公共关系文书概述

3. 1　公共关系文书概述

3. 1. 1　公共关系文书的概念及其分类

公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活动而制作的各种书面文字材料，它是文书在公共关系中的运用。一般来说，公共关系文书写作内容较多，但概括起来，主要分为三个方面，即事务性公关文书、传播性公关文书和礼仪应酬性公关文书。

1.事务性公关文书

事务性公关文书就是为了正常开展公关工作而编制的文书，如简报、公关计划、公关调查报告等。

2.传播性公关文书

传播性公关文书就是为了宣传组织良好形象，为组织的正常运作和发展创造有利的内外部环境而制作的文书，如广告、新闻、演讲等。

3.礼仪应酬性公关文书

礼仪应酬性公关文书就是在日常工作中组织与组织，组织与个人之间为达到一定的公关目的而编制的文书，如请柬、祝词、答谢词等。

3. 1. 2　公共关系文书的写作特点

1.明确的实用性

公关文书与一般文书相同，其写作具有明确的实用性。它是为了达到一定的公关目的，在公众中树立良好的组织形象而写作的，实用性很强。如写公关广告，就是为了宣传组织形象，让公众了解、认知组织，提高组织的知名度，为组织的发展提供良好的舆论环境。因此在书写公关文书时，一定要从实际出发，本着一定的目标而写作。

2.内容的真实性

由于公关文书服务于一定的公关目的，所以其中涉及的事情、人物、情节、数字，一定要真实、准确，不能有假设虚构，否则就会影响组织声誉，给组织的发展带来不良的后果。

3.较强的时效性

公关文书一般讲究时效，要求文书的写作在一定时间内完成，不允许拖拖拉拉，否则就会耽误工作的正常开展。如简报、新闻在这方面就有很高的时间要求，超过时间就毫无意义可谈。

4.格式的规范性

公关文书与一般文书一样在写作上有一定的较固定的格式，即比较固定的结构层次、习惯用语、称谓、签署等，这样便于书写、阅读。如请柬、信函、广告等等。

5.作者与读者的特定性

公关文书的作者一般为集体或集体代表，在写作时一定要遵循组织的意图、目标，初稿写成后，还要经过集体讨论，大家提意见，然后修改，最后由负责人审阅通过。写作要求表现出一定的程序化，公关调查报告和公关计划就是这方面突出的代表。其次，公关文书的阅读对象也是特定的，如广告的阅读对象为社会公众，简报的阅读对象是组织领导和内部员工。

3. 1. 3　公共关系文书的语言要求

1.用词准确

公关文书的真实性要求文书写作要力求用词准确，以达到预期的效果。如在介绍产品的广告中，其性能、规格、特点、专家评价、检测等一定要用准确而严密的语言表述出来，否则就有虚假不实之嫌。

2.文字简洁

公关文书要求文字简短，简洁明了，如简报的自述要求千字以内，最多不超过2 000字;广告、新闻更明确要求文字精练，篇幅简短有力。此外，为了使语言简洁，在信函中还经常使用“此复”，“函告”等习惯用语。

3.语言质朴

公关文书是应用文书，因此要求写作内容实事求是，语言平实质朴，做到易看、易读、易懂，但是语言平实质朴不等于枯燥无味，有些文体，如请柬的语言就要求富有感情色彩，情真意切，大方有礼;公关广告则要求运用适当的修辞手法使语言具有感染力，以达到引人注目的效果。所以在运用语言时一定要灵活多变，不拘一格。

4.表现得体

公关文书有一定的阅读对象，因此语言要注意得体。如请柬对语言的要求方面要作到文雅、庄重、有礼，还要表现出邀请者的诚意;演讲稿要根据听众和场合的不同，在称谓上有所变化，如曲啸在给一个农场犯人作演讲时，所用的称谓就是经过再三斟酌而定的，他一开始用“犯人们”，觉得不合适，后改为“同志们”，还感觉不当，最后他再三思考，选用了“触犯了法律的年轻朋友们”，这样既符合实际，又很亲切，使当时在场的犯人感动地流下了眼泪。总之，公关文书的语言一定要得体，这样才能发挥其实际作用。

常见的公关文书有:通知、信函、报告和简报等。