正式起草与审改阶段

1.审改的内容和过程

文书写成之后，秘书对其进行审核修改，是一个非常重要的过程。只有准确修改其中的不妥之处，才能使得文书的内容更符合上级机关或领导的意图，才能使问题发现在复印发送之前，以免造成不必要的浪费和耽误。

常用文书审改的内容和过程，我们一般从以下几个方面进行。

（1）主旨和内容的审改。主要是考察文稿是否符合方针政策的要求，是否准确反映了制文的意图，是否与其他文件和规定有抵触、矛盾之处。必要的情况下，我们还应该请相关领导进行审阅。

（2）材料和事实的核实。是指在文书中所引用的材料和事实、数据等内容必须是真实的、准确的，不允许存在虚构的现象。

（3）文字和语气的修改。对于这一点，我们主要是考察文字是否使用准确，合情合理和简洁明了，格式是否符合相应的要求，行文关系是否准确。

（4）结构和格式的调整。主要是考察文书的结构使用是否合理、条理是否清楚，行文关系是否准确等基本的格式存在问题。

2.审改的方法和意义

我们可以将文秘文书的审改概括为“增、删、改、调”四种。增，就是增加、补充相关的信息和内容；删，就是对某些材料或语句进行必要的删除，尤其是重复的部分；改，就是对原文的语言或语句进行必要的推敲，找到最合适的表达叙述方式；调，是指对文书结构内部顺序或者是某些词句进行逻辑上的调整。除了这四种方法，我们还可以请别人为自己审改，以克服自己改的不足之处。

审改是写作常用文书不可缺少的一道工序。文书之所以要进行审改，是因为它是客观事物的反映，是体现文章的作用、特点的必然要求，是应用文写作的重要环节。同时，审改还是提升秘书基本文字素质的有效渠道，能使撰写者形成良好的文书行文习惯。