知识管理及其对图书馆工作的启示

第四节　知识管理及其对图书馆工作的启示

知识管理是知识经济时代一种全新的管理。它充分体现了知识经济时代的合理特征：信息化、柔性化、创新和适应性。知识管理产生于知识型企业的管理实践并已得到了成功的验证，正成为世界范围内企业管理的新趋势。图书馆作为从事知识信息资源管理的专门机构，有必要及时研究和借鉴知识管理的经验，不断改进现有工作，与时代前进的步伐保持一致。

一、关于知识管理

（一）知识管理的概念

作为一种新的管理模式，知识管理无论在理论还是实践的领域至今尚未形成一个定义明确并取得共识的概念。较有代表性的观点主要有：

专家认为，知识管理是企业面临日益增长的非连续性的环境变化时，针对组织的适应性、组织的生存和竞争能力等重要方面的一种迎合性措施。本质上，它包含了组织的发展过程，并寻求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力以及人的发明创造能力这两方面进行有机的结合。

另一种观点认为，知识管理就是通过知识共享，运用集体的智慧，提高应变和创新能力，并为提高竞争力而对知识进行识别、获取和发挥其作用的组织运作过程。

专家则认为，对知识管理的概念可以从狭义的与广义的角度来理解。所谓狭义的“知识管理”，主要是对知识本身的管理，包括对知识的创造、获取、加工、存储、传播和应用的管理。而广义的“知识管理”，不仅包括对知识进行管理，而且还包括对与知识有关的各种资源和无形资产的管理，涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识活动、知识人员的全方位和全过程管理。

前两种观点是从企业的角度来理解知识管理，揭示了知识管理的必要性、目的、任务和手段，第三种观点则是从社会的角度来认识知识管理，有助于这一先进的管理模式为广泛的社会成员所理解和接受，有利于知识管理的推广和应用。

（二）知识管理的有关对象

知识管理的对象是知识和与知识有关的技术、组织结构及其他各种资源，其中最重要的是知识和知识工作者——具有创新能力的人。

知识分为显性知识和隐性知识两种，也称客观知识和主观知识。显性知识可以用语言表达、文字表述，易于整理、存储、获得和共享。而隐性知识则是一种潜意识的知识，集中存贮在人的脑海里，很难用语言表达或只能用语言表达其中的一小部分，不易交流和并享。知识管理是基于“知识具有价值，知识能创造价值”的认识产生的，它就是要有效地实现这两类知识的相互转换并在转换中创新。知识管理把具有创新能力的人也作为管理关注的对象，强调释放人脑的潜能，通过知识的充分交流和共享生产更多的知识，更有效地应用知识，以创造更大的价值。

（三）知识管理的任务和目标

知识管理的任务就是要管理好智力资本，运用集体的智慧提高对环境快速变化的应变能力和创新能力。其直接目标是知识创新，最终目的是通过组织内部的知识交流和共享，提高员工的技能素质、组织的效率以及对环境变化的适应性，从而增强组织的生存和竞争能力。

（四）知识管理的手段

一方面采用先进的信息技术，构建企业知识管理系统，通过提高企业的信息及知识获取和处理能力，保证最大限度的共享，为创新提供信息和知识基础；另一方面通过先进的组织架构，充分尊重个人的自身发展，努力达到每个员工的自我实现，并利用激励机制保证企业创新的不竭动力。

二、知识管理对图书馆工作的启示

知识管理向人类展示了一种崭新的管理模式和思维方式，对各行各业产生了强大的冲击波。作为一名图书馆工作者——每天与知识信息打交道的人，我们不禁要对自己所从事的工作重新进行一番审视。从一个新的视角，我们发现图书馆员从事的工作本质上也是知识管理，一种旨在建立知识信息资源体系的知识管理。而现有的知识管理理论和经验对图书馆的行政管理和业务管理工作都具有重要的启示。在图书馆的行政管理中，我们应更加重视人力资源开发，再造图书馆文化；加强团队学习，努力建立学习型组织。在图书馆的业务管理工作中，我们应深入研究知识组织，推进图书馆业务流程重组。

（一）重视人力资源开发，再造图书馆文化

未来社会，最大的资源是智力，最大的财富是智慧。图书馆的未来和繁荣比以往任何时候都更加依赖人的发展和知识的运用。树立以人为本的观念，大力开发人力资源，必须成为现代图书馆管理的重中之重。人力资源开发的本质是最大程度地调动人的积极性，使其潜能得以尽可能地释放，并且使这种积极性和能量为他所服务的机构和工作目标发挥效益，这与知识管理的任务基本上是一致的。人力资源的开发和管理离不开制度文化环境，适宜的制度文化环境对其是一种服务和激励。图书馆要充分发挥知识的作用，更好地服务于社会，就必须培养一种适于知识交流和共享的新型图书馆文化。而这种鼓励人们共享知识的组织文化也正是知识管理的要求之一。相信引入知识管理的思想将给图书馆文化注入新鲜血液——相互信任、开放式交流和学习、共享与开发组织的知识，这对图书馆的发展将大有裨益。

（二）加强团队学习，建立学习型组织

一向以来，图书馆员工培训的重点在于直接提高个体员工的竞争力。尽管员工共同参加培训课程，但知识传递侧重于个人。这种传统的培训方法主要帮助员工获得显性知识，却忽视了获得隐性知识的必要性，而知识管理所倡导的“团队学习”则弥补了传统培训的缺憾。

