规范管理努力使档案工作为学校的建设和发展作出更大的贡献

加强建设　规范管理努力使档案工作为学校的建设和发展作出更大的贡献——学校档案工作十年发展回顾

档案馆

学校档案工作是学校重要的基础性工作。西南科技大学组建成立十年来，在学校党委、行政和分管校领导的领导和支持下，在全校各部门及全体兼职档案工作人员的大力支持和积极配合下，在档案部门全体人员的共同努力下，学校档案工作与其他工作同步发展。档案工作在档案资源建设、档案工作队伍建设、档案工作条件建设、档案工作制度建设、档案工作规范化管理、档案工作信息化建设、档案的开发利用和为学校建设发展服务及为师生员工服务等方面都取得了比较明显的成绩。

一、档案工作取得的主要成绩

（一）馆藏资源不断丰富

档案管理部门不断加强档案资源建设，不断加强档案收集工作，馆藏资源不断丰富。2000年两校合并时，共有文书档案20047卷，到2009年底，学校文书档案已增至32318卷，新增档案12271卷。特别是电子档案和实物档案数量有了较大增加。学校档案馆还管理有教职工人事档案3000余卷、学生档案30000余卷。

（二）管理队伍得到加强

两校合并时，学校在学校办公室下设档案科，负责管理全校文书档案，档案管理人员5人。教职工人事档案由学校人事处负责管理。学生档案由学校学生处负责管理。2008年12月，学校设立了正处级档案管理机构学校档案馆，对全校文书档案、教职工人事档案和学生档案实行统一管理。学校档案馆下设综合档案科和人事档案科。

成立学校档案馆后，学校进一步加强了档案管理队伍建设，充实了档案管理人员，档案管理人员已增加到11人。档案管理人员的学历结构、知识结构、年龄结构、性别结构得到了改善。档案管理人员中具有副高职称的人员2人，硕士研究生5人。

（三）工作条件全面改善

两校合并时，档案工作用房共860.7平方米，其中校本部500平方米，西山校区360.7平方米。原两校档案分散存放于原西南工学院档案库房和原绵阳经济技术高等专科学校档案库房。档案管理人员集中在校本部学校办公室档案科办公。学校于2006年新建了档案馆，馆舍面积2987平方米。馆舍库房面积至少可以满足20年档案工作需要。

西南科技大学组建成立后，学校加大了对档案工作的投入。特别是2006年新档案馆投入使用后，学校进一步加大了投入，先后投入80余万元用于档案工作设施设备建设。目前，档案管理设施设备比较齐全和先进。

（四）管理水平显著提升

档案部门认真开展了档案工作规范化管理达标工作，根据《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准》，全面加强了档案工作规范化管理建设，极大地促进了档案工作规范化管理水平的提升。

在档案管理工作中，档案管理部门积极推进档案工作信息化建设，不断提高运用计算机管理档案的水平；建立和实行了纸质档案与电子档案同步归档制度；建立了计算机房和电子阅览室，配备有服务器，使用“南大之星档案管理系统”软件进行档案管理；配置有防磁柜，加强了对光盘等电子载体的管理；开设了档案馆网站，设置了网上查询、网上下载、网上展览等栏目。

（五）服务质量明显提高

档案的价值在于利用。学校档案部门注重档案的利用服务，在档案服务学校建设、发展和服务师生员工方面做了大量工作，提供了良好的服务，发挥了应有的作用。近几年，学校档案部门为学校本科教学评估、申请保密资质、申请武器装备科研生产许可证、申报国家级和省部级教学成果及科研成果奖、撰写改革开放30周年纪念文章、编写《西南科技大学校史》、编辑西南科技大学组建成立10周年纪念画册、学校聘任制改革、毕业生就业、毕业生考研等提供了大量的档案利用服务。

特别是在学校灾后重建中，档案部门和学校档案发挥了重要作用。2008年5月12日发生的汶川特大地震，给西南科技大学造成了严重的人员伤亡和财产损失。学校91万平方米校舍中，受损校舍面积67.23万平方米，占全校校舍总面积的73.88％；其中公共建筑受损53.53万平方米，校内教职工住宅受损13.69万平方米，水电、道路、网络、安全技防等基础设施也受到了比较严重的破坏。在加固维修、改造和新建工程中，档案部门共提供利用基建档案115次，利用基建档案270卷次，提供借用基建图纸等1150张次。基建档案在提高维修和改造工程的科学性、避免造成新的损坏、节约工程经费和时间等方面，发挥了重要作用。同时，学校档案部门还积极为上级审计部门常规审计学校灾后重建项目，和学校接受上级审计部门常规审计提供基建档案审计利用服务。近两年共提供基建档案审计利用12次，审计利用基建档案847卷次。

（六）服务功能逐步扩大

随着档案工作的不断加强和发展，档案部门的服务功能进一步扩大，服务能力进一步提高。档案部门在认真做好档案的收集、整理、保管等工作的同时，积极开展档案编研工作和完成学校交给的其他工作任务。档案部门编写有学校组织沿革、学校档案全宗介绍，编印了《档案工作文件汇编》和《西南科技大学创办历史》、《西南科技大学汶川特大地震抗震救灾恢复重建工作》、《西南科技大学档案工作建设》等编研资料。档案部门还承担和完成了为省教育厅和省国防科工办编撰稿件的任务，共编撰关于抗震救灾和恢复重建的资料约8万字；完成了《西南科技大学汶川特大地震抗震救灾工作纪实》撰写工作；完成了学校交办的查阅学校创办历史史料的工作，提交了相关报告。

