奖励旅游的执行流程

旅行社成功策划奖励旅游的流程有广义与狭义之别,狭义的流程是指从旅行社接受企业委托开始到本次旅游活动结束后的效果评估阶段;广义流程除包含狭义流程外,还应包括前期的准备工作及后期保持密切关系阶段,现重点就狭义流程作介绍。

经营奖励旅游的客户,较一般传统的旅游团体更为复杂,需花更多的心思及更长的时间做好活动前了解、规划、安排、设计等工作。因此,要办好一个成功的奖励旅游,需要充分且完善的规划,并且谨慎安排每一个细节,然后按计划认真执行。旅行社奖励旅游具体执行流程如下所述。

5.4.1　预算审核

奖励旅游与其他旅游项目的不同之一即表现在预算上,区别于普通的包价旅游向旅行社购买现成的产品,它是一种很特殊的旅游,类似于企业的定价旅游。它要求旅行社依企业所能承担并愿意承担的费用,根据企业的特殊需求,设计出令其满意的奖励旅游产品。而这些企业用于该次奖励旅游的经费,一般不会有较大的实质性变动。旅行社要发挥自己的主观能动性,依企业经费多寡,在奖励旅游活动次数、主题活动、出游时间上作相应调整,并据此进行适当的财务分配以及有效掌控,特别注意处理好增加旅行社利润与将钱更多地利用在活动上相互之间的关系。预算审核得好,本次奖励旅游也就有了一个良好开端。

5.4.2　企业评估与分析

在进行奖励旅游形成规划之前,应对企业进行准确细致的评估与分析,然后依据企业的特性而个别设计最具特性的旅游行程,乃是成功的不二法门。奖励旅游的最高指导原则是独一无二的行程安排,不同行业和企业对奖励旅游的行程安排、主题设定、时间安排都有差异。对企业评估与分析包括对企业财力、经营背景、先前奖励旅游状况、市场竞争对手以及企业特性都要调查清楚。另外,企业本次旅游人数多寡、出游日期选定等,也要明了。如果企业数据库建设得好,在本步骤旅行社将感觉容易许多。旅行社对企业评估与分析得准确与否,将直接影响到奖励旅游行程活动规划的基础。

5.4.3　奖励旅游行程规划的制订

1)决定执行人员及工作分配

旅行社是一多部门机构,不同机构有不同的职能。一次奖励旅游任务的完成,是各个部门团结协作、共同努力的结果。根据本次任务的具体情况,如奖励旅游人数的多寡等,决定相应的执行人员及工作分配,以便分工协作、职责明确地分头进行准备。

2)召开动员会议

在进行更进一步工作之前,召开有关人员的动员会议是必要的。在会上,就本次活动作具体说明,并就预定目标等提出要求。动员会议的召开,既可以明确任务、鼓舞士气,也是任务大范围展开的号角。

3)行程设计与规划

本步骤其实就相当于旅游线路的设计。旅游线路是构成旅游产品的主体,包括旅游景点、参观项目、饭店、餐饮、购物、娱乐活动等多种要素。奖励旅游线路设计是旅行社根据企业的特点和要求,结合旅游资源和接待服务的实际情况,专门为企业量身定做的包括整个旅游过程中全部旅游项目内容和服务的旅游浏览路线,它通常含有特殊要求。旅游线路设计主要包括以下内容:

①明确线路名称。

②策划旅游线路。

③计划活动日程。

④选择交通方式。

⑤安排住宿餐饮。

⑥留出购物时间。

⑦策划娱乐活动。

在本步骤中,还应注意国际上奖励旅游出现的新趋势,如参与性奖励旅游的崛起、奖励旅游的会议旅游倾向、带家属参与等,以使设计与规划的行程活动更具创意与竞争力。

旅游线路设计要在旅游活动的表面价值外,创造更高的附加价值,因此必须在基本的规划上结合不同种类的产品、增加不同的市场考虑,才能创造出好的旅游设计;否则任意搭配组合,不仅在市场上无法上市销售,在执行上也会有相当的困难。

旅游线路设计的原则如下所述。

（1)市场原则

旅游产品设计的最终目的是希望可以获得消费者的青睐并进行交易,使旅行业者可以获得经济上的效益。设计产品时需以顾客为出发点,正确地掌握市场趋势和相关供货商的实际供应情形,且旅行业者必须放弃个人的主观感觉及本位主义。因此除了满足市场需求外,尚需保持观光相关行业供给的稳定度,进而创造消费者新的旅游需求。

（2)旅游点组织合理原则

设计旅游路线时,应注意旅游点间的合理架构及选择,并以合乎逻辑的科学方法来设计动线,并在路线的规划下注意下述各项。

①避免动线重复。

②景点间的距离要适中。

③每日的景点数量要控制得宜。

④依景点的活动量能,做适当的顺序安排。

⑤景点的特色避免重复。

（3)交通安排原则

交通选择上需以安全为考虑,并使用合法的交通工具。除此之外考虑交通工具与景点的衔接,加强交通工具的多元使用以增加旅游情趣,上述内容都是交通安排原则所需要考虑的重要因素。

