外借服务方法

第一节　外借服务方法

外借服务方法:是满足读者将部分藏书借出馆外自由阅读的方法。读者根据自己需要借阅书刊，在规定的期限内，享受使用权利，承担保管职责，自由安排阅读时间，充分利用所借书刊，不受馆内时间、空间的限制。

外借服务方法，在一定程度上满足读者的阅读需要，由于方便读者阅读，普遍受到读者欢迎，成为传统的基本服务方法之一，但外借方法有其局限性，它不能满足读者的全部阅读要求，有些书借不到，有些书规定不外借;能外借的书，有范围、品种、册数、期限的限制，而且任何时候任何一个图书馆都不可能把所有的文献都收藏起来，满足读者全部要求。因此，图书馆要想做好读者服务工作，除了最大限度地发挥外借方法的有效功能外，还要采取其他服务方式，多方面满足读者需求，以弥补外借方法的不足。

外借方法进一步区分，以各种读者的组织形式和需求为依据，采用个人外借、集体外借、馆际互借、预约借书、邮寄借书和馆外流动借书6种具体外借形式。其中个人外借、集体外借、馆际互借和预约借书是较为常见的外借形式，分别满足各种读者的不同阅读要求。

一、个人外借

个人外借是专为个人读者借书的形式。

有借书权限的读者，凭借书证或一卡通，以个人身份在外借处借出自己所需要的图书。个人借书是外借方法中最重要，最基本的服务形式，它能满足读者千差万别的阅读需要。

外借方法有如下3种:

1.闭架借书

在闭架借书的情况下，读者借书前要查找目录(可在目录盒或网上查询)，从目录中选定自己所要借的书籍，然后填写索书单。在索书单上写明:索书号、书名、著者、卷册及读者姓名和证号等，然后凭借书证和索书单向图书馆馆员索取所借书籍。馆员根据索书单从书库找出读者所要的图书后，在出纳台办理借书手续。

2.半开架借阅

是介于闭架与开架的一种方式。半开架借阅是将书籍陈列在带有玻璃的书架上。书脊向外排在架上，每层架子外面嵌上、下两块玻璃，玻璃中间有一条手指宽的空隙，读者能看到书名和书的外形，但不能取。借书时，读者从玻璃空隙中向里推动要借哪一本书，由馆员取出后，再借给读者。这种方式可省去读者查找目录、填写索书单手续。

3.开架借书

开架借书比闭架借书的手续要简便得多。读者可以直接到书架上翻阅图书，选定自己所需要的图书后，即可持书到出纳台办理借阅手续。

为了有区分地组织各类图书，供各类读者外借，图书馆一般按照图书的类别、文种和读者成分，分别设置中文社科图书外借处、中文自科图书外借处、中文文艺图书外借处、外文图书外借处等。并根据需要，在各外借处进一步划分不同读者成分的出纳台，如教师读者出纳台、学生读者出纳台等。

为了维护大多数读者的利益，图书馆都制定外借规则，规定读者借书的办法、程序、借书的数量、期限以及逾期停借或收费制度。同时也制定了工作人员服务公约，规定馆员的职责范围，要求馆员树立“读者第一”的观点，做到服务方式快速、有效;服务态度友好、专业;服务内容可靠、持续;接待读者热情、周到;主动引导读者查找馆藏文献信息;积极推荐好书;认真解答读者的咨询，尽可能满足读者阅读需要。

二、集体外借

集体外借是专为满足某一单位或小组团体读者共同学习，研究需要而采用的图书外借方法。

它由专人负责，代表小组或团体向图书馆提交单位证明，提供预借书目单，办理借阅手续，借出批量图书，以供小组或团体读者共同使用。高校图书馆常采用这种外借方式，解决读者教学、科研、课程设计阅读用书的需要。

