浅谈基建施工企业档案管理的现状与对策

浅谈基建施工企业档案管理的现状与对策

吴　磊

（浙江全富达电力建设有限公司）

摘　要:档案管理工作是企业管理工作的一部分，是企业提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。基建施工企业因其项目的竣工时间不同，档案管理工作会随着项目的不断竣工而难度增加。本文从档案管理制度建设、档案队伍建设、监督考核、档案信息系统建设以及安全保密与利用等角度探讨基建施工企业档案管理存在的问题与相关对策。

关键词:基建施工　档案管理　对策

建设项目是指建筑、安装等形成固定资产活动中，按照一个总体设计进行施工、独立组成的、在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。随着国家在建重大基建项目的陆续完工和新项目的不断开标，基建档案正在成倍地增长，建设单位、施工单位和监理单位在工程施工过程中产生了数量巨大、内容丰富、形式多样的工程档案，它是记录基建项目生命力的鲜活档案。大多数施工单位在施工技术和管理方面是强手，然而在基建工程档案资料的鉴定、归档、保存、利用和销毁等环节却暴露出了薄弱的一面。

一、基建施工企业档案管理存在的主要问题

据了解，目前基建施工企业档案管理存在的主要问题有以下几个方面:一是从形成情况看，基建工程往往工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，企业往往只重视工程本身，而对工程档案、基建档案的收集、整理与归档工作却不够及时。二是从管理方式看，基建工程项目管理和技术文件资料由于经常存在分散、损坏、丢失等情况，造成了基建档案工作相对滞后，也制约了档案管理工作的持续发展。三是从管理人员看，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业知识、技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理、归档工作不够专业。四是从观念意识看，很多基建企业管理者对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。一些企业的档案管理工作人员对档案管理工作的重要性宣传力度也不够。

二、分析原因

（一）对档案的重视程度不够

国内大中型基建施工企业的集团管理性、业务繁忙性、部门与下属单位的多样性决定了企业对档案工作的认识程度不够，往往在需要利用档案解决实际问题时才意识到要综合治理好档案工作。同时，一些企业的档案管理工作人员在档案管理工作中既缺乏高度的工作责任感和细心的工作态度，又没有扎实积累的档案管理理论知识，因而不足以胜任基建企业档案工作。

（二）档案工作缺乏规范化的管理程序

当前基建施工企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范，在收集过程中，归档制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集的考核机制不健全，导致档案的收集不齐全、不完整；二是档案整理不规范，大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时规范整理归档，严重影响了档案的管理与利用；三是档案利用不规范，档案管理人员对档案借阅内松外紧，有些借出的档案没有按期归还，室藏档案管理比较混乱。

（三）没有运用信息化手段进行档案管理

造成档案管理技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备与系统，但由于档案管理人员操作不熟练，档案条目或全文并没有录入电脑，手工进行管理，导致档案信息化管理未起到应有的作用。

三、基建企业档案管理工作的对策

（一）建立健全科学的档案管理制度

建立科学的档案工作制度必须遵循以下要求。首先，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合基建企业特点和档案管理实际。其次，规章制度要简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。再次，坚持规章制度约束的双向性。制度既约束领导又约束职工，可以通过纳入相关岗位职责来确保制度的执行。

（二）提高管理人员素质，加强档案队伍建设

档案管理工作的好坏，很大程度上取决于档案工作人员的素质。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，并积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下基建施工企业档案管理工作的需要。

（三）建立检查培训监督考核机制

坚持每季度档案工作自查制度，由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。注重平时的指导，发现问题要及时辅导兼职档案人员改正。企业内部应每年集中开展一次档案业务培训，邀请相关档案业务专家给施工企业专兼职档案人员进行档案技能培训。建立企业档案监督考核制度，档案主管要坚持在公司领导支持下，认真落实档案工作监督职责，并纳入相关考核体系。

（四）搞好档案标准化，加快档案信息化建设

档案工作信息化，是促进施工企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对施工企业信息资源的集中管理，提高利用效率，全方位地支持施工企业决策和各级信息服务。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，施工企业档案部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为档案工作信息化创造条件。当然，不同施工企业的档案管理信息化进程可以不完全一样，要具体问题具体分析。例如，对于那些经济效益好，现代化管理水平高的施工企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设。而对于那些经济效益不好的企业，可以采用分步实施、逐步推进的方式。

（五）强化管理人员保密职责，深化档案信息开发利用

施工企业应当根据需要制定企业档案人员保密责任制，确保档案人员认清自己的职责和工作中保密的重要性。划分明确的归档范围，确保日常生产活动形成的具备查考价值的档案文件都能够得到有效归档。同时，通过对相关利用数据的分析与研究，积极开展档案的利用与信息开发工作，如编写大事记、组织沿革、年鉴、产品简介等编研成果，为各部门利用档案服务。

总之，搞好基建施工企业档案管理工作是一项持续性、技术性的工作。在新的历史条件下，基建企业档案工作必须要紧跟信息化发展要求，从观念上更新，采取有效措施，积极探索基建企业档案管理新模式，促进基建企业的科学发展。

参考文献:

［1］李和平.企业档案工作规范［M］.北京:中国档案出版社，2010.

［2］倪丽娟.城市建设中的档案工作纳入机制分析［J］.档案学研究，2011（3）.

［3］张晓.现代企业文档管理制度建设研究［J］.档案学通讯，2010（6）.