试论高校辅导员时间管理策略

试论高校辅导员时间管理策略

朱慧博

(上海政法学院　201701)

摘要:高校辅导员是高校教师队伍的重要组成部分，是大学生思政教育的骨干力量，是学生工作的组织者、实施者和指导者，是学生的人生导师和知心朋友。高校辅导员的工作时间、空间及对象具有连续性、广延性以及能动性的特殊特征。为提高高校辅导员的工作效能，在分析高校辅导员工作现状的基础上，论述将时间管理应用于高校学生工作中的可行性，并提出相关的时间管理策略。

关键词:辅导员　时间管理　效能

高校辅导员是教师队伍和管理队伍的重要组成部分，具有教师和干部的双重身份。辅导员是开展大学生思想政治教育的骨干力量，是高校学生日常思想政治教育和管理工作的组织者、实施者和指导者。辅导员应当努力成为学生的人生导师和健康成长的知心朋友。在构建社会主义和谐社会与建设创新型国家的新形势下，肩负多重使命与角色的高校辅导员，需要运用有效的时间管理策略，不断提高工作效能。

一、高校辅导员的工作特征

在高校思想政治工作中，辅导员具体承担着大学生思想政治教育、大学生日常管理和为大学生成长提供指导、服务的任务。辅导员的工作在时间、空间及对象上分别具有连续性、广延性和能动性等特征。

(一)工作时间的连续性

高校辅导员工作的职责范围包括在每天的24小时内，而且大量的班级活动都安排在业余时间和节假日，辅导员的工作远超出了每天8小时。一些突发事件的发生要求辅导员亲临“现场”指导、安抚学生;对于学生出现的心理问题，辅导员要不间断地关心和辅导;对于贫困生，辅导员要进行长期关注。这些事件都需要辅导员持续性地参与，甚至牺牲个人时间。“两眼一睁，忙到熄灯;两眼一闭，提高警惕”是目前辅导员工作最典型、最真实的写照，由此可以看出辅导员的工作具有时间上的连续性和无限性。

(二)工作空间的广延性

对大学生进行思想政治教育渗透在高校的每个角落，因此辅导员的工作场所无处不在，包括学校教室、办公室、学生宿舍、学生活动举办的场地等，无论校内还是校外，只要有学生存在的地方，都能成为辅导员的工作地点。学生在生活中、社会实践中遇到的突发事件需要辅导员及时处理，年级、班级组织活动或外出参观、军训、实践等，都需要辅导员持续地参与，辅导员的工作时间大都安排在课余。部分辅导员为了加强与学生沟通会深入到学生宿舍，与学生近距离接触，充分把握学生思想动态;有的学校要求辅导员与学生住宿在一起，辅导员的宿舍也成为进行学生工作指导的场所。辅导员的工作是适时适地进行的，具有显著的广延性。

(三)工作对象上的能动性

高校辅导员的工作对象是新时期的大学生，在信息化社会中，他们思维活跃，精力较充沛，个性突出，追求时尚、新潮，有自己独特的见解，他们对生活与人生充满希望与渴望，具有很强的主观能动性。“大学生是思维活跃、精力旺盛的青年，由于生活经历、个性特点和追求目标不同，表现出千差万别的多样性。他们具有很强的主观能动性，是有思想、有个性、能思维的能动主体。”辅导员工作只有以学生个人特点因材施教，才能收到良好效果。辅导员工作需要很强的创造力，是科学，更是艺术。

担任高校辅导员的工作职责，就意味着必须保持24小时不关机、时刻准备着的状态。针对现状，如何高效地运用时间，将精力花在刀刃上，在工作与生活间找到平衡的幸福感，是必须探讨的。因此，寻找针对高校辅导员工作的时间管理策略刻不容缓。

二、有效的时间管理步骤

管理大师德鲁克在认为，要提高劳动者的工作效能，掌握自己的时间是十分重要的，“时间是最稀缺的资源，管理不了时间，其他的一切也无从管理了”。时间管理可分为三个阶段，即对时间的去处进行记录、对时间进行管理、对时间进行整合。

(一)运用《工作手册》对时间的耗费进行记录

不少辅导员保持每天忙碌的状态，但一旦被问到在忙什么，却往往很难回答得上每天把时间具体耗费在哪里。

为了提高工作效能，应记录时间的实际使用。了解时间的花销，是时间管理的一个重要准备。运用《工作手册》，如同记账一样将每天所做的事的具体时间花销记录下来。在连续不断地记录自己使用时间情况的基础上，每个月定期进行检查，对时间实际使用情况进行分析、修改。在持续一段时间后，会发现有可能因为“随波逐流”而在一些琐事上浪费了时间。

