层次和段落

层次分明，段落清晰，是报告结构的最基本的要求。

（一）层次

层次，又称部分、大段、意义段、逻辑段等，是指报告内容的开展次序，它体现了报告的展开的步骤。有的报告一个层次就是一个自然段，也有的报告一个自然段可以分为若干层次。

有的报告的层次有明显的外部标志，如一、二……等来构成；有的报告也可以没有明显的外部标志，只有在阅读时，才能够区分出来。

常见的层次结构有以下几种：

1．总分式。这是较常见的层次安排方法。即层次之间具有“总分”关系或“分总”关系，表现为先“分”后“总”，或先“总”后“分”的关系。如果是总分式，第一层为总，其他几层为分，属演绎推理形式；如果是分总式，前几层为分，最后一层为总，属归纳推理形式。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。如：

采用这种方法要注意各个分述部分层次分明，不互相包容，顺序要合理，不能本末倒置。

2．并列式。并列式是指按照事物不同性质、不同侧面排列的结构方式。即各层次或各部分之间的关系是并列的关系。这是因为，对事物的不同性质或不同侧面的考察，对事件发生的不同原因的分析，对法律法规中不同条文的陈述等，都将形成相互并列的不同层次。具体又可以分为：①按空间的分布或场面的转换安排层次，如综合报告，常把不同地区、不同部门的动态情况，按同一主旨，采用并列结构方式进行综合报道。②按材料的性质归类安排层次。③按中心论点的若干侧面，提炼各个分论点，从不同的角度共同论证论点。如执法检查报告。

3．递进式。递进式是指各层次之间为“进层”关系，内容层层推进，环环相扣。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态；从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态；报告在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层次之间也属于递进形态。

4．分列式。分列式，是指把报告全文分成几个部分，每个部分下分条，条中有款，款中有项。条目清晰，款项明了。

（二）段落

段落，是指报告的自然段，它一般小于或等于层次，也称自然段，它是组成报告的基本单位，具有相对的独立性。在形式上，段落具有换行另起、提头、空格的明显标志，开头要空两字书写。段落的主要作用是条理清楚地表达报告的内在层次，便于读者阅读和理解文章，把握报告的层次脉络。

划分段落的基本要求是：

1．段落必须具有单一性和完整性。单一性是指一个段落只表达一个独立的意思；完整性是指一个段落要表达一个完整的意思。

2．段落必须清楚地反映公文的层次。段落有时和层次相一致，一层只有一段，篇段合一。但在多数情况下，段落是小于层次的。在段落小于层次时，段落的划分，必须能清楚地反映报告的层次，即段落的划分必须从表达报告的思想内容出发，或者一个段落表达一个意思，或者一个段落表达一个层次的内容。使报告脉络贯通，结构严谨。

3．段落之间的意思要有内在联系。

每个段落都是报告全篇的一个有机组成部分，不可互不相干，不可随便更移，不可或多或少，段与段之间要自然衔接，上下相连，自然贯通。