集体外借不同于个人外借之处，在于它方便有共同需要的读者群，保证用书需求，一人借书，多人使用，提高了图书利用率;一次外借图书的品种多，数量大，周期长。对于图书馆来说，便于有计划的合理分配有限的图书，减少了接待读者的时间，节省了借还图书的工作量，保证了外借图书的计划性和针对性，缓和了供求紧张的矛盾，最大限度地发挥了文献的作用。

美国大学图书馆设有课程资料分部，主要为每一学期的具体课程服务，包括预定、复印、存储和借阅课程规定的参考资料，诸如教学提纲、教具、参考书∕文章、作业∕考试答案等，供学生使用。资料的形式包括印刷品，各种音像资料，模型，以及数字化∕电子化资源。这个部门为上课的教授管理其要学生查阅和参考的一系列资料，同时为保证学生能够找到教授要求的辅导资料提供了专门的渠道。

这个部门储存的资料每学期都要根据课程的改变和教授的要求而变化。各门课程的资料学生如何借阅，可借阅时间，以及在本部门需要存放和复制的份数，由教授作出初步决定，再由该部门核实版权后，通知教授作最后的决定。一般来说，因为资料有限，借阅读者多，故借期短。

三、馆际互借

馆际互借是图书馆为了满足读者阅读需求，帮助读者从其他图书馆借阅文献的一种服务方法。为了解决馆藏无法满足读者的借阅需求问题，图书馆之间，图书馆与文献情报部门之间，相互利用对方的馆藏文献，通过邮寄或直接外借等方式，为读者间接借阅所需文献。这种外借方式，不仅可在地区范围和本国范围内馆际之间，而且可发展到国际范围内馆际之间，从而打破了馆藏资源流通的部门界限，也打破了读者利用文献资源的空间范围，实现了不同范围内馆藏资源共享，是外借服务形式的一种发展方向。

馆际互借可使一馆的馆藏变为全国乃至全世界的馆藏，由一本书只在一个图书馆或一个地区发挥作用，变为在全国、甚至在全世界作用。馆际互借是充分发挥馆藏作用的有效措施，也是实现资源共享的重要手段。

馆际互借通常对如何注册、如何催书、如何罚款、如何赔偿遗失图书、互借权范围(包括用户类型和文献类型)等做出明确规定。如有些馆规定用户必须先在本馆借阅，只有本馆馆藏不能满足需求时才能使用互借权。

现代技术从根本上改变了原有繁复的馆际互借手续，大大地节省了时间，提高了效率。传统的馆际互借(interlibrary loan)将变为文献传递(document delivery)的概念。馆际之间不再仅仅是文献实体的借与还，更多是通过网络传输用户需求的文献信息。

馆际互借的工作模式有如下流程:

(1)读者向所在馆(文献请求馆)提交馆际互借申请。

(2)请求馆馆员查证读者的馆际互借申请，检索本馆馆藏目录，确认本馆没有可以提供的馆藏;检索联机书目系统或联合目录，必要时更正或补充书目数据，保证提交的书目信息准确、充分;以费用、时间、完成率、结算方式等作为选择依据，确定文献提供馆。

(3)向文献收藏馆发出请求:说明费用、时间、结算方式、传递方式等要求，声明遵守某种版权法。

(4)文献收藏馆收到请求后检索本馆馆藏，若能提供，则成为提供馆，办理借出手续，或复制(扫描)文献;并以请求馆要求的方式发出文献，通知请求馆文献已发出，向请求馆说明是否需要返还、出借期限及费用等情况。如果无法提供，则说明原因，迅速将请求转送下一个收藏馆。

(5)请求馆查收文献，通知提供馆收到文献，通知读者领取文献。

(6)读者将文献(返还式)经请求馆归还提供馆。

(7)提供馆验收归还文献，通知请求馆已经收到返还的文献，向请求馆定期送出发票(也可以将每一份请求的费用发票随文献一同送出)或向某个费用管理中心(如OCLC IFM)提交文献提供清单。

