1.记录管理概要目标
(1)使用FEA作为通用的政府范围内的框架,用于确定记录管理的要求。
(2)确定档案管理的问题和要求,并链接到他们的实现技术和业务流程中。
(3)在机构信息技术治理过程中建立记录管理要求,以实现资本规划、企业架构、业务流程设计和系统开发生命周期过程管理的要求。
(4)建立一个精简且一致的资源档案管理机构,可以在FEA适当的上下文内安置这些信息。
H HS的标准化记录管理核心流程通过自动化以提高流程,减少工作量,减少文书工作,降低存储成本,提高资源利用效率,允许在需要时访问记录。在解决各业务部门的唯一性时降低复杂性,但同时应确保遵守政策和程序(进程)。能够充分利用HHS整个范围内的最佳实践、工具和培训,进而帮助HHS履行其使命。分析将推动潜在的或混合的企业级记录管理信息系统的高层次需求,在EPLC等企业流程中合并和整合记录管理(图11-65)。
2.季度交付物
第一季(2008年10月－2008年12月):现行文件管理业务流程。
第二季(2009年1月－2009年3月):差距分析。
第三季(2009年4月－2009年6月):目标档案管理业务流程。
第四季(2009年7月－2009年9月):过渡计划。
图11-65 从基线到目标的迁移策略
3.(记录管理)短期任务 HHS记录管理临时过渡计划——里程碑。
(1)与CPIC一起工作,把记录管理融入EPLC。
(2)记录人员根据国家档案记录管理委员会2009年9月的要求(36 CFR 1228 Subpart K)验证IT记录系统的有效性。
(3)使用HHS的企业架构资源库以支持IT记录管理系统的分类。
(4)为企业架构师提供指导,来解决如何在其他分块领域中发展记录管理。
CPIC进程的不断发展,以支持HHS的企业绩效生命周期(EPLC)。EPLC框架是H HS项目管理方法论,它通过一个一致的和可重复的流程包含了政府和商业的最佳实践,并且在整个生命周期中提供一个标准结构来计划、管理和监控IT项目。EPLC框架由10个生命周期阶段组成。每个阶段的活动、责任、评论和交付物都被定义。每个阶段的结束标准都是确定的,并且在IT治理进程中执行阶段-关卡流程(stage-gate)审查,以确保项目的管理质量、稳健运行并保持足够的技术可行性,以及为项目向前移动到下一个阶段做好准备。该EPLC框架为项目经理、企业主、IT管理人员和其他利益相关者在整个项目生命周期中提供了指导。企业架构程序正处于IT系统的全面清点,以及CPIC与安全方面的巩固过程中。
4.记录管理进度规划现状 目前,HHS已有一个分布式的记录管理目录(图11-66)。同时,HHS也正在收集可提交到HHS的所有格式(Excel、Word、PDF和纸质副本等)的记录规划。
图11-66 分布式记录调度目录
使用H HS EA资源库支持与记录调度短期解决方案相一致的IT系统(图11-67)。
图11-67 将信息系统映射到记录调度
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