的“请您为百货大楼支招”活动。

（五）庆典火炬。3月25日举行火炬传递仪式。全体员工、消费者代表、市领导等4 000余人参加了这次盛典。

三、效果评估

（一）1995年大楼获得了开业以来最好的经济效益。全年总销售额达18.68亿元，实现利税1.8亿元，利润总额1.25亿元。整个活动，以总投入70万元的活动费用创造了日销售835万元，月销售1.99亿元的历史最好成绩。

（二）取得了一系列的荣誉，树立了良好的形象。公司获得全国优秀企业金马奖、全国双信优秀单位、全国执行物价计量政策法规优秀单位。6月在北京首次评选的1994年度商业百强中名列榜首。公司还进入了中国股票上市公司综合经济实力百强企业行列。

（三）实现了多媒体、多样化的立体宣传效果。庆典方案实施以来，先后参与采访的新闻单位有30余家，记者达400人次以上，其中还包括境外记者。

（四）在社会上引起了强烈的反响，赢得了口碑。在“请您给百货大楼支招”活动中，共收到5 000余封来信。1995年以来，共收到顾客表扬信有5 000余封。

（资料来源：《中国优秀公关案例评选》（之二），第117—125页）

本章小结

公共关系专题活动指的是为达到一定的目的，在一个特定的时期、特定的场合下，使成为对象的每一个人都能亲身体会到直接针对性的某种“刺激”媒介。

公共关系专题活动与其他公共关系活动的不同就体现在它所具有的特点：时机性、灵活性、社会性、综合性。本章还特别强调了开展公共关系专题活动必须遵循的原则和实施要点。

公共关系专题活动根据公共关系工作方式将公共关系分为宣传型公共关系活动、交际型公共关系活动、服务型公共关系活动、社会型公共关系活动、征询型公共关系活动；根据社会组织与社会环境、社会公众之间适应程度的变化进行分类，将公共关系活动分为建设型公共关系活动、维系型公共关系活动、防御型公共关系活动、进攻型公共关系活动、矫正型公共关系活动。

本章重点介绍了几类在公共关系活动中常用的专题活动基本形式，包括记者招待会、会议交流活动、纪念庆典活动、社会公益活动、联谊活动、系列专题活动等，着重介绍了以上几种专题活动的策划与组织方法。