下面分析美国大学图书馆普遍采用的OCLC馆际互借自动化系统。

OCLC ILL的工作平台从使用命令行操作的ILL Prism开始，已发展到基于WWW的图形界面ILL web、ILL Micro Enhancer(ILL ME)和ILLiad。用户在完成OCLC FirstSearch的数据库检索后，只需轻点鼠标，便可通过OCLC ILL向所在图书馆提交馆际互借请求，馆员通过OCLC ILL系统核查用户的请求，编辑工作单，说明书目信息之外的其他要求，如费用限制、时间限制、版权说明、文献递送地址、付费方式等。馆员在“提供馆”字段内选择不超过5个图书馆的代码。请求馆提交工作单后，系统向第一个图书馆发出请求。每个可能的提供馆必须在4天之内作出回答。如果答复无法提供，系统自动将请求转到下一个图书馆。请求馆通过OCLC ILL系统中通信档(Message File)查看新请求，了解请求的处理状态。馆际互借双方也可以通过系统对话。

OCLC最新推出的直接请求服务(Direct Request)允许图书馆用户在馆际互借检索界面直接定制馆际互借请求，按照ISO 10161的馆际互借请求标准对用户的请求进行转换，进入OCLC ILL，馆员能够通过标准的网页界面调整请求的处理过程。

图书馆之间的费用结算常以发票加支票的形式实现。如果一个图书馆与多个图书馆之间有馆际互借业务，每年仅费用结算就可能是不小的工作量。为此，OCLC专门提供了馆际互借费用管理服务IFM(ILL Fee Management)，如果请求馆和提供馆都接受通过IFM结算费用，图书馆仅需要与OCLC进行支出和收入的平衡结算，大大简化了馆际互借的费用管理工作。

OCLC馆际互借服务具有以下特点:

(1)实现馆藏的更高利用率。OCLC遍布世界的资源共享网络为馆际互借提供了丰富的馆藏资源基础，可满足95%及以上的馆际互借订单。

(2)图书馆可在WorldCat数据库中揭示馆藏资源并与世界各地的图书馆实现资源共享，提高馆藏资源利用率，增加本国出版图书在国际学术界的能见度。

(3)OCLC馆际互借基于网络界面，用户无需安装软件，无需维护服务器等硬件，可以永远使用最新版本。

(4)同一界面使用简单、便利。WorldCat资源共享与FirstSearch平台完全集成，因此，用户和馆员可使用基于网络的同一界面发出和执行的请求。当用户无需帮助就能以电子方式发出请求时，请求执行量将显著增加。

(5)通过检索WorldCat数据库可迅速确定书目信息，进而查看“规则目录(Policies Directory)”，找到外借馆。

(6)规则目录能够查看其他外借馆的出借规则，并设置自己的规则。

(7)如果本馆拥有该项资料，系统会自动提示，避免重复借阅。

(8)读者可以很方便地填写馆际互借订单，减轻了馆员重复填写订单的工作。

(9)最多可向5个外借馆发送订单，系统会自动跳过无法提供资料的外借馆。

(10)外借馆在不能提供资料时可选择系统设定的多种“不出借资料的理由”，让借阅馆知道具体原因;同时外借馆可以把订单状态更新为“条件(Conditional)”，就馆际互借订单中的资料索引信息、收费问题等与借阅馆沟通。

(11)馆员可以在线查看所有订单的情况，对订单进行全程跟踪。

(12)“IFM(ILL Fee Management)”简化了收费过程，使馆际互借账目管理简单化。

在2005—2006财政年度，通过OCLC馆际互借服务，OCLC用户成功互借的图书资料为970万件，即每天平均为2.6万多件(包括周末和节假日在内)。

遵守版权法是馆际互借工作涉及的一个重大问题。虽然版权法为全面保护作者的权益制定了严明的法规，但也为图书馆及其用户“合理使用”受版权法保护的作品留有余地。比如读者为教学科研翻译或者少量复制已经发表的作品，但不得出版发行。

