秘书小刘到大华公司任职一周了，她每天早早来到办公室，认真工作，并且细心观察，发现办公室存在不少问题。例如，一些重要的或者需要保密的文件存放在一台公共电脑里；秘书王刚报销的现金随手放在抽屉里；办公室无人时也经常不锁门；办公室电脑的电源插线板放在地上；电线及电话线在办公桌之间拉来拉去，不小心就会绊倒人；门口饮水机旁边也有一个电源插线板；公用书架上的书放得乱七八糟，而且堆得很高，想要找到自己想看的书有时需要搬开几十本书；电脑、打印机上积了很多灰尘，打印纸随便放在一旁，有一些已经被抽出来，有的与桌上的一些材料混在了一起；一张没人坐的转椅上堆满了书籍、报纸，以及公用的字典和信息资料等。
面对这样的情况，小刘应该怎么办？
【问题思考】
1．有人说，办公室的环境是大家的，办公设备的摆放、照明设施的安装等问题都不是秘书能够决定的，对于如何优化办公室环境这一问题，秘书难以有所作为，所以秘书根本不用去管办公室的环境，你怎么认为？
2．作为秘书人员，你是否会关注办公室的绿化？
【案例分析及参考要点】
优化办公环境，关注办公室的安全，是秘书日常工作的一个重要方面。对于秘书人员来说，日常工作中的重要一项是保持办公环境安全、整洁、舒适、实用。好的办公环境，能使办公人员主动、积极、愉快地工作，有利于塑造组织的外部形象，也有利于提高员工的工作效率。而办公环境安全与否，更是关系重大。在以上案例中，秘书小刘通过自己的细心观察发现办公室的一些问题，是尽职尽责的表现。小刘发现办公室在整洁与安全方面均存在一些问题，要解决这些问题，应该做到：
（1）办公设备如电脑、打印机等，应及时清洁、维护，否则会对设备造成一定损害。
（2）打印纸应放在一个固定而又稍隐蔽的地方，放在桌面上容易与其他材料弄混，而且容易沾上灰尘，影响使用。
（3）过期的文件、资料应及时进行清理存放，不要随手把报纸、书籍、文件堆放在桌子上，而应根据其内容和重要程度分别放置，这样既节省了空间，也便于日后快速查阅。
（4）应有强烈的保密意识，应注意办公文件的保管。重要文件不应存放于公用电脑中。使用完公用电脑之后，应及时将重要文件删除或设置密码保存。
（5）注意办公设备及操作中的隐患。如电线磨损裸露要及时更换，电源线与电话线不要随处铺设，尤其在人行过道及人员经常活动的地方。如要铺设，应采取可靠的安全防护措施。电源插线板应放在较隐蔽的位置或者固定在一个安全的位置，不能随地乱放。饮水机旁放置电源插线板也存在安全隐患，稍不留意可能会将水倒入插线板插孔，引起短路，应将电源插线板放置在离水源较远的位置。
（6）要注意办公室的财物安全，做到人离即锁门，防患于未然。现金应由专人负责保管，存放现金的抽屉应随时上锁。
除了以上这些方面，办公环境的优化还有许多方面需要注意，如：
（1）积极维护办公室工作环境。秘书要养成好习惯，经常打扫卫生、及时清理桌面等，每天下班前应检查电脑里的文件是否保存好、电源是否关闭，并将用过的资料收拾、整理好。
（2）树立安全意识，识别办公室安全隐患。定期检查办公场所及办公设备的安全，尤其对水、电使用中的不安全做法，应及时予以纠正。
总之，秘书应养成良好的工作习惯，努力为大家创造一个安全、舒适的工作环境。
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