（4)内容主题化原则

旅游动线的安排应突显某项主题,就主题来贯穿整个行程的进行,应用主题让旅客透过旅游活动来了解景点的文化、生活或生态的演变,同时各项服务设施也需配合主题进行,并提供明确质量保证。

4)考量食宿交通设备质量

根据行程设计与规划的要求,考量饮食、住宿、交通以及其他相关设备的质量及准备情况,看其是否符合本次奖励旅游的要求,是旅行社工作的必须,它将影响到本次任务完成的质量。

5)专案执行方式与条件

专案是活动全部行程除去行程设计与规划之外的部分,其中行程部分是每次奖励旅游活动必不可少的;而专案则不是每个企业都有需要,而是根据企业的不同需求定做的。该部分主要由两方面组成:一是企业要求的特殊行程;二是特殊的活动安排,而又以第二方面为主。

①会议。奖励旅游期间如需安排会议,旅行社可负责联络及执行各项会议的工作,如会议场地租洽,大型活动或会议所需各种设备,如灯光、音响、特效等。

②培训。将工作与奖励旅游活动联系在一起,成为奖励旅游发展的一种新的趋势,利用奖励旅游期间对员工进行培训,现已被许多国外企业所采用。

③主题宴会。主题宴会是最常使用在奖励旅游行程中的特殊安排。通过主办企业、旅行社、当地业者及酒店（或其他相关场地)共同研究策划,可设计出风格独特的主题晚会,但仍需以企业需求为主。主题晚会设计重点是让参与者感到惊喜。

④其他活动。其他活动如竞赛活动、惊喜派对等。

6)决定奖励旅游主题

每次的奖励旅游都会有一个主题,尤其在旅游目的地有众多的观光胜地、文化景点、观光园及活动可供选择时,表现则更为突出。在此种状况下,旅行社应建议企业选择数个景点以符合奖励旅游主题。以香港为目的地为例,有美食文化之旅、流行风尚之旅、安逸悠闲之旅、活力运动之旅等主题旅程可供选择。倘若目的地景点较少,可选择该地较具有代表性、特色的行程,以目的地名称为主题,更具纪念性。本步骤在奖励旅游行程设计与规划时就应酝酿,但由于行程活动、专案等当时尚未成形,因此未予确定。

5.4.4　行程活动规划企业确认

虽然旅行社的行程活动规划是在对企业进行了评估与分析,了解了企业奖励旅游方案、意愿的基础上进行的,且一些相关行程活动规划是在与企业有一定的沟通基础上而作出的,但当旅行社拟好行程活动规划后,应充分与企业相关人员协商,以按企业要求作适当修改,并最后在双方满意的基础上定稿确认。

5.4.5　奖励旅游行程进行及排除执行时各种变动

在奖励旅游进行过程当中,会有一些预先无法预知的意外发生,从而打乱规划的行程是在所难免的,如意外天气、交通事故、时间路线变更、旅游者意外事件等,这就要求临时对行程作一定修改,以保证本次任务能圆满完成。因此,旅行社组织人员应具有较高的随机应变能力,较高的专业素质,相当丰富的经验,这样才能不动声色地予以化解,并争取达到或超过预期的效果。

5.4.6　奖励旅游结束效果评估

企业进行奖励旅游的特点之一是其持续性与稳定性,即存有奖励旅游需求的企业在形成一定惯例后,每年都会开展若干次的奖励旅游活动。因此,旅行社要想在激烈的市场竞争中立于不败之地,拥有稳定的客户群,并在此基础上不断拓展新客户,却不失为明智之举,而这些假设建立的基础是企业对旅行社提供的产品及服务满意,旅行社给受奖励人员出乎意料的惊喜,让他们体验愉快的服务经历,这就需要对奖励旅游效果进行评估,不断改进。

1)对奖励旅游参与者满意度的调查

奖励旅游的参与者直接体验了奖励旅游产品,他们对各项工作及安排是否满意以及满意程度如何,是奖励旅游活动是否成功的一个重要指标,关系到是否能继续承办公司后续奖励旅游活动的问题。对直接参与奖励旅游活动的参加者的满意度调查主要包含以下几个方面:目的地、酒店、餐饮以及会议等特殊活动,调查问卷是最常采用的方法,见表5-1。活动结束时邀请部分参与者进行面谈,或者之后打电话给参与者,征求他们的意见和评价,也是获得满意度的重要信息来源。

表5-1　奖励旅游参加者的活动满意度调查问卷

资料来源:雒晓晓.奖励旅游对员工的激励绩效研究［D］.北京:北京第二外国语学院,2009.

2)征询企业意见

奖励旅游对企业而言,是一种有目的的旅游,效果评估对企业是非常重要的,评估结果直接影响到二者合作关系的持续问题。旅行社在奖励旅游活动结束后,征询企业意见是一必要举措。

3)旅行社对本次任务的总结

在充分征询企业意见的基础上,结合旅行社内部看法,对本次任务进行总结,找出成功之处、失败教训,提出改进的方案。当总结完毕后,将其纳入案例库,以备后用。