馆际互借模式分为集中式和分布式两种。集中式馆际互借指由一个国家的图书馆或文献中心集中提供文献保障服务，图书馆(或用户)直接向中心提出文献申请，中心通过自身馆藏或从他处获得后提供给申请方。与馆际互借相关的用户及事务都由中心集中管理。分布式馆际互借服务模式指以地区性的图书馆或文献提供中心作为资源收藏和服务单位，彼此间组成馆际互借网络，网络内任何一家成员单位均可向网络内部的其他成员单位索取文献，同时也有义务为其他成员单位提供馆际互借服务。

四、预约借书

预约借书是指读者向图书馆预约登记某种指定需要而暂时借不到的书刊，待该书到馆后由图书馆按预约顺序通知读者借书。读者预约借书有三种情况:一种某种复本不足已被借缺，待书催还回馆后，按填报预约通知单通知读者借书，称为“借出预约”;二是新书已购但未到、未编、或未入库流通、或正在互借、复制中，待入库后按预约通知读者取书，称为“新书预约”;三是排架差错，或原因不明暂时拒借的的书，待查明落实后按预约通知单通知读者取书，称为:“待查预约”。无论在何种情况下的预约借书，对于降低拒借率，满足读者特定需要，都是行之有效的服务形式，普遍受到读者欢迎，并引起图书馆界的高度重视和广泛采用。

随着计算机技术、通讯技术与网络技术在图书馆的应用，预约借书变得更为方便、快捷。图书馆在网上提供藏书预约服务，读者根据自己需求预约图书，这样读者就能迅速、快捷得到自己所需文献。

五、邮寄借书

借助邮政传递手段，为远离图书馆缺乏书刊的单位或个人读者，寄送外借书刊，是解决边远地区读者看书难，从而发挥馆藏资源利用效益的有效外借方式。

早在20世纪20年代，上海通讯图书馆就开创了邮寄借书的先河。这一传统的外借形式，一直沿用至今。目前，许多省级公共图书馆在外借工作中有了新的发展。他们以县以下的研究单位、企业单位以及科技人员、自学青年、专业户、重点户为重点，发展邮寄读者。经过调查研究，有针对性地编制推荐书目、专题书目、新书通报，开展通讯联系，建立邮寄读者档案，制定邮寄服务简则，并和各县、市图书馆建立互借关系，通过各种渠道，大力开展邮寄服务活动，使广泛分散的读者群极其缺乏又极其需要书刊的情况得到改善;使许多书刊“深在闺中”无人利用的情况得到改善，充分发挥书刊应有的作用。

六、馆外流动借书

馆外流动借书是一种采用馆外流通站、流动车、送书上门，将部分馆藏文献送到馆外，直接在读者身边开展借阅活动，主动为广大读者服务。馆外流动借书扩大了文献流通的范围，方便了不能直接到图书馆借阅文献的读者，密切了图书馆与读者的关系，满足了读者阅读文献的迫切需求。目前，馆外流动借书已经成为许多图书馆主动为读者服务的重要方法之一。

馆外流动借书的具体服务方式主要有如下几种:

(1)在厂矿企业、事业单位、国家机关、城乡居民点等人口相对集中的地方，建立“流通服务站”，挑选实用性强的优秀文献，采用定期交换的方法，通过“流通服务站”为读者开展借阅服务;

(2)由图书馆装备汽车或运输工具，将经过挑选的文献送到馆外读者集聚的地点，开展巡回流动外借服务。这种外借服务方式，是图书馆为偏远的农村、山区和远离图书馆地区读者开展主动服务工作的有效方式，已成为许多图书馆为读者服务的基本方式之一;

(3)针对重点服务单位、重点服务对象和那些急需文献而又不能到图书馆借阅的读者，图书馆采取主动送书上门的外借服务方式。这种外借服务方式深受重点读者、弱势读者欢迎;

(4)图书馆可以在工厂、机关、学校、车站、社区及乡镇、村庄等人口稠密的地方设置馆外图书室，或与单位、乡镇联合办馆，既以对方出场地、设施、人力，图书馆再根据馆外图书室的读者结构和层次配备相应的书刊资料，并提供相应的技术支持，图书馆员要做好引路人、导航员，帮助读者从茫茫书海中迅速找到所需书刊资源，指导读者利用因特网资源，针对读者多样化借阅需求，提供一卡通、馆际互借，解答信息咨询、定题定向服务等。