当人们建立了组织，系统且有规律地分享每个组织成员的知识，并集中思考他们的经验时，就形成了团队学习。只要组织中的成员参加了团队学习，则个体都会体现出他们在优点、专长、技术或经验上的很大范围内心照不宣的差异。在公开的讨论和对话中，所有的成员都可以系统地利用这种团队中思维的差异性，这样团队学习将比个人学习引发更多的思考。团队学习并不局限于教育，完全可以扩展为日常工作的一部分，扩大到基于团队的行为学习的形式，将学习带回到日常的工作岗位上，并将人们的直接工作经验与共同学习这一方式结合在一起。比如著名的麦肯锡咨询公司，经常将新聘用的、高智商和受过高等教育的年轻人和公司原有的经验丰富的职员混合使用。这一举措旨在使经验丰富的人员掌握的知识更好地传递给年轻人员，同时通过与年轻人交流，经验人士也可检验自己的知识是否过时，以便及时更新，从而增加整体竞争能力。

进入知识经济时代，知识将成为社会的主要财富，个人和组织保持长期竞争优势的关键。组织必然会通过制度化的团队学习帮助员工不断从学习中获得知识和技能，使之产生更好的效益，同时将自身打造成富于创造性和竞争力的学习型组织。这种顺应时代要求的新型组织形式，也应成为图书馆组织管理的发展方向。

（三）深入研究知识组织，把握图书馆工作的实质，实现文献组织到知识组织的飞跃

图书馆的基础业务工作包括文献的搜集、分类、标引、著录、排序和流通利用，这些工作过程实际上也是知识组织的过程。文献搜集以文献所含的知识内容为甄选标准；文献分类是将文献的知识内容按所属学科给予标识，使知识内容有一个分门别类的序列；文献主题标引是用规范化的自然语言语词来表征文献中的知识主题，使知识主题按主题字顺得到标识；文献著录是揭示和报导文献中的知识信息，并使其在目录组织系统内得到序列化的反映；文献排序则普遍以知识的分类标识为依据，使知识按学科体系得到组织；文献的流通利用是为满足读者的知识需要而编制各种检索工具并提供相关服务的过程。可见，图书馆工作实质上是为满足读者的知识利用需要而进行的一系列知识组织活动。

由于人类认识水平所限，我们迄今为止还没有找到知识和语义信息的表达与计量方式，因而图书馆员对知识信息的组织是以其载体——文献为基础来进行的。这种在文献层次上对知识信息的组织虽然方便易行，但无疑是低效率的。按这种方式建立起来的系统只能向用户提供文献线索，用户通过这些线索获得原始文献之后还需要花大量时间阅读分析才能获得真正需要的知识和信息。随着当代知识生产的加速发展和网络资源的日益丰富庞杂以及社会信息需求的变化，以文献为基础的知识组织方法和手段面临着愈来愈严重的挑战，迫切需要我们加强对知识组织理论和方法的研究，以开发更为有效的信息检索工具，使人们对知识信息的获取从文献单元层次进一步深化到对知识单元、信息单元层次的检索和利用，从而满足在新的信息环境下用户日益个性化和专业化的需求，实现图书馆工作从文献组织到知识组织的飞跃。

（四）进行业务流程重组，提高图书馆的适应性和竞争力

面临现代信息技术的挑战和不断变化的用户需求，图书馆经常感到力不从心，甚至陷入“功能失调——社会地位下降”的恶性循环。如何提高图书馆的适应性和竞争力，已经成为关乎图书馆前途和命运的严峻问题。

通过研究企业界的应变措施和管理经验，我们发现，企业为实施知识管理而进行的业务流程重组对图书馆也具有重要的借鉴意义。

企业界将业务流程重组定义为：对于企业业务过程的彻底再思考和再设计，其目的是在衡量企业绩效的关键指标，如成本、质量、服务和速度等方面取得重大改进。业务流程重组不同于一般的改革，以超越部门或功能的作业流程为着眼点。它不是对原有流程的修修补补，而是从深层次开始进行的全新的再设计。在许多情况下，信息技术的应用使业务流程重组成为一种必要和可能。图书馆的情况正是如此。随着现代信息技术的发展和在图书馆的广泛应用，图书馆的功能不断拓展，并形成了一些新的业务链。而业务链中新增的环节无法得到原有的组织机构的支持，造成图书馆的运转不畅和功能失调。这就促使图书馆重新设计业务过程，进行机构重组，调整一些业务部门的职能，并增加一些新的部门，以保证图书馆的有效运作。

进行业务流程重组并无一定之规，各馆应根据本馆的性质、任务、规模、发展水平、物质条件和人力资源状况等进行规划和设计，但重组的基本原则应是一致的，即有利于信息资源的多元深层开发，有利于满足不同特点的用户需求，有利于优化系统的资源配置。图书馆进行业务流程重组还应考虑以下几个问题：①树立效益观念，考虑投入产出，合理分配资源，降低业务操作成本和业务管理成本。②以用户需求为导向，细分服务市场，区分服务层次，充分发挥信息资源的效能。③组织结构尽量扁平化，缩小决策层和操作层的距离，增强组织运行的弹性和灵活度。④引入“企业形象识别”、“全面质量管理”、“客户关系管理”、“服务战略”等企业经营管理的理念，重新调整图书馆的组织结构和内部关系，丰富服务内容，改进服务方式，提高服务质量和效率，增强图书馆的适应性和竞争力。