数码声像档案的特点及其收集策略

数码声像档案的特点及其收集策略

赵彩霞

（湖州市电力局）

摘　要:本文介绍了数码声像档案的特点、归档要求，从数码声像档案收集内容、归档方式、收集渠道等方面阐述了声像档案收集存在的问题，并针对性地提出了对策和建议。

关键词:数码声像档案　收集　策略

数码声像档案是指本单位各种生产活动中形成的或外单位形成的与本单位有关的，对当前或长远具有参考价值和再现历史的图像、音频、视频，以电子文件形式上传、存储和利用的声像载体材料。数码声像档案是一个单位档案的重要组成部分。本文阐述中的数码声像档案重点是指数码照片和数码录像档案。

一、数码声像档案的特点

数码声像档案相对于传统声像档案而言，有着自身的特点:

1.数码声像档案对软硬件存在依赖性。数码声像档案在制作、处理、归档、利用等管理环节都必须通过计算机系统来进行操作。

2.数码声像档案信息具有易改性。计算机对一般格式的数码声像档案信息的增、删、改非常容易，如果操作不当容易造成档案信息的丢失。

3.数码声像档案具有广泛性。随着电子技术的发展，单反相机、卡片机及手机拍摄已成为人们的习惯，文件来源广泛快捷，文件存储格式多样。

4.数码声像档案信息的载体具有可分离性。数码声像档案可根据需要用后期软件随时放大、缩小改变存储空间，并与原载体分离。

5.数码声像档案存储具有高密度性。数码声像档案产生的文件数量上大大超过传统声像档案，存储密度非常高。

二、数码声像档案的归档要求

（一）数码声像材料的归档时间

数码声像档案的归档时间，除了按照传统声像档案归档的要求外，还采取“两段式归档时间”。一是大多的数码声像材料要及时归档，二是特殊性的数码声像材料年终归档。总之，灵活安排归档时间，做到心中有数并加强协调与控制。

（二）数码声像材料的归档要求

1.建立健全数码声像材料的归档制度，是档案部门强化档案综合管理的一项具体任务。

2.归档的数码声像材料要齐全完整。照片归档时应有文字说明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。

3.对归档的数码声像材料要进行选择和鉴别。在声像材料的收集时，既要保证齐全完整，更要体现出精炼和优化。

4.根据不同载体的特点做好声像档案的归档工作。归档时收集好相关的附加载体文件，以保证今后数码声像材料的存取和利用的方便性。

三、数码声像档案收集存在的问题

由于数码声像档案的特殊性，目前许多单位的档案部门在数码声像档案的收集上还存在不少问题，主要有:

第一，移交的数码声像档案内容单一。从以往的收集情况来看，移交的数码声像档案大多是会议内容，真正反映企业基层生产活动的数码声像档案相对较少，会导致今后的档案利用率相对较低。

第二，数码声像档案的收集渠道相对较少，传统的收集方式已经无法满足数码声像档案收集的需要。

第三，完善的硬件设备没有得到有效的使用，档案人员不能掌握和控制企业数码声像器材的分布情况，使收集工作不能得到有效落实。

第四，声像档案移交中的图片说明还是沿用相对陈旧的传统胶片时代照片档案的说明，与数码档案产生的广泛性不相适应。如果专题拍摄的每张图片都要按照现有的图片说明，非但不能说明清楚，重复烦琐的说明还会让拍摄者不愿移交大量的图片资料，使收集的资料残缺不全，给以后的档案利用造成缺陷。

四、数码声像档案收集的策略

（一）强调收集内容

增强数码声像档案收集内容的宣传力度，强调要重点收集反映生产和工作过程的劳动场面、精彩瞬间、人物专访、专题内容的数码声像档案。

（二）扩大收集渠道

1.重点单位、重点科室重点收集。重点单位、重点科室是集中产生声像档案的地方。要有重点地强化收集，需经常与这些单位、科室沟通以便及时掌握情况。

2.重点人物（拍摄人员）直接征集。有一部分拍摄人员除担当本部门的拍摄任务外，还被指派（或聘请）拍摄本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。

3.发挥现有摄影协会的作用。充分利用现有摄影协会的资源，能征集到数码图片内容和图片质量相对较高的数码档案。如湖州电力局摄影协会现有会员60多人，私人拥有的单反数码相机60台，有一半以上都是高水平摄影爱好者。他们的摄影作品经常在市级以上获奖，摄影热情空前高涨。利用摄影协会平台，开展组织各种摄影讲座，可提高单位摄影爱好者和各单位摄录器材掌控人员的整体水平。

4.定期组织主题摄影比赛。通过定期组织主题摄影比赛，征集一定数量的专题数码声像档案。通过单位组织有关的大型活动邀请摄影协会人员参加等形式扩大声像档案的来源。对散存在民间的声像档案，采取有偿征集、无偿捐献的方式进行收集。建议相关部门通过建立摄影图片库等方式让摄影爱好者广泛上传拍摄的有关电力建设、生产等的图片，给档案收集增加一个全方位的图片信息库。

（三）掌握声像设备分布情况

建立声像设备拥有人员登记造册制度，掌握声像设备分布情况，对拥有相关设备的人员指定每年移交一定数量的数码声像档案。

（四）具体归档问题具体分析

根据不同的声像归档图片说明可采用不同的要求。在档案收集归档时，对待会议图片可采用传统的归档要求，要求移交人员对每张归档图片都有图片说明。而对待专题性的图片归档时应根据事件发生的实际情况分别对待，不能生搬硬套。等专题拍摄完成后，按照拍摄人员的思想完整地收集整个事件发展全部过程。图片的归档说明可采用单张说明和专题短文说明相结合的形式。不管采用何种收集方式，能给以后的档案利用提供有价值的参考，就是恰当的方式。