馆外流动借书，是图书馆采用多种措施将部分藏书送出馆外，直接在读者身边开展借书活动的一种服务方式。它是图书馆外借服务的一种延伸，是将图书馆服务阵地延伸到读者身边，使读者可以就近借阅书刊的服务形式。馆外流动借书顺应了时代要求，使图书馆服务变被动为主动，体现了“读者第一”、“服务至上”、“为人找书，为书找人”、“千方百计满足读者一切要求”。它吸引了许多想读书、爱读书而由于这样和那样条件制约而无法读书的人成为图书馆的读者，它大大提高了图书的周转率和利用率，加强了图书馆的宣传力度，增强了社会对图书馆的了解，其产生的良好效果是其他服务形式难以比拟。其重要意义如下:

(1)提高了图书馆的社会效益。

图书馆员走出馆舍，协助政府和有关部门宣传党的方针政策，普及科学文化知识，同时也满足了读者的阅读需求，最大限度地实现了为人找书，为书找人的目的。在当今的知识经济时代，承担了知识的管理者和传播者的角色，变被动服务为主动服务，提高了图书馆的社会效益。

(2)提高了读者到馆率和文献利用率。

据文献介绍，美国的旧金山湾区每个市镇都有社区，其人口大约有2.3万。每个社区都有图书馆。平均50%的居民领有借书证，居民人均一年去图书馆10次，借书10.2册。社区图书馆以其较高的利用率成为当地居民文化生活的重要组成部分。由此我们可以受到启示，馆外流动借书会延伸图书馆的服务阵地，扩大图书馆的服务范围，满足读者就近方便的阅读需求。同时，也是提高图书馆文献资源利用率的好形式。

(3)提高了图书馆的经济效应。

在知识经济时代，图书馆馆外流动借书采取有偿和无偿相结合的服务方式，开辟多种服务项目，可适当收费，以充实馆外流通站的经费。这样既可以增加图书馆的收入，又为图书流通借书的发展壮大奠定了经济基础。

七、“一卡通”借阅服务

现在，传统信息传递服务也在逐渐改进工作，提高信息传递服务工作效率。“一卡通”服务就是近来图书馆信息传递服务的新模式。首先由用户领取图书馆网络联合用户卡，然后在不同的图书馆之间就可以实现通借、通还、通阅，用户用一个借书证可在任何一个加入图书馆网的图书馆借阅，也可在任一图书馆归还，这极大地方便了图书馆用户的利用和信息传递业务。

中国科学院图书馆新馆的自动化和网络化水平居国内前列，自动化系统可以实现业务处理的自动化，并可实现联机联合编目和远程文献传递，同时设置了“一卡通”系统，大大方便用户利用新馆提供的各项服务。

目前，上海、北京、深圳已开通“一卡通”服务，实现了“一卡通”后，原来各馆互不相通的文献信息可以实现共享，不同图书馆之间可以实现通借、通还、通阅，这极大地方便了图书馆用户的利用和信息传递业务。如此方便的馆际互借互还，受到用户的普遍欢迎。

上述各种外借服务方法，都是将馆藏文献通过各种途径分别提供给读者在馆外自由阅读，使更多的文献资源得到有效的利用。但是，由于读者阅读的多样性和馆藏文献的局限性，大量的高层次文献需求，还须借助其他服务方法。

八、在线借阅

在线借阅是随着电子计算机和网络的发展而出现的一种崭新的服务方式。读者通过向图书馆申请并获得一定的权限之后，即可足不出户地在线阅读或外借、下载图书馆数据库中的电子图书。

九、网上续借

现代化图书馆一般在其网上均有续借书刊服务。如果读者想续借某书刊，只要在续借页面选中该书刊，然后点击“续借”按钮即可办理续借手续。