【案例六】选择材料这么重要

某公司为加强科学管理，制定了“关于在后勤部门实行承包的条例”，在公司部分工厂试行。经过半年多的实践，领导很想了解基层的反应，派了两位秘书到试点单位后勤部门了解情况。

不久，调查的典型材料送到厂部办公室，领导阅后，发现这些材料反映出来的意见不一致，秘书小金从总结经验的角度去选择材料，所写的三个典型例子，都是赞扬在后勤部门实行承包的好处，要求尽快推广实施。秘书小许的想法则不同，为了让领导在决策时多看到困难所在，选择调查的三个典型材料，都反映实行承包的不利因素，要求领导慎重考虑。

从典型材料来看，都写得生动具体，有理有据，但仅仅看这种材料，领导又感到很难拍板或否定。公司有几十个基层单位，而典型材料只是六个工厂的六个部门，对数量众多的面上情况，材料中并没有反映出来，收到的材料没有“量”，何以谈到有代表性、真实、可靠？

【问题思考】

从以上案例看，文书撰写应当注意哪些问题？

【案例分析及参考要点】

文书撰写时应当注意：

一是观点正确。观点是撰写者在传达政策、发布指示、通知事项、汇报工作和总结经验时，通过文书所表现出来的思想观点和基本意见，它是文书的灵魂。文书的观点是通过具体材料表述出来的，有什么样的材料就会形成什么样的观点。本案例中秘书小金和小许调研提供的材料不仅数量有限，而且一个只报喜不报忧，一个只报忧不报喜，具有严重的片面性和局限性。在写作时如果仅采用这些材料，势必会使文书缺乏全面、准确、客观和真实性，影响阅读者的判断。因此，在文书撰写过程中，首先要认真做好调查研究工作，为写作提供充分的、真实可靠的素材。同时，文书撰写时严格执行党和国家的法律法规和各项政策，正确反映领导意图，准确反映本地区本单位的客观实际。确保言之有理，立论有据，上下一致，高度统一。

二是讲究实效。随着社会节奏的加快，作为管理手段的文书工作也应当适应。明确文书撰写与办理的时限，简化办文的手续和难度，尽可能地运用现代化办公手段，确保文书工作整体效率的提高。对于秘书来说，还应当对撰写和办理的文书能够分出轻重缓急，重要的、紧急的文书先行撰写和办理。

三是准确表述。文书的内容靠语言来表达。文书中一字之差，一句之失，一文之偏，往往造成思想混乱，工作失误，甚至更大损失。因此，文书撰写时，应当做到用语准确、简洁、生动，字词规范，标点正确。

四是结构完整。要根据主题表达的需要，将材料有步骤、有主次地组织起来，使全文形成完整、严密的有机整体。

文书是企业生存和发展不可或缺的重要信息来源，也是企业管理者制定政策、实施管理的依据。所以，作为秘书人员收集和处理信息，撰写文书时，一定要注意科学和准确，要让文书真正能够反映企业的真实情况，为企业的管理提供帮助。