档案部门还积极利用档案资料进行爱校宣传，在发挥档案的教育功能方面做了大量工作。档案部门采取利用档案资料撰写校园史话文章在校报上刊登，制作爱校教育宣传画、档案工作理念和馆训在档案馆悬挂，在档案馆网站上开设有关爱校教育内容的网上展览；参与布置学校校情展室和参与编印有关宣传画册工作等，积极为爱校教育作出的自己的贡献。

二、档案工作的几点体会

（一）坚持用科学发展观统领档案工作是做好学校档案工作的思想保障

坚持科学发展观是党的各项事业又好又快发展的根本保证。要使学校档案工作又好又快发展，必须用科学发展观统领档案工作，坚持科学的档案工作理念。学校档案部门结合开展深入学习和实践科学发展观活动，结合学习和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，通过学习调研和深入思考，确立了“广积档案资源，科学规范管理，注重开发利用，服务学校发展”的档案工作理念，要求档案工作人员践行“爱岗敬业，淡泊名利；求实创新，乐于奉献”馆训；确立了把西南科技大学档案馆发展建设成为学校档案的保管基地、爱国爱校教育及校园精神教育的基地和档案信息服务中心的奋斗目标及工作措施。

（二）依靠学校及各部门的支持是做好学校档案工作的组织保障

学校档案工作是学校管理工作和服务工作的组成部分，是一项涉及学校各级领导和学校各个部门的全校性工作。没有学校领导和各部门的大力支持，不可能做好档案工作。学校档案工作得到了学校领导和各部门的大力支持。学校党委、行政和分管校领导十分重视档案工作，从档案机构设置、人员配备、馆舍建设、经费支持、制度建设、工作指导等方面给予了大力支持。学校各部门重视部门档案工作，配备了兼职档案员，把档案工作纳入了部门工作职责，全体兼职档案员积极完成部门立卷归档工作任务。档案工作部门积极主动争取学校对档案工作的领导和指导，在建立档案工作网络体系及档案工作责任制，理顺档案工作关系和加强对兼职档案员的业务指导及督促等方面做了大量工作。

（三）建立健全档案工作管理制度是做好学校档案工作的制度保障

档案工作涉及学校方方面面的工作，档案管理是一项规范性很强的管理工作，因此，必须建立一整套科学的管理制度。西南科技大学组建成立以来，学校先后制定和完善了《西南科技大学档案管理办法》、《西南科技大学文件材料立卷归档办法》、《西南科技大学教学档案管理实施细则》、《西南科技大学科技档案管理办法 》、《西南科技大学会计档案管理办法》、《西南科技大学基本建设档案工作规范》、《西南科技大学电子文件归档管理办法 》、《西南科技大学教职工人事档案管理办法》、《西南科技大学学生档案管理办法》。

学校档案部门先后制定和完善了《西南科技大学保密档案管理规定》、《西南科技大学档案归档范围及保管期限目录》、《西南科技大学档案收集工作规定》、《西南科技大学档案整理规则》、《西南科技大学档案分类方案》、《西南科技大学档案工作职责》、《西南科技大学档案馆岗位职责》、《西南科技大学档案馆突发公共事件应急处置预案》、《西南科技大学特殊载体档案管理规定》、《西南科技大学档案馆档案查阅利用规定》、《西南科技大学档案馆安全管理规定》、《西南科技大学档案馆档案库房管理规定》、《西南科技大学档案馆档案鉴定与销毁规定》、《西南科技大学档案馆计算机房管理规定》、《西南科技大学档案馆统计工作规定》。

档案馆还将上述大部分规章制度汇编成册，印刷600份，分发给全校科以上干部、全体专兼职档案人员、相关教学科研人员和其他管理人员；并将《西南科技大学档案馆档案查阅利用规定》、《西南科技大学档案馆保密工作规定》、《西南科技大学档案馆安全管理规定》、《西南科技大学档案馆档案库房管理规定》、《西南科技大学档案馆档案鉴定与销毁规定》、《西南科技大学档案馆计算机房管理规定》等张贴上墙。

上述档案工作管理制度的制定和执行，有效地促进了学校档案工作的开展和档案管理水平的提高。

（四）建设一支爱岗敬业的专职队伍是做好学校档案工作的队伍保障

档案工作能不能做好，关键在人，关键在于建设一支爱岗敬业、乐于奉献的专职档案工作队伍。成立学校档案馆后，学校充实了档案工作队伍。档案部门重视专职档案工作队伍建设，采取了抓好党员教育、开展好职业道德教育、做好细致的思想工作和派出参加业务培训、一对一以老带新、到兄弟高校学习交流等形式开展思想政治工作和业务培训学习，专职档案工作队伍的思想政治素质和业务工作能力不断得到提高，为学校的建设和发展作出了自己的贡献。

学校档案部门已制定学校档案事业“十二五”发展规划，确定通过5年的努力，使学校档案工作的管理机制更为完善，馆藏档案更为丰富，设施设备更为完备先进，编研和服务能力显著提高，部分档案实现网上查阅，管理工作水平全面提高，档案规范化管理水平达到省一级水平的5年奋斗目标；通过10年的努力，把西南科技大学档案馆发展建设成为学校档案的保管基地、爱国爱校教育及校园精神教育的基地和提供档案信息及服务的中心的10年奋斗目标。我们坚信，在学校党委和行政的领导下，在各部门的大力支持和积极配合下，通过全体专兼职档案工作人员的共同努力，学校档案工作的奋斗目标一定能够实现，学校档案工作一定能够为学校的建设和发展，为实现学校的把西南科技大学建设成为特色鲜明的教学研究型大学的奋斗目标作出新的、更大的贡献。

（执笔人：尹华松）