(二)时间管理:要事第一

时间管理要解决的首要问题是:做什么?时间管理应首先从抓住重点开始，做正确的事情，这是成功的关键。“二八法则”证明，抓住生命中的20%，才能事半功倍。史蒂芬·柯维则将这一论点表示为“要事第一”(Put First Thing First)。时间管理要解决的第二个问题是:如何做?也就是解决效率问题。根据新一代个人管理理论，可将耗费时间的事务依据紧急性与重要性分为四个象限。紧急性是指必须立即处理，但不一定很重要的事。所谓重要性，是指真正有助于达成目标的事情，是让工作与生活更有意义、更有成就的事情，但这些事情通常并不是那么迫不及待的。这些要事，包括与价值观相关、与使命相关、与责任与现实相关以及与自身成长相关。在处理顺序上，应以这些要事为第一位。结合目前辅导员的工作，可把几类事务制表如下:

时间管理其实就是进行决策，要义在于选择。是决策哪些事情重要，哪些事情不重要。在完成重要、紧急事件的前提下，需要每天把更多的重心放在重要、不紧急象限的事务中。如果说重要、紧急的事件如同火烧眉毛的话，那么平时多花精力在重要、不紧急的事务中，就是发现所有的安全隐患，将火苗消灭在萌芽中。

3.整合“可酌情支配”的时间。分析时间记录，找出可控的时间，合并成整块时间。例如，将与学生开班会、与家长联系打电话的时间集中安排在周一、周五两天里，其他工作日的上午用来解决重大问题。

三、提高工作效率的时间管理策略

(一)强化成就目标，避免职业倦怠

没有目标，就像开车没有目的地一样，无论开多快，却什么地方也去不了。

要成为一名高效能的辅导员，就必须有在自己的工作岗位、领域力求获得成功并取得成就的内部力量，这种内部力量就是具有较高的成就目标。成就目标是影响辅导员工作积极性的一个内部因素，能提高辅导员的工作积极性。成就目标有利于辅导员明确奋斗目标。拥有成就目标就会促使辅导员在完成日常工作的同时，适当确定短期目标，并在工作过程中对这些目标进行适当的调整，进而增进工作进度，缩短工作时间，提高工作效能。在短期目标基础上确定工作的长期目标，有利于辅导员明确自己的发展方向，做好职业生涯规划。

目前，部分学校把与学生相关的事全部交给辅导员去做，辅导员工作中行政事务太多，占据大部分时间，实现成就目标的时间缺乏。辅导员分配给思想政治教育、指导学生社会实践及学生人生指导的时间就会减少，即使辅导员想把工作做好，也不能全部顾及，导致心情烦躁、心理疲惫，无法专心致力于本职工作。

(二)改善办公环境，建立归档系统

辅导员的工作内容繁杂，涉及材料众多，办公桌上很容易被堆积如山的文件淹没。在杂乱无序的办公桌上翻找资料或物品，往往会成为“时间杀手”。

首先，为提高工作效率，需要将办公桌上可能影响视线的东西挪开，将每天必须使用的文具放置中心位置，如电话、时间记录表、笔记本、笔等。其次，将日常使用的器具放置在固定位置，以便每次能直接找到。再次，建立归档系统。把不需要处理的信件(如广告等)抛弃，利用文件夹或文件篮第一时间将不同的文件归档。建议使用三层文件篮，将文件分为三类:马上处理、参阅、归档。

(三)处理电话

为了加强与学生、家长的沟通，电话成为辅导员推进工作的必备武器。当遇到对方电话不通的情况，千万不要守着电话苦等或者一遍遍机械重复拨号。此时可利用留言短信的形式，向对方说明事情的严重性，以确保对方及时回电。与家长打电话之前，尤其是谈论比较复杂的事情时，可提前将相关文件传真给对方，这样可以减少详细解释的时间。同时，在打电话之前，将事情重点写下来、列好提纲，手边准备相关文件，给自己设定打电话的时限，都是提高电话沟通效率的策略。

(四)安排会议

辅导员除了参加上级安排的会议外，经常需要给学生、学生干部召开班会，与同事开办公协调会。在每次召开会议前，务必要做好以下准备:会议前准备好会议议程，有条件的话可提前派发给与会人;会议开始时说明开会的主要目的，需要完成什么目标;作为会议主持人，需要鼓励与会人发言，并要求言之有物，避免发言人偏离主题;会议需设定时限，以便提高会议效率，并方便与会人员安排工作。

(五)委派授权

一般辅导员的师生比是1∶150，不少学校的辅导员所带学生数大大超过此标准。为能集中精力去处理“重要、不紧急”象限类的任务，辅导员应学会授权，培养并依靠一支得力的学生干部队伍。在授权的同时需要注意选好苗子和压好担子，在适时指导和不过度干预中找到平衡，给予学生充分的信任。使学生明白工作的目标，并及时做好工作的反馈。这样的委派授权不仅能成为帮助辅导员节约时间的有力武器，也能提高学生能力。

(六)处理拖延心态

“现在就做”的理念极为重要。辅导员应有意识地尽力克服工作上的拖拉现象，在困境中抓住一件事就努力一次性地给予处理。对于复杂、困难的工作，可尝试将其分成若干部分，确定完成步骤和完工期限，按照计划完成。