职业院校档案利用及其对学校发展的作用

职业院校档案利用及其对学校发展的作用

丁　可

（杭州第一技师学院）

摘　要：档案作为一种重要的信息资源，最终目的是开发利用。职业院校档案的开发利用是学校档案工作的重要环节，本文从档案利用的对象、途径等方面论述了职业院校开展档案利用的重要性。

关键词：职业院校　档案　利用

档案作为一种重要的信息资源，最终目的是开发利用。档案对于职业院校建设与发展具有多方面的价值和作用，做好开发利用工作是学校档案工作的最终目的，职业院校档案部门应围绕中心服务大局，主动高效地开发档案信息资源，为职业院校的教学和管理工作提供优质的档案服务。

一、充分发挥职业院校档案作用

（一）为学校领导提供决策服务

学校领导是学校教育与改革的决策者。就职业院校而言，由于档案室存有学校发展过程中的各类档案资料，如教育教学中的各种文件、资料报表及与教育教学相关的资料都是领导决策的重要参考依据。学校领导可通过对资料比较查询、综合查询或特定需要查询等进行数据对比或综合评估，作出科学决策。

（二）为学校教师教学、研究等提供信息服务

教师在开展教研活动、教学过程以及在对学生进行思想政治教育的过程中，要利用各种类型的档案和有关信息。如在教学计划的制订中，他们需要了解以往教学计划的实施情况；在申报各类研究课题的时候，需要了解以往的立项情况；在开展对学生思想教育的过程中，需要特别了解学生的家庭背景、以往接受教育的情况，通过对档案资料的查阅，教师在教学、研究以及学生思想政治教育方面就掌握了丰富的第一手材料。

（三）为学校行政管理人员提供参考依据

学校行政管理人员负责管理学校教学设施、经费开支及其他行政事务，需要直接查找有关档案资料。就职业院校而言，由于专业设置更多考虑社会与市场的需求，经常会发生变化，因此相关的教学与行政管理人员往往换岗较为频繁，这就导致一部分管理工作人员对以往情况不太了解，需要档案管理人员积极主动地提供查档服务。

（四）为社会有关部门提供真实材料

随着社会改革开放的深入，职业院校的毕业生去向比较广泛，他们在离开学校后，因招工、入党、征兵等原因，用人单位或毕业生本人均会经常利用学校有关的档案材料，这就需要档案部门能及时、全面、准确地提供相关材料。

二、不断加大档案开发利用力度

（一）围绕中心，增强主动服务意识

学校综合档案室是教育、教学的服务部门，必须紧紧围绕教育、教学中心，主动做好服务。以杭州第一技师学院为例，学校为创建国家中等职业教育改革发展示范学校，接受上级教育部门对学校的教育、教学及设施等方面的督导评估，这就需要多方面的第一手资料。这项工作涉及面广，档案室就积极主动开展工作，查找所需的档案及各种材料，并及时将收集的相关材料汇编成册，送交有关领导和部门，保证学校评估工作的顺利开展。

（二）优化室藏，扎实做好各项基础工作

丰富的室藏是档案开发利用的最基本条件，但从数量的增加转变为质量的优化，则是档案开发利用的重点。它要求严格按照归档范围，加强归档材料鉴定，收集的档案要完整、准确、系统。具体地讲，首先，要制定《杭州第一技师学院档案管理办法》等规章制度，印发全院贯彻执行，使全体教职工充分认识到今天手中的各类教学资料、教学成绩数据，就是明天的档案，是反映工作的真实的历史记录。其次，要把好案卷质量关，优化室藏必须从立卷质量抓起。档案室把好文件材料质量关，进行质和量的控制，使有归档价值的材料不遗漏，无价值的材料不归档。严格按国家有关规定，结合学校实际，进行科学分类、合理组卷（件），正确划分保管期限，切实做到文件不重，时间不跨，期限不混，内容不杂。第三，要把好移交进室鉴定关。在接收进室时，逐一审查，严格把关，从而为优化档案室藏奠定了基础。

（三）增强素质，充分发挥档案内在价值

随着社会的发展和科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象以及管理方式都发生了变化，提高档案工作者素质，是做好档案开发利用工作的关键。可通过参加相关培训班、加强院校交流、外出参观学习等，更新档案人员的业务知识，提高档案信息编研的综合能力。近年来，学校将工作重心由以藏为主转化为收藏与开发利用并重，特别注重汇编各种能反映学院特色的有较高利用价值的材料，提高学院档案信息的利用价值，实现为教育教学服务的目标。

参考文献：

［1］何美兰，于群．加强学校档案利用促进教育改革发展［J］．浙江档案，1999（7）．

［2］孟志红．学校档案利用之我见［J］．办公室业务，2012（9）．

［3］袁桂清，刘志华．高校档案利用工作［J］．齐齐哈尔职业学院学报